Mô hình quản lý ma trận trong doanh nghiệp và Tính năng nổi bật

Last updated on 24 May, 2024

Giới thiệu tổng quát

  Để quản lý nguồn nhân sự tại một tổ chức hay một doanh nghiệp được hợp lý, các nhà lãnh đạo thường sử dụng các mô hình quản trị có thể mang lại hiệu quả tối ưu nhất. Trong số đó, mô hình quản lý Ma trận được áp dụng khá nhiều và có sức lan tỏa rộng rãi. Mô hình này có thể được áp dụng để tối ưu hóa sự linh hoạt, tính chuyên môn cao, và khả năng hợp tác trong tổ chức.

1. Mô hình quản lý Ma trận là gì?

 Mô hình quản lý ma trận (Matrix Organization structure) là một cách tổ chức trong một doanh nghiệp, tổ chức, trong đó nhân viên hoặc các đơn vị làm việc dưới sự quản lý của lãnh đạo hay bộ phận cao hơn.

 Các yếu tố chính của mô hình bao gồm: Sự chia sẻ quyền lực và trách nhiệm, sự kết hợp giữa các chức năng và dự án, tính linh hoạt, khả năng hợp tác, sự tập trung vào dự án,…

 Ưu điểm nổi bật của mô hình này là việc khai thác sự chuyên môn của nhân viên và tạo điều kiện cho sự linh hoạt trong việc ứng phó với thay đổi nhanh chóng. Tuy nhiên, nó cũng có thể gây ra sự mơ hồ trong việc quản lý và phân phối trách nhiệm. Thành công của mô hình này thường phụ thuộc vào cách triển khai và quản lý hiệu quả.

Cơ sở hình thành

Cơ sở hình thành mô hình quản lý ma trận trong một doanh nghiệp bao gồm nhiều yếu tố, quyết định và điều kiện, điển hình như: mức độ phức tạp, tính linh hoạt và thay đổi thường xuyên, khả năng chia sẻ kiến thức và tương tác, tính chuyên môn cao, nhu cầu phân chia nguồn lực, chiến lược,…

Quá trình tạo ra mô hình đòi hỏi sự đánh giá kỹ lưỡng về cơ cấu tổ chức hiện tại, mục tiêu doanh nghiệp, và yêu cầu công việc cụ thể. Điều này đảm bảo rằng mô hình này phù hợp và hỗ trợ sự phát triển và hiệu quả của tổ chức.

Đặc điểm của Mô hình quản lý Ma trận

Đặc điểm của Mô hình quản lý Ma trận

Mô hình này thường được sử dụng trong các doanh nghiệp lớn và phức tạp, nơi có nhiều dự án hoặc sản phẩm đa dạng và cần sự linh hoạt để đối phó với thay đổi nhanh chóng. Một số đặc điểm nổi bật gồm: cấu trúc mô hình, tính linh hoạt, tính chuyên môn cao, khả năng hợp tác,…

Cấu trúc mô hình

• Người quản lý và lãnh đạo: Đòi hỏi vai trò quản lý mạnh mẽ và lãnh đạo hiệu quả. 
• Bộ phận chức năng và dự án: Bộ phận chức năng thường tập trung vào các chức năng cố định như tiếp thị, tài chính, sản xuất,…
• Làm việc chéo (Cross-functional teams): Đòi hỏi sự hợp tác và trao đổi thông tin giữa các bộ phận để đảm bảo sự thành công của dự án.
• Trách nhiệm và quyền hạn: Cần xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng người trong tổ chức giúp tránh hiện tượng mơ hồ và xung đột trong quản lý.
• Quá trình làm việc: Các quy trình và quy tắc làm việc cần phải được thiết lập một cách rõ ràng nhằm đảm bảo sự hiệu quả và sự thống nhất trong tổ chức.
• Phân phối tài nguyên: Gồm nguồn nhân lực, nguồn tài chính, các nguồn lực khác được phân phối giữa các dự án và bộ phận chức năng.
• Kênh thông tin và giao tiếp: Để đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức có thể trao đổi thông tin một cách hiệu quả.

Cấu trúc tổ chức ma trận có thể thay đổi tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và mô hình quản lý. Quản lý cấu trúc ma trận đòi hỏi sự linh hoạt và sáng tạo để đảm bảo sự hợp nhất và hiệu suất cao trong tổ chức.

Khả năng linh hoạt trong quản lý

 Đây là một yếu tố quan trọng được thể hiện ở nhiều khía cạnh:

• Linh hoạt về nguồn nhân lực: Điều này cho phép doanh nghiệp tận dụng tối đa kỹ làm năng của nhân viên và phản ánh sự thay đổi nhanh chóng trong môi trường kinh doanh.
• Linh hoạt trong phân công công việc: Dự án hoặc nhiệm vụ có thể thay đổi theo thời gian, điều chỉnh phân công công việc một cách nhanh chóng để đáp ứng nhu cầu cụ thể.
• Linh hoạt trong quản lý:  Dưới sự thay đổi liên tục trong dự án và sự thay đổi trong cơ cấu tổ chức cần phải có khả năng thích nghi và tương tác hiệu quả
• Linh hoạt trong giao tiếp và hợp tác: Tính linh hoạt trong việc làm việc cùng nhiều người và bộ phận khác nhau yêu cầu sự hợp tác và giao tiếp hiệu quả.
• Linh hoạt trong tư duy và sáng tạo: Thúc đẩy tư duy sáng tạo và khả năng tìm giải pháp đa dạng do sự giao thoa của nhiều ý kiến và quan điểm khác nhau.

Vì vậy, đặc điểm này giúp doanh nghiệp thích nghi tốt với sự biến đổi trong môi trường kinh doanh, đáp ứng nhanh chóng các thách thức và cơ hội mới.

VD: Một số khó khăn và thách thức về thị trường lao động toàn cầu hiện nay,… 

Tính chuyên môn cao

Những yếu tố quan trọng liên quan đến tính chuyên môn cao trong mô hình quản lý ma trận:

• Đa nhiệm và đa năng: Nhân viên thường tham gia vào nhiều dự án hoặc nhiệm vụ khác nhau cùng một lúc
• Chuyên môn sâu: Thúc đẩy sự phát triển chuyên sâu trong lĩnh vực công việc cụ thể, đặc biệt trong lĩnh vực của họ.
• Học hỏi không ngừng: Đòi hỏi nhân viên phải luôn cập nhật và phát triển kỹ năng của họ để đáp ứng các yêu cầu mới.
• Tự quản lý: Tự quản lý và quản lý thời gian để đảm bảo tính chuyên môn cao.
• Tương tác và chia sẻ kiến thức: Thúc đẩy sự tương tác và chia sẻ kiến thức giữa các bộ phận và dự án khác nhau.
• Khả năng giải quyết vấn đề: Bao gồm khả năng giải quyết các vấn đề phức tạp và thách thức mà dự án hoặc công việc phải đối mặt.

Tính chuyên môn cao đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự chất lượng và hiệu suất trong công việc, giúp phản ánh sự chuyên sâu và hiệu quả trong việc sử dụng tài nguyên nhân lực.

Khả năng hợp tác

Mô hình quản lý Ma trận đặc trưng bởi sự tương tác và hợp tác giữa các bộ phận, quản lý, và nhân viên. Do đó, yếu tố khả năng hợp tác trong mô hình quản lý ma trận gồm có:

• Tương tác giữa các bộ phận: Cần hợp tác và làm việc cùng nhau để đảm bảo rằng thông tin và nguồn lực được chia sẻ một cách hiệu quả giữa các đơn vị.
• Trao đổi thông tin: Đòi hỏi việc trao đổi thông tin một cách thường xuyên, quan đến tiến độ công việc, các vấn đề và quyết định.
• Giải quyết xung đột: Giải quyết xung đột là việc làm cần thiết để xây dựng và duy trì sự hòa hợp và hợp tác trong tổ chức.
• Chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm: Việc này có thể giúp tận dụng tối đa sự chuyên môn trong tổ chức.
• Linh hoạt trong vai trò: Nhân viên và người quản lý thường cần phải thay đổi vai trò và nhiệm vụ của họ để đáp ứng nhu cầu của các dự án hoặc bộ phận khác nhau. 
• Quản lý dự án và nguồn lực: Đây được coi là yếu tố cốt lõi của mô hình ma trận.

Để đảm bảo sự hòa hợp và hiệu suất tối ưu trong tổ chức, doanh nghiệp cần xây dựng, khuyến khích và quản lý khả năng hợp tác một cách cẩn thận.

Ứng dụng trong Quản lý nguồn nhân lực

Ứng dụng trong Quản lý nguồn nhân lực

• Phát triển chuyên môn sâu: Ở một số các lĩnh vực như: tuyển dụng, đào tạo và phát triển, quản lý hiệu suất, quản lý nguồn nhân lực,…
• Quản lý dự án nhân sự: Bao gồm tạo lập chính sách nhân sự, triển khai các chương trình đào tạo, hoặc quản lý quá trình tuyển dụng.
• Tổ chức đội ngũ đa nhiệm: Cho phép nhân viên tham gia vào nhiều dự án hoặc công việc cùng một lúc.
• Tăng cường hợp tác giữa các bộ phận: Khuyến khích hợp tác giữa các bộ phận, làm việc cùng nhau để đề ra mục tiêu và kế hoạch nhân sự được hiệu quả.
• Phát triển kiến thức và kỹ năng: Khuyến khích việc chia sẻ kiến thức và kỹ năng giữa các bộ phận và đội ngũ,…
• Tối ưu hóa nguồn lực nhân sự: Giúp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn nhân sự bằng cách phân chia các đối tượng dựa trên kỹ năng và sự chuyên môn.

 Tuy nhiên, Mô hình quản lý ma trận cũng có thể đặt ra những thách thức về quản lý và cần một hệ thống quản lý cẩn thận, đảm bảo tính hòa hợp và hiệu suất trong tổ chức.

Đọc thêm:

Matrix management

8 mô hình quản trị nhân sự chuyên gia HR nên biết vào năm 2023

Phần mềm Quản lý Thông tin Nhân sự digiiHRCore