Hệ thống On – Premise ERP là gì? Ưu nhược điểm?

Trong bối cảnh chuyển đổi số bùng nổ, nhiều doanh nghiệp nhanh chóng lựa chọn giải pháp ERP trên nền tảng đám mây để tiết kiệm chi phí và triển khai nhanh chóng. Tuy nhiên, không ít tổ chức vẫn trung thành với hệ thống On-Premise ERP – mô hình được cài đặt trực tiếp trên máy chủ nội bộ và mang lại sự kiểm soát toàn diện. Câu hỏi đặt ra là tại sao On-Premise ERP vẫn giữ được vị thế trong khi Cloud ERP đang trở thành xu hướng? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ On-Premise ERP là gì, đặc điểm cốt lõi, ưu và nhược điểm, cũng như doanh nghiệp nào thực sự phù hợp để triển khai.

Hệ thống On – Premise ERP là gì?

Hệ thống On-Premise ERP là một giải pháp quản trị doanh nghiệp trong đó toàn bộ phần mềm, cơ sở dữ liệu và hạ tầng được cài đặt, vận hành trực tiếp tại máy chủ nội bộ của doanh nghiệp thay vì lưu trữ trên nền tảng đám mây. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp phải tự đầu tư máy chủ, thiết bị phần cứng, phần mềm bản quyền cũng như đội ngũ nhân sự IT để quản lý và bảo trì hệ thống.

Điểm nổi bật của On-Premise ERP nằm ở khả năng kiểm soát toàn diện dữ liệu và mức độ tùy biến sâu, vì toàn bộ thông tin và ứng dụng đều được lưu giữ, xử lý trong môi trường do doanh nghiệp kiểm soát. Đây cũng là lý do nhiều tổ chức lớn trong lĩnh vực tài chính, sản xuất hoặc chính phủ vẫn ưu tiên On-Premise ERP, nơi yếu tố bảo mật và tuân thủ đóng vai trò then chốt.

Tuy nhiên, để triển khai hệ thống On-Premise ERP, doanh nghiệp phải chuẩn bị nguồn lực tài chính đáng kể, từ chi phí mua sắm hạ tầng, giấy phép phần mềm đến việc duy trì vận hành lâu dài. Mặc dù mang đến sự ổn định và chủ động, On-Premise ERP thường kém linh hoạt hơn so với Cloud ERP trong việc mở rộng quy mô hoặc cập nhật công nghệ mới. Vì vậy, việc lựa chọn mô hình ERP này cần dựa trên nhu cầu thực tế, khả năng ngân sách cũng như chiến lược dài hạn của doanh nghiệp.

Hệ thống On – Premise ERP hoạt động như thế nào? 

Hệ thống On-Premise ERP hoạt động dựa trên việc toàn bộ phần mềm được cài đặt trực tiếp trên máy chủ vật lý của doanh nghiệp, sau đó người dùng trong tổ chức truy cập thông qua mạng nội bộ hoặc VPN bảo mật. Cơ chế này khác biệt hoàn toàn với Cloud ERP vốn lưu trữ trên nền tảng đám mây. Khi triển khai On-Premise ERP, doanh nghiệp phải đầu tư cơ sở hạ tầng, bao gồm máy chủ, thiết bị lưu trữ, đường truyền, cùng với các bản quyền phần mềm cần thiết. 

Quy trình hoạt động thường diễn ra theo ba lớp: hạ tầng phần cứng, phần mềm ERP cài đặt, và người dùng truy cập qua mạng nội bộ. Ban đầu, dữ liệu được nhập từ các phòng ban khác nhau. Phần mềm ERP sẽ đồng bộ, xử lý và phân tích để cung cấp cái nhìn toàn diện cho nhà quản trị. Nhân sự IT chịu trách nhiệm vận hành, bảo trì máy chủ, cập nhật phiên bản và đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định.

• Với On-Premise ERP, dữ liệu luôn ở trong phạm vi quản lý nội bộ.
• Các chức năng và mô-đun có thể được tùy biến sâu để phù hợp đặc thù ngành.

Tuy nhiên, vì phụ thuộc vào hạ tầng riêng, nên mỗi lần nâng cấp, mở rộng hay khắc phục sự cố, doanh nghiệp phải chủ động xử lý, đòi hỏi chi phí và nhân lực cao. Nhìn chung, hệ thống On-Premise ERP hoạt động như một trung tâm quản trị tích hợp khép kín, giúp doanh nghiệp duy trì kiểm soát chặt chẽ nhưng đi kèm thách thức về tính linh hoạt.

Tại sao doanh nghiệp vẫn lựa chọn On – Premise ERP thay vì Cloud ERP?

Với mô hình On-Premise, toàn bộ dữ liệu được lưu trữ trực tiếp trong hạ tầng nội bộ, giúp doanh nghiệp chủ động hoàn toàn trong việc quản lý và ngăn ngừa rủi ro rò rỉ thông tin. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những lĩnh vực nhạy cảm như ngân hàng, tài chính, y tế hoặc chính phủ, nơi tính bảo mật và tuân thủ quy định là yêu cầu bắt buộc. 

Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp lớn sở hữu hạ tầng CNTT mạnh mẽ và đội ngũ kỹ thuật dày dặn, nên việc triển khai On-Premise ERP không tạo ra rào cản đáng kể. Họ chấp nhận khoản đầu tư ban đầu cao để đổi lại sự ổn định lâu dài, khả năng vận hành độc lập và không phụ thuộc vào bên cung cấp dịch vụ đám mây. Một số trường hợp, yếu tố pháp lý và quy định tại địa phương cũng buộc doanh nghiệp phải lưu trữ dữ liệu trong nước thay vì sử dụng máy chủ ở nước ngoài.

• Kiểm soát dữ liệu tuyệt đối: đảm bảo tính riêng tư, bảo mật.
• Tùy biến sâu: đáp ứng quy trình đặc thù, phức tạp.
• Ổn định lâu dài: không lo gián đoạn khi nhà cung cấp Cloud thay đổi chính sách.

Chính vì thế, dù Cloud ERP mang lại sự linh hoạt và chi phí tối ưu hơn, On-Premise ERP vẫn là lựa chọn chiến lược cho những doanh nghiệp cần bảo mật chặt chẽ, tùy biến cao và kiểm soát tuyệt đối hệ thống của mình.

Những đặc điểm cốt lõi của hệ thống On – Premise ERP là gì?

Hệ thống On-Premise ERP sở hữu những đặc điểm cốt lõi giúp nó khác biệt so với Cloud ERP, đồng thời lý giải vì sao nhiều doanh nghiệp lớn vẫn tin dùng. Trước hết, toàn bộ phần mềm và dữ liệu được triển khai, vận hành trên máy chủ nội bộ, do đó doanh nghiệp có toàn quyền kiểm soát cả về hạ tầng lẫn thông tin. Điều này mang lại sự yên tâm về bảo mật và phù hợp với những tổ chức có yêu cầu tuân thủ khắt khe. Thứ hai, On-Premise ERP có khả năng tùy biến sâu, cho phép điều chỉnh hệ thống theo quy trình đặc thù, tích hợp với các ứng dụng nội bộ mà không bị giới hạn bởi nhà cung cấp. 

Ngoài ra, hệ thống này đòi hỏi đầu tư hạ tầng và nhân sự IT để duy trì, quản lý và cập nhật, điều này vừa tạo gánh nặng chi phí vừa giúp doanh nghiệp chủ động trong mọi tình huống. Một đặc điểm khác là độ ổn định cao, vì không phụ thuộc vào kết nối internet hay server bên ngoài. Trong nhiều trường hợp, On-Premise ERP đảm bảo hoạt động liên tục ngay cả khi có sự cố mạng diện rộng.

• Kiểm soát dữ liệu tuyệt đối: dữ liệu không rời khỏi hệ thống nội bộ.
• Khả năng tùy biến linh hoạt: dễ thích nghi với quy trình đặc thù.
• Độ ổn định vận hành: ít bị gián đoạn do phụ thuộc vào hạ tầng riêng.

Nhìn chung, các đặc điểm này biến On-Premise ERP thành giải pháp phù hợp với doanh nghiệp ưu tiên bảo mật, có nguồn lực tài chính mạnh và mong muốn duy trì kiểm soát toàn diện hệ thống.

Ưu điểm của Hệ thống

Ưu điểm lớn nhất của hệ thống On-Premise ERP chính là khả năng kiểm soát dữ liệu tuyệt đối. Vì toàn bộ dữ liệu được lưu trữ và xử lý ngay tại máy chủ nội bộ, doanh nghiệp hoàn toàn chủ động trong việc quản lý, bảo mật và tuân thủ các quy định chặt chẽ về thông tin. Điều này đặc biệt quan trọng với những ngành nghề nhạy cảm như ngân hàng, tài chính, y tế hay cơ quan nhà nước, nơi rủi ro rò rỉ dữ liệu có thể gây hậu quả nghiêm trọng. 

Một ưu điểm khác là tính ổn định và hiệu suất cao. Doanh nghiệp không phụ thuộc vào đường truyền internet hay máy chủ bên ngoài nên hệ thống thường vận hành ổn định, giảm thiểu nguy cơ gián đoạn. Đồng thời, vì sử dụng hạ tầng riêng, On-Premise ERP có thể tối ưu hiệu suất xử lý theo nhu cầu mà không phải chia sẻ tài nguyên với tổ chức khác. Với các doanh nghiệp đã có đội ngũ IT mạnh và hạ tầng sẵn có, việc triển khai On-Premise còn giúp khai thác triệt để nguồn lực nội bộ, tối ưu chi phí dài hạn.

• Kiểm soát và bảo mật dữ liệu tuyệt đối.
• Tùy biến sâu, phù hợp quy trình phức tạp.
• Hiệu suất ổn định, ít phụ thuộc vào internet.

Tóm lại, hệ thống On-Premise ERP mang đến sự an tâm về bảo mật, tính ổn định và khả năng thích nghi cao, là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp lớn hoặc tổ chức yêu cầu sự kiểm soát chặt chẽ.

Nhược đểm của Hệ thống 

Nhược điểm rõ ràng nhất của hệ thống On-Premise ERP chính là chi phí đầu tư ban đầu rất cao. Doanh nghiệp phải bỏ ra ngân sách lớn để mua sắm máy chủ, phần cứng, giấy phép phần mềm cũng như xây dựng hạ tầng vận hành. Không chỉ vậy, việc duy trì còn kéo theo chi phí bảo trì, nâng cấp và nhân sự IT chuyên trách. Đây là gánh nặng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, khi nguồn lực tài chính và nhân sự còn hạn chế. Bên cạnh đó, hệ thống On-Premise ERP thường thiếu tính linh hoạt, khó mở rộng nhanh chóng theo nhu cầu tăng trưởng. 

Một hạn chế khác là yêu cầu nhân sự IT giàu kinh nghiệm. Doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm cho toàn bộ việc vận hành, từ xử lý sự cố kỹ thuật, vá lỗi bảo mật cho đến nâng cấp hệ thống. Nếu thiếu đội ngũ chuyên môn cao, hệ thống dễ gặp tình trạng chậm trễ, mất ổn định hoặc rủi ro bảo mật. Ngoài ra, On-Premise ERP cũng có thể tụt hậu về công nghệ so với Cloud ERP, do việc cập nhật phiên bản diễn ra chậm hơn và không được tự động triển khai từ nhà cung cấp.

• Chi phí đầu tư và duy trì cao.
• Khó mở rộng và nâng cấp nhanh.
• Phụ thuộc nhiều vào đội ngũ IT nội bộ.

Nhìn chung, nhược điểm của On-Premise ERP khiến nó phù hợp hơn với những doanh nghiệp lớn, có ngân sách mạnh và nhu cầu bảo mật khắt khe, thay vì doanh nghiệp nhỏ muốn triển khai nhanh và tiết kiệm chi phí.

So sánh On – Premise ERP và Cloud ERP – Mô hình nào phù hợp hơn?

On-Premise ERP và Cloud ERP, sự khác biệt lớn nhất nằm ở cách triển khai và mức độ kiểm soát. Với On-Premise, toàn bộ hệ thống được cài đặt trực tiếp trên máy chủ nội bộ, giúp doanh nghiệp sở hữu quyền kiểm soát dữ liệu tuyệt đối và khả năng tùy biến sâu theo quy trình riêng. Tuy nhiên, mô hình này đi kèm chi phí đầu tư ban đầu cao, đòi hỏi đội ngũ IT chuyên trách và khó mở rộng nhanh chóng khi nhu cầu thay đổi. Ngược lại, Cloud ERP vận hành trên nền tảng đám mây, doanh nghiệp chỉ cần đăng ký dịch vụ và truy cập qua internet, giúp tiết kiệm chi phí hạ tầng, dễ dàng mở rộng quy mô và luôn được cập nhật công nghệ mới từ nhà cung cấp.

Về chi phí, Cloud ERP linh hoạt hơn nhờ mô hình thuê bao, phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Trong khi đó, On-Premise ERP phù hợp với những tổ chức có nguồn lực mạnh, sẵn sàng đầu tư dài hạn. Về bảo mật và kiểm soát, On-Premise ERP chiếm ưu thế nhờ dữ liệu được lưu trữ nội bộ, còn Cloud ERP phải phụ thuộc vào nhà cung cấp và kết nối internet. Về khả năng tùy biến, On-Premise ERP nổi bật vì có thể điều chỉnh sâu, trong khi Cloud ERP thường bị giới hạn bởi cấu trúc dịch vụ chuẩn hóa.

• On-Premise ERP: phù hợp với doanh nghiệp lớn, cần bảo mật cao, quy trình phức tạp, ngân sách dồi dào.
• Cloud ERP: phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, muốn tiết kiệm chi phí, triển khai nhanh, dễ mở rộng.

Doanh nghiệp nào phù hợp triển khai hệ thống On – Premise ERP

Hệ thống On-Premise ERP không phải là lựa chọn tối ưu cho tất cả, mà thường phù hợp nhất với những doanh nghiệp lớn, có quy trình vận hành phức tạp và yêu cầu bảo mật khắt khe. Trước hết, các tổ chức trong ngành tài chính, ngân hàng, y tế hoặc cơ quan chính phủ thường ưu tiên On-Premise ERP vì dữ liệu nhạy cảm cần được lưu trữ nội bộ, tránh rủi ro rò rỉ ra môi trường bên ngoài. Tiếp đến là các doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn, nơi hệ thống ERP cần mức tùy biến sâu để tích hợp với dây chuyền, phần mềm quản lý sản xuất hoặc các công cụ đặc thù khác. Với họ, Cloud ERP thường bị giới hạn trong cấu trúc chuẩn, không đủ linh hoạt để đáp ứng nhu cầu.

Ngoài ra, những doanh nghiệp đã có sẵn hạ tầng CNTT mạnh mẽ và đội ngũ IT chuyên nghiệp cũng thường lựa chọn On-Premise ERP. Bởi lẽ, họ có thể khai thác tối đa nguồn lực nội bộ, đồng thời chủ động vận hành, bảo trì và nâng cấp hệ thống theo chiến lược riêng. Về mặt tài chính, On-Premise ERP phù hợp hơn với các công ty có ngân sách đầu tư lớn, sẵn sàng chấp nhận chi phí ban đầu cao để đổi lấy sự ổn định, quyền kiểm soát và khả năng duy trì lâu dài.

• Ngành tài chính, ngân hàng, y tế, chính phủ: ưu tiên bảo mật tuyệt đối.
• Doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn: cần tích hợp sâu và tùy biến mạnh.
• Tập đoàn có hạ tầng CNTT & ngân sách dồi dào: đủ năng lực duy trì hệ thống phức tạp.

Kết bài:

Hệ thống On-Premise ERP không phải lựa chọn hoàn hảo cho tất cả, nhưng nó vẫn là giải pháp chiến lược đối với doanh nghiệp lớn, đặc thù và ưu tiên bảo mật dữ liệu tuyệt đối. Với khả năng tùy biến sâu, kiểm soát toàn diện và sự ổn định lâu dài, On-Premise ERP mang lại nền tảng vững chắc cho quản trị và vận hành. Tuy nhiên, đi cùng với đó là chi phí đầu tư cao và yêu cầu nhân sự chuyên môn. Vì vậy, quyết định lựa chọn mô hình ERP nào – On-Premise hay Cloud – cần dựa trên nhu cầu thực tế, khả năng tài chính và định hướng phát triển dài hạn của doanh nghiệp.