Google Sheets là gì? Ưu điểm so với Excel và các hàm tiêu biểu

Last updated on 22 December, 2025

Bạn đã bao giờ tưởng tượng việc quản lý dữ liệu không còn là những tệp file đính kèm qua lại hay nỗi lo quên ‘Ctrl+S’? Google Sheets không chỉ đơn thuần là một bản sao trực tuyến của Excel, mà là một cuộc cách mạng trong cách chúng ta cộng tác và xử lý số liệu. Với khả năng làm việc nhóm thời gian thực, lưu trữ đám mây an toàn và tích hợp AI thông minh, Google Sheets đang trở thành công cụ không thể thiếu từ các startup linh hoạt đến những tập đoàn lớn. Hãy cùng khám phá sức mạnh thực sự của ‘gã khổng lồ’ bảng tính trực tuyến này ngay sau đây.

Google Sheets là gì?

Google Sheets (thường được gọi là Google Trang tính) là một phần mềm bảng tính trực tuyến miễn phí nằm trong bộ công cụ Google Workspace.

Về cơ bản, nó có các tính năng tương tự như Microsoft Excel nhưng hoạt động hoàn toàn trên nền tảng đám mây. Điều này có nghĩa là bạn có thể tạo, chỉnh sửa và quản lý dữ liệu ngay trên trình duyệt web hoặc ứng dụng di động mà không cần cài đặt phần mềm phức tạp.

Điểm khác biệt lớn nhất của Google Sheets

So với các phần mềm bảng tính truyền thống, Google Sheets nổi bật nhờ 3 yếu tố:

• Cộng tác thời gian thực: Nhiều người có thể cùng mở và chỉnh sửa một file cùng lúc. Bạn sẽ thấy con trỏ của đồng nghiệp đang di chuyển và thay đổi dữ liệu ngay trước mắt.
• Lưu trữ đám mây & Tự động lưu: Bạn không bao giờ phải nhấn nút “Save”. Mọi thay đổi nhỏ nhất đều được tự động lưu vào Google Drive. Bạn có thể xem lại lịch sử chỉnh sửa để khôi phục các phiên bản cũ bất cứ lúc nào.
• Hoàn toàn miễn phí: Chỉ cần có một tài khoản Google (Gmail), bạn đã có thể sử dụng đầy đủ các tính năng mà không tốn phí bản quyền.

Các tính năng nổi bật

• Hàm và công thức: Hỗ trợ hầu hết các hàm thông dụng như SUM, VLOOKUP, IF và cả các hàm đặc biệt chỉ có trên Google như GOOGLEFINANCE (cập nhật giá chứng khoán) hoặc GOOGLETRANSLATE.
• Kết nối Google Forms: Dữ liệu từ các bảng khảo sát, đăng ký sẽ tự động đổ về Google Sheets để bạn quản lý.
• Truy cập mọi nơi: Bạn có thể làm việc trên máy tính ở công ty, sau đó tiếp tục chỉnh sửa trên điện thoại khi đang đi trên xe buýt.
• Tiện ích bổ sung (Add-ons): Cho phép cài đặt thêm các công cụ hỗ trợ như gửi email hàng loạt từ bảng tính, tạo biểu đồ nâng cao…

So sánh nhanh: Google Sheets vs. Microsoft Excel

Khi nào bạn nên dùng Google Sheets?

• Khi cần làm báo cáo chung với nhóm hoặc bộ phận.
• Khi muốn quản lý thu chi cá nhân, kế hoạch học tập một cách đơn giản, tiện lợi.
• Khi cần một công cụ miễn phí nhưng vẫn đầy đủ tính năng tính toán cơ bản.

Nếu bạn đã quen dùng Excel, việc chuyển sang Google Sheets sẽ rất dễ dàng vì giao diện và cách dùng hàm gần như tương đương.

So sánh Google Sheets và Microsoft Excel

Việc lựa chọn giữa Google Sheets và Microsoft Excel trong năm 2025 không còn là chọn “cái nào tốt hơn”, mà là chọn “cái nào phù hợp hơn” với công việc của bạn. Cả hai đều đã tích hợp AI mạnh mẽ (Gemini cho Sheets và Copilot cho Excel) để hỗ trợ người dùng.

Dưới đây là bảng so sánh chi tiết các khía cạnh quan trọng nhất:

Bảng so sánh tổng quát

Thế mạnh riêng biệt của từng công cụ

Google Sheets là “Vua” của sự linh hoạt:

• Hệ sinh thái Google: Kết nối hoàn hảo với Google Forms (dữ liệu khảo sát đổ trực tiếp về Sheets) và Google Finance (cập nhật giá chứng khoán, tỷ giá theo thời gian thực).
• Lịch sử phiên bản: Xem lại và khôi phục mọi thay đổi cực kỳ chi tiết, biết rõ ai đã sửa gì vào giờ nào.
• Hàm độc quyền: Có các hàm rất tiện lợi như =GOOGLETRANSLATE (dịch văn bản ngay trong ô) hoặc =IMPORTRANGE (lấy dữ liệu từ file này sang file khác cực nhanh).

Microsoft Excel là “Khủng long” về hiệu năng:

• Xử lý dữ liệu chuyên sâu: Các công cụ như Power Query và Power Pivot giúp Excel xử lý và kết nối những nguồn dữ liệu khổng lồ mà Google Sheets không thể làm nổi.
• Đồ thị & Trình bày: Hệ thống biểu đồ của Excel đa dạng và có khả năng tùy biến cao hơn, chuyên nghiệp hơn cho các báo cáo tài chính phức tạp.
• Tự động hóa: VBA (Macro) của Excel cực mạnh, cho phép tạo ra những phần mềm quản lý nhỏ ngay trong bảng tính.

Bạn nên chọn cái nào?

• Chọn Google Sheets nếu: Bạn làm việc nhóm thường xuyên, cần chia sẻ dữ liệu nhanh, quản lý các dự án vừa và nhỏ, hoặc đơn giản là muốn một công cụ miễn phí, dễ dùng mọi lúc mọi nơi.
• Chọn Microsoft Excel nếu: Bạn là dân kế toán, tài chính, phân tích dữ liệu chuyên nghiệp (Data Analyst) hoặc làm việc với những file dữ liệu nặng hàng chục MB với hàng ngàn công thức chồng chéo.

Một mẹo nhỏ: Bạn hoàn toàn có thể dùng cả hai! Bạn có thể phân tích dữ liệu nặng trên Excel, sau đó tải lên Google Sheets để chia sẻ báo cáo cuối cùng cho đồng nghiệp xem và nhận xét.

Các hàm tiêu biểu của Google Sheets

Google Sheets sở hữu một kho tàng hàm số khổng lồ, từ những hàm cơ bản giống Excel đến những hàm “đặc sản” chỉ có trên nền tảng đám mây.

Dưới đây là các hàm tiêu biểu nhất được chia theo nhóm công dụng:

Nhóm hàm Tìm kiếm và Tham chiếu

Đây là nhóm hàm quan trọng nhất để kết nối các bảng dữ liệu với nhau.

• VLOOKUP: Tìm kiếm một giá trị trong cột đầu tiên và trả về giá trị tương ứng ở cột khác.
• XLOOKUP: Thế hệ mới của VLOOKUP, linh hoạt hơn, không cần quan tâm cột tìm kiếm nằm ở đâu và có thể tìm từ dưới lên trên.
• IMPORTRANGE: (Đặc sản Sheets) Giúp bạn lấy dữ liệu từ một file Google Sheets khác sang file hiện tại một cách tự động.

Cấu trúc: =IMPORTRANGE(“đường-dẫn-url”, “TênSheet!A1:B10”)

Nhóm hàm Thống kê và Tính toán có điều kiện

Giúp bạn trích xuất ý nghĩa từ các con số.

• SUMIFS / COUNTIFS: Tính tổng hoặc đếm các đối tượng thỏa mãn nhiều điều kiện cùng lúc (Ví dụ: Tính tổng doanh thu của “Nhân viên A” trong “Tháng 12”).
• QUERY: (Hàm quyền năng nhất) Cho phép bạn dùng ngôn ngữ giống SQL để lọc, sắp xếp và tính toán dữ liệu. Chỉ với một công thức, bạn có thể tạo ra cả một bảng báo cáo con.

Ví dụ: =QUERY(A:E, “select A, sum(B) group by A where C = ‘Hoàn thành'”)

Nhóm hàm Xử lý Văn bản (Dọn dẹp dữ liệu)

Trước khi phân tích, dữ liệu thường rất “rác”, bạn cần các hàm này để làm sạch:

• TRIM: Loại bỏ các khoảng trắng thừa ở đầu, cuối hoặc giữa các từ.
• SPLIT: Chia một chuỗi văn bản thành nhiều ô dựa trên một ký tự ngăn cách (ví dụ: chia “Họ và Tên” thành 2 cột riêng).
• PROPER: Viết hoa chữ cái đầu tiên của mỗi từ (dùng để định dạng lại tên người).

Nhóm hàm “Thông minh” (Cloud-based)

Đây là những hàm tận dụng sức mạnh internet của Google:

• GOOGLETRANSLATE: Dịch nội dung ô từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác ngay lập tức.

Ví dụ: =GOOGLETRANSLATE(A1, “en”, “vi”)

• GOOGLEFINANCE: Lấy dữ liệu chứng khoán, tỷ giá ngoại tệ trực tiếp từ Google Search.
• DETECTLANGUAGE: Tự động nhận diện ngôn ngữ của đoạn văn bản trong ô.

Hàm Mảng (Array Formulas)

• ARRAYFORMULA: Giúp bạn áp dụng một công thức cho cả một cột chỉ bằng việc nhập vào ô đầu tiên. Điều này giúp file nhẹ hơn và tránh sai sót khi kéo công thức thủ công.

Kết luận

Tóm lại, Google Sheets là lựa chọn hàng đầu cho những ai ưu tiên sự tiện lợi, tính kết nối và khả năng làm việc mọi lúc mọi nơi. Dù bạn là một sinh viên đang quản lý dự án nhóm hay một nhà quản lý cần theo dõi doanh số tức thì, Google Sheets đều đáp ứng xuất sắc nhờ sự linh hoạt và hoàn toàn miễn phí. Tuy không thể thay thế hoàn toàn Excel trong các tác vụ phân tích dữ liệu siêu lớn, nhưng với tốc độ cập nhật tính năng và tích hợp hệ sinh thái Google mạnh mẽ, đây chắc chắn là công cụ định hình tương lai của làm việc văn phòng hiện đại.

Tham khảo

Lỗi ngày tháng trong Excel và Google Sheets – nguyên nhân lỗi và cách khắc phục

Quản lý công việc bằng Excel

Xây dựng hệ thống báo cáo bằng Google Sheets