Cách cắt giảm 70% thời gian phê duyệt văn bản, đơn từ

Trong kỷ nguyên số hóa, việc duy trì các quy trình phê duyệt thủ công, dựa trên giấy tờ hoặc email rời rạc chính là “gót chân Achilles” khiến doanh nghiệp trì trệ. Chậm trễ trong duyệt một đề xuất mua sắm, một hợp đồng kinh doanh hay đơn giản là một lá đơn xin nghỉ phép đều có thể làm giảm hiệu suất toàn hệ thống. Tối ưu hóa quy trình để cắt giảm đến 70% thời gian phê duyệt không còn là mục tiêu xa vời, mà đã trở thành bài toán sống còn được chứng minh thành công bởi nhiều tập đoàn lớn.

Bài học tối ưu quy trình phê duyệt từ các tập đoàn hàng đầu

Cách tiếp cận của General Electric (GE) trong đơn giản hóa quy trình

General Electric đã từng đối mặt với bài toán hệ thống vận hành cồng kềnh do quy mô đa quốc gia. Trước đây, một văn bản trình duyệt phải đi qua rất nhiều cấp quản lý, từ bộ phận địa phương đến lãnh đạo khu vực và tổng công ty. Nhận thấy sự lãng phí thời gian này, GE đã thực hiện chiến dịch tái cấu trúc quy trình số mang tên “Simplification”.

Họ loại bỏ hoàn toàn các bước trung gian không mang lại giá trị gia tăng và áp dụng nguyên tắc phê duyệt song song thay vì tuần tự. Thay vì đợi người cấp dưới ký xong mới chuyển lên cấp trên, các phòng ban liên quan có thể cùng tiếp cận văn bản kiểm tra đồng thời. Kết quả là thời gian phê duyệt các dự án đầu tư và chi tiêu nội bộ giảm mạnh mẽ, giúp dòng công việc trôi chảy liên tục mà không bị nghẽn lại ở bất kỳ “nút thắt cổ chai” nào. Bạn có thể tìm hiểu thêm về chiến lược quản trị và chuyển đổi số mang tính lịch sử này của tập đoàn tại General Electric.

Chiến lược tự động hóa thông minh tại Siemens

Tập đoàn công nghiệp và công nghệ khổng lồ Siemens đã giải quyết bài toán phê duyệt bằng cách tích hợp trí tuệ nhân tạo và tự động hóa quy trình (RPA). Với hàng trăm nghìn nhân sự trên toàn cầu, lượng đơn từ, hóa đơn và văn bản hành chính cần xử lý mỗi ngày là một con số khổng lồ. Siemens đã xây dựng một hệ thống phân loại và phê duyệt tự động dựa trên các quy tắc (rule-based) thiết lập sẵn.

Đối với các loại đơn từ thông thường hoặc văn bản có giá trị thấp dưới một ngưỡng nhất định, hệ thống sẽ tự động phê duyệt hoặc chuyển thẳng đến người có thẩm quyền cao nhất mà không cần qua các bước duyệt sơ bộ. Đối với các hồ sơ phức tạp, hệ thống tự động kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu trước khi gửi thông báo khẩn cấp đến thiết bị di động của nhà quản lý. Phương thức này không chỉ giúp giảm tới 70% thời gian chờ đợi mà còn giảm thiểu tối đa sai sót do con người gây ra. Thông tin chi tiết về các giải pháp công nghệ và hành trình số hóa của doanh nghiệp được cập nhật tại Siemens.

Hệ thống quản trị tinh gọn của Unilever

Unilever là minh chứng rõ ràng cho việc ứng dụng tư duy tinh gọn (Lean) vào quản lý hành chính và phê duyệt văn bản. Trước khi chuyển đổi, nhân viên Unilever thường mất nhiều ngày để hoàn thành quy trình ký duyệt các chiến dịch tiếp thị hoặc đề xuất nhân sự do sự phân tán địa lý của các cấp quản lý. Tập đoàn đã tiến hành chuẩn hóa toàn bộ biểu mẫu và đưa tất cả lên nền tảng đám mây tập trung.

Họ áp dụng cơ chế phê duyệt một chạm ngay trên ứng dụng di động, cho phép các giám đốc vùng có thể duyệt văn bản mọi lúc mọi nơi ngay khi nhận được thông báo theo thời gian thực. Đồng thời, Unilever thiết lập các chỉ số KPI nghiêm ngặt về thời gian phản hồi đơn từ, nếu quá thời hạn quy định, văn bản sẽ tự động chuyển cấp hoặc cảnh báo rủi ro chậm trễ. Nhờ vậy, tốc độ vận hành của doanh nghiệp tăng lên đáng kể, giúp sản phẩm tiếp cận thị trường nhanh hơn. Độc giả có thể tham khảo thêm về mô hình vận hành và phát triển bền vững của họ tại Unilever.

Kết luận

Việc cắt giảm 70% thời gian phê duyệt văn bản, đơn từ không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành mà còn giải phóng nguồn lực để tập trung vào các giá trị cốt lõi. Bài học từ các tập đoàn lớn cho thấy, chìa khóa thành công nằm ở việc ứng dụng công nghệ hiện đại để tự động hóa và đồng bộ hóa dòng công việc. Tại Việt Nam, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể đạt được hiệu suất vượt trội này khi ứng dụng Quản lý đơn từ iNexx nằm trong Nền tảng cộng tác iNexx, giúp số hóa toàn bộ quy trình ký duyệt, tối ưu hóa giao tiếp nội bộ và nâng cao năng lực cạnh tranh trong kỷ nguyên số.