KPI doanh nghiệp sản xuất – Thách thức và giải pháp

Last updated on 15 November, 2024

Tại sao cần áp dụng KPI cho doanh nghiệp sản xuất?

Triển khai hệ thống KPI trong doanh nghiệp sản xuất có vai trò quan trọng trong việc theo dõi, đo lường và đánh giá hiệu suất của từng bộ phận và cá nhân. Dưới đây là các lý do chính lý giải vì sao doanh nghiệp sản xuất cần áp dụng KPI:

• Đo lường hiệu quả công việc chính xác
  KPI cho phép doanh nghiệp sản xuất theo dõi các chỉ số như năng suất lao động, thời gian sản xuất, tỷ lệ hỏng hóc, và chi phí vận hành. Nhờ đó, ban quản lý có cái nhìn tổng quan và kịp thời điều chỉnh để nâng cao hiệu quả sản xuất.
• Nâng cao chất lượng sản phẩm
  Thông qua việc đo lường các chỉ số về chất lượng sản phẩm, KPI giúp phát hiện và kiểm soát các vấn đề ngay trong quá trình sản xuất. Điều này đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn và giảm thiểu rủi ro lỗi sản phẩm, từ đó tăng cường uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.
• Tối ưu hóa quy trình và giảm lãng phí
  KPI có thể giúp doanh nghiệp nhận diện các yếu tố gây lãng phí như thời gian chờ đợi, lỗi máy móc hay quy trình chưa tối ưu. Từ đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh nhằm tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm lãng phí và tiết kiệm chi phí.
• Tăng cường năng suất và lợi nhuận
  Bằng cách đo lường các chỉ số liên quan đến hiệu suất lao động và hiệu quả quy trình, KPI giúp doanh nghiệp thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả hơn, từ đó tăng năng suất và lợi nhuận. Các chỉ số này còn giúp tạo động lực cho đội ngũ nhân viên khi họ thấy rõ mục tiêu và nỗ lực cá nhân đóng góp cho thành công của doanh nghiệp.
• Hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu
  Thay vì dựa vào cảm tính, các quyết định trong doanh nghiệp sản xuất có thể dựa trên số liệu KPI cụ thể. Điều này giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định chiến lược chính xác hơn, từ quản lý nguồn lực đến điều chỉnh kế hoạch sản xuất để đáp ứng nhu cầu thị trường.
• Dễ dàng đánh giá hiệu quả của từng bộ phận
  KPI phân bổ trách nhiệm rõ ràng cho từng phòng ban, từ bộ phận sản xuất, bảo trì, kiểm soát chất lượng cho đến kho vận. Do đó, hiệu quả của từng bộ phận dễ dàng được đo lường và đánh giá, giúp cải thiện sự phối hợp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.

Việc triển khai KPI trong doanh nghiệp sản xuất không chỉ giúp quản lý tốt hơn mà còn tạo nền tảng vững chắc để doanh nghiệp phát triển bền vững và cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường.

Bảng chỉ tiêu KPI cho doanh nghiệp sản xuất

Dưới đây là bảng chỉ tiêu KPI chi tiết cho doanh nghiệp sản xuất với cấu trúc yêu cầu. Bảng này bao gồm các chỉ tiêu quan trọng, từ sản xuất, chất lượng sản phẩm, quản lý nhân công đến quản lý tài chính.

Giải thích các mục:

• Tên chỉ tiêu: Tên cụ thể của chỉ tiêu đo lường.
• Chủ thể chỉ tiêu: Bộ phận chịu trách nhiệm.
• Trọng số: Mức độ quan trọng của chỉ tiêu, thể hiện bằng tỷ lệ phần trăm.
• Đơn vị tính: Đơn vị đo lường cho từng chỉ tiêu.
• Số kế hoạch: Mục tiêu của chỉ tiêu được đặt ra ban đầu.
• Số thực hiện: Kết quả thực tế đo lường được.
• % thực hiện: Tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu.
• Công thức tính % thực hiện: Công thức để tính % thực hiện dựa trên số kế hoạch và số thực hiện.
• Nguồn dữ liệu: Nơi lấy dữ liệu để đo lường và tính toán KPI.

Bảng này giúp doanh nghiệp sản xuất theo dõi, đánh giá hiệu quả từng bộ phận và kịp thời điều chỉnh để đạt được các mục tiêu đề ra.

Thách thức triển khai KPI trong doanh nghiệp sản xuất

Triển khai KPI trong doanh nghiệp sản xuất có thể mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng đi kèm với một số thách thức. Dưới đây là những khó khăn phổ biến mà các doanh nghiệp sản xuất thường gặp khi áp dụng hệ thống KPI:

• Thiếu sự thống nhất trong lựa chọn KPI
  Để lựa chọn các chỉ tiêu KPI phù hợp cho từng bộ phận trong doanh nghiệp sản xuất là một thách thức lớn. Nếu các KPI không phù hợp hoặc quá tập trung vào một lĩnh vực mà bỏ qua các khía cạnh quan trọng khác, hệ thống đo lường sẽ thiếu tính hiệu quả và không phản ánh đúng tình hình thực tế.
• Khó khăn trong việc thu thập và quản lý dữ liệu
  Doanh nghiệp sản xuất thường có lượng dữ liệu lớn từ nhiều nguồn khác nhau như sản xuất, kho bãi, bán hàng, và bảo trì. Việc thu thập dữ liệu để đo lường KPI một cách chính xác và liên tục có thể gặp trở ngại do thiếu hệ thống quản lý dữ liệu hiệu quả hoặc thiếu công cụ tự động hóa.
• Thiếu sự đồng thuận từ đội ngũ nhân viên
  Việc triển khai KPI có thể tạo ra sự thay đổi trong cách làm việc và áp lực cho nhân viên, nhất là khi họ cảm thấy bị giám sát. Điều này có thể dẫn đến sự phản kháng từ nhân viên nếu không có sự truyền thông rõ ràng về lợi ích của hệ thống KPI và không có sự tham gia của các cấp lãnh đạo.
• Đòi hỏi kỹ năng và nguồn lực phân tích dữ liệu
  Để phân tích và sử dụng các chỉ số KPI đòi hỏi đội ngũ có kỹ năng chuyên môn về phân tích dữ liệu và hiểu rõ các chỉ số sản xuất. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp sản xuất có thể thiếu nguồn lực hoặc nhân lực có đủ chuyên môn để thực hiện việc này một cách hiệu quả.
• Khó khăn trong việc thiết lập KPI linh hoạt
  Các doanh nghiệp sản xuất hoạt động trong môi trường biến động, nhu cầu sản phẩm thay đổi nhanh chóng. Do đó, KPI cần phải linh hoạt để có thể điều chỉnh theo tình hình thực tế. Tuy nhiên, nếu KPI quá thường xuyên thay đổi, chúng sẽ mất tính nhất quán và làm giảm hiệu quả đo lường.
• Nguy cơ tập trung quá mức vào các chỉ tiêu ngắn hạn
  Đôi khi, doanh nghiệp tập trung quá nhiều vào các KPI ngắn hạn như tăng năng suất hay giảm chi phí, mà bỏ qua các mục tiêu dài hạn như phát triển nhân viên, cải tiến quy trình hay nghiên cứu đổi mới sản phẩm. Điều này có thể gây ra mất cân bằng và ảnh hưởng đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
• Khó khăn trong việc duy trì động lực cho nhân viên
  Khi KPI trở thành một thước đo chính thức trong đánh giá hiệu suất, nhân viên có thể cảm thấy áp lực và không duy trì được động lực lâu dài. Hơn nữa, nếu KPI chỉ được sử dụng để kiểm tra hiệu suất mà không khuyến khích cải thiện, nhân viên có thể mất hứng thú với công việc và dẫn đến hiệu suất giảm sút.
• Thiếu hệ thống công nghệ hỗ trợ
  Một số doanh nghiệp sản xuất vẫn chưa có hệ thống phần mềm hỗ trợ để theo dõi, báo cáo và phân tích KPI một cách hiệu quả. Việc triển khai KPI thành công phụ thuộc vào công nghệ hỗ trợ, nhưng nếu doanh nghiệp chưa sẵn sàng đầu tư, hệ thống KPI sẽ khó có thể hoạt động hiệu quả và bền vững.

Để khắc phục những thách thức này, doanh nghiệp sản xuất cần có chiến lược rõ ràng trong việc lựa chọn KPI, đầu tư vào hệ thống quản lý dữ liệu, xây dựng văn hóa chia sẻ mục tiêu với nhân viên và đặc biệt là có sự hỗ trợ từ công nghệ hiện đại. Việc triển khai KPI thành công sẽ không chỉ cải thiện hiệu suất mà còn giúp doanh nghiệp đạt được sự phát triển lâu dài và bền vững.

Giải pháp triển khai KPI cho doanh nghiệp sản xuất

Giải pháp triển khai KPI cho doanh nghiệp sản xuất

Để triển khai KPI hiệu quả, các doanh nghiệp sản xuất có thể áp dụng những giải pháp sau:

• Xác định mục tiêu rõ ràng và lựa chọn KPI phù hợp
  Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu chiến lược và sản xuất rõ ràng trước khi chọn KPI. Các chỉ tiêu KPI cần đo lường những yếu tố quan trọng như năng suất, chất lượng, chi phí và thời gian sản xuất.
• Sử dụng hệ thống quản lý dữ liệu và công nghệ hiện đại
  Đầu tư vào phần mềm như MES hoặc ERP sẽ giúp tự động hóa thu thập và phân tích dữ liệu, từ đó theo dõi KPI theo thời gian thực và cải thiện việc ra quyết định.
• Đào tạo và nâng cao nhận thức cho nhân viên
  Cung cấp đào tạo cho nhân viên về KPI giúp họ hiểu rõ về vai trò của mình trong việc đạt được các chỉ tiêu và chủ động cải thiện hiệu suất công việc.
• Xây dựng KPI linh hoạt và thường xuyên cập nhật
  Doanh nghiệp cần điều chỉnh KPI định kỳ để phù hợp với tình hình sản xuất và tránh tình trạng lỗi thời.
• Đặt KPI gắn liền với động lực và khen thưởng
  Kết hợp KPI với hệ thống khen thưởng giúp tăng động lực cho nhân viên, biến KPI không chỉ là công cụ giám sát mà còn là cơ sở công nhận những thành tích cá nhân.
• Phân tích và báo cáo định kỳ
  Doanh nghiệp cần thiết lập quy trình đánh giá KPI định kỳ để điều chỉnh kịp thời khi có sai lệch, giúp nâng cao hiệu quả công việc và đưa ra quyết định chiến lược.
• Khuyến khích sự tham gia từ mọi cấp độ
  Sự tham gia của các phòng ban và nhân viên vào quá trình triển khai KPI sẽ giúp nâng cao hiệu quả thực hiện và đồng thuận trong doanh nghiệp.
• Bắt đầu từ các KPI dễ đo lường
  Khi mới triển khai KPI, doanh nghiệp có thể bắt đầu từ những chỉ tiêu đơn giản như năng suất máy móc, tỷ lệ lỗi sản phẩm, và dần mở rộng ra các KPI phức tạp hơn.
• Sử dụng KPI làm công cụ cải tiến liên tục
  Doanh nghiệp nên sử dụng KPI như một phần của chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act) để liên tục cải tiến các hoạt động và nâng cao hiệu quả sản xuất.

Thông qua việc áp dụng các giải pháp này, doanh nghiệp sản xuất có thể triển khai hệ thống KPI hiệu quả, tạo ra môi trường làm việc tối ưu và đạt được mục tiêu chiến lược dài hạn.

Thu thập dữ liệu phục vụ KPI trong doanh nghiệp sản xuất

Thu thập dữ liệu để phục vụ KPI trong doanh nghiệp sản xuất là một bước thiết yếu, giúp đo lường hiệu quả và đưa ra các quyết định chiến lược. Dưới đây là các phương pháp và yếu tố quan trọng trong quá trình thu thập dữ liệu KPI trong môi trường sản xuất:

• Xác định rõ các nguồn dữ liệu cần thu thập
  Doanh nghiệp sản xuất có nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, bao gồm dây chuyền sản xuất, kho vận, bảo trì máy móc, và quản lý chất lượng. Xác định rõ các nguồn này giúp tập trung vào các dữ liệu liên quan trực tiếp đến KPI và tránh việc thu thập dữ liệu thừa, không cần thiết.
• Sử dụng công nghệ IoT và cảm biến trong sản xuất
  Trong môi trường sản xuất, công nghệ IoT (Internet of Things) và cảm biến có thể hỗ trợ thu thập dữ liệu tự động từ các máy móc và thiết bị. Các cảm biến giúp ghi nhận thời gian vận hành, nhiệt độ, độ rung, và các thông số khác của máy móc một cách chính xác và liên tục. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm sai sót khi so sánh với thu thập thủ công.
• Triển khai hệ thống MES hoặc ERP để tự động hóa thu thập dữ liệu
  Hệ thống MES (Manufacturing Execution System) hoặc ERP (Enterprise Resource Planning) giúp tự động hóa quá trình thu thập dữ liệu từ các công đoạn sản xuất và lưu trữ chúng một cách tập trung. MES thường liên kết trực tiếp với các thiết bị sản xuất, giúp cung cấp thông tin thời gian thực cho các chỉ số KPI như năng suất, tỷ lệ lỗi, và thời gian dừng máy.
• Sử dụng phần mềm quản lý sản xuất hoặc BI để phân tích dữ liệu
  Phần mềm quản lý sản xuất và công cụ Business Intelligence (BI) không chỉ giúp thu thập mà còn phân tích dữ liệu để đưa ra các báo cáo chi tiết về KPI. BI có thể kết nối với các hệ thống dữ liệu khác và tạo ra các bảng điều khiển, báo cáo trực quan, giúp ban lãnh đạo dễ dàng theo dõi và đánh giá các chỉ số KPI theo thời gian.
• Xây dựng quy trình nhập liệu và kiểm tra dữ liệu chuẩn xác
  Đối với dữ liệu không tự động thu thập được, cần xây dựng quy trình nhập liệu chuẩn xác, đào tạo nhân viên để đảm bảo họ hiểu cách ghi nhận thông tin đầy đủ và đúng cách. Đồng thời, thiết lập quy trình kiểm tra, kiểm duyệt dữ liệu để đảm bảo chất lượng và tính chính xác của dữ liệu phục vụ cho KPI.
• Đảm bảo dữ liệu được cập nhật liên tục và theo thời gian thực
  Dữ liệu KPI cần được thu thập liên tục và theo thời gian thực để phản ánh chính xác tình hình sản xuất hiện tại. Điều này giúp doanh nghiệp phát hiện và xử lý nhanh chóng các vấn đề như dừng máy đột ngột, tỷ lệ hỏng tăng cao, hoặc năng suất sụt giảm, thay vì chờ đến cuối kỳ mới nhận thấy.
• Bảo mật và quản lý quyền truy cập dữ liệu
  Dữ liệu KPI thường liên quan đến các thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp. Cần đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu bằng cách kiểm soát quyền truy cập, cho phép chỉ những người có trách nhiệm trực tiếp mới có quyền truy cập và xử lý dữ liệu.
• Thiết lập hệ thống báo cáo và cảnh báo tự động
  Doanh nghiệp nên thiết lập hệ thống báo cáo và cảnh báo tự động khi các chỉ số KPI có dấu hiệu vượt ngưỡng cho phép. Điều này giúp bộ phận sản xuất phản ứng kịp thời và giảm thiểu tổn thất do các vấn đề phát sinh bất ngờ. Báo cáo tự động còn giúp tiết kiệm thời gian tổng hợp dữ liệu và cung cấp thông tin nhanh chóng cho các cấp lãnh đạo.
• Theo dõi và cải tiến liên tục quy trình thu thập dữ liệu
  Dữ liệu phục vụ KPI cần được xem xét và cải tiến liên tục để đáp ứng các yêu cầu thay đổi của môi trường sản xuất. Doanh nghiệp có thể thường xuyên đánh giá lại hiệu quả của quy trình thu thập dữ liệu và điều chỉnh nếu cần thiết, nhằm tối ưu hóa hiệu quả đo lường KPI và cải tiến liên tục.

Với các phương pháp này, doanh nghiệp sản xuất có thể thu thập dữ liệu phục vụ KPI một cách chính xác, hiệu quả và linh hoạt, giúp hỗ trợ quy trình đánh giá hiệu suất và ra quyết định tối ưu.

Sử dụng phần mềm KPI tích hợp với MES, ERP để triển khai KPI trong doanh nghiệp sản xuất

Việc sử dụng phần mềm KPI tích hợp với các hệ thống MES (Manufacturing Execution System) và ERP (Enterprise Resource Planning) giúp doanh nghiệp sản xuất triển khai KPI hiệu quả hơn nhờ khả năng tự động hóa, cung cấp dữ liệu thời gian thực, và quản lý toàn diện các quy trình sản xuất. Dưới đây là các lợi ích và cách thức triển khai KPI thông qua Phần mềm KPI tích hợp với MES và ERP:

• Tự động hóa thu thập và phân tích dữ liệu KPI
  Khi phần mềm KPI tích hợp với MES và ERP, các dữ liệu về quy trình sản xuất, kho bãi, chất lượng sản phẩm và nhiều yếu tố khác sẽ tự động được thu thập, xử lý và phân tích. Điều này giúp loại bỏ các công việc nhập liệu thủ công, giảm thiểu sai sót và tăng tính chính xác cho các chỉ số KPI như tỷ lệ lỗi sản phẩm, hiệu suất máy móc, và thời gian sản xuất.
• Cung cấp dữ liệu thời gian thực
  MES cung cấp dữ liệu thời gian thực từ các thiết bị và quy trình sản xuất, giúp phần mềm KPI phản ánh nhanh chóng tình trạng sản xuất hiện tại. Nhờ đó, ban lãnh đạo có thể theo dõi hiệu suất sản xuất và ra quyết định kịp thời khi có vấn đề phát sinh, như khi các chỉ số KPI vượt ngưỡng cho phép.
• Liên kết thông tin toàn diện giữa các bộ phận
  ERP tích hợp các bộ phận khác nhau như sản xuất, tài chính, quản lý kho và nhân sự. Khi phần mềm KPI tích hợp với ERP, doanh nghiệp có thể dễ dàng liên kết và đồng bộ dữ liệu từ nhiều bộ phận, giúp phân tích các chỉ số KPI toàn diện hơn. Điều này tạo điều kiện cho các phòng ban có cái nhìn tổng quan về hiệu suất chung, giúp hợp tác hiệu quả hơn trong việc đạt mục tiêu.
• Thiết lập và điều chỉnh KPI linh hoạt
  Phần mềm KPI tích hợp cho phép dễ dàng thiết lập các chỉ tiêu KPI phù hợp với từng giai đoạn sản xuất và từng bộ phận trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các chỉ số này có thể được điều chỉnh và cập nhật linh hoạt để đáp ứng các thay đổi trong sản xuất và thị trường. Nhờ vậy, KPI luôn được tối ưu để phù hợp với mục tiêu kinh doanh.
• Hệ thống báo cáo và cảnh báo tự động
  Khi tích hợp với MES và ERP, phần mềm KPI có thể tự động gửi báo cáo và cảnh báo khi các chỉ số vượt ngưỡng cho phép. Điều này giúp phát hiện sớm các vấn đề như giảm năng suất, tăng tỷ lệ lỗi sản phẩm, hoặc sự cố máy móc, giúp doanh nghiệp phản ứng kịp thời và giảm thiểu thiệt hại.
• Đo lường và cải tiến liên tục quy trình sản xuất
  Tích hợp phần mềm KPI với MES và ERP giúp đo lường liên tục các chỉ số hiệu suất, từ đó tạo điều kiện để cải tiến quy trình sản xuất theo mô hình PDCA (Plan-Do-Check-Act). Các chỉ số KPI giúp theo dõi hiệu quả các thay đổi trong quy trình sản xuất, từ đó tối ưu hóa hoạt động sản xuất và nâng cao chất lượng sản phẩm.
• Tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm
  Phần mềm KPI tích hợp giúp công khai kết quả và tiến độ của các chỉ số KPI cho tất cả các bộ phận và cá nhân liên quan. Điều này giúp tăng tính minh bạch và trách nhiệm, khi mọi người đều nắm rõ các mục tiêu và có động lực để đạt chỉ tiêu đề ra.

Việc tích hợp phần mềm KPI với MES và ERP không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất, mà còn đem lại sự minh bạch, tăng cường hiệu quả giám sát và điều hành. Kết hợp sức mạnh của KPI với dữ liệu từ MES và ERP giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu chiến lược và duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Để tối ưu hóa việc đo lường và đánh giá KPI, bạn có thể tham khảo các công cụ như Phần mềm KPI digiiTeamW, giúp đo lường hiệu quả kết quả công việc và Phần mềm MES hay Phần mềm ERP hỗ trợ trong việc thu thập và quản lý dữ liệu sản xuất.