Cost Estimation và Budgeting trong quản lý dự án là gì?

Last updated on 27 February, 2026

Để có một dự án thành công, việc tính toán chi phí và ngân sách đóng vai trò là một yếu tố quan trọng vì các dự án luôn tiềm ẩn các rủi ro và có thể dẫn đến các chi phí phát sinh bất ngờ. Do đó, Cost Estimation và Budgeting tồn tại để trả lời cho câu hỏi “Tổng chi phí là bao nhiêu và có nằm trong ngân sách không?”

Cost Estimation là gì?

Cost Estimation (Ước tính chi phí) là quy trình tính toán và dự báo các chi phí và nguồn lực cần thiết để hoàn thành một dự án. Đây là cơ sở để lập ngân sách, từ đó giúp ta đưa ra quyết định có nên triển khai dự án hay không, giúp người quản lý phân bổ nguồn lực hiệu quả và kiểm soát các chi phí có thể phát sinh về sau. 

Ví dụ: một doanh nghiệp muốn triển khai hệ thống quản lý nội bộ mới. Họ phải tính đến chi phí thuê chuyên gia tư vấn, chi phí phần mềm, chi phí đào tạo nhân viên và cả thời gian nhân sự dành cho dự án. Nếu ước tính thiếu một yếu tố, tổng chi phí thực tế sẽ cao hơn dự kiến.

Các loại chi phí phổ biến trong dự án

Để ước tính chính xác, cần hiểu chi phí trong dự án được cấu thành từ những gì.

Chi phí trực tiếp và gián tiếp

Chi phí trực tiếp là những khoản chi gắn trực tiếp với việc thực hiện dự án. Ví dụ như lương của nhân viên tham gia dự án, nguyên vật liệu, phần mềm chuyên dụng.

Chi phí gián tiếp là những khoản không trực tiếp tạo ra sản phẩm nhưng vẫn cần thiết, chẳng hạn như tiền điện nước, chi phí quản lý chung hoặc thuê văn phòng.

Nếu bỏ qua chi phí gián tiếp, dự án có thể bị “thiếu tiền” ngay cả khi mọi tính toán ban đầu tưởng như hợp lý.

Chi phí cố định và biến đổi

Chi phí cố định là khoản chi không thay đổi theo quy mô dự án trong một khoảng nhất định, ví dụ tiền thuê văn phòng hàng tháng.

Khối lượng công việc sẽ khiến chi phí biến đổi thay đổi theo. Nếu sản xuất nhiều hơn, chi phí nguyên vật liệu sẽ tăng theo.

Phân biệt rõ hai loại này giúp doanh nghiệp dự đoán tác động khi quy mô dự án thay đổi.

Các phương pháp ước tính chi phí

Không phải dự án nào cũng ước tính theo cùng một cách. Tùy mức độ rõ ràng của phạm vi và dữ liệu có sẵn, người quản lý sẽ chọn phương pháp phù hợp.

Analogous Estimate

Analogous Estimate là ước tính sơ bộ, thường được dùng ở giai đoạn đầu khi thông tin còn hạn chế. Đây là cách trả lời nhanh câu hỏi “khoảng bao nhiêu tiền?” để lãnh đạo ra quyết định ban đầu.

Ví dụ, khi mới có ý tưởng xây nhà xưởng, doanh nghiệp có thể ước tính sơ bộ dựa trên diện tích và giá thị trường. Tuy nhiên, mức sai số có thể khá lớn.

Definitive Estimate

Definitive Estimate là ước tính chi tiết, thực hiện khi phạm vi dự án đã rõ ràng. Lúc này, từng hạng mục công việc được phân tích cụ thể, giúp giảm sai số xuống mức thấp.

Phương pháp này thường được dùng trước khi phê duyệt ngân sách chính thức.

Parametric Estimation

Parametric Estimation dựa trên dữ liệu lịch sử và công thức tính toán. Ví dụ, nếu trước đây một dự án phần mềm tương tự tốn 200 triệu cho 1.000 giờ công, thì dự án mới 1.500 giờ có thể ước tính tương ứng.

Điều kiện để phương pháp này hiệu quả là phải có dữ liệu quá khứ đáng tin cậy.

Three-Point Estimate

Three-Point Estimate là phương pháp ước tính dựa trên ba kịch bản khác nhau thay vì một con số duy nhất. Ba giá trị bao gồm:

• Chi phí lạc quan (Optimistic – O): nếu mọi thứ diễn ra thuận lợi

• Chi phí bi quan (Pessimistic – P): nếu xảy ra nhiều rủi ro

• Chi phí khả thi nhất (Most Likely – M): kịch bản thực tế nhất

Thay vì đoán một con số duy nhất, phương pháp này tính trung bình có trọng số để ra kết quả hợp lý hơn.

Budgeting là gì? Các phương pháp lập ngân sách

Nếu Cost Estimation là dự đoán chi phí, thì Budgeting (lập ngân sách) là quá trình tổng hợp và phân bổ những chi phí đó thành ngân sách chính thức.

Ngân sách là cam kết tài chính của doanh nghiệp đối với dự án. Nó xác định rõ số tiền được chi và giới hạn tối đa cho từng giai đoạn.

Vai trò của Budgeting nằm ở chỗ nó giúp kiểm soát chi tiêu, đảm bảo dòng tiền ổn định và tránh tình trạng “vung tay quá trán”.

Có nhiều cách lập ngân sách, tùy theo văn hóa quản trị và mức độ chi tiết mong muốn.

Top-down Budgeting

Top-down Budgeting là phương pháp lãnh đạo đưa ra tổng ngân sách, sau đó các bộ phận phân bổ xuống từng hạng mục.

Cách này nhanh và phù hợp khi thời gian hạn chế, nhưng có thể thiếu chính xác nếu cấp dưới không tham gia tính toán.

Bottom-up Budgeting

Bottom-up Budgeting đi theo hướng ngược lại. Từng hạng mục công việc được tính chi phí trước, sau đó cộng lại thành tổng ngân sách.

Phương pháp này thường chính xác hơn nhưng tốn nhiều thời gian và công sức.

Activity-Based Budgeting

Activity-Based Budgeting tập trung vào từng hoạt động tạo ra giá trị. Thay vì phân bổ theo phòng ban, ngân sách được gắn trực tiếp với các hoạt động cụ thể.

Cách này giúp doanh nghiệp nhận ra hoạt động nào thực sự mang lại hiệu quả và cắt giảm những khoản chi không cần thiết.

Time-Phased Budgeting

Time-Phased Budgeting phân bổ ngân sách theo từng giai đoạn thời gian. Ví dụ, giai đoạn chuẩn bị chi ít hơn giai đoạn triển khai chính.

Phương pháp này giúp theo dõi dòng tiền và kiểm soát tiến độ tốt hơn.

Những điều cần lưu ý về Cost Estimation và Budgeting

Thứ nhất, luôn tính đến rủi ro. Không có dự án nào diễn ra đúng 100% kế hoạch. Doanh nghiệp nên có quỹ dự phòng cho những biến động bất ngờ.

Thứ hai, tránh lạc quan quá mức. Tâm lý “chắc sẽ ổn” là nguyên nhân khiến nhiều dự án vượt ngân sách.

Thứ ba, cần cập nhật dữ liệu thường xuyên. Giá cả thị trường thay đổi, nếu không điều chỉnh, ngân sách sẽ nhanh chóng lỗi thời.

Cuối cùng, ước tính và lập ngân sách không phải là công việc làm một lần rồi bỏ đó. Chúng cần được theo dõi và kiểm soát liên tục trong suốt vòng đời dự án.

Kết luận

Cost Estimation và Budgeting là hai trụ cột của quản lý chi phí trong dự án. Một bên giúp dự đoán nguồn lực tài chính cần thiết.
bên còn lại giúp kiểm soát và phân bổ nguồn lực hợp lý.

Một dự án không thành công chỉ nhờ đúng tiến độ, chất lượng tốt cũng chưa đủ mà kỷ luật tài chính mới là yếu tố quyết định.

Khi doanh nghiệp xây dựng quy trình ước tính chi phí rõ ràng, rủi ro sẽ giảm. Ngân sách được quản lý tốt giúp tăng khả năng thành công.