Dự báo doanh thu: Hướng dẫn lập bảng PnL cho nhà hàng

Kinh doanh nhà hàng (F&B) mang lại nhiều lợi nhuận nhưng cũng đầy rủi ro. Nhiều chủ đầu tư thường gặp khó khăn vì thiếu kế hoạch tài chính. Vì thế, việc thiết lập dự báo doanh thu là bước đi tiên quyết. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách lập bảng PnL (Profit and Loss) chi tiết. Chúng ta sẽ cùng nhau phân tích một ví dụ cụ thể để dễ hiểu hơn.

Dự báo doanh thu trong kinh doanh nhà hàng

Trong ngành F&B, dòng tiền biến động từng ngày. Khách hàng có thể đông vào cuối tuần và vắng vào đầu tuần. Do đó, bạn không thể nhắm mắt kinh doanh mà không có con số cụ thể. Việc thực hiện dự báo doanh thu giúp bạn ước lượng số tiền thu về. Nó cũng giúp bạn chuẩn bị sẵn quỹ dự phòng.

Hơn nữa, một bảng kế hoạch tốt sẽ thu hút nhà đầu tư. Không ai muốn rót vốn vào một dự án mù mờ. Tuy nhiên, việc tính toán cần dựa trên dữ liệu thực tế. Bạn không nên đưa ra các con số ảo tưởng hay quá lạc quan.

Vai trò của dự báo doanh thu bằng bảng PnL

Bảng PnL là viết tắt của Profit and Loss Statement. Nó là báo cáo lãi lỗ trong một khoảng thời gian nhất định. Trong đó, dự báo doanh thu đóng vai trò là dòng đầu tiên (Top-line). Từ dòng này, bạn sẽ trừ đi mọi chi phí để tính ra lợi nhuận (Bottom-line).

Đầu tiên, bảng PnL giúp bạn định lượng chi phí nguyên vật liệu (COGS). Thứ hai, nó giúp kiểm soát chi phí nhân sự và vận hành. Tóm lại, nếu không dự phóng đúng, các chi phí này sẽ ăn mòn vốn của bạn. Bạn có thể tìm hiểu thêm về khái niệm PnL trên trang Investopedia.

Các thành phần khi làm dự báo doanh thu

Để lập báo cáo chuẩn xác, bạn cần thu thập nhiều thông số đầu vào. Dưới đây là những thành phần quan trọng nhất mà bạn cần có. Những thông số này tạo nên cấu trúc cốt lõi của bảng tính.

Ước tính số lượng khách hàng

Số lượng khách hàng (Covers) là biến số quan trọng nhất. Nó phụ thuộc vào số ghế ngồi (Seats) và tỷ lệ lấp đầy. Ngoài ra, số vòng quay bàn (Table turns) cũng ảnh hưởng lớn. Ví dụ, một nhà hàng 90 chỗ sẽ có công suất khác biệt so với quán 50 chỗ. Bạn nên chia nhỏ tỷ lệ này theo từng tháng để thấy tính mùa vụ.

Xác định giá trị đơn hàng trung bình

Chỉ số này thường được gọi là ASP (Average Spend per Guest). Nó là số tiền trung bình một khách chi trả cho bữa ăn. Việc xác định ASP phụ thuộc vào chiến lược kinh doanh của bạn. Nếu bạn bán buffet, ASP thường là giá vé cố định chưa gồm VAT.

Phân tích dự báo doanh thu qua file excel mẫu

Để minh họa, chúng ta sẽ xem xét file mẫu Dookki_VincomTranDuyHung_12M_Revenue_PnL_Forecast_v1_0.xlsx. Đây là một file tài chính giả định rất chi tiết cho cửa hàng buffet lẩu. Nó được xây dựng cho năm tài chính 2027. Chúng ta sẽ bóc tách từng sheet để xem cách họ dự báo doanh thu.

Đọc hiểu cấu trúc file báo cáo

File báo cáo này có nhiều sheet khác nhau. Đầu tiên là sheet “Inputs” chứa các biến số cơ sở. Cửa hàng giả định có 90 ghế ngồi. Số vòng quay bàn trung bình là 2,2 lần mỗi ngày. Tỷ lệ lấp đầy ghế (Occupancy) ước tính đạt mức 78%. Giá vé trung bình (ASP) được cài đặt là 259.000 VNĐ.

Từ các thông số này, file tính toán ra sheet “Monthly_PnL”. Ở kịch bản cơ sở (Base case), tổng thu nhập năm đạt hơn 14,2 tỷ VNĐ. Tổng lượng khách phục vụ là 55.019 người. Mức chi phí nguyên vật liệu (COGS) chiếm khoảng 33%. Tỷ suất lợi nhuận gộp duy trì ở mức 67% khá lý tưởng.

Kết quả mô phỏng các tháng đầu năm

Nhìn vào sheet “Output_Overview”, bạn sẽ thấy biến động theo tháng. Tháng 1 có 31 ngày vận hành với hệ số mùa vụ là 1,1. Tổng khách hàng đạt 5.266 người. Nhờ đó, cửa hàng ghi nhận dòng tiền hơn 1,36 tỷ VNĐ. Lợi nhuận EBITDA tháng 1 lên tới hơn 431 triệu VNĐ (biên lợi nhuận 31,6%).

Tuy nhiên, sang tháng 2, tình hình thay đổi đáng kể. Tháng 2 chỉ có 22 ngày hoạt động. Hệ số mùa vụ giảm xuống còn 0,8. Lúc này, khách hàng chỉ còn 2.718 người. Dòng tiền tháng 2 tụt xuống mức 704 triệu VNĐ. Hệ quả là lợi nhuận EBITDA chỉ còn hơn 48 triệu VNĐ. Điều này cho thấy tính mùa vụ ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền như thế nào.

Tại sao dự báo doanh thu thường có sai số?

Bất kỳ kế hoạch nào cũng khó tránh khỏi sai số thực tế. Bạn không thể đoán trước mọi sự cố phát sinh. Ví dụ, một đợt dịch bệnh có thể khiến nhà hàng phải đóng cửa. Hoặc một đối thủ lớn mở cửa hàng ngay bên cạnh. Khi đó, dự báo doanh thu sẽ bị lệch so với tính toán ban đầu.

Ngoài ra, hành vi người tiêu dùng cũng liên tục thay đổi. Việc định giá sai ASP hoặc ước tính sai số vòng quay bàn rất phổ biến. Theo tạp chí Forbes, nhiều startup thất bại do quá lạc quan khi lập bảng dự phóng tài chính. Bạn cần có những góc nhìn thận trọng để có phương án dự phòng tốt hơn. Trong file excel giả định Dookki, kịch bản xấu nhất đưa thu nhập cả năm xuống còn khoảng 12 tỷ VNĐ.

Phương pháp giảm thiểu rủi ro tài chính

Để tránh sập bẫy kỳ vọng ảo, bạn cần quản trị rủi ro ngay từ sớm. Có nhiều cách để bảo vệ dòng tiền khỏi những cú sốc. Hai bước dưới đây là nền tảng mà chủ nhà hàng nào cũng phải nắm vững.

Theo dõi sát sao dòng tiền

Đầu tiên, bạn cần ghi chép mọi thu chi hàng ngày. Việc quản lý tồn kho và kiểm soát định lượng nguyên liệu rất quan trọng. Bất kỳ sự thất thoát nào cũng ảnh hưởng đến lợi nhuận cuối cùng. Kế toán cần so sánh số liệu thực tế với bản báo cáo định kỳ. Nếu phát hiện chênh lệch lớn, bạn phải tìm hiểu nguyên nhân ngay lập tức để khắc phục lỗi.

Điều chỉnh dự báo doanh thu liên tục

Thứ hai, kế hoạch không phải là một văn bản chết. Bạn cần liên tục cập nhật dự báo doanh thu khi có dữ liệu mới. Cuối mỗi quý, hãy đánh giá lại các giả định ban đầu. Nếu tỷ lệ lấp đầy thực tế chỉ là 60% thay vì 78%, bạn phải sửa lại file excel. Nhờ việc tinh chỉnh kịp thời, các quyết định cắt giảm nhân sự sẽ chính xác hơn.

Kết luận về bảng PnL

Tóm lại, quản trị tài chính là xương sống của mọi doanh nghiệp. Việc thiết lập một bản dự báo doanh thu khoa học sẽ cứu bạn khỏi nhiều cạm bẫy. Thông qua file giả định Dookki_VincomTranDuyHung_12M_Revenue_PnL_Forecast_v1_0.xlsx, chúng ta đã thấy sự chi tiết đến từng biến số nhỏ. Từ số ghế, tỷ lệ lấp đầy đến giá vé, tất cả đều quyết định sự thành bại.

Bạn hãy bắt tay vào xây dựng cho mình một bảng PnL thật chuẩn xác. Hãy tham khảo các phần mềm chuyên nghiệp để tiết kiệm thời gian tính toán. Chúc bạn sẽ áp dụng thành công và đưa nhà hàng phát triển lớn mạnh. Đừng quên theo dõi các bài viết tiếp theo để nắm thêm nhiều kiến thức quản trị kinh doanh bổ ích.

Đọc thêm