Cơ cấu tổ chức phẳng là gì? Lợi ích, hạn chế và cách triển khai

Last updated on 31 March, 2025

Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, việc tối ưu hóa mô hình quản lý đóng vai trò quan trọng trong nâng cao hiệu suất hoạt động và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức phẳng là một trong những mô hình quản trị được nhiều tổ chức áp dụng nhằm giảm bớt các cấp trung gian, tăng cường sự linh hoạt và nâng cao tính chủ động của nhân viên. Mô hình này không chỉ giúp cải thiện tốc độ ra quyết định mà còn thúc đẩy sự sáng tạo và giao tiếp trực tiếp trong tổ chức.

Tuy nhiên, việc triển khai cơ cấu tổ chức phẳng đòi hỏi doanh nghiệp phải có chiến lược rõ ràng để đảm bảo hiệu quả hoạt động và duy trì sự ổn định nội bộ. Do đó, nghiên cứu sâu về đặc điểm, lợi ích và thách thức của mô hình này sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định phù hợp với mục tiêu phát triển dài hạn.

Cơ cấu tổ chức phẳng là gì?

Một công ty có cơ cấu tổ chức phẳng (Flat Organizational Structure) có nghĩa là có rất ít hoặc không có cấp bậc phân cấp giữa nhân viên và lãnh đạo. Điều này đồng nghĩa với việc tất cả nhân viên thường có quyền hạn như nhau.

Các công ty khởi nghiệp (startups) và doanh nghiệp nhỏ thường áp dụng cơ cấu tổ chức phẳng. Tại sao? Bởi vì họ có quy mô đội ngũ nhỏ hơn và thường không cần hệ thống phân cấp để quản lý.

Việc không có nhiều tầng lớp trung gian giữa CEO và nhân viên cấp thấp giúp mọi người trong tổ chức có trách nhiệm hơn. Đồng thời, cơ cấu tổ chức này cũng đảm bảo rằng nhân viên có quyền ra quyết định và có thể tiếp cận trực tiếp với lãnh đạo.

Thậm chí, một số công ty lớn cũng coi trọng sự đổi mới và khuyến khích tất cả nhân viên tham gia vào quá trình ra quyết định. Những công ty tiêu biểu có thể kể đến như Google và HubSpot!

Đặc điểm của cơ cấu tổ chức phẳng

Dưới đây là một số đặc điểm của cơ cấu tổ chức phẳng:

Đặc điểm của cơ cấu tổ chức phẳng

• Ít tầng quản lý hơn: Trong mô hình này, có ít cấp bậc hơn giữa lãnh đạo cấp cao và nhân viên tuyến đầu, giúp giảm sự quan liêu trong tổ chức.
• Linh hoạt và dễ thích nghi hơn: Các tổ chức phẳng thường có khả năng thích ứng nhanh hơn với sự thay đổi của thị trường hoặc môi trường kinh doanh do không có quá nhiều cấp quản lý cản trở quá trình ra quyết định.
• Môi trường làm việc thân thiện, ít coi trọng hình thức: Cấu trúc tổ chức phẳng giúp tạo ra một môi trường làm việc cởi mở và thoải mái hơn. Nhân viên có thể dễ dàng tiếp cận lãnh đạo cấp cao, và các chức danh chính thức cũng ít được nhấn mạnh, tạo ra không khí làm việc ít cứng nhắc hơn.
• Sử dụng phong cách lãnh đạo huấn luyện: Các nhà lãnh đạo trong tổ chức cơ cấu phẳng thường đóng vai trò là người hướng dẫn, hỗ trợ nhân viên phát triển thay vì lãnh đạo theo phong cách chuyên quyền. Điều này phù hợp với việc trao quyền cho nhân viên và khuyến khích họ tham gia vào quá trình ra quyết định.

Lợi ích của việc áp dụng cơ cấu tổ chức phẳng

Cơ cấu tổ chức phẳng không phù hợp với mọi doanh nghiệp, nhưng dưới đây là 5 lợi ích chính mà bạn nên cân nhắc:

Ra quyết định nhanh hơn

Nếu sự nhanh nhạy và tốc độ là yếu tố quan trọng đối với doanh nghiệp, một tổ chức phẳng có thể giúp bạn thành công nhanh hơn. Các công ty có cơ cấu phẳng thường linh hoạt và dễ thích nghi hơn so với những công ty có hệ thống phân cấp truyền thống, vì nhân viên có nhiều quyền tự chủ hơn trong việc đưa ra quyết định và hành động. Với ít tầng quản lý hơn, quyết định có thể được đưa ra nhanh chóng, giúp doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi trên thị trường hoặc sự cạnh tranh.

“Nhiều tầng quản lý sẽ tạo ra nhiều thủ tục hành chính hơn, và điều đó làm chậm tổ chức” bà Gloria St. Martin-Lowry, Chủ tịch công ty phát triển tổ chức HPWP Group, đưa ra nhận định. “Các tổ chức phẳng có thể dự đoán và phản ứng nhanh chóng với những thay đổi của thị trường, giúp họ luôn dẫn đầu trong một thế giới cạnh tranh khốc liệt.”

Thúc đẩy sự đổi mới sáng tạo

Cơ cấu tổ chức phẳng khuyến khích nhân viên chấp nhận rủi ro và liên tục đưa ra ý tưởng mới. Mức độ tự chủ cao hơn và sự khuyến khích đổi mới có thể dẫn đến khả năng sáng tạo mạnh mẽ hơn.

“Trao quyền tự do thử nghiệm cho nhân viên là một chiến lược hợp lý, vì họ có thể khai thác sự sáng tạo của mình để khám phá các phương pháp mới và có thể đưa ra các giải pháp độc đáo,” ông Sean Smith, CEO và cựu Trưởng phòng Nhân sự tại Alpas Wellness, chia sẻ.

Điều này đặc biệt có lợi cho các doanh nghiệp muốn dẫn đầu trong việc tìm ra các giải pháp kinh doanh sáng tạo và giành lấy thị phần. Một công ty có thể nhanh chóng cải thiện sản phẩm hoặc dịch vụ của mình sẽ mang lại lợi ích lớn hơn cho khách hàng.

Cải thiện giao tiếp trong tổ chức

Trong một tổ chức có cơ cấu phẳng, sự giao tiếp giữa nhân viên và lãnh đạo cấp cao trở nên trực tiếp và cởi mở hơn. Thay vì phải truyền đạt thông tin qua nhiều cấp quản lý, nhân viên có thể tiếp cận trực tiếp những người có thẩm quyền. Điều này giúp việc giao tiếp và hợp tác trong toàn bộ tổ chức trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Tăng mức độ gắn kết của nhân viên

Việc áp dụng cơ cấu tổ chức phẳng có thể nâng cao sự gắn kết của nhân viên. Khi có nhiều trách nhiệm và quyền tự chủ hơn, nhân viên trong các tổ chức phẳng thường có động lực làm việc cao hơn và cảm thấy mình có mức độ đóng góp đáng kể cho công ty.

“Trong một tổ chức phẳng, nhân viên không chỉ là những con số trong hệ thống phân cấp, điều này giúp họ cảm thấy được trân trọng và tôn trọng hơn,” ông Smith cho biết. “Khi nhân viên có quyền kiểm soát quy trình làm việc của mình, họ sẽ hạnh phúc hơn và gắn bó hơn với công việc.”

Giảm chi phí quản lý

Cơ cấu tổ chức phẳng thường giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí quản lý, vì có ít tầng lớp lãnh đạo hơn và ít thủ tục hành chính hơn. Theo FreshBooks, tiền lương nhân viên có thể chiếm từ 40% đến 80% tổng doanh thu, vì vậy việc giảm bớt các vị trí quản lý có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí vận hành.

Hạn chế của cơ cấu tổ chức phẳng

Mặc dù cơ cấu tổ chức phẳng mang lại nhiều lợi ích, nhưng bạn cũng nên cân nhắc những hạn chế trước khi quyết định loại bỏ các cấp quản lý.

Gây nhầm lẫn về vai trò và trách nhiệm

Việc có ít cấp quản lý có thể dẫn đến sự thiếu rõ ràng về trách nhiệm công việc. Điều này gây ra nhầm lẫn, giảm hiệu quả làm việc và thậm chí tạo ra xung đột quyền lực giữa nhân viên.

Để giảm thiểu rủi ro này, hãy cung cấp bản mô tả công việc rõ ràng cho từng thành viên trong nhóm, giúp mọi người hiểu rõ nhiệm vụ của mình. Ông Smith cũng đề xuất thiết lập các nguyên tắc ra quyết định để hạn chế sự mơ hồ.

“Một cách đơn giản để tránh gây nhầm lẫn là xây dựng một khung làm việc rõ ràng và thiết lập các hướng dẫn ra quyết định cho từng thành viên”, ông nói. “Cách tiếp cận này không phải là kiểm soát vi mô (micromanagement), mà là đảm bảo rằng mọi người biết cách họ có thể đóng góp vào mục tiêu chung, tránh sự chồng chéo và kém hiệu quả.”

Giảm trách nhiệm của nhân viên

Cơ cấu phẳng có thể khiến nhân viên không rõ ai chịu trách nhiệm cho công việc nào, dẫn đến tình trạng đùn đẩy trách nhiệm và thiếu tinh thần chủ động trong công việc. Để tránh điều này, doanh nghiệp cần xác định rõ vai trò của từng người và đảm bảo họ chịu trách nhiệm về nhiệm vụ được giao.

Ông Smith nhấn mạnh: “Lãnh đạo nên tạo ra một môi trường nơi nhân viên cảm thấy có quyền ra quyết định dựa trên trách nhiệm của mình. Làm việc đơn lẻ không phải lúc nào cũng tốt, thay vào đó, các nhóm nên được đào tạo về kỹ năng tự quản lý, giải quyết xung đột và ra quyết định chung để phát triển tốt hơn trong một tổ chức có cơ cấu phẳng.”

Hạn chế cơ hội thăng tiến trong tổ chức

Do có ít cấp quản lý trung gian, cơ hội để nhân viên thăng tiến trong công ty có thể bị hạn chế. Điều này có thể dẫn đến sự không hài lòng và tỷ lệ nghỉ việc cao hơn. Theo nghiên cứu của McKinsey, 41% nhân viên rời bỏ công việc vì tổ chức không có cơ hội phát triển sự nghiệp hoặc thăng tiến. Đây là một con số đáng lo ngại!

“Chúng ta thường nghĩ rằng phát triển sự nghiệp là leo lên nấc thang quản lý, nhưng chúng ta cần thay đổi cách nhìn – tăng phạm vi công việc, đào tạo,…” bà St. Martin-Lowry chia sẻ. “Nếu không giải quyết vấn đề này, nhân viên có thể không thấy cơ hội phát triển và mất động lực.”

Để giữ chân nhân tài và tránh tình trạng nghỉ việc hàng loạt, hãy thiết lập lộ trình phát triển rõ ràng cho từng nhân viên. Hãy nhớ rằng phát triển nghề nghiệp không chỉ là thăng chức, mà còn có thể thông qua đào tạo, cơ hội cố vấn, tăng quyền tự chủ, mở rộng trách nhiệm và nâng cao kỹ năng.

Khiến cấp quản lý dễ bị quá tải hoặc kiệt sức

Vì có ít cấp lãnh đạo hơn, những người đảm nhận vai trò quản lý trong tổ chức phẳng sẽ phải gánh vác nhiều nhiệm vụ hơn. Nếu khối lượng công việc quá lớn, họ có thể nhanh chóng bị kiệt sức. Để tránh tình trạng này, hãy đảm bảo rằng tổ chức có đủ nhân sự để không dồn quá nhiều trách nhiệm lên một cá nhân.

Bà St. Martin-Lowry đề xuất rằng các nhà lãnh đạo trong tổ chức phẳng nên thay đổi cách tiếp cận công việc của họ để thành công. “Các nhà lãnh đạo trong một tổ chức có cơ cấu phẳng cần xem vai trò của mình như một người điều phối thay vì chỉ đơn thuần là người ra lệnh,” bà nói.

Cách triển khai cơ cấu tổ chức phẳng

Nếu doanh nghiệp bạn đang cân nhắc chuyển sang cơ cấu tổ chức phẳng, dưới đây là một số gợi ý giúp bạn thực hiện hiệu quả:

Cách triển khai cơ cấu tổ chức phẳng

Xác định rõ kỳ vọng và vai trò

Một khảo sát gần đây cho thấy 40% người được hỏi cho rằng sự không rõ ràng về vai trò và trách nhiệm là nguyên nhân gây ra sự kém hiệu quả trong công việc. Điều này đặc biệt quan trọng trong cơ cấu phẳng, nơi nhân viên có nhiều quyền tự chủ hơn nhưng cũng dễ rơi vào tình trạng thiếu định hướng.

Để khắc phục điều này, hãy thiết lập kỳ vọng rõ ràng và xác định vai trò cụ thể cho từng nhân viên, đảm bảo họ hiểu rõ công việc của mình và cách nó đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức. Đồng thời, cung cấp các chương trình đào tạo và hướng dẫn cần thiết để nhân viên cảm thấy tự tin và được hỗ trợ trong quá trình làm việc.

Tạo cơ hội phát triển cho nhân viên

Theo một khảo sát của Pew Research Center, 63% người lao động rời bỏ công việc vì thiếu cơ hội thăng tiến. Đây là một thách thức lớn đối với các tổ chức phẳng, nơi số lượng cấp quản lý ít hơn, dẫn đến ít cơ hội thăng tiến hơn.

Để giữ chân nhân tài, doanh nghiệp cần thiết lập các cơ hội phát triển sự nghiệp phù hợp với mô hình tổ chức phẳng, chẳng hạn như đào tạo kỹ năng mới, mở rộng phạm vi công việc hoặc trao quyền quản lý dự án.

Cung cấp đầy đủ nguồn lực cho nhân viên

Trong cơ cấu phẳng, nhân viên được trao quyền tự chủ và phải đưa ra quyết định quan trọng một cách độc lập. Vì vậy, họ cần có đầy đủ công cụ và tài nguyên để làm việc hiệu quả. Doanh nghiệp nên thiết lập các chính sách, quy trình và hướng dẫn rõ ràng, giúp nhân viên hiểu được những gì tổ chức mong đợi từ họ và cách làm việc một cách chủ động.

Đảm bảo sự đồng thuận và cam kết từ lãnh đạo

Việc chuyển đổi sang cơ cấu tổ chức phẳng có thể thay đổi chức danh và trách nhiệm của lãnh đạo cấp cao, vì vậy, điều quan trọng là đảm bảo họ đồng ý và cam kết thực hiện mô hình này. Lãnh đạo cũng cần tin tưởng nhân viên, cho phép họ làm việc độc lập mà không cần giám sát chặt chẽ, giúp thúc đẩy tinh thần tự chủ và sáng tạo trong tổ chức.

Phân biệt cơ cấu tổ chức phẳng và phân cấp

Cơ cấu tổ chức phẳng và phân cấp là hai mô hình phổ biến trong quản lý doanh nghiệp, mỗi mô hình có cách vận hành và ảnh hưởng khác nhau đến văn hóa làm việc, khả năng ra quyết định và hiệu suất của tổ chức.

• Cơ cấu tổ chức phẳng: Có ít hoặc không có cấp quản lý trung gian giữa lãnh đạo và nhân viên. Nhân viên có thể dễ dàng tiếp cận trực tiếp với ban lãnh đạo cấp cao (C-suite).
• Cơ cấu tổ chức phân cấp: Có dạng kim tự tháp, với chuỗi mệnh lệnh theo chiều dọc. CEO đứng đầu tổ chức, bên dưới là nhiều tầng quản lý trung gian, mỗi cấp giám sát cấp dưới của mình.

Dưới đây là bảng so sánh ngắn gọn giữa hai loại cơ cấu tổ chức này:

Các loại cơ cấu tổ chức khác ngoài cơ cấu phẳng

Ngoài cơ cấu tổ chức phẳng, còn có 6 loại cơ cấu tổ chức khác:

• Cơ cấu ma trận (Matrix structure):
  • Nhân viên báo cáo cho nhiều cấp lãnh đạo cùng lúc.
  • Khuyến khích giao tiếp nhóm mở và làm việc xuyên chức năng giữa các bộ phận.
• Cơ cấu mạng lưới (Network structure):
  • Tạo điều kiện hợp tác bằng cách thiết lập các nhóm nhỏ, đa ngành.
  • Không dựa trên cấu trúc phân cấp truyền thống, giúp tổ chức hoạt động linh hoạt hơn.
• Cơ cấu theo nhóm (Team structure):
  • Nhân viên được tổ chức thành các nhóm linh động như Scrum hoặc Tiger teams.
  • Tập trung vào giải quyết vấn đề và hợp tác, đồng thời trao quyền tự chủ cao hơn cho nhân viên.
• Cơ cấu phân quyền (Hierarchical structure):
  • Có hình dạng kim tự tháp, với chuỗi mệnh lệnh theo chiều dọc.
  • CEO đứng đầu, dưới đó là nhiều cấp quản lý, mỗi cấp giám sát nhân viên cấp dưới của mình.
• Cơ cấu theo chức năng (Functional structure):
  • Tương tự cơ cấu phân cấp, nhưng nhân viên được phân loại theo kỹ năng và chức năng trong công ty.
  • Mỗi phòng ban (ví dụ: Marketing, Tài chính, Nhân sự) hoạt động độc lập dưới sự quản lý riêng.
• Cơ cấu theo bộ phận (Divisional structure):
  • Các phân khu trong công ty hoạt động độc lập, tự quản lý nguồn lực và ra quyết định.
  • Mỗi phân khu có thể có bộ phận Marketing, Bán hàng, IT riêng, dựa trên sản phẩm, khu vực địa lý hoặc cả hai.

Kết luận

Cơ cấu tổ chức phẳng mang lại nhiều lợi ích như tăng tốc độ ra quyết định, thúc đẩy sự sáng tạo, cải thiện giao tiếp nội bộ và giảm chi phí vận hành. Mô hình này đặc biệt phù hợp với các công ty khởi nghiệp, doanh nghiệp sáng tạo hoặc tổ chức nhỏ, nơi sự linh hoạt và tinh thần tự chủ của nhân viên được đề cao.

Tuy nhiên, cơ cấu phẳng cũng có những hạn chế, chẳng hạn như thiếu rõ ràng về vai trò, giảm trách nhiệm cá nhân, hạn chế cơ hội thăng tiến và có thể gây quá tải cho lãnh đạo. Do đó, để triển khai hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định rõ vai trò, thiết lập quy trình ra quyết định minh bạch và tạo cơ hội phát triển cho nhân viên.

Tóm lại, không có mô hình nào phù hợp với mọi tổ chức. Việc lựa chọn cơ cấu tổ chức cần dựa trên mục tiêu kinh doanh, quy mô doanh nghiệp và văn hóa công ty để đảm bảo sự phát triển bền vững.

Dịch vụ tư vấn Tái cơ cấu của OCD

OCD cung cấp dịch vụ Tư vấn Tái cơ cấu (Tư vấn Tái cấu trúc) lĩnh vực kinh doanh, mô hình quản lý và cơ cấu tổ chức theo chiến lược kinh doanh cho các doanh nghiệp. Dịch vụ tư vấn cấu trúc giúp doanh nghiệp có bộ máy tổ chức gọn nhẹ và phù hợp với định hướng chiến lược, từ đó tạo hiệu quả cao trong việc theo đuổi các mục tiêu chiến lược cũng như tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Dịch vụ Tư vấn Tái cấu trúc bao gồm:

• Đánh giá cơ cấu tổ chức theo chuỗi giá trị và chiến lược kinh doanh
• Tái cấu trúc tổ chức và điều chỉnh hệ thống chức danh
• Tái cấu trúc quy trình kinh doanh

Doanh nghiệp có nhu cầu Thiết kế/Thiết kế lại Cơ cấu Tổ chức, Chức năng, Nhiệm vụ, vui lòng tham khảo Dịch vụ Tư vấn Tái cơ cấu Doanh nghiệp của OCD, hoặc Hotline: 0886595688

——————————-