Những doanh nghiệp nào nên ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng?

Last updated on 24 May, 2024

Phần mềm quản lý bán hàng là một sản phẩm của ngành công nghiệp số hóa, là giải pháp hiệu quả trong việc tối ưu và đem lại những bước tiến vượt bậc trong quy trình bán hàng. Tuy nhiên, bên cạnh những doanh nghiệp áp dụng phần mềm quản lý bán hàng thành công thì một thống kê cho thấy, cứ 10 doanh nghiệp triển khai thì có đến 3 doanh nghiệp gặp thất bại hoặc phần mềm sử dụng không hề hiệu quả so với mong đợi. Vậy trên thực tế, những doanh nghiệp như thế nào thì có thể ứng dụng thành công phần mềm quản lý bán hàng?

Phần mềm quản lý bán hàng là một sản phẩm của ngành công nghiệp số hóa

Mô hình kinh doanh lựa chọn

Trên thực tế, đối với mỗi nhà cung cấp khác nhau thì phần mềm quản quản lý bán hàng cũng sẽ được thiết kế khác nhau, tuy nhiên, nhìn chung chúng đều có một khuôn mẫu với các chức năng cơ bản phục vụ cho công việc quản lý bán hàng. Do tính hạn chế về chức năng, việc áp dụng phần mềm quản lý bán hàng là sự lựa chọn phù hợp nhất đối với loại hình doanh nghiệp kinh doanh nhỏ, vừa và những doanh nghiệp kinh doanh theo mô hình chuỗi cửa hàng. Cụ thể, hầu hết các doanh nghiệp này này thường hướng mục tiêu chung chủ yếu là về năng suất bán hàng của doanh nghiệp, vấn đề về quan hệ khách hàng mặc dù được quan tâm nhưng vẫn chưa thực sự đi sâu. Do đó, phần mềm quản lý bán hàng hoàn toàn có thể đáp ứng mà không cần lãng phí vào việc đầu tư cài đặt phần mềm với những tính năng nâng cao như phần mềm CRM. Có thể kể đến một số doanh nghiệp áp dụng thành công phần mềm quản lý bán hàng cửa hàng mỹ phẩm Lengrin, cửa hàng thực phẩm BeOrganic hoặc chuỗi cửa hàng của 22 December.

Đối với mỗi nhà cung cấp khác nhau thì phần mềm quản quản lý bán hàng cũng sẽ được thiết kế khác nhau

Số lượng giao dịch đủ lớn

Khi cân nhắc về việc ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng thì các doanh nghiệp cần phải đạt được một số lượng giao dịch nhất định và đủ lớn để có thể khai thác được lợi ích lớn nhất từ phần mềm. Thực tế, không có bất cứ chuẩn mực hay quy định nào về số lượng giao dịch cố định để áp dụng phần mềm quản lý bán hàng. Doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng khi số lượng hàng hóa giao dịch của cửa hàng đạt 500, 1000, hay 5000 giao dich trên một tháng, điều này không hề cố định và hoàn toàn phụ thuộc vào cảm nhận của nhà quản lý. Khi số lượng giao dịch tăng đến một mức độ nhất định, công việc quản lý thủ công đã quá sức đối với việc phải phải xử lý một số lượng lớn công việc gây ra nhiều sai sót và thiệt hại không đáng có. Có thể lấy một vài ví dụ như nhân viên không nắm kịp được thông tin hàng hóa còn hay hết, khách hàng phải mất nhiều thời gian chờ nhân viên tìm hàng; đối với nhà quản lý, việc kiểm tra tình hình hoạt động của cửa hàng cần tốn nhiều thời gian để di chuyển, xem xét một lượng lớn các giấy tờ kinh doanh hoặc không nắm bắt kịp thời khi xảy ra những sai sót. Khi xuất hiện những dấu hiệu này trong quá trình bán hàng thì đây chính là thời điểm doanh nghiệp cần cân nhắc việc ứng dụng .

Quy trình bán hàng chuẩn hóa

Khi ứng dụng bất kỳ phần mềm quản lý nào vào doanh nghiệp thì việc chuẩn hóa quy trình là không thể bỏ qua vì khi hệ thống quản lý chưa được chuẩn hóa, các công việc thực hiện chưa logic và đúng chuẩn nghề nghiệp, luồng công việc chưa tạo thành một dòng chảy hợp lý, thì việc áp dụng phần mềm quản lý nhân sự là không khả thi. Riêng đối với phần mềm quản lý bán hàng, việc chuẩn hóa còn bao gồm thống nhất về quy trình bán hàng của mọi sản phẩm, hàng hóa. Do phần mềm được lập trình sẵn một quy trình bán hàng nhất định vì vậy nếu mỗi hàng hóa có một quy trình bán hàng khác nhau thì việc ứng dụng được phần mềm bán hàng là hoàn toàn không có khả năng. Do đó, đây chính là yếu tố quan trọng quyết định đến việc doanh nghiệp đã thích hợp để ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng hay chưa và điều kiện đủ để có thể áp dụng nó vào trong doanh nghiệp.

Việc chuẩn hóa quy trình là không thể bỏ qua vì khi hệ thống quản lý chưa được chuẩn hóa

Nhu cầu lưu trữ database

Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào thì việc lưu trữ thông tin về các hợp đồng, giao dịch là vô cùng quan trọng vì nó chính là nguồn tài nguyên phục vụ cho hầu hết các hoạt động của doanh nghiệp bao gồm nghiên cứu thị trường, thiết kế sản phẩm hàng hóa, marketing,… Khi có quá nhiều thông tin giao dịch cần lưu trữ thì công việc nhập dữ liệu thủ công trên excel là không còn phù hợp vì dung lượng thông tin lớn sẽ khiến cho tốc độ xử lý dữ liệu bị chậm đi. Bên cạnh đó, việc nhập liệu thủ công sẽ tốn rất nhiều thời gian, dễ sai sót, quan trọng hơn là thông tin không được bảo mật và rất dễ bị mất. Khi áp dụng phần mềm quản lý bán hàng, tất cả thông tin, dữ liệu về doanh thu, đơn hàng, sản phẩm đều được lưu trữ trên hệ thống đám mây nên mọi thông tin đều sẽ được lưu trữ và bảo mật kể cả khi máy móc gặp sự cố.

Tất cả thông tin, dữ liệu về doanh thu, đơn hàng, sản phẩm đều được lưu trữ trên hệ thống đám mây

Trước khi áp dụng vào trong quá trình quản lý, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ về những yếu tố trên đê nắm rõ được liệu doanh nghiệp của mình có cần áp dụng phần mềm quản lý bán hàng hay không cũng như thời điểm đầu tư thích hợp để tránh việc ‘’bỏ vốn mà không có lãi’’. 

Đọc thêm:  Lựa chọn và triển khai hệ thống CRM trong doanh nghiệp

Những khác biệt nổi bật phần mềm CRM cho doanh nghiệp B2B và B2C