Post Views: 2
Last updated on 4 June, 2025
Trong kỷ nguyên số hóa mạnh mẽ, công chứng điện tử đang nổi lên như một giải pháp đột phá, mang lại sự tiện lợi, hiệu quả và an toàn vượt trội so với phương thức công chứng truyền thống. Từ việc tiết kiệm thời gian, chi phí đến việc nâng cao tính minh bạch và bảo mật, công chứng điện tử không chỉ là một xu hướng mà còn là tương lai tất yếu của chuyển đổi số ngành pháp lý. Bài viết này sẽ đi sâu vào các khía cạnh của công chứng điện tử, từ khái niệm, lợi ích, quy trình đến những thách thức và triển vọng phát triển tại Việt Nam.
Công chứng điện tử là gì?
Công chứng điện tử (CCĐT), hiểu một cách đơn giản, là việc thực hiện các nghiệp vụ công chứng bằng phương tiện điện tử. Thay vì phải đến trực tiếp văn phòng công chứng, các bên tham gia có thể thực hiện giao dịch, ký kết văn bản và nhận kết quả công chứng thông qua mạng internet, với sự hỗ trợ của chữ ký số và các công nghệ bảo mật tiên tiến. Mục tiêu chính của CCĐT là số hóa toàn bộ hoặc một phần quy trình công chứng, từ khâu tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra, xác minh, ký chứng thực đến lưu trữ và trả kết quả.
Khái niệm công chứng điện tử không chỉ dừng lại ở việc số hóa các văn bản mà còn bao gồm việc tạo lập, quản lý và lưu trữ hồ sơ công chứng dưới dạng điện tử. Điều này đòi hỏi một hệ thống cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin vững chắc, các quy định pháp lý rõ ràng và sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan nhà nước, tổ chức hành nghề công chứng và người dân.
Lợi ích vượt trội của công chứng điện tử
Công chứng điện tử mang lại hàng loạt lợi ích đáng kể, tác động tích cực đến cả người dân, doanh nghiệp và các tổ chức hành nghề công chứng.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí:
- Người dân và doanh nghiệp không cần di chuyển đến văn phòng công chứng, đặc biệt hữu ích cho những người ở xa hoặc bận rộn.
- Giảm thiểu chi phí đi lại, in ấn và lưu trữ hồ sơ giấy.
- Quy trình nhanh chóng hơn nhờ việc tự động hóa các bước kiểm tra, xác minh thông tin.
- Giảm tải công việc hành chính cho công chứng viên, cho phép họ tập trung vào chuyên môn.
- Tăng cường tính minh bạch và an toàn:
- Hồ sơ CCĐT được lưu trữ trên hệ thống an toàn, khó bị làm giả, sửa đổi.
- Sử dụng chữ ký số đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của văn bản.
- Dễ dàng truy xuất thông tin, theo dõi trạng thái hồ sơ, hạn chế sai sót.
- Góp phần phòng ngừa, chống tham nhũng do quy trình được chuẩn hóa và số hóa.
- Nâng cao hiệu quả hoạt động:
- Tự động hóa nhiều tác vụ lặp đi lặp lại, giảm gánh nặng hành chính.
- Dễ dàng quản lý, tra cứu hồ sơ, tiết kiệm không gian lưu trữ.
- Thúc đẩy sự kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan, tổ chức liên quan.
- Nâng cao chất lượng dịch vụ công, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội.
- Thúc đẩy chuyển đổi số quốc gia:
- CCĐT là một phần quan trọng trong lộ trình xây dựng chính phủ điện tử và kinh tế số.
- Góp phần tạo lập môi trường pháp lý hiện đại, minh bạch, hấp dẫn đầu tư.
- Khuyến khích ứng dụng công nghệ thông tin trong mọi lĩnh vực đời sống.
Quy trình công chứng điện tử điển hình
Mặc dù quy trình cụ thể có thể khác nhau tùy theo quy định của từng quốc gia và hệ thống phần mềm, một quy trình CCĐT điển hình thường bao gồm các bước sau:
- Đăng ký và xác thực tài khoản:
- Người yêu cầu công chứng đăng ký tài khoản trên cổng dịch vụ CCĐT hoặc ứng dụng chuyên biệt.
- Thực hiện xác thực danh tính bằng các phương pháp như eKYC (định danh điện tử khách hàng), căn cước công dân gắn chip hoặc tài khoản định danh điện tử VNeID.
- Tải lên các tài liệu cần công chứng dưới dạng điện tử (file PDF, ảnh…).
- Điền các thông tin cần thiết vào biểu mẫu trực tuyến.
- Hệ thống có thể tự động kiểm tra sơ bộ tính hợp lệ của hồ sơ.
- Tiếp nhận và xử lý hồ sơ bởi công chứng viên:
- Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra thông tin, đối chiếu với cơ sở dữ liệu quốc gia (nếu có).
- Liên hệ với người yêu cầu công chứng qua video call hoặc các kênh liên lạc điện tử khác để xác minh, tư vấn.
- Trong một số trường hợp, có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ hoặc làm rõ thông tin.
- Ký kết điện tử và chứng thực:
- Các bên tham gia giao dịch và công chứng viên sử dụng chữ ký số để ký điện tử vào văn bản cần công chứng.
- Chữ ký số đảm bảo tính pháp lý và toàn vẹn của văn bản điện tử.
- Công chứng viên thực hiện nghiệp vụ chứng thực điện tử theo quy định pháp luật.
- Văn bản CCĐT được gửi về tài khoản của người yêu cầu công chứng.
- Hệ thống lưu trữ hồ sơ CCĐT an toàn, có khả năng tra cứu và sao lưu.
- Có thể cấp bản sao điện tử hoặc bản sao y chứng thực (nếu cần).
Thách thức và cơ hội phát triển công chứng điện tử tại Việt Nam
Việt Nam đã và đang nỗ lực đẩy mạnh chuyển đổi số trong nhiều lĩnh vực, và CCĐT cũng không nằm ngoài xu thế này. Tuy nhiên, để CCĐT thực sự phát triển và đi vào đời sống, vẫn còn nhiều thách thức cần vượt qua và cơ hội cần nắm bắt.
- Khung pháp lý: Mặc dù đã có một số quy định về giao dịch điện tử, chữ ký số, nhưng việc hoàn thiện khung pháp lý chuyên biệt cho CCĐT vẫn còn là một thách thức lớn. Cần có các quy định rõ ràng về giá trị pháp lý của văn bản công chứng điện tử, trách nhiệm của các bên, quy trình nghiệp vụ…
- Hạ tầng công nghệ: Để triển khai CCĐT trên diện rộng, cần đầu tư lớn vào hạ tầng công nghệ thông tin, bao gồm hệ thống máy chủ, phần mềm chuyên dụng, hệ thống bảo mật, đường truyền internet…
- An ninh mạng và bảo mật thông tin: Việc lưu trữ và xử lý dữ liệu nhạy cảm đòi hỏi các giải pháp an ninh mạng tối ưu để phòng tránh các cuộc tấn công mạng, đánh cắp thông tin, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hồ sơ công chứng.
- Tính tương thích và liên thông: Đảm bảo hệ thống CCĐT có thể kết nối, chia sẻ dữ liệu với các hệ thống khác như cơ sở dữ liệu dân cư, đất đai, đăng ký kinh doanh…
- Thói quen và nhận thức: Thay đổi thói quen từ công chứng truyền thống sang CCĐT cần thời gian và nỗ lực tuyên truyền, nâng cao nhận thức cho người dân và doanh nghiệp. Nhiều người vẫn còn tâm lý e ngại với các giao dịch trực tuyến.
- Đào tạo nguồn nhân lực: Công chứng viên và cán bộ công chứng cần được đào tạo về kỹ năng sử dụng công nghệ, quy trình nghiệp vụ điện tử, đảm bảo năng lực đáp ứng yêu cầu của công việc mới.
- Chính sách thúc đẩy chuyển đổi số: Chính phủ Việt Nam đang rất quyết tâm đẩy mạnh chuyển đổi số trên mọi lĩnh vực, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển CCĐT.
- Sự phát triển của công nghệ: Các công nghệ như chữ ký số, blockchain, trí tuệ nhân tạo (AI) có thể được ứng dụng để tăng cường tính bảo mật, minh bạch và hiệu quả của CCĐT.
- Nhu cầu của xã hội: Với sự phát triển của thương mại điện tử, giao dịch trực tuyến, nhu cầu về CCĐT ngày càng tăng cao, đặc biệt là trong các lĩnh vực như bất động sản, tài chính, doanh nghiệp.
- Kinh nghiệm quốc tế: Việt Nam có thể học hỏi kinh nghiệm từ các quốc gia đã triển khai thành công CCĐTđể xây dựng lộ trình phát triển phù hợp.
- Sự tham gia của các doanh nghiệp công nghệ: Sự tham gia của các doanh nghiệp công nghệ trong việc cung cấp giải pháp phần mềm, hạ tầng kỹ thuật sẽ đẩy nhanh quá trình triển khai CCĐT.
Triển vọng Phát triển Công chứng Điện tử trong tương lai
CCĐT không chỉ là một công cụ tiện ích mà còn là một phần không thể thiếu của hệ thống pháp luật số. Trong tương lai, CCĐT sẽ tiếp tục được hoàn thiện và mở rộng phạm vi ứng dụng.
- Hệ thống CCĐT liên thông: Hướng tới một hệ thống CCĐT quốc gia, có khả năng liên thông, chia sẻ dữ liệu với các cơ sở dữ liệu quốc gia khác như dân cư, đất đai, doanh nghiệp, giúp việc tra cứu, xác minh thông tin trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.
- Ứng dụng các công nghệ mới: Tích hợp sâu hơn trí tuệ nhân tạo (AI) để hỗ trợ công chứng viên trong việc kiểm tra, phân tích văn bản, phát hiện sai sót, rút ngắn thời gian xử lý. Ứng dụng blockchain để tăng cường tính bất biến và minh bạch của hồ sơ công chứng.
- Mở rộng phạm vi CCĐT: Không chỉ dừng lại ở các giao dịch dân sự thông thường, CCĐT có thể được mở rộng sang các lĩnh vực phức tạp hơn như công chứng hợp đồng tín dụng, công chứng di chúc, công chứng các giao dịch quốc tế.
- CCĐT xuyên biên giới: Với sự phát triển của kinh tế toàn cầu, nhu cầu CCĐT xuyên biên giới sẽ ngày càng tăng cao, đòi hỏi sự hợp tác quốc tế trong việc xây dựng các tiêu chuẩn chung.
- Nâng cao trải nghiệm người dùng: Phát triển các ứng dụng CCĐT thân thiện, dễ sử dụng trên nhiều nền tảng (máy tính, điện thoại di động), đảm bảo người dân và doanh nghiệp có thể dễ dàng tiếp cận và sử dụng dịch vụ.
CCĐT là một bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của ngành pháp lý, mang lại những lợi ích to lớn về thời gian, chi phí, minh bạch và hiệu quả. Mặc dù còn nhiều thách thức cần vượt qua, nhưng với sự quyết tâm của Chính phủ, sự phát triển của công nghệ và nhu cầu ngày càng cao của xã hội, CCĐT chắc chắn sẽ trở thành một phần không thể thiếu trong đời sống pháp lý tại Việt Nam, góp phần xây dựng một xã hội số hiện đại, minh bạch và hiệu quả. Việc đầu tư vào công nghệ, hoàn thiện khung pháp lý và nâng cao nhận thức sẽ là chìa khóa để hiện thực hóa tiềm năng to lớn của công chứng điện tử.
“Người dân có thể công chứng điện tử, trực tuyến từ ngày 1/7” – Trích VNExpress
Người dân có thể công chứng việc giao kết hợp đồng trực tuyến, tạo văn bản công chứng điện tử; Bộ Tư pháp sẽ đăng danh mục các giao dịch buộc công chứng lên cổng thông tin điện tử.
Đây là những nội dung mới của Luật Công chứng 2024, chính thức có hiệu lực từ 1/7 tới, thay thế Luật Công chứng 2014 sau 10 năm áp dụng.
Luật mới bổ sung 4 điều về công chứng điện tử. Theo đó, ngoài 4 nguyên tắc chung trong hành nghề công chứng, công chứng điện tử còn phải đảm bảo an ninh, an toàn, bảo vệ thông điệp dữ liệu và bảo mật thông tin.
Chỉ công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng đủ yêu cầu mới được làm dịch vụ công chứng điện tử, như: phải có chữ ký số, có đầy đủ trang thiết bị kỹ thuật, có tài khoản công chứng điện tử…
>>Xem chi tiết: Điều kiện cung cấp dịch vụ công chứng điện tử
Tùy nhu cầu các bên tham gia giao dịch, việc công chứng điện tử có thể thực hiện trực tiếp hoặc trực tuyến. Khi công chứng điện tử trực tiếp, người yêu cầu công chứng vẫn giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên, áp dụng với tất cả giao dịch dân sự.
Công chứng điện tử trực tuyến được thực hiện khi các bên không có mặt tại cùng một địa điểm và giao kết giao dịch thông qua phương tiện trực tuyến, trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên. Việc này áp dụng cho các giao dịch dân sự, trừ di chúc và giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác, theo Nghị định 104/2025 hướng dẫn thi hành Luật Công chứng 2024.
Dù thực hiện trực tiếp hay trực tuyến, giao dịch sau đó vẫn được công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận bằng chữ ký số để tạo ra văn bản công chứng điện tử.
Văn bản điện tử này có hiệu lực giá trị như văn bản công chứng giấy và có giá trị như bản gốc.
>> Xem chi tiết: Hiệu lực và giá trị pháp lý của văn bản công chứng
