Kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong công việc
Khóa học Kỹ năng phỏng vấn cho CMC Global
18 February, 2022
Tiếp thị ảnh hưởng đến kinh doanh như thế nào? Làm thế nào để làm điều đó một cách đúng đắn?
8 March, 2022
Last updated on 23 October, 2024
Giao tiếp là nền tảng không thể thiếu trong mọi tổ chức. Nó không chỉ giúp duy trì mối quan hệ giữa đồng nghiệp, đối tác và khách hàng mà còn là chìa khóa để đạt được hiệu suất làm việc cao. Trong thời đại công nghệ số, giao tiếp đã trở nên đa dạng nhưng cũng phức tạp hơn, đôi khi dẫn đến hiểu lầm và xung đột. Để nâng cao kỹ năng giao tiếp của mình, hãy xem xét những lời khuyên sau đây.
Các hình thức trong giao tiếp
Giao tiếp là quá trình trao đổi thông tin giữa hai hoặc nhiều người. Nó đóng vai trò quan trọng trong mọi khía cạnh của cuộc sống, giúp chúng ta kết nối với nhau, chia sẻ ý tưởng, xây dựng mối quan hệ và đạt được mục tiêu chung.
Có nhiều hình thức giao tiếp khác nhau, được phân loại dựa trên cách thức truyền tải thông tin. Dưới đây là một số hình thức giao tiếp phổ biến nhất:
Các Hình Thức Trong Giao Tiếp
Giao tiếp là một phần không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày và môi trường làm việc. Nó không chỉ giúp chúng ta kết nối với nhau mà còn là cầu nối để chia sẻ thông tin và cảm xúc. Dưới đây là một số hình thức giao tiếp phổ biến và cách chúng tác động đến việc truyền đạt thông điệp.
Giao tiếp bằng lời nói: Đây là hình thức giao tiếp trực tiếp và phổ biến nhất. Nó bao gồm việc sử dụng ngôn từ để chia sẻ thông tin, ý tưởng và cảm xúc. Giao tiếp bằng lời nói có thể diễn ra trong các cuộc họp, cuộc trò chuyện hàng ngày, hoặc qua điện thoại.
Giao tiếp qua ngôn ngữ cơ thể: Ngôn ngữ cơ thể, hay còn gọi là ngôn ngữ hình thể, bao gồm các cử chỉ, biểu cảm khuôn mặt, và tư thế cơ thể. Đây là hình thức giao tiếp không lời nhưng lại có khả năng truyền đạt thông điệp mạnh mẽ, thậm chí là mạnh hơn lời nói.
Giao tiếp bằng ánh mắt: Giao tiếp bằng mắt không chỉ giúp chúng ta thiết lập mối liên kết khi nói chuyện mà còn phản ánh sự chân thành và tin cậy. Ánh mắt có thể truyền đạt sự quan tâm, sự tập trung, hoặc thậm chí là sự không thoải mái.
Giao tiếp bằng âm thanh: Âm thanh và giọng điệu trong giao tiếp có thể ảnh hưởng đến cách thông điệp được nhận nhận. Giọng điệu vui vẻ, giận dữ, hay buồn bã đều có thể làm thay đổi ý nghĩa của lời nói.
Giao tiếp qua văn bản: Trong thời đại số, giao tiếp bằng văn bản qua email, tin nhắn, và mạng xã hội ngày càng trở nên quan trọng. Cách chúng ta sắp xếp từ ngữ, sử dụng dấu câu, và thậm chí là việc chọn font chữ đều có thể ảnh hưởng đến thông điệp.
Giao tiếp bằng hình ảnh: Hình ảnh và biểu đồ có thể giúp chúng ta truyền đạt thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả. Trong một số trường hợp, một hình ảnh có giá trị ngàn lời nói.
Mỗi hình thức giao tiếp đều có ưu và nhược điểm riêng. Việc hiểu và biết cách sử dụng linh hoạt các hình thức này sẽ giúp chúng ta trở nên hiệu quả hơn trong việc truyền đạt thông điệp và xây dựng mối quan hệ. Hãy nhớ rằng, giao tiếp là một quá trình hai chiều, và việc lắng nghe cũng quan trọng không kém việc nói.
Cách nâng cao kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong công việc
Lắng nghe chủ động: Lắng nghe không chỉ là việc im lặng khi người khác nói. Lắng nghe chủ động đòi hỏi bạn phải tập trung hoàn toàn, hiểu thông điệp, và phản hồi một cách có ý nghĩa. Điều này không chỉ giúp bạn hiểu rõ hơn về nội dung được truyền đạt mà còn thể hiện sự tôn trọng đối với người nói.
Truyền tải rõ ràng và súc tích: Hãy nói một cách rõ ràng và trực tiếp, tránh sử dụng jargon chuyên ngành hoặc ngôn ngữ phức tạp khi không cần thiết. Điều này giúp đảm bảo rằng thông điệp của bạn được hiểu một cách chính xác.
Ngôn ngữ cơ thể tích cực: Ngôn ngữ cơ thể của bạn nên phản ánh sự tự tin và thái độ tích cực. Sử dụng cử chỉ mở, duy trì tiếp xúc mắt, và thể hiện thái độ lắng nghe qua hành động của bạn.
Điều chỉnh giao tiếp với người nghe:Mỗi người có phong cách giao tiếp riêng. Hãy nhận biết và điều chỉnh cách bạn truyền đạt thông tin để phù hợp với người nghe, từ đó tạo ra một cuộc trò chuyện hiệu quả hơn.
Phản hồi và đóng góp tích cực cho người nghe:Khi đưa ra phản hồi, hãy làm điều đó một cách xây dựng và khích lệ. Phản hồi tích cực giúp cải thiện mối quan hệ và khuyến khích sự cởi mở trong giao tiếp.
Khéo léo trong việc sử dụng công nghệ: Trong thời đại số, việc sử dụng email, tin nhắn, và các nền tảng trực tuyến khác là không thể tránh khỏi. Hãy chắc chắn rằng bạn sử dụng chúng một cách hiệu quả, tránh hiểu lầm và duy trì sự chuyên nghiệp.
Kiểm soát cảm xúc tốt: Trong mọi tình huống, hãy giữ bình tĩnh và kiểm soát cảm xúc của bạn. Điều này giúp bạn duy trì sự rõ ràng trong giao tiếp và tránh xung đột không cần thiết.
Thực hành và rèn luyện kỹ năng giao tiếp thường xuyên: Giao tiếp là một kỹ năng có thể được cải thiện qua thực hành. Hãy tìm cơ hội để thực hành các kỹ năng giao tiếp của bạn trong mọi tình huống, từ cuộc họp chính thức đến giao tiếp không chính thức.
Kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong công việc là một phần không thể thiếu cho sự thăng tiến trong sự nghiệp. Bằng cách áp dụng những nguyên tắc trên, bạn sẽ có thể giao tiếp một cách hiệu quả hơn, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và thúc đẩy sự nghiệp của mình. Hãy nhớ rằng, giao tiếp không chỉ là nói; nó còn bao gồm lắng nghe, quan sát và hiểu biết.
Đọc thêm: Kỹ năng giao tiếp với khách hàng và lợi ích trong kinh doanh
Phương pháp giao tiếp theo từng hình thức giao tiếp
Giao đối mặt trực tiếp
Sau đây là các lưu khi cho bạn khi giao tiếp đổi mặt trực tiếp:
- Biểu cảm khuôn mặt: Biểu hiện trên khuôn mặt có thể nói lên nhiều điều về suy nghĩ và cảm xúc của bạn hơn là lời nói.
- Ngôn ngữ cơ thể: 93% giao tiếp không phải bằng lời nói. Ngôn ngữ cơ thể giúp thông điệp của bạn không bị hiểu nhầm.
- Tránh lạc đề: Khi nói chuyện trực tiếp, hãy tập trung vào chủ đề chính để không bị lạc hướng bởi những câu chuyện phụ.
- Nhấn mạnh từ ngữ: Cách bạn nhấn mạnh từ ngữ có thể ảnh hưởng đến cách người khác hiểu bạn.
- Cử chỉ: Hành động và cử chỉ của bạn giúp người đối diện chú ý hơn đến lời bạn nói.
- Giao tiếp bằng mắt: Duy trì ánh mắt khi giao tiếp giúp thu hút và giữ sự chú ý của người khác.
Giao tiếp qua công nghệ
- Đa dạng phương tiện: Từ email đến ứng dụng nhắn tin, chúng ta có nhiều lựa chọn để giao tiếp.
- Hiểu giọng điệu: Giọng điệu trong tin nhắn có thể khó hiểu. 44% hiểu lầm thông điệp qua email, 27% qua tin nhắn ghi âm, và 0% qua trao đổi trực tiếp.
- Sử dụng chữ viết hoa: Chữ viết hoa có thể tạo ấn tượng mạnh mẽ hoặc hung hăng, trong khi viết thường có thể không chuyên nghiệp.
- Dấu câu: Dấu câu thay đổi giọng điệu của thông điệp. Dấu chấm than cuối câu tạo ấn tượng vui vẻ hoặc khẩn cấp.
- Chọn phương tiện phù hợp: Sử dụng ứng dụng nhắn tin cho thông tin ngắn và email cho thông tin chi tiết hơn.
Thể Hiện Kỹ Năng Qua CV
Một CV chuyên nghiệp không chỉ phản ánh kinh nghiệm và kỹ năng của bạn mà còn thể hiện cách bạn giao tiếp. Đảm bảo rằng CV của bạn rõ ràng, súc tích và không có lỗi ngữ pháp, từ đó phản ánh khả năng giao tiếp tốt của bạn.
Nhớ rằng, giao tiếp hiệu quả không chỉ là nói và viết mà còn là lắng nghe và quan sát. Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp bạn tránh hiểu lầm, xây dựng mối quan hệ tốt và thúc đẩy sự nghiệp của mình. Hãy áp dụng những lời khuyên trên để cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn trong mọi tình huống.
Giao tiếp công việc là cực kì cần thiết trong bất kì một công ty, tổ chức nào. Nhận biết được điều đó, OOC đã cho ra mắt cấu phần quản lý công việc và cộng tác sau một thời gian nghiên cứu, phân tích và chạy thử, nhận được phản hồi rất tích cực từ người dùng. Phần mềm quản lý công việc và cộng tác có các tính năng nổi bật sau :
- Phân quyền tương ứng với quan hệ cấp trên – cấp dưới trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
- Cho phép nhân viên tự đăng kí công việc hoặc cấp trên giao việc cho nhân viên.
- Cho phép phân quyền giao việc và theo dõi, duyệt hoàn thành công việc của nhân viên.
- Báo cáo thực hiện công việc của từng cá nhân cũng như báo cáo thực hiện công việc của nhân viên dưới quyền đối với nhà quản lý.
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng cả trên web và mobile app có đồng bộ với hệ thống chung của công ty.
Phần mềm quản lý công việc và cộng tác do OOC phát triển hứa hẹn sẽ mang đến một giải pháp giúp ích giao tiếp công việc đơn giản và hiệu quả hơn cho cộng đồng doanh nghiệp.
Để đăng ký trải nghiệm miễn phí Phần mềm quản lý quản lý công việc và cộng tác digiiTeamW, bấm vào đây
Để tham khảo thêm về Phần mềm quản lý công việc digiiTeamW, vui lòng liên hệ:
Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp digiiMS
digiiHRCore | digiiC&B | digiiCAT | digiiTeamW (KPI, OKR)
Hotline/Zalo: 0886595688
Email: ooc@ooc.vn
