Cơ cấu chi phí là gì? Các loại cơ cấu chi phí phổ biến

Last updated on 26 February, 2025

Nhiều doanh nghiệp nhỏ không hiểu rõ cơ cấu chi phí của mình và vai trò quan trọng của nó đối với lợi nhuận. Họ thường phân bổ nguồn lực cho các phòng ban và dự án mà không thực sự hiểu rõ các yếu tố làm gia tăng chi phí. Kết quả là, doanh nghiệp có thể chi tiêu quá mức ở một số lĩnh vực trong khi lại thiếu đầu tư vào những lĩnh vực có tiềm năng phát triển khác.

Việc phân tích cơ cấu chi phí một cách kỹ lưỡng sẽ giúp chủ doanh nghiệp hiểu rõ nguồn gốc chi phí và đưa ra quyết định phân bổ ngân sách hợp lý hơn.

Cơ cấu chi phí là gì?

Khái niệm cơ cấu chi phí

Cơ cấu chi phí (Cost Structure) là một khung được cấu trúc rõ ràng nhằm phân loại và sắp xếp tất cả các khoản chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là một chiến lược quản lý tài chính phổ biến. Nó ghi chép và phân nhóm mọi khoản chi tiêu cần thiết để duy trì hoạt động, cung cấp sản phẩm dịch vụ và tạo ra doanh thu.

Alexander Osterwalder và Yves Pigneur đã đưa ra một định nghĩa ngắn gọn, dễ hiểu về cơ cấu chi phí trong cuốn sách Business Model Generation: “Cơ cấu chi phí mô tả những khoản chi quan trọng nhất phát sinh khi vận hành theo một mô hình kinh doanh cụ thể.”

Cấu trúc chi phí thường bao gồm chi phí cố định và chi phí biến đổi. Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp còn phân chia thành hai loại là chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.

Mỗi doanh nghiệp có cơ cấu chi phí khác nhau, tùy vào loại hình kinh doanh (bán lẻ, dịch vụ, sản xuất,…) và đối tượng chi phí (sản phẩm, dịch vụ, dự án, khách hàng). Thậm chí, trong cùng một công ty, các bộ phận, đơn vị kinh doanh hay dòng sản phẩm khác nhau cũng có thể có cách phân bổ chi phí riêng do sự khác biệt về hoạt động.

Tại sao việc hiểu rõ cơ cấu chi phí lại có ích cho doanh nghiệp?

Nắm rõ cơ cấu chi phí không chỉ giúp theo dõi các khoản chi tiêu mà còn cung cấp góc nhìn chiến lược để đưa ra quyết định kinh doanh thông minh. Khi biết tiền được sử dụng vào mục đích gì, bạn có thể tìm ra cách tối ưu chi phí so với đối thủ, đồng thời đưa ra chiến lược giá và phân bổ nguồn lực hợp lý.

Sự hiểu biết này ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng định giá cạnh tranh mà vẫn đảm bảo lợi nhuận bền vững. Nó giúp trả lời những câu hỏi quan trọng như: “Chúng ta có đủ khả năng tuyển thêm nhân viên không?” hay “Có nên đầu tư vào thiết bị mới không?”. Nếu không nắm rõ những điều này, doanh nghiệp sẽ vận hành một cách thiếu định hướng.

Một cấu trúc chi phí được xây dựng bài bản sẽ giúp doanh nghiệp thấy rõ cách các khoản chi phí tác động lẫn nhau và ảnh hưởng đến lợi nhuận.

Các loại cơ cấu chi phí phổ biến

Chi phí cố định và chi phí biến đổi

Đầu tiên, hầu hết các doanh nghiệp đều có cơ cấu chi phí bao gồm: chi phí cố định và chi phí biến đổi.

Chi phí cố định (Fixed Cost)

Chi phí cố định là những khoản chi phát sinh thường xuyên và ít biến động theo thời gian. Một số ví dụ điển hình bao gồm:

• Chi phí chung: tiền thuê mặt bằng, lãi vay, thuế tài sản
• Khấu hao tài sản cố định

Một trường hợp đặc biệt là chi phí nhân công trực tiếp. Dù tiền lương có thể thay đổi theo số giờ làm việc, nhưng trong một số trường hợp, nó vẫn khá ổn định và có thể được xem là chi phí cố định. Tuy nhiên, nếu nhân công được trả lương theo giờ, chi phí này thường được xếp vào nhóm chi phí biến đổi trong cơ cấu chi phí.

Chi phí thuê mặt bằng là một loại chi phí cố định

Chi phí biến đổi (Variable Cost)

Loại chi phí này thay đổi theo sản lượng sản xuất. Ví dụ:

• Sản xuất hàng hóa: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, lương nhân công trực tiếp, hoa hồng bán hàng
• Dịch vụ: tiền lương, thưởng, chi phí di chuyển
• Dự án: lương nhân công và các chi phí dự án tùy thuộc vào số giờ làm việc

Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp

Một cơ cấu chi phí được sử dụng rộng rãi trong kế toán và quản lý tài chính doanh nghiệp là chi phí trực tiếp và gián tiếp.

Chi phí trực tiếp (Direct Cost)

Chi phí trực tiếp gắn liền với việc tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ. Ví dụ:

• Nguyên vật liệu trực tiếp
• Nhân công trực tiếp

Hầu hết chi phí trực tiếp là biến đổi, vì khi sản xuất nhiều hơn, các chi phí này sẽ tăng lên. Tuy nhiên, tiền lương nhân công có thể là cố định nếu nhân viên hưởng lương theo tháng, hoặc biến đổi nếu được trả theo giờ.

Chi phí gián tiếp (Indirect Cost)

Chi phí gián tiếp không liên quan trực tiếp đến một sản phẩm, bộ phận hay hoạt động cụ thể nhưng vẫn cần thiết cho doanh nghiệp hoạt động. Ví dụ:

• Chi phí chung: chi phí marketing, bảo vệ, quản lý, hành chính

Chi phí gián tiếp có thể là cố định (như lương của giám sát dự án) hoặc biến đổi (như tiền điện trong nhà máy tăng khi sản xuất nhiều hơn).

Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa chi phí cố định, biến đổi, trực tiếp và gián tiếp đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát tài chính, lập kế hoạch ngân sách và đưa ra các quyết định chiến lược của doanh nghiệp. Hiểu rõ bản chất của từng loại trong cơ cấu chi phí giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu lãng phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Cách phân tích cơ cấu chi phí

Phân tích chi phí cố định và chi phí biến đổi của doanh nghiệp là bước quan trọng để xác định các chiến lược cắt giảm chi phí hiệu quả. Trong quá trình phân tích này, hai khái niệm quan trọng cần được xem xét là Lợi thế kinh tế theo phạm vi (Economies of Scope) và Lợi thế kinh tế theo quy mô (Economies of Scale). Cả hai đều cung cấp góc nhìn hữu ích về cách giảm chi phí một cách hiệu quả.

Lợi thế kinh tế theo phạm vi (Economies of Scope)

Lợi thế kinh tế theo phạm vi tập trung vào việc giảm chi phí trung bình khi doanh nghiệp sản xuất nhiều loại sản phẩm hoặc cung cấp nhiều dịch vụ khác nhau thay vì chỉ tập trung sản xuất từng loại riêng lẻ.

Doanh nghiệp có thể tận dụng lợi thế này bằng cách đa dạng hóa sản phẩm/dịch vụ một cách hiệu quả, đồng thời khai thác tối đa các nguồn lực cố định. Bằng cách hợp nhất một số hoạt động, doanh nghiệp có thể giảm sự trùng lặp trong khai thác tài nguyên và tối ưu hóa quy trình vận hành, từ đó tiết kiệm chi phí.

Ví dụ về chuỗi cửa hàng cà phê mở rộng sang bán bánh ngọt:

• Một thương hiệu cà phê nổi tiếng như Starbucks không chỉ bán cà phê mà còn cung cấp bánh ngọt, sandwich và các loại nước giải khát khác. Việc này giúp họ tận dụng cùng một hệ thống cửa hàng, nhân viên, nguyên liệu và chuỗi cung ứng để tăng doanh thu mà không làm tăng chi phí cố định đáng kể.

Lợi thế kinh tế theo quy mô (Economies of Scale)

Lợi thế kinh tế theo quy mô tập trung vào việc giảm chi phí trung bình trên mỗi đơn vị sản phẩm khi doanh nghiệp mở rộng sản xuất. Khi sản lượng tăng, chi phí cố định được phân bổ trên nhiều đơn vị hơn, dẫn đến chi phí sản xuất thấp hơn. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có quyền đàm phán tốt hơn với nhà cung cấp và cải thiện hiệu suất sản xuất.

Ví dụ: McDonald’s mua nguyên liệu (thịt bò, khoai tây, bánh mì) với số lượng khổng lồ cho các nhà hàng của họ trên toàn thế giới. Việc mua số lượng lớn giúp giảm giá thành nguyên liệu, đồng thời tiêu chuẩn hóa quy trình chế biến giúp tối ưu chi phí sản xuất.

Nhờ lợi thế kinh tế theo quy mô, công ty có thể giảm chi phí sản xuất và tăng biên lợi nhuận trên mỗi sản phẩm. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cẩn trọng khi mở rộng sản xuất, vì nếu không có đủ nhu cầu trên thị trường, sản phẩm dư thừa có thể dẫn đến thua lỗ nặng nề. Đây chính là lý do tại sao việc phân tích điểm hòa vốn (Break-even Analysis) rất quan trọng trong phân tích cơ cấu chi phí.

Phân tích điểm hòa vốn (Break-even Analysis)

Phân tích điểm hòa vốn giúp xác định mức doanh thu tối thiểu cần đạt để doanh nghiệp không bị lỗ. Để tính điểm hòa vốn, ta cần biết biên lợi nhuận đóng góp trên mỗi đơn vị sản phẩm (giá bán trừ đi chi phí biến đổi trên mỗi đơn vị) và tổng chi phí cố định.

Công thức tính điểm hòa vốn theo đơn vị sản phẩm:

Điểm hòa vốn = Tổng chi phí cố định / Biên lợi nhuận trên mỗi đơn vị sản phẩm

Ví dụ: Một công ty A chuyên sản xuất điện thoại có thông tin sau:

• Giá bán mỗi điện thoại: 7.990.000 VND
• Chi phí biến đổi trên mỗi điện thoại: 2.990.000 VND
• Tổng chi phí cố định: 800.000.000 VND

Khi đó, biên lợi nhuận đóng góp trên mỗi đơn vị bằng:

Biên lợi nhuận trên mỗi đơn vị sản phẩm = 7.990.000 – 2.990.000 = 5.000.000 VND

Do vậy, điểm hòa vốn (số lượng điện thoại cần bán để không lỗ) sẽ là:

Điểm hòa vốn = 800.000.000 / 5.000.000 = 160 (chiếc)

Kết luận: Công ty cần bán ít nhất 160 chiếc điện thoại, tương đương với tổng doanh thu 1.278.400.000 VND, để đạt điểm hòa vốn.

Cơ cấu chi phí trong mô hình kinh doanh: Ảnh hưởng theo ngành

Ví dụ về doanh nghiệp sản xuất (Định hướng sản phẩm)

Trong cơ cấu chi phí, các công ty sản xuất có tỷ trọng chi phí cố định cao, gồm thuê nhà xưởng, máy móc. Khi kinh tế suy thoái và doanh thu giảm, họ gặp khó khăn vì không thể cắt giảm một lúc nhiều loại chi phí.

Nhà sản xuất có đòn bẩy hoạt động cao không có nhiều khả năng linh hoạt trong việc cắt giảm chi phí để giảm thiểu tổn thất.

• Khi sản lượng tăng → Chi phí cố định không đổi, lợi nhuận cao hơn.
• Khi sản lượng giảm → Chi phí cố định vẫn giữ nguyên, lợi nhuận thu hẹp nhanh chóng.

Do đó, doanh nghiệp sản xuất dễ bị ảnh hưởng bởi biến động kinh tế và thường phải vay vốn để duy trì hoạt động khi gặp khó khăn.

Ví dụ về công ty tư vấn (Định hướng dịch vụ)

Ngược lại, doanh nghiệp dịch vụ như tư vấn chủ yếu có tỷ trọng chi phí biến đổi cao trong cơ cấu chi phí, chủ yếu là lương nhân sự. Khi kinh tế suy thoái, họ có thể cắt giảm nhân sự hoặc đóng cửa văn phòng và làm việc từ xa, giúp giảm chi phí nhanh chóng.

• Khi sản lượng (số lượng dự án, hợp đồng) tăng → Chi phí biến đổi tăng theo doanh thu.
• Khi sản lượng giảm → Chi phí giảm tương ứng, bảo vệ lợi nhuận.

Nhờ đó, công ty tư vấn linh hoạt hơn trong việc kiểm soát chi phí và ít gặp rủi ro tài chính hơn so với doanh nghiệp sản xuất.

Tóm lại:

• Doanh nghiệp sản xuất có tiềm năng lợi nhuận cao nhưng rủi ro lớn, cần nhiều nguồn vốn dự phòng khi kinh tế suy giảm.
• Doanh nghiệp dịch vụ có biên lợi nhuận ổn định hơn nhờ khả năng linh hoạt trong kiểm soát chi phí.

Các chiến lược tối ưu hóa cơ cấu chi phí

Tối ưu hóa cơ cấu chi phí là một trong những ưu tiên quan trọng của doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả tài chính, cải thiện lợi nhuận và duy trì tính cạnh tranh trên thị trường. Dưới đây là các chiến lược tối ưu hóa chi phí phổ biến mà doanh nghiệp có thể áp dụng:

Loại bỏ các chi phí không cần thiết

• Xác định và cắt giảm các khoản chi không mang lại giá trị cho doanh nghiệp.
• Đánh giá lại quy trình làm việc để phát hiện các công đoạn dư thừa, không hiệu quả.
• Ngừng các sản phẩm/dịch vụ hoặc hoạt động không còn phù hợp với chiến lược kinh doanh.

Ví dụ:

• Cắt giảm các chi phí giấy tờ in ấn không cần thiết bằng cách chuyển sang hệ thống điện tử.
• Ngừng các chiến dịch marketing không hiệu quả để tập trung vào các kênh mang lại ROI cao hơn.

Tự động hóa quy trình

• Ứng dụng công nghệ để thay thế các công việc lặp đi lặp lại, giảm chi phí nhân sự.
• Sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp (ERP, CRM) để tối ưu vận hành.
• Triển khai Robotic Process Automation (RPA) để xử lý các tác vụ có quy tắc rõ ràng.

Ví dụ:

• Sử dụng chatbot để hỗ trợ khách hàng thay vì thuê nhiều nhân viên tổng đài.
• Ứng dụng phần mềm kế toán để giảm công việc nhập liệu thủ công.

Tận dụng và tối ưu hóa nguồn nhân lực

• Xây dựng mô hình nhân sự linh hoạt: kết hợp nhân viên toàn thời gian, bán thời gian và freelancer.
• Tái đào tạo nhân viên để tăng hiệu suất và giảm chi phí tuyển dụng mới.
• Ứng dụng các công cụ quản lý công việc để nâng cao hiệu suất.

Ví dụ:

• Thuê freelancer hoặc đối tác bên ngoài để thực hiện các công việc không thường xuyên như thiết kế, lập trình.
• Áp dụng phương pháp làm việc từ xa để giảm chi phí văn phòng.

Cải thiện quản lý chuỗi cung ứng

• Đánh giá lại các nhà cung cấp và tìm kiếm đối tác có giá cả và chất lượng tốt hơn.
• Mua số lượng lớn để nhận được giá ưu đãi.
• Áp dụng mô hình Just-in-time (JIT) để giảm chi phí tồn kho.

Đàm phán lại hợp đồng và chi phí cố định

• Thương lượng lại hợp đồng thuê văn phòng, nhà cung cấp dịch vụ, phần mềm, vận chuyển,…
• Chuyển đổi một số chi phí cố định thành chi phí biến đổi để linh hoạt hơn khi thị trường thay đổi.
• Đánh giá lại các dịch vụ đăng ký (subscription) không cần thiết để cắt giảm.

Ví dụ:

• Đàm phán lại hợp đồng thuê văn phòng để có mức giá tốt hơn.
• Chuyển từ mô hình thuê server riêng sang sử dụng dịch vụ cloud computing theo nhu cầu.

Các yếu tố cần cân nhắc khi lựa chọn cơ cấu chi phí

Giống như mọi khía cạnh khác trong doanh nghiệp của bạn, cơ cấu chi phí sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố đặc thù của doanh nghiệp. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng bạn cần xem xét khi quyết định cơ cấu chi phí phù hợp cho doanh nghiệp của mình.

Quy mô và giai đoạn phát triển của doanh nghiệp

• Các doanh nghiệp lớn thường có cơ cấu chi phí phức tạp hơn, với tỷ trọng chi phí cố định cao hơn do số lượng nhân công trực tiếp và chi phí vận hành lớn hơn.
• Trong khi đó, các doanh nghiệp nhỏ thường có cơ cấu chi phí đơn giản hơn, với tỷ trọng chi phí biến đổi cao hơn và chi phí cố định thấp hơn.

Ngoài ra, khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng, tỷ trọng chi phí cố định có thể tăng lên do đầu tư vào tài sản, công nghệ, hoặc nhân lực. Việc hiểu rõ sự thay đổi của doanh nghiệp theo thời gian sẽ giúp bạn điều chỉnh cấu trúc chi phí một cách hợp lý.

Loại sản phẩm hoặc dịch vụ cung cấp

• Nếu doanh nghiệp bán sản phẩm vật lý, cơ cấu chi phí sẽ bị ảnh hưởng bởi chi phí nhân công và nguyên vật liệu.
• Bạn cũng cần dự trù các biến động trong chi phí vận chuyển và phân phối sản phẩm đến khách hàng (đặc biệt trong thời kỳ gián đoạn chuỗi cung ứng như đại dịch COVID-19).
• Nếu doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, chi phí chủ yếu là lương nhân viên. Những chi phí này thường dễ dự đoán hơn, giúp doanh nghiệp lập kế hoạch tài chính ổn định hơn.

Nhu cầu thị trường và hành vi khách hàng

• Nhu cầu của khách hàng đối với sản phẩm/dịch vụ sẽ ảnh hưởng đến chiến lược chi phí của bạn.
• Doanh nghiệp cần cân đối giữa quy mô sản xuất lớn (để giảm chi phí đơn vị) và tránh dư thừa hàng tồn kho.
• Chiến lược giá linh hoạt có thể giúp điều chỉnh chi phí theo biến động nhu cầu:

• • Giảm giá, khuyến mãi trong mùa thấp điểm để kích cầu.
  • Tăng giá trong mùa cao điểm để tối đa hóa doanh thu.
  • Dựa vào xu hướng thị trường để tối ưu hóa chiến lược chi phí và tận dụng cơ hội kinh doanh.

Kết luận

Cơ cấu chi phí đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định tính bền vững và lợi nhuận của doanh nghiệp. Dựa trên tỷ trọng chi phí cố định và chi phí biến đổi, các doanh nghiệp cần lựa chọn mô hình phù hợp để tối ưu hóa hoạt động tài chính và cạnh tranh hiệu quả.

Tham khảo dịch vụ Tư vấn Tái cơ cấu của OCD

OCD cung cấp dịch vụ Tư vấn Tái cơ cấu (Tư vấn Tái cấu trúc) lĩnh vực kinh doanh, mô hình quản lý và cơ cấu tổ chức theo chiến lược kinh doanh cho các doanh nghiệp. Dịch vụ tư vấn cấu trúc giúp doanh nghiệp có bộ máy tổ chức gọn nhẹ và phù hợp với định hướng chiến lược, từ đó tạo hiệu quả cao trong việc theo đuổi các mục tiêu chiến lược cũng như tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Dịch vụ Tư vấn Tái cấu trúc bao gồm:

• Đánh giá cơ cấu tổ chức theo chuỗi giá trị và chiến lược kinh doanh
• Tái cấu trúc tổ chức và điều chỉnh hệ thống chức danh
• Tái cấu trúc quy trình kinh doanh

Tìm hiểu ngay tại:

Dịch vụ Tư vấn Tái cấu trúc

——————————-