Những quy định mới nhất về hộ kinh doanh và lưu ý quan trọng

Last updated on 23 December, 2025

Trong năm 2025, các quy định liên quan đến Hộ kinh doanh (HKD) tại Việt Nam có những biến động cực kỳ lớn, đặc biệt là sự chuyển dịch từ quản lý lỏng lẻo sang số hóa và bắt buộc tham gia an sinh xã hội.

Dưới đây là bài tổng hợp những thay đổi mới nhất mà mọi chủ hộ kinh doanh cần nắm vững để tránh bị xử phạt và hưởng tối đa quyền lợi.

Điểm mới về Đăng ký và Quản lý Hộ kinh doanh (Nghị định 168/2025/NĐ-CP)

Từ ngày 01/07/2025, Nghị định 168/2025/NĐ-CP chính thức thay thế Nghị định 01/2021/NĐ-CP với nhiều thay đổi về thủ tục:

• Đăng ký liên thông: Thủ tục đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế sẽ được thực hiện liên thông hoàn toàn. Mã số hộ kinh doanh đồng thời là mã số thuế.
• Không giới hạn 10 lao động: Một trong những rào cản lớn nhất đã được dỡ bỏ. HKD có thể sử dụng nhiều lao động hơn mà không bắt buộc phải chuyển đổi lên doanh nghiệp ngay lập tức (trừ khi đạt quy mô doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định mới).
• Mã số định danh cá nhân: Thay vì dùng CMND/CCCD cũ, hệ thống đăng ký sẽ tích hợp hoàn toàn với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, lấy số định danh làm thông tin gốc.

Thay đổi quan trọng về Thuế và Hóa đơn (Từ 01/06/2025)

Đây là phần quan trọng nhất tác động trực tiếp đến túi tiền của chủ hộ. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và lộ trình mới:

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) khởi tạo từ máy tính tiền

• Đối tượng bắt buộc: Các hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên.
• Thời hạn áp dụng: Từ ngày 01/06/2025. Các hộ này phải sử dụng máy tính tiền kết nối dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế.

Chấm dứt Thuế khoán

• Theo Nghị quyết 198/2025/QH15, phương pháp tính thuế khoán (thuế tính theo doanh thu ước tính) sẽ chính thức bị xóa bỏ hoàn toàn vào ngày 01/01/2026.
• Các hộ kinh doanh sẽ dần chuyển sang Phương pháp kê khai (tự khai, tự nộp dựa trên sổ sách chứng từ) để đảm bảo tính minh bạch.

Ngưỡng doanh thu miễn thuế

• Hiện tại: Doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm được miễn thuế GTGT và TNCN.
• Từ 01/01/2026: Dự kiến ngưỡng này sẽ được nâng lên 200 triệu đồng/năm (Theo Luật Thuế GTGT sửa đổi).

Bắt buộc tham gia Bảo hiểm xã hội (Từ 01/07/2025)

Một quy định mang tính “cách mạng” đối với chủ hộ kinh doanh:

• Quy định: Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (có hiệu lực từ 1/7/2025), chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.
• Lợi ích: Chủ hộ được hưởng các chế độ: ốm đau, thai sản, hưu trí, tử tuất giống như người lao động làm việc tại doanh nghiệp.
• Mức đóng: Sẽ dựa trên thu nhập mà chủ hộ lựa chọn đăng ký (không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng).

Kiểm soát chặt chẽ kinh doanh trên sàn TMĐT (TikTok, Shopee, Lazada)

Từ ngày 01/04/2025, các sàn thương mại điện tử có chức năng thanh toán trực tuyến sẽ có trách nhiệm:

1. Khấu trừ thuế: Sàn tự động trừ tiền thuế từ doanh thu của người bán để nộp cho Nhà nước.
2. Cung cấp thông tin: Các sàn phải cung cấp dữ liệu giao dịch của hộ kinh doanh cho cơ quan thuế để đối chiếu, tránh thất thu thuế.

Danh sách hồ sơ thành lập Hộ kinh doanh năm 2025

Nếu bạn định thành lập mới, hãy chuẩn bị bộ hồ sơ gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh (theo mẫu mới nhất).
• Bản sao CCCD của chủ hộ và các thành viên gia đình (nếu cùng góp vốn).
• Bản sao biên bản họp gia đình về việc thành lập hộ kinh doanh.
• Hợp đồng thuê nhà hoặc giấy chứng nhận quyền sở hữu đất nơi đặt địa điểm kinh doanh.

Tổng kết bảng so sánh các mốc thời gian quan trọng

Lời khuyên: Hộ kinh doanh nên bắt đầu chuẩn bị sổ sách, tìm hiểu về phần mềm kế toán đơn giản và hóa đơn điện tử ngay từ bây giờ để không bị bỡ ngỡ khi các quy định mới có hiệu lực.

Những lưu ý quan trọng đối với chủ hộ kinh doanh

Việc nắm rõ các quy định pháp lý không chỉ giúp chủ hộ kinh doanh (HKD) tránh được các khoản phạt hành chính mà còn giúp tối ưu hóa chi phí vận hành.

Dưới đây là 5 lưu ý “sống còn” mà mọi chủ hộ kinh doanh cần đặc biệt quan tâm trong giai đoạn chuyển đổi số hiện nay:

Lưu ý về Địa điểm và Tên hộ kinh doanh

Nhiều chủ hộ thường mắc sai lầm ngay từ khâu đăng ký dẫn đến việc bị thu hồi giấy phép hoặc tranh chấp thương hiệu:

• Địa điểm: Một hộ kinh doanh có thể hoạt động tại nhiều địa điểm nhưng phải chọn một địa điểm làm trụ sở chính để đăng ký với cơ quan thuế và quận/huyện.
• Đặt tên: Tên HKD phải bao gồm hai thành phần: “Hộ kinh doanh + Tên riêng”. Tên riêng không được trùng với tên các HKD khác đã đăng ký trong phạm vi cấp huyện.
• Ngành nghề: Tránh các ngành nghề bị cấm (ma túy, pháo nổ, mại dâm) và phải đảm bảo đủ điều kiện (giấy phép con, chứng chỉ hành nghề) đối với các ngành kinh doanh có điều kiện như karaoke, cầm đồ, ăn uống.

Nghĩa vụ Thuế và Hóa đơn (Rủi ro lớn nhất)

Cơ quan Thuế đang thắt chặt quản lý đối với HKD để tránh thất thu. Chủ hộ cần lưu ý:

• Thời hạn nộp hồ sơ thuế: Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký HKD, bạn phải thực hiện thủ tục đăng ký thuế ban đầu.
• Hóa đơn đầu vào: Phải lưu trữ toàn bộ hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ. Đây là căn cứ để chứng minh nguồn gốc hàng hóa khi quản lý thị trường kiểm tra.
• Chữ ký số: Dù chưa bắt buộc với tất cả nhưng HKD nên có chữ ký số để thực hiện các giao dịch điện tử, khai thuế qua mạng nhanh chóng hơn.

Trách nhiệm bằng “Toàn bộ tài sản”

Đây là điểm khác biệt lớn nhất giữa Hộ kinh doanh và Công ty TNHH:

• Trách nhiệm vô hạn: Chủ hộ kinh doanh phải chịu trách nhiệm về mọi khoản nợ và nghĩa vụ tài chính bằng toàn bộ tài sản cá nhân và gia đình, chứ không chỉ giới hạn trong số vốn đăng ký kinh doanh.
• Lưu ý: Nếu kinh doanh thua lỗ hoặc nợ thuế, các tài sản cá nhân như nhà cửa, xe cộ cá nhân đều có thể bị kê biên để thanh toán nợ.

Quản lý Lao động và Bảo hiểm

Từ năm 2025, quy định về bảo hiểm cho HKD trở nên khắt khe hơn:

• Số lượng lao động: Bạn không còn bị giới hạn dưới 10 người, nhưng nếu thuê từ 1 lao động trở lên và có hợp đồng từ 1 tháng, bạn bắt buộc phải đóng BHXH cho nhân viên.
• BHXH cho chủ hộ: Đừng quên quy định mới về việc chủ hộ kinh doanh cũng thuộc đối tượng đóng BHXH bắt buộc để được hưởng lương hưu và các chế độ an sinh sau này.

Chế độ Sổ sách Kế toán (Thông tư 88/2021/TT-BTC)

HKD nộp thuế theo phương pháp kê khai phải thực hiện chế độ kế toán đơn giản gồm 5 loại sổ:

1. Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ.
2. Sổ chi tiết mua hàng hóa, dịch vụ.
3. Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với NSNN.
4. Sổ theo dõi thanh toán lương và các khoản nộp theo lương.
5. Sổ theo dõi vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa.

Mẹo nhỏ: Hiện nay có rất nhiều phần mềm kế toán dành riêng cho HKD với chi phí rất rẻ (khoảng 1-2 triệu/năm), giúp tự động xuất hóa đơn và kết nối thẳng với Tổng cục Thuế.

Các mức phạt cần tránh (Cập nhật 2025)

Tham khảo

Hệ thống sổ sách giấy tờ cho Hộ kinh doanh

Lỗi ngày tháng trong Excel và Google Sheets – nguyên nhân lỗi và cách khắc phục

Quản lý công việc bằng Excel

Xây dựng hệ thống báo cáo bằng Google Sheets

Google Sheets là gì? Ưu điểm so với Excel và các hàm tiêu biểu

Sử dụng hàm ArrayFormula trong Google Sheets