Bảng Kanban là gì?

Last updated on 14 June, 2024

Bảng Kanban là một công cụ cung cấp hệ thống trực quan để các nhóm quản lý các nhiệm vụ, quy trình công việc và giao tiếp của dự án. Bảng Kanban có thể giúp hợp lý hóa các nhiệm vụ và tránh tình trạng quá tải. Vì người quản lý dự án khi đó có thể nhanh chóng biết vị trí từng bước trong quy trình.

Lịch sử của bảng Kanban

Trong tiếng Nhật, “kanban” có nghĩa là “dấu hiệu trực quan” hoặc “thẻ trực quan”. Khái niệm này được Toyota bắt nguồn từ những năm 1940. Mục đích của thiết kế là giúp nâng cao hiệu quả sản xuất và tạo ra một quy trình làm việc minh bạch.

Kể từ đó, bảng Kanban đã phát triển và hiện là công cụ hữu ích cho các nhóm thuộc mọi quy mô trong nhiều ngành khác nhau. Nhiều mô hình hiện tại sử dụng nền tảng bảng kỹ thuật số hoàn toàn được thiết kế để cộng tác nhanh chóng; trong khi những mô hình khác thích bảng trắng với các ghi chú viết tay.

Dù sử dụng phương pháp nào để tạo bảng Kanban, chúng đều chứa các thành phần chính giống nhau. Mỗi cái được thiết kế để cung cấp một quy trình làm việc trực quan giúp giữ cho dòng thời gian của dự án đi đúng hướng và tuân theo cùng một phương pháp cốt lõi.

6 Thực tiễn cốt lõi của Kanban

1. Trực quan hóa quy trình làm việc. Sử dụng các phần khác nhau của bảng để hiển thị công việc theo cách dễ hiểu.
2. Hạn chế công việc dở dang. Tạo thẻ cho các nhiệm vụ cho phép bạn xem thực tế lượng công việc bạn đang đảm nhận. Nó cũng đảm bảo bạn không thêm quá nhiều nhiệm vụ cùng một lúc.
3. Quản lý quy trình làm việc. Phân công nhiệm vụ cho các thành viên dựa trên khả năng sẵn có và chuyên môn của họ.
4. Thực hiện các chính sách rõ ràng. Thiết lập các hướng dẫn rõ ràng về cách thức hoàn thành công việc để tất cả các thành viên trong nhóm hiểu rõ về cách thức tiến hành công việc từ bước này sang bước tiếp theo.
5. Dành chỗ cho thông tin phản hồi. Luôn có khả năng ai đó có thể phát hiện ra một lỗ hổng hoặc đưa ra giải pháp mà một thành viên khác trong nhóm có thể không biết. Cung cấp thời gian cho các buổi chia sẻ kiến ​​thức và phản hồi.
6. Luôn tìm kiếm sự cải tiến. Các thành viên trong nhóm có thể xác định những điểm dư thừa trong quy trình hoặc có ý tưởng về cách cải thiện. Hãy lắng nghe họ và điều chỉnh để mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

Các bộ phận của bảng Kanban

Bảng Kanban đại diện cho một dự án tổng thể và thường chia nó thành ba phần chính:

• Cần thực hiện
• Đang thực hiện
• Đã hoàn thành

Các tính năng cốt lõi của bảng Kanban là:

• Thẻ hoặc ghi chú thể hiện trực quan các nhiệm vụ công việc
• Cột phân biệt các giai đoạn của dự án

Thẻ Kanban

Mỗi nhiệm vụ dự án nằm trên một thẻ. Thẻ đó chứa thông tin như mô tả nhiệm vụ, thời hạn và thành viên nhóm được chỉ định. Các thẻ có thể có màu sắc hoặc hình dạng khác nhau để giúp hình dung ai chịu trách nhiệm; hoặc để xác định chúng là một phần của tổng thể lớn hơn.

Cột Kanban

Các cột trên bảng Kanban chia nhỏ các giai đoạn quy trình làm việc khác nhau. Thẻ di chuyển qua các cột để cho biết vị trí của một nhiệm vụ trong quy trình.

Giới hạn công việc đang tiến hành

Việc giới hạn các nhiệm vụ trong cột “công việc đang tiến hành” cho phép các nhóm tập trung và làm việc hiệu quả hơn mà không bị phân tâm nhiều. Các đội chỉ tích cực làm việc trên các thẻ nằm trong cột này; phần còn lại hoặc đã hoàn thành hoặc đang chờ bắt đầu.

Minh họa Bảng Kanban

Bảng Kanban hoạt động như thế nào?

Bảng Kanban trực quan hóa từng bước của quy trình khi nó di chuyển qua quy trình làm việc. Mục tiêu cuối cùng là xác định (và tránh) bất kỳ tắc nghẽn tiềm ẩn nào để giữ cho dự án đi đúng hướng.

Bước 1: Cột

Bảng Kanban theo truyền thống có ba cột nhiệm vụ: việc cần làm, đang tiến hành và đã hoàn thành. Bạn có thể sử dụng các đề xuất này; hoặc tạo các tên cột khác để phù hợp hơn với dự án của mình. Các cột bổ sung có thể được thêm vào khi cần thiết và có thể bao gồm các mục tiêu như phát triển hoặc thử nghiệm.

Bước 2: Thẻ

Các thẻ tạo thành tất cả các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành một dự án. Mỗi thẻ nên chứa một mô tả nhiệm vụ và ngày đến hạn. Thẻ được thiết kế để thúc đẩy quy trình làm việc cân bằng. Vì vậy việc thêm chi tiết vào từng bước là một yếu tố quan trọng.

Bước 3: Gắn thẻ cho cột

Mỗi thẻ nhiệm vụ nên được giao cho một thành viên trong nhóm, cùng với bất kỳ tài liệu hoặc thông tin hỗ trợ nào. Sau đó, chúng sẽ được gắn cho cột đầu tiên; cho dù cột đó có tên là Việc cần làm hay tiêu đề khác.

Bước 4: Di chuyển thẻ qua quy trình làm việc

Để duy trì quy trình làm việc suôn sẻ của dự án, các thẻ nên được chuyển đến các cột thích hợp của chúng khi các nhiệm vụ được thực hiện hoặc hoàn thành. Điều này cho phép mọi thành viên trong nhóm biết chính xác vị trí của từng bước trong quy trình, cũng như theo dõi mọi tồn đọng hoặc tắc nghẽn tiềm ẩn.

Các loại bảng Kanban

Bảng Kanban ngày nay thường là nền tảng kỹ thuật số. Nó cho phép tất cả các thành viên trong nhóm xem trạng thái của từng yếu tố dự án một cách nhanh chóng và dễ dàng. Bảng kỹ thuật số cũng giúp cộng tác và thông báo dễ dàng hơn, đặc biệt khi các nhóm đang làm việc từ xa.

Một số tùy chọn phần mềm hàng đầu để quản lý dự án bao gồm Kanbanize , Kanban Tool và Trello .

Nhưng đối với các dự án và nhóm nhỏ hơn, việc triển khai phần mềm này có thể không cần thiết. Một bảng trắng lớn, một số bút đánh dấu và nhiều loại giấy ghi chú cũng có thể hoạt động hiệu quả, miễn là mọi người đều có quyền sử dụng.

Lợi ích của bảng Kanban

Linh hoạt

Việc sử dụng phương pháp bảng Kanban cho mọi dự án cho phép mỗi thành viên trong nhóm có được sự linh hoạt cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Bản chất trực quan của bảng cho phép mọi người thấy những việc và thời gian cần phải hoàn thành.

Giảm thời gian ngừng hoạt động

Với quy trình làm việc được cải thiện bắt nguồn từ việc sử dụng bảng Kanban, thời gian chết được giảm đáng kể. Quá trình phân phối công việc và quy trình phân phối của nhóm nhanh hơn và cân bằng hơn.

Tăng hiệu quả

Bảng Kanban nhấn mạnh việc giao tiếp thường xuyên và đối thoại mạnh mẽ giữa các thành viên trong nhóm, thường dẫn đến tăng hiệu quả. Ngoài ra, xương sống cơ bản của hệ thống hội đồng quản trị là thúc đẩy và thực hành cải tiến liên tục.

OCD biên dịch

Nguồn: What Is A Kanban Board? The Ultimate Guide

Đọc thêm: 4 Phương pháp phổ biến để quản lý dự án

——————————-