Chi phí triển khai ERP on-premise: Doanh nghiệp cần chuẩn bị ngân sách bao nhiêu?

Last updated on 26 February, 2026

Khi doanh nghiệp quyết định đầu tư hệ thống ERP, một trong những câu hỏi quan trọng nhất là chi phí triển khai ERP on-premise bao gồm những khoản nào và tổng ngân sách cần chuẩn bị là bao nhiêu. Khác với mô hình SaaS trả phí theo tháng, ERP on-premise yêu cầu đầu tư hạ tầng và bản quyền ngay từ đầu. Tuy nhiên, nếu tính toán đúng, đây có thể là chiến lược tối ưu dài hạn cho doanh nghiệp sản xuất và quy mô lớn.

Bài viết này sẽ phân tích chi tiết từng cấu phần chi phí, cách tính tổng chi phí sở hữu (TCO), các yếu tố ảnh hưởng đến ngân sách và ví dụ thực tế để giúp doanh nghiệp có góc nhìn rõ ràng trước khi triển khai.

ERP on-premise là gì và vì sao chi phí khác biệt?

Enterprise Resource Planning (ERP) là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp giúp quản lý tài chính, sản xuất, tồn kho, mua hàng và nhiều quy trình cốt lõi khác.

Với mô hình on-premise, phần mềm được cài đặt trực tiếp trên máy chủ nội bộ của doanh nghiệp. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải đầu tư hạ tầng CNTT, đội ngũ vận hành và bảo trì hệ thống.

Chính vì vậy, chi phí triển khai ERP on-premise thường cao hơn trong giai đoạn đầu so với cloud, nhưng đổi lại là quyền kiểm soát dữ liệu và khả năng tùy biến sâu.

Các cấu phần chính trong chi phí triển khai ERP on-premise

Chi phí bản quyền phần mềm

Đây là khoản chi lớn đầu tiên. ERP on-premise thường tính phí theo số lượng người dùng hoặc theo module (tài chính, sản xuất, kho, nhân sự…).

Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất 200 nhân sự có thể cần 40–60 user ERP. Chi phí bản quyền sẽ phụ thuộc vào:

• Số lượng user đồng thời

• Số module sử dụng

• Mức độ tùy chỉnh

Tùy nhà cung cấp, chi phí bản quyền có thể chiếm 30–40% tổng ngân sách dự án.

Chi phí hạ tầng máy chủ

Vì triển khai nội bộ, doanh nghiệp cần đầu tư:

• Máy chủ vật lý hoặc hệ thống ảo hóa

• Thiết bị lưu trữ dữ liệu

• Hệ thống sao lưu và bảo mật

• Thiết bị mạng

Đối với nhà máy sản xuất quy mô vừa, chi phí hạ tầng có thể từ vài trăm triệu đến hơn một tỷ đồng tùy cấu hình và yêu cầu bảo mật.

Nếu doanh nghiệp đã có trung tâm dữ liệu sẵn, khoản chi này sẽ giảm đáng kể.

Chi phí triển khai và tư vấn

Đây là khoản chi mang tính quyết định thành công dự án. Bao gồm:

• Phân tích yêu cầu nghiệp vụ

• Thiết kế quy trình chuẩn hóa

• Cấu hình hệ thống

• Tùy chỉnh phần mềm

• Kiểm thử và nghiệm thu

Chi phí này phụ thuộc vào độ phức tạp quy trình sản xuất. Với doanh nghiệp có nhiều nhà máy hoặc chuỗi cung ứng phức tạp, chi phí triển khai có thể chiếm 30–50% tổng ngân sách.

Chi phí đào tạo và chuyển đổi dữ liệu

Một phần quan trọng trong chi phí triển khai ERP on-premise là đào tạo nhân sự và chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ.

Nếu doanh nghiệp có dữ liệu phân tán, thiếu chuẩn hóa, thời gian xử lý sẽ kéo dài và làm tăng chi phí.

Đào tạo không chỉ là hướng dẫn sử dụng phần mềm mà còn là thay đổi tư duy quản trị theo quy trình chuẩn.

Chi phí bảo trì và nâng cấp hàng năm

ERP on-premise không kết thúc sau khi go-live. Doanh nghiệp cần tính đến:

• Phí bảo trì phần mềm hàng năm

• Chi phí nâng cấp phiên bản

• Lương đội IT vận hành

• Chi phí bảo trì máy chủ

Thông thường, phí bảo trì phần mềm dao động 15–22% giá trị bản quyền mỗi năm.

Tổng chi phí sở hữu (TCO) trong 5–10 năm

Khi đánh giá chi phí triển khai ERP on-premise, doanh nghiệp nên tính tổng chi phí sở hữu thay vì chỉ nhìn vào chi phí năm đầu.

Ví dụ giả định:

Một nhà máy cơ khí 300 nhân sự triển khai ERP on-premise với ngân sách ban đầu 4 tỷ đồng. Phí bảo trì hàng năm khoảng 600 triệu đồng.

Trong 5 năm, tổng chi phí có thể khoảng 7–8 tỷ đồng.

Tuy nhiên, nếu ERP giúp:

• Giảm tồn kho 15–20%

• Tối ưu chi phí sản xuất 5–10%

• Rút ngắn thời gian lập báo cáo tài chính

Thì giá trị tiết kiệm có thể vượt xa chi phí đầu tư.

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí triển khai ERP on-premise

Chi phí không cố định mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố:

Quy mô doanh nghiệp càng lớn, số lượng user và module càng nhiều thì chi phí càng cao.

Độ phức tạp quy trình sản xuất ảnh hưởng trực tiếp đến mức tùy chỉnh hệ thống.

Mức độ tích hợp với các hệ thống khác như Manufacturing Execution System (MES) hoặc hệ thống quản lý kho tự động cũng làm tăng chi phí.

Ngoài ra, năng lực đội IT nội bộ cũng ảnh hưởng đến việc doanh nghiệp có cần thuê thêm dịch vụ bên ngoài hay không.

So sánh chi phí ERP on-premise và SaaS

Về ngắn hạn, SaaS có lợi thế chi phí đầu tư thấp vì không cần hạ tầng.

Tuy nhiên, với doanh nghiệp lớn có hàng trăm người dùng, chi phí thuê bao SaaS trong 5–10 năm có thể vượt chi phí triển khai ERP on-premise.

Ngoài ra, ERP on-premise giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát thời điểm nâng cấp và không phụ thuộc vào chính sách giá của nhà cung cấp.

Làm thế nào để tối ưu chi phí triển khai ERP on-premise?

Doanh nghiệp có thể tối ưu ngân sách bằng cách:

Chuẩn hóa quy trình nội bộ trước khi triển khai để giảm tùy chỉnh phức tạp.

Triển khai theo từng giai đoạn thay vì toàn bộ cùng lúc.

Đánh giá kỹ nhu cầu module để tránh mua dư thừa.

Lựa chọn đối tác có kinh nghiệm trong ngành để hạn chế rủi ro kéo dài dự án.

Có nên lo ngại chi phí cao?

Nhiều doanh nghiệp e ngại chi phí triển khai ERP on-premise cao, nhưng cần nhìn ở góc độ đầu tư chiến lược.

ERP không chỉ là phần mềm mà là nền tảng quản trị giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, tăng minh bạch và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Trong bối cảnh cạnh tranh toàn cầu, hệ thống quản trị rời rạc có thể gây thất thoát chi phí lớn hơn nhiều so với khoản đầu tư ERP.

Kết luận

Chi phí triển khai ERP on-premise bao gồm bản quyền phần mềm, hạ tầng máy chủ, tư vấn triển khai, đào tạo và bảo trì. Dù chi phí ban đầu cao hơn SaaS, nhưng với doanh nghiệp sản xuất và quy mô lớn, đây có thể là khoản đầu tư mang lại giá trị dài hạn.

Điều quan trọng không phải là chi phí thấp hay cao, mà là doanh nghiệp có lựa chọn mô hình phù hợp với chiến lược phát triển và tối ưu tổng chi phí sở hữu trong dài hạn hay không.