Công cụ OCR giúp các công ty hậu cần quản lý dữ liệu tốt hơn như thế nào?

Last updated on 30 January, 2025

Bạn có hàng đống hóa đơn, nhãn vận chuyển và hồ sơ hàng tồn kho chất đống mỗi ngày. Mỗi tài liệu cần phân loại, ghi chép và lưu trữ. Bạn có thể thực hiện nó mà không bị chậm trễ hoặc sai sót không? Sẽ giống như ngày xưa khi các nhà kho dựa vào nhật ký thủ công và một bản ghi thất lạc có thể khiến toàn bộ hệ thống rơi vào tình trạng hỗn loạn.

Rất may, bạn không phải thực hiện thủ công vì các công cụ OCR tự động hóa việc quản lý dữ liệu. Không còn việc nhập dữ liệu vô tận. Không còn bị thất lạc giấy tờ. OCR quét và trích xuất thông tin ngay lập tức, biến các tài liệu lộn xộn thành các bản ghi kỹ thuật số có tổ chức. 

Vì vậy, vâng. Các công ty hậu cần giờ đây có thể xử lý các lô hàng nhanh hơn, theo dõi việc giao hàng theo thời gian thực và duy trì hoạt động vận hành trơn tru mà không bị ngập trong thủ tục giấy tờ.

Hãy thảo luận về cách các công cụ OCR giúp các công ty logistic quản lý dữ liệu tốt hơn. 

Loại bỏ sự chậm trễ do nhập dữ liệu thủ công

Bạn biết việc nhập dữ liệu thủ công có thể chậm đến mức nào. Nhóm của bạn dành hàng giờ để xử lý hóa đơn, cập nhật chi tiết lô hàng và ghi lại hàng tồn kho. Mọi tài liệu đều cần có thời gian. Mọi sự chậm trễ đều cản trở việc giao hàng, thanh toán và hoạt động.

Công cụ OCR tăng tốc mọi thứ. Thay vì nhập thông tin theo cách thủ công, bạn có thể chuyển đổi mọi thông tin hình ảnh thành văn bản. Chỉ cần quét tài liệu của bạn và để OCR trích xuất dữ liệu ngay lập tức. Không phải chờ đợi, không tắc nghẽn, chỉ cần xử lý nhanh chóng và liền mạch.

Mỗi phút lãng phí khi nhập thủ công sẽ làm chậm toàn bộ hoạt động của bạn. OCR loại bỏ sự chậm trễ, giúp bạn xử lý dữ liệu ngay lập tức để các lô hàng được vận chuyển đúng thời hạn, thanh toán rõ ràng nhanh hơn và chuỗi cung ứng của bạn luôn hoạt động hiệu quả. Nếu tốc độ là vấn đề quan trọng trong doanh nghiệp của bạn thì OCR chính là con đường phía trước.

Giảm lỗi của con người trong xử lý tài liệu

Bạn biết rất dễ mắc lỗi khi nhập dữ liệu theo cách thủ công. Một chữ số sai trong hóa đơn, số theo dõi hoặc địa chỉ giao hàng có thể gây ra vấn đề lớn. Đơn đặt hàng được vận chuyển đến sai địa điểm, hóa đơn bị từ chối và hồ sơ hàng tồn kho trở nên không đáng tin cậy. Những lỗi nhỏ như vậy sẽ dẫn đến sự chậm trễ, mất doanh thu và khiến khách hàng không hài lòng.

OCR (Nhận dạng ký tự quang học) loại bỏ những rủi ro này. Thay vì dựa vào việc nhập thủ công, bạn quét tài liệu và công cụ OCR trích xuất dữ liệu chính xác ngay lập tức. Không cần gõ, không bị thất lạc số—chỉ có thông tin chính xác và đáng tin cậy.

Tăng tốc độ thực hiện đơn hàng và theo dõi giao hàng

Bạn biết rằng tốc độ là tất cả trong lĩnh vực hậu cần. Khi đơn hàng mất quá nhiều thời gian để xử lý, việc giao hàng bị trì hoãn và khách hàng mất niềm tin. Nhập dữ liệu thủ công làm mọi thứ chậm lại. Nhóm của bạn dành hàng giờ để nhập chi tiết đơn hàng, quét hóa đơn và cập nhật số theo dõi. Mỗi bước bổ sung sẽ bổ sung thêm thời gian cho quá trình thực hiện.

OCR loại bỏ sự chậm trễ không mong muốn như vậy. Nó quét các mẫu đơn đặt hàng, nhãn vận chuyển và hóa đơn, trích xuất dữ liệu ngay lập tức. Thay vì phải chờ cập nhật thủ công, hệ thống của bạn sẽ nhận được thông tin theo thời gian thực, giúp các lô hàng được vận chuyển không bị chậm trễ. Khách hàng không còn cần phải gọi cho bộ phận hỗ trợ để hỏi về lô hàng của mình nữa—họ có thể chỉ cần theo dõi gói hàng của bạn theo thời gian thực. Cập nhật nhanh hơn có nghĩa là hoạt động mượt mà hơn, ít độ trễ hơn và sự hài lòng của khách hàng tốt hơn.

Tăng cường độ chính xác trong quản lý hàng tồn kho

Giả sử kho của bạn nhận được lô hàng 10.000 chiếc. Bất kỳ nhân viên nào của bạn nhập mã sản phẩm và số lượng vào hệ thống theo cách thủ công, nhưng một lỗi đánh máy nhỏ sẽ khiến hàng tồn kho không khớp. Vài ngày sau, khi có đơn đặt hàng, hệ thống hiển thị còn hàng nhưng không có hàng. Lô hàng bị trì hoãn và khách hàng phàn nàn. 

OCR ngăn chặn điều này. Nó ngay lập tức quét mã vạch, nhãn và báo cáo tồn kho, cập nhật hàng tồn kho mà không cần nhập thủ công.

Thay vì dựa vào việc nhập dữ liệu tốn thời gian, bạn quét tài liệu và OCR trích xuất chi tiết trong vài giây. Mức tồn kho luôn chính xác, tình trạng tồn kho quá mức và thiếu hụt được giảm thiểu và các đơn đặt hàng được chuyển đi đúng thời hạn. Chuỗi cung ứng của bạn hoạt động trơn tru vì cập nhật hàng tồn kho theo thời gian thực sẽ ngăn ngừa lỗi trước khi chúng gây ra sự chậm trễ.

Cải thiện việc tuân thủ các tài liệu quy định

Giấy tờ quy định làm chậm hoạt động. Mỗi lô hàng đều yêu cầu biểu mẫu hải quan, chứng từ thuế và hồ sơ tuân thủ. Thông tin chi tiết bị thiếu hoặc không chính xác sẽ gây ra sự chậm trễ, phạt tiền hoặc các vấn đề pháp lý. Nhập dữ liệu thủ công làm tăng nguy cơ sai sót. Vì vậy, cuối cùng, việc thay đổi các quy định khiến quá trình này trở nên khó khăn hơn.

Nhưng các công cụ OCR tự động hóa việc tuân thủ. Bạn quét tài liệu, trích xuất OCR và sắp xếp dữ liệu ngay lập tức. Hồ sơ cần thiết luôn chính xác và có thể truy cập được. Không có hình thức nào bị thiếu. Không có lỗi thủ công. Không có sự chậm trễ tại hải quan. Lô hàng của bạn di chuyển nhanh hơn và doanh nghiệp của bạn luôn tuân thủ.

Giảm chi phí hành chính bằng cách giảm công việc thủ công

OCR (Nhận dạng ký tự quang học) không chỉ quản lý dữ liệu. Nó làm giảm chi phí hành chính bằng cách cắt giảm công việc thủ công. Nhóm của bạn không còn mất hàng giờ để nhập hóa đơn, xử lý hồ sơ vận chuyển hoặc sắp xếp giấy tờ. Ít công việc thủ công hơn có nghĩa là ít lỗi hơn, chi phí lao động thấp hơn và vận hành nhanh hơn.

Thay vì thuê thêm nhân viên để xử lý các thủ tục giấy tờ ngày càng tăng, bạn quét tài liệu và OCR trích xuất dữ liệu ngay lập tức. Doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả hơn, chi phí tiền lương ở mức thấp và nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị hơn. Việc quản lý dữ liệu trở nên dễ dàng và việc tiết kiệm chi phí diễn ra một cách tự nhiên.

Giúp phát hiện gian lận bằng cách xác minh tính xác thực của tài liệu

Gian lận trong logistics xảy ra thường xuyên hơn bạn nghĩ. Hóa đơn giả, chứng từ vận chuyển bị thay đổi và chữ ký giả mạo dẫn đến tổn thất tài chính. Việc kiểm tra thủ công mọi tài liệu tốn quá nhiều thời gian và có nhiều chỗ sai sót. Các hồ sơ đáng ngờ bị lọt qua, gây tổn thất tiền bạc cho doanh nghiệp của bạn.

Bạn có thể sử dụng các công cụ OCR để xác minh tính xác thực của tài liệu bằng cách quét và kiểm tra chéo các chi tiết ngay lập tức. Nó phát hiện thông tin không khớp, bản ghi trùng lặp và văn bản giả mạo. Hệ thống của bạn gắn cờ các tài liệu đáng ngờ trước khi chúng gây ra thiệt hại. Rủi ro gian lận giảm xuống và doanh nghiệp của bạn luôn được bảo vệ.

Lời cuối cùng

Các công cụ OCR được thiết kế để giúp quản lý dữ liệu tốt hơn và các công ty hậu cần có thể tận dụng chúng để hợp lý hóa hoạt động, cắt giảm chi phí và nâng cao hiệu quả. 

Nhưng bạn phải chọn một công cụ OCR đáng tin cậy, tập trung vào:

• Sự chính xác – có tỷ lệ nhận dạng cao, ngay cả đối với văn bản viết tay.
• Tốc độ – đảm bảo trích xuất dữ liệu nhanh chóng để theo kịp nhu cầu hậu cần.
• Tích hợp – hoạt động với các hệ thống hiện có của bạn.
• Bảo vệ – bảo vệ dữ liệu nhạy cảm bằng các tính năng mã hóa và tuân thủ.
• Khả năng mở rộng – phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn.

Xét cho cùng, giải pháp OCR phù hợp sẽ loại bỏ các tắc nghẽn và giúp hoạt động kinh doanh hậu cần của bạn dẫn đầu đối thủ.