Cách lựa chọn Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) phù hợp

Last updated on 16 October, 2024

Việc lưu trữ tài liệu truyền thống trên giấy tờ tiềm ẩn nhiều rủi ro như: khó khăn trong việc tìm kiếm, thất lạc tài liệu, thiếu tính bảo mật và tốn kém chi phí lưu trữ. Do đó, cách lựa chọn Hệ thống quản lý tài liệu (EDMS) phù hợp là một quyết định quan trọng, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý, nâng cao hiệu quả hoạt động và gia tăng lợi thế cạnh tranh.

Hệ thống Quản lý Tài liệu Điện tử (EDMS) được ví như một “tủ hồ sơ kỹ thuật số” khổng lồ, giúp lưu trữ, sắp xếp và quản lý tất cả các tài liệu quan trọng của công ty một cách an toàn và hiệu quả. Thay vì sử dụng giấy tờ, EDMS lưu trữ tài liệu dưới dạng kỹ thuật số, cho phép truy cập và quản lý dễ dàng hơn bao giờ hết.

Hiện nay, có nhiều loại EDMS khác nhau, tương tự như các kiểu tủ hồ sơ đa dạng. Doanh nghiệp có thể lựa chọn xây dựng hệ thống riêng (tự thiết kế), sử dụng phần mềm cài đặt trên máy tính (dùng tại chỗ) hoặc lưu trữ trên nền tảng đám mây. Mỗi lựa chọn đều có ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với từng điều kiện và ngân sách cụ thể của doanh nghiệp.

Lựa chọn EDMS phù hợp là một quá trình đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng, dựa trên nhiều yếu tố như: nhu cầu quản lý tài liệu của doanh nghiệp, ngân sách, khả năng kỹ thuật và mục tiêu phát triển lâu dài. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những bí quyết hữu ích để lựa chọn Hệ thống quản lý tài liệu (EDMS) phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu, nâng cao hiệu quả hoạt động và gia tăng lợi nhuận.

Ai cần triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện từ (EDMS)

Nhiều tổ chức hiện nay đang phải đối mặt với tình trạng “loạn tài liệu”, dẫn đến lãng phí thời gian, năng lượng và tài nguyên quý giá. Khó khăn trong việc tìm kiếm và chia sẻ thông tin là một trong những rào cản lớn nhất ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của nhân viên.

Đối với các doanh nghiệp, “loạn tài liệu” có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng như:

• Mất cơ hội kinh doanh: Khó khăn trong việc tìm kiếm tài liệu kịp thời có thể khiến doanh nghiệp bỏ lỡ các cơ hội hợp tác, đầu tư hay ký kết hợp đồng quan trọng.
• Cản trở việc tuân thủ quy định: Việc quản lý tài liệu không hiệu quả có thể dẫn đến vi phạm các tiêu chuẩn chất lượng như ISO 9001 và ISO 13485, gây ảnh hưởng đến uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp.
• Nguy cơ rò rỉ dữ liệu: Hệ thống lưu trữ không an toàn có thể khiến dữ liệu nhạy cảm bị đánh cắp hoặc thất thoát, gây ra thiệt hại về tài chính và ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.

Mặc dù các công cụ lưu trữ kỹ thuật số đơn giản như Google Drive có thể giúp sắp xếp và chia sẻ tài liệu hiệu quả hơn, nhưng chúng không đáp ứng được đầy đủ nhu cầu quản lý tài liệu phức tạp của doanh nghiệp.

Tìm hiểu về: Quản lý tài liệu hiệu quả: Tại sao Google Drive chưa đủ đáp ứng?

Hệ thống Quản lý Tài liệu Điện tử (EDMS) ra đời như giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để vấn đề “loạn tài liệu” và mang lại nhiều lợi ích thiết thực như:

• Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng: EDMS cho phép tìm kiếm tài liệu dễ dàng và chính xác bằng nhiều tiêu chí, tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên.
• Quản lý tài liệu hiệu quả: Hệ thống giúp sắp xếp, phân loại và tổ chức tài liệu khoa học, logic, đảm bảo tính nhất quán và dễ dàng theo dõi.
• Cộng tác trơn tru: EDMS hỗ trợ cộng tác nhóm hiệu quả, cho phép nhiều người cùng truy cập, chỉnh sửa và thảo luận về tài liệu cùng lúc.
• Bảo mật tối ưu: EDMS áp dụng các biện pháp bảo mật tiên tiến để bảo vệ dữ liệu an toàn, giảm thiểu nguy cơ truy cập trái phép hoặc thất thoát thông tin.
• Tiết kiệm chi phí: Hệ thống giúp giảm chi phí vận hành, lưu trữ và xử lý tài liệu, đồng thời tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao năng suất chung của doanh nghiệp.

Với những lợi ích thiết thực như vậy, Hệ thống Quản lý Tài liệu Điện tử (EDMS) là giải pháp không thể thiếu cho bất kỳ doanh nghiệp nào mong muốn nâng cao hiệu quả hoạt động, tối ưu hóa quản lý dữ liệu và gia tăng lợi thế cạnh tranh trong thị trường đầy biến động hiện nay.

Cách lựa chọn Hệ thống quản lý tài liệu (EDMS) phù hợp

Khi lựa chọn Hệ thống Quản lý Tài liệu Điện tử (EDMS), nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp là yếu tố then chốt. Mức độ kiểm soát, khả năng cộng tác và tính linh hoạt là những tiêu chí quan trọng cần cân nhắc. Tuy nhiên, có hai tính năng cốt lõi mà bạn luôn cần ưu tiên:

Tuy nhiên, có hai tính năng chính của EDMS mà bạn luôn cần lưu ý:

Quy trình công việc dễ dàng cấu hình

• Hệ thống cho phép bạn thiết lập quy trình làm việc linh hoạt, phù hợp với nhu cầu riêng biệt của doanh nghiệp.
• Tính năng này giúp đơn giản hóa quy trình cộng tác, đảm bảo mọi thành viên trong nhóm, bất kể vị trí địa lý, đều làm việc trên phiên bản tài liệu chính xác nhất.
• Phần mềm quản lý tài liệu hiệu quả sẽ cung cấp quy trình phê duyệt và kiểm soát sửa đổi rõ ràng, giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc nhóm.

5 câu hỏi giúp bạn chọn được Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phù hợp

5 câu hỏi để lựa chọn hệ thống quản lý tài liệu

(1) Tự xây dựng hệ thống hay mua giải pháp sẵn có?

Đây là một trong những lựa chọn đầu tiên bạn cần cân nhắc. Một bên là mua giải pháp quản lý tài liệu điện tử (EDMS) chuyên dụng do bên thứ ba phát triển, một bên là tự xây dựng hệ thống (sử dụng các ứng dụng chia sẻ file như Google Drive, Dropbox hoặc Box).

Nên chọn lựa chọn nào?

Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố như:

• Nhu cầu quản lý tài liệu của doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần những tính năng và chức năng gì?
• Ngân sách: Doanh nghiệp có thể chi trả bao nhiêu cho việc triển khai và vận hành hệ thống?
• Khả năng kỹ thuật: Doanh nghiệp có nguồn lực nhân sự và kỹ thuật để tự xây dựng và bảo trì hệ thống hay không?
• Mục tiêu phát triển lâu dài: Doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng quy mô trong tương lai hay không?

Đối với các doanh nghiệp có nhu cầu quản lý tài liệu đơn giản, ngân sách hạn hẹp và không có nguồn lực kỹ thuật, việc sử dụng các nền tảng chia sẻ file như Google Drive có thể là lựa chọn phù hợp. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp có nhu cầu quản lý tài liệu phức tạp, yêu cầu bảo mật cao và có kế hoạch mở rộng quy mô, việc đầu tư vào Phần mềm quản lý tài liệu chuyên dụng là lựa chọn tối ưu hơn.

Lời khuyên

• Xác định rõ nhu cầu quản lý tài liệu của doanh nghiệp trước khi đưa ra quyết định.
• Nghiên cứu kỹ lưỡng các giải pháp EDMS khác nhau trên thị trường.
• Tham khảo ý kiến của các chuyên gia về Hệ thống Quản lý Tài liệu Điện tử.
• Tính toán chi phí đầu tư và vận hành hệ thống một cách cẩn thận.

Lựa chọn Hệ thống Quản lý Tài liệu Điện tử (EDMS) phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu, nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí và gia tăng lợi thế cạnh tranh.

(2) Lựa chọn giải pháp lưu trữ nội bộ hay trên đám mây cho Hệ thống Quản lý Tài liệu (EDMS)

Giải pháp quản lý tài liệu do bên thứ ba có thể cung cấp cho bạn các tính năng an toàn, cấu hình và phức tạp, giúp bạn loại bỏ những phức tạp về thiết kế và phát triển hệ thống. Nhưng bạn nên chọn giải pháp cài đặt tại chỗ (on-premise) hay giải pháp trên nền tảng đám mây (SaaS)?

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên lưu ý những yếu tố sau khi lựa chọn giải pháp lưu trữ:

• Tính năng bảo mật: Hệ thống có mã hóa dữ liệu khi truyền tải và lưu trữ?
• Trung tâm dữ liệu: Trung tâm dữ liệu có an toàn, dự phòng và sao lưu dữ liệu thường xuyên?
• Khả năng tùy chỉnh: Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh hệ thống theo nhu cầu cụ thể?
• Hỗ trợ khách hàng: Nhà cung cấp có cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp và nhanh chóng?

Bất kể chọn giải pháp nào, doanh nghiệp cần đảm bảo nhà cung cấp tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt của ISO 27001. Đây là tiêu chuẩn quốc tế đảm bảo nhà cung cấp có khả năng bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp ở mức độ cao nhất.

(3) Bạn cần Quản lý Tài liệu (DM) hay Kiểm soát Tài liệu (DC)?

Đây là một quyết định quan trọng khi lựa chọn Phần mềm quản lý tài liệu phù hợp cho doanh nghiệp. Việc xác định rõ nhu cầu về Quản lý Tài liệu (DM) hay Kiểm soát Tài liệu (DC) sẽ giúp bạn lựa chọn hệ thống với các tính năng đáp ứng đúng mục đích sử dụng.

Quản lý Tài liệu (DM)

• Tập trung vào sự dễ dàng và linh hoạt trong việc lưu trữ, tìm kiếm, cập nhật, theo dõi và chia sẻ tài liệu.
• Phù hợp cho các doanh nghiệp cần tiếp cận và sử dụng tài liệu nhanh chóng, thường xuyên thay đổi nội dung và cộng tác hiệu quả giữa các bộ phận.
• Ví dụ: Các công ty marketing, thiết kế, bán hàng,..

Kiểm soát Tài liệu (DC)

• Tập trung vào việc thiết lập phân cấp truy cập, bảo mật, khả năng kiểm tra, quản lý phiên bản, quy trình phê duyệt và cấp phát tài liệu.
• Phù hợp cho các doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ nội dung tài liệu, đảm bảo tính bảo mật và tuân thủ các quy định trong ngành.
• Ví dụ: Các công ty dược phẩm, hàng không vũ trụ, tài chính,..

Tuy nhiên cần lưu ý,  không phải mọi doanh nghiệp đều cần mức độ kiểm soát tài liệu cao nhất. Nhiều doanh nghiệp cần nhiều tính năng hơn những gì giải pháp cơ bản như Google Drive có thể hỗ trợ. Lựa chọn hệ thống phù hợp sẽ giúp tối ưu hóa hiệu quả quản lý tài liệu, nâng cao năng suất làm việc và giảm thiểu rủi ro.

(4) Hệ thống Quản lý Tài liệu (EDMS) của tôi có cần khả năng mở rộng không?

Khả năng mở rộng của Hệ thống Quản lý Tài liệu (EDMS) không chỉ đơn giản là tăng dung lượng lưu trữ hoặc hỗ trợ thêm người dùng với chi phí hợp lý. Nó còn bao hàm khả năng đáp ứng các yêu cầu xử lý tài liệu ngày càng phức tạp với các công cụ phù hợp tại thời điểm phù hợp cho sự phát triển của công ty bạn.

Ví dụ:

• Khi mới thành lập, doanh nghiệp chỉ cần một kho lưu trữ an toàn, dễ tìm kiếm và cho phép cộng tác để nhóm bắt đầu làm việc với các ý tưởng.
• Tuy nhiên, khi các ý tưởng đó phát triển thành kế hoạch kinh doanh thực tế, các cơ hội và thời hạn, doanh nghiệp có thể cần một Hệ thống Quản lý Tài liệu hoạt động như Hệ thống Quản lý Chất lượng.
• Hệ thống này có thể yêu cầu các công cụ kiểm soát tài liệu và “kiểm soát theo giai đoạn” phức tạp hơn, hoặc khả năng tạo “tài liệu kỹ thuật” có thể kiểm tra theo các thông số nghiêm ngặt.

Lựa chọn hệ thống EDMS có khả năng mở rộng

• Giúp doanh nghiệp tránh khỏi việc bị ràng buộc bởi các yêu cầu tài liệu dành cho tập đoàn lớn ngay từ đầu.
• Cung cấp cho doanh nghiệp khả năng nhanh chóng thực hiện một cách tiếp cận quản lý tài liệu chặt chẽ hơn khi cần thiết, ví dụ như khi hướng đến chứng nhận ISO hoặc tuân thủ các quy định.

(5) Chi phí có phải là mối quan tâm chính?

Chi phí là yếu tố quan trọng cần cân nhắc khi lựa chọn Hệ thống Quản lý Tài liệu (EDMS). Tuy nhiên, doanh nghiệp cần nhìn nhận chi phí một cách tổng thể và dài hạn, thay vì chỉ tập trung vào mức giá ban đầu.

Giải pháp giá rẻ

Ưu điểm: Chi phí ban đầu thấp, phù hợp với ngân sách hạn hẹp.

Nhược điểm:

• Hạn chế về tính năng: Khả năng kiểm soát tài liệu, tự động hóa quy trình và tích hợp với các hệ thống khác có thể bị hạn chế.
• Chi phí phát sinh: Khi nhu cầu sử dụng tăng cao (thêm người dùng, dung lượng lưu trữ), chi phí có thể tăng nhanh chóng.
• Khó khăn trong việc mở rộng: Việc nâng cấp lên phiên bản cao cấp hoặc tích hợp thêm tính năng có thể tốn kém và phức tạp.
• Rủi ro bảo mật: Các giải pháp giá rẻ thường có mức độ bảo mật thấp hơn, tiềm ẩn nguy cơ thất thoát dữ liệu.

Ví dụ: Dropbox và OneDrive là những giải pháp lưu trữ đám mây phổ biến nhưng có thể trở nên đắt đỏ khi cần thêm người dùng và dung lượng lưu trữ (phiên bản Enterprise). Doanh nghiệp cũng có thể phải chi thêm chi phí cho các giải pháp bổ sung để khắc phục hạn chế của các dịch vụ này, ví dụ như tạo chữ ký điện tử hoặc tích hợp với các hệ thống khác.

Giải pháp cao cấp

Ưu điểm:

• Tính năng đa dạng: Cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết cho việc quản lý tài liệu hiệu quả, bao gồm kiểm soát truy cập, tự động hóa quy trình, tích hợp hệ thống, v.v.
• Khả năng mở rộng: Dễ dàng nâng cấp và mở rộng hệ thống để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
• Mức độ bảo mật cao: Đảm bảo an toàn cho dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp.
• Hỗ trợ chuyên nghiệp: Nhà cung cấp cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp và tận tâm.

Nhược điểm:

• Chi phí cao: Chi phí ban đầu và chi phí duy trì hàng năm có thể cao hơn so với các giải pháp giá rẻ.
• Yêu cầu chuyên môn: Doanh nghiệp có thể cần đầu tư vào đào tạo nhân viên để sử dụng hệ thống hiệu quả.

Ví dụ: Một số phần mềm quản lý chất lượng cao cấp như M-Files, Documentum, eFileCabinet có thể có giá thành cao, lên đến hàng chục nghìn USD mỗi năm. Tuy nhiên, những giải pháp này cung cấp đầy đủ các tính năng và khả năng mở rộng cần thiết cho các doanh nghiệp lớn hoặc hoạt động trong các ngành đòi hỏi tuân thủ các tiêu chuẩn cao về quản lý tài liệu.

Kết luận

Nhiều tổ chức thường đưa ra quyết định về Hệ thống Quản lý Tài liệu Điện tử (EDMS) dựa trên giải pháp nào dễ dàng thực hiện nhanh chóng và rẻ tiền nhất. Tuy nhiên, về lâu dài họ mới nhận ra những hạn chế của lựa chọn đó. Mặt khác, một số tổ chức chọn giải pháp mạnh mẽ và nghiêm ngặt nhất (vì những lý do chính đáng) nhưng lại cảm thấy bị hạn chế bởi sự thiếu linh hoạt khi thực tế kinh doanh thay đổi.

Để đưa ra lựa chọn phù hợp, hãy lập danh sách các yêu cầu theo nguyên tắc MoSCoW (phải có (Must Have), nên có (Should Have), có thể có (Could Have), chưa cần có (Won’t Have Yet)). Điều này sẽ giúp bạn ưu tiên những gì quan trọng hiện tại và dự tính những gì sẽ trở nên quan trọng trong tương lai. Bên cạnh đó, việc tham gia các buổi demo và dùng thử các giải pháp EDMS tiềm năng cũng là bước khởi đầu hữu ích. Chúng có thể giúp bạn xác định chính xác những gì mình cần và giải pháp nào phù hợp với cách làm việc của bạn.

——————————-