Last updated on 24 May, 2024
Trong môi trường kinh doanh ngày nay, việc tối ưu hóa và chuẩn hoá quy trình là một phần không thể thiếu để đạt được hiệu quả và cạnh tranh. Chuẩn hoá quy trình không chỉ giúp tăng cường sự nhất quán và chất lượng trong hoạt động của tổ chức mà còn mang lại nhiều lợi ích to lớn. Bài viết này sẽ đưa ra cái nhìn tổng quan về lợi ích của việc chuẩn hoá quy trình, đi kèm với các ví dụ cụ thể và hướng dẫn chi tiết về các bước thực hiện.
Table of Contents
ToggleChuẩn hóa quy trình hay Process Standardization là quá trình chính thức hóa và tài liệu hóa tất cả các quy trình kinh doanh thống nhất và nhất quán trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Mục tiêu của việc chuẩn hóa này là tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và hiệu suất cao bằng cách đảm bảo các hoạt động và quy trình được thực hiện một cách đồng nhất và chất lượng. Những quy trình mới, được chuẩn hóa này, đôi khi được gọi là quy trình vận hành được Chuẩn hóa (SOP), loại bỏ những nội dung dư thừa, tăng cường các biện pháp kiểm soát chất lượng và giảm thiểu rủi ro.
Chuẩn hóa các quy trình hoạt động là nền tảng để xây dựng một tổ chức hiệu quả. Lợi ích của việc chuẩn hóa quy trình hiệu quả bao gồm:
Khi các hoạt động được làm theo tiêu chuẩn, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể yên tâm rằng các quy trình được thực hiện đồng nhất và mang lại kết quả có thể dự báo được và chất lượng cao. Vì SOP được xây dựng trên những phương pháp tốt nhất nên việc áp dụng chúng sẽ giúp nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ và thỏa mãn khách hàng hơn.
Ngoài ra, việc tối ưu hóa các quy trình giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho nhân viên. Điều này cho phép họ làm việc hiệu quả hơn trong thời gian ngắn hơn, góp phần tăng năng suất cho toàn tổ chức bằng cách cải thiện hiệu quả quy trình.
Khi các quy trình vận hành đơn giản và hợp lý, việc đào tạo nhân viên về SOP trở nên nhanh gọn và dễ dàng hơn. Việc loại bỏ những thừa thãi và không cần thiết trong hoạt động giúp giảm bớt khó khăn trong đào tạo, cho phép nhân viên hiểu rõ hơn về vai trò của họ mà không gặp phải rắc rối.
Việc thiết lập các SOP rõ ràng, hiệu quả giúp giám sát KPI và điểm chuẩn dễ dàng hơn, đồng thời cải thiện các quy trình khi cần thiết. Phân tích quy trình được hỗ trợ cũng là điều bắt buộc đối với các SOP cần tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn của ngành hoặc chính phủ.
Với các quy trình và phương pháp thủ tục được chuẩn hóa, minh bạch, các tổ chức có thể phân tích quy trình kinh doanh để xác định các vấn đềcòn vướng mắc và tối ưu hóa các quy trình này để tạo ra các quy trình kinh doanh tối ưu nhất, hiệu quả nhất.
(1) Các phòng ban làm việc không thống nhất, quá trình tiếp nhận xử lý công việc bị trì hoãn, dễ nhầm lẫn
(2) Mất nhiều thời gian và chi phí trong việc đào tạo nhân viên mới
(3) Doanh nghiệp đang trong giai đoạn phát triển
Việc chuẩn hóa lại quy trình là một việc không hề đơn giản vì mỗi hoạt động kinh doanh là một chuỗi các quy trình hoạt động phức tạp liên quan đến nhay. Cac nhà quản lý có thể thực hiện việc này theo các bước sau:
Các bước để chuẩn hóa quy trình
Bắt đầu bằng cách xác định các hoạt động cần được chuẩn hóa. Tùy thuộc vào quy mô của tổ chức, danh sách này có thể có nhiều quy trình. Bạn có thể sử dụng các công cụ ghi lại quy trình để ghi là tiến trình hiện tại và mời các chuyên gia tư vấn về lĩnh vực này cũng như nhân viên tham gia đóng góp vào quy trình để cung cấp cái nhìn chi tiết về các phần cần khắc phục.
Sau đó, tiến hành nghiên cứu và phân tích các thông tin tổng hợp được. Từ đó xác định được quy trình nào có nhiều thừa thãi và gây ra ùn tắc nhất. Điều này giúp bạn thiết lập KPI và điểm chuẩn để đo lường sự cải thiện sau này. Các chuẩn quy trình này bao gồm tiết kiệm chi phí, tỷ lệ lỗi hoặc sự hài lòng của khách hàng.
Tiếp theo, hãy bố trí và tối ưu các phiên bản để phát triển cải thiện các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP). Nếu có thể, hãy tìm ra các giải pháp thống nhất có thể áp dụng cho nhiều quy trình cùng một lúc.
Cuối cùng, đã đến lúc áp dụng các quy trình chuẩn hóa mới của bạn vào thực tế. Ban đầu hãy triển khai mọi thứ ở quy mô nhỏ để giám sát chặt chẽ KPI của bạn và xác thực tính hiệu quả của những thay đổi đang được triển khai.
SOP sẽ làm thay đổi cách nhân viên làm việc. Để họ không cảm thấy bối rối hay khó chịu, bạn cần cho họ biết trước những gì sẽ thay đổi và giải thích rõ tại sao chúng lại quan trọng chúng quan trọng. Bạn cũng cần cung cấp cho họ những khóa học hoặc chương trình để họ điều chỉnh các làm việc theo quy trình mới.
Sau khi các quy trình được chuẩn hóa được triển khai đầy đủ, chúng cần được xem xét thường xuyên để đảm bảo chúng vẫn tối ưu cho nhu cầu của tổ chức và cập nhập thêm những phương pháp tối ưu mới nhất. Khi doanh nghiệp phát triển và thay đổi, các SOP cần được sửa đổi cho phù hợp.
Bạn cũng cần hỗ trợ nhân viên của bạn để họ làm việc theo các quy trình này một cách hiệu quả và giải quyết những khó khăn và vấn đề khi gặp phải.
Đọc thêm: Tư vấn Chuẩn hoá quy trình và dữ liệu cho Nhà máy Z183
Việc tạo ra các giải pháp giống nhau cho các vấn đề giống nhau trong toàn tổ chức có thể giúp làm việc hiệu quả hơn nhưng cũng cần có chỗ cho sự linh hoạt và sáng tạo. Hãy nhớ điều này khi làm các thực hiện chuẩn hóa quy trình và để lại một khoảng trống nào đó để thích ứng với nhu cầu kinh doanh thay đổi hoặc các trường hợp đặc biệt.
Chuẩn hóa quy trình có thể mang lại lợi ích cho các tổ chức trong nhiều ngành khác nhau, hãy xem các ví dụ sau đây:
Khi làm sản phẩm, các công ty phải làm theo những quy tắc nhất định để đảm bảo sản phẩm của họ có chất lượng tốt và giống nhau. Như vậy, khách hàng sẽ hài lòng với sản phẩm và các cơ quan quản lý sẽ không phàn nàn. Khi làm sản phẩm, các công ty cũng phải tuân thủ những quy tắc an toàn để bảo vệ nhân viên khỏi những nguy hiểm có thể xảy ra tại nơi làm việc, giảm thiểu những vụ tai nạn và thương tích.
Nói ngắn gọn, khi làm sản phẩm, các công ty phải làm theo những quy tắc nhất định để thành công và cung cấp sản phẩm chất lượng cao đến khách hàng.
Trong thế giới bản lẻ, sự hài lòng của khách hàng đặc biệt quan trọng đối với sự thành công của tổ chức. Các quy trình được chuẩn hóa sẽ đảm báo tính nhất quán và tối ưu hóa trong trải nghiệm của khách hàng tốt nhất và ngăn ngừa những rủi ro xảy ra. Cũng như quan lý hàng tổn kho và chuỗi cung ứng để tránh gây thất thoát về chi phí. Ngoài ra, các công ty cũng cần phải giúp nhân viên làm quen và đào tạo nhân viên về quy cách lam việc, chính sách mới để quy trình phục vụ khách hàng diễn ra trơn chu.
Do vậy, chuẩn hóa quy trình giúp các nhà bán lẻ tạo ra trải nghiệm tốt cho cả khách hàng và nhân viên để giúp công ty duy trì cạnh tranh trong một ngành có tính cạnh tranh cao như bán lẻ.
Khi chăm sóc sức khỏe, các nhà cung cấp dịch vụ phải làm theo những quy cách nhất định để cung cấp dịch vụ tốt cho bệnh nhân, hoạt động hiệu quả và duy trì tuân thủ quy định. Trong ngành này, những quy trình chặt chẽ giúp tránh những sai lầm để bảo vệ bệnh nhân và cho phép các bác sĩ cung cấp dịch vụ chất lượng cao một cách đồng đều. Họ cũng có thể tiết kiệm chi phí chăm sóc sức khỏe bệnh nhân bằng cách giảm bớt lãng phí, tăng hiệu quả và đảm bảo thanh toán chính xác và hợp lý.
Ngành chăm sóc sức khỏe cuối cùng phụ thuộc vào những quy trình tiêu chuẩn hóa để mang lại kết quả tốt cho bệnh nhân và nâng cao hiệu quả của các dịch vụ chăm sóc sức khỏe.
Dưới đây là một số phương pháp hay nhất sẽ đảm bảo nỗ lực tiêu chuẩn hóa quy trình của bạn thành công.
Thay vì thay đổi toàn bộ quy trình cùng lúc, hãy bắt đầu với những quy trình đơn lẻ hoặc cần tối ưu hóa nhất. Khi triển khai quy trình tiêu chuẩn hóa trong toàn tổ chức, nên bắt đầu từ một lĩnh vực kinh doanh và áp dụng dần sang các bộ phận khác sau khi đã chứng minh hiệu quả.
Khuyến khích nhân viên đề xuất ý tưởng cải tiến quy trình. Đưa ra chính sách thưởng hấp dẫn cho những đóng góp tích cực vào thành công trong việc cải tiến quy trình.
OCD tự hào là công ty tư vấn uy tín hàng đầu trong lĩnh vực xây dựng quy trình chuẩn hóa cho doanh nghiệp. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và am hiểu sâu sắc về các nguyên tắc quản lý tiên tiến, OCD cam kết mang đến cho khách hàng những giải pháp tối ưu nhất, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường khả năng cạnh tranh.
Liên hệ với OCD ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và nhận giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.
——————————-
Công ty Tư vấn Quản lý OCD (OCD Management Consulting Co) là một trong những đơn vị tư vấn hàng đầu Việt Nam với tính chuyên nghiệp, thực tiễn và chất lượng cao.
Thông tin chính thức về OCD được cập nhật tại website: https://ocd.vn
Fanpage chính thức của OCD vui lòng truy cập: https://facebook.com/OCDConsulting
Liên hệ nhanh Hotline/Zalo: 0886595688 hoặc gửi email đến: ocd@ocd.vn
