Hướng dẫn tạo app từng bước với Google Appsheet

Last updated on 15 January, 2026

Google AppSheet là một nền tảng no-code (không cần lập trình) tuyệt vời để chuyển đổi các bảng tính (như Google Sheets) thành các ứng dụng di động hoặc web chuyên nghiệp.

Hướng dẫn từng bước Google Appsheet

Dưới đây là hướng dẫn từng bước để bạn bắt đầu xây dựng ứng dụng đầu tiên của mình.

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu (Nền tảng của App)

AppSheet hoạt động dựa trên dữ liệu có sẵn. Nguồn phổ biến nhất là Google Sheets.

1. Mở một tệp Google Sheets mới.
2. Dòng đầu tiên (Row 1):Phải là tiêu đề các cột (ví dụ: Mã đơn hàng, Tên khách hàng, Ngày đặt, Trạng thái, Hình ảnh).
3. Dòng thứ hai trở đi:Nhập ít nhất một dòng dữ liệu mẫu để AppSheet nhận diện được định dạng.

Bước 2: Kết nối dữ liệu với AppSheet

Có hai cách để bắt đầu:

• Cách 1:Trong Google Sheets, vào menu Extensions (Tiện ích mở rộng) > AppSheet > Create an app.
• Cách 2:Truy cập com, đăng nhập và chọn Create > App > Start with existing data.

Bước 3: Cấu hình dữ liệu (Data)

Sau khi ứng dụng được tạo, bạn cần dạy cho AppSheet hiểu dữ liệu của bạn là gì.

1. Vào tab Data> Columns.
2. Kiểm tra Type (Loại dữ liệu)của từng cột:
   • Text/LongText:Cho văn bản.
   • Number/Decimal:Cho số hoặc số thập phân.
   • Date/Time:Cho ngày giờ.
   • Enum:Tạo danh sách thả xuống (Dropdown).
   • Image:Cho phép chụp ảnh hoặc tải ảnh lên.
   • Ref:Dùng để kết nối giữa hai bảng khác nhau.
3. Nhấn Saveở góc phải trên cùng để lưu thay đổi.

Bước 4: Thiết kế giao diện (UX)

Đây là nơi bạn quyết định ứng dụng trông như thế nào.

1. Vào tab App> Views.
2. Tại đây bạn có thể chọn các kiểu hiển thị (View Type):
   • Deck/Table:Hiển thị danh sách.
   • Form:Để nhập dữ liệu mới.
   • Gallery:Hiển thị hình ảnh lớn.
   • Map:Nếu dữ liệu của bạn có địa chỉ/tọa độ.
   • Calendar:Nếu có dữ liệu ngày tháng.
3. Tùy chỉnh mục Brandđể thay đổi màu sắc, logo của ứng dụng.

Bước 5: Thêm logic và Công thức (Expressions)

AppSheet sử dụng các công thức tương tự như Excel nhưng mạnh mẽ hơn.

• Giá trị mặc định:Tại cột dữ liệu, phần Initial Value, bạn có thể để hàm TODAY() để tự động lấy ngày hiện tại.
• Điều kiện hiển thị:Sử dụng cột Show? để ẩn/hiện thông tin dựa trên điều kiện (Ví dụ: [Trạng thái] = “Đã hoàn thành”).

Bước 6: Tự động hóa (Automation)

Bạn có thể cài đặt để ứng dụng tự động làm việc giúp bạn.

1. Vào tab Automation.
2. Tạo một Bot. Ví dụ: “Khi có đơn hàng mới (Trigger), gửi một Email thông báo (Action) cho quản lý”.

Bước 7: Kiểm tra và Triển khai (Deploy)

1. Preview:Sử dụng cửa sổ giả lập bên phải màn hình để dùng thử ứng dụng.
2. Share:Nhấn vào biểu tượng chia sẻ để gửi ứng dụng cho người dùng khác qua Email.
3. Deploy:Vào tab Settings > Deployment Check để kiểm tra lỗi và chính thức đưa ứng dụng vào hoạt động.

Một số lưu ý quan trọng:

• Primary Key (Khóa chính):Mỗi bảng cần một cột có giá trị duy nhất (không trùng lặp) để làm ID. Nếu không có, hãy dùng hàm UNIQUEID() trong AppSheet.
• Offline Mode:AppSheet có khả năng hoạt động ngay cả khi không có mạng và sẽ đồng bộ dữ liệu khi có kết nối trở lại.

Mẹo nhỏ: Đừng cố làm một ứng dụng quá phức tạp ngay từ đầu. Hãy bắt đầu với một bảng dữ liệu đơn giản, chạy thử, sau đó mới thêm các tính năng nâng cao.

Hướng dẫn từng bước xây dựng app Quản lý khách hàng – hợp đồng – thanh toán

Việc xây dựng một ứng dụng quản lý tích hợp Khách hàng – Hợp đồng – Thanh toán là một bài toán kinh điển và rất hiệu quả trên AppSheet. Để ứng dụng vận hành mượt mà, chúng ta sẽ đi theo quy trình 5 bước chuyên nghiệp:

Bước 1: Thiết lập Cấu trúc Dữ liệu (Quan trọng nhất)

Bạn cần tạo 1 file Google Sheets với 3 Tab riêng biệt. Việc đặt tên cột chính xác giúp AppSheet tự động nhận diện quan hệ giữa các bảng.

Lưu ý: Các cột ID nên để trống ở dòng dữ liệu mẫu, AppSheet sẽ tự sinh mã bằng hàm UNIQUEID().

Bước 2: Khởi tạo và Kết nối AppSheet

1. Tại Google Sheets: Vào Extensions > AppSheet > Create an app.
2. Trong giao diện AppSheet: Vào mục Data > Tables > Nhấn dấu (+) để thêm nốt 2 bảng còn lại (Hợp đồng và Thanh toán) vào ứng dụng.

Bước 3: Cấu hình Quan hệ (Link) giữa các bảng

Đây là bước để khi bạn xem một “Khách hàng”, bạn sẽ thấy tất cả “Hợp đồng” của họ ở bên dưới.

1. Vào Data > Columns.
2. Tại bảng Hợp đồng: Tìm cột ID Khách hàng, chỉnh Type thành Ref. Phần Source table, chọn Khách hàng.
3. Tại bảng Thanh toán: Tìm cột ID Hợp đồng, chỉnh Type thành Ref. Phần Source table, chọn Hợp đồng.
4. Kiểm tra tính năng IsPartOf: Trong cài đặt cột Ref, tích chọn “IsPartOf”. Việc này giúp khi bạn xóa 1 hợp đồng, các khoản thanh toán liên quan cũng sẽ được quản lý chặt chẽ theo.

Bước 4: Thiết lập Công thức tính toán (Virtual Columns)

Để xem khách hàng đã trả bao nhiêu tiền và còn nợ bao nhiêu, chúng ta dùng Virtual Column.

1. Vào bảng Hợp đồng, nhấn Add Virtual Column.
2. Tính tổng đã thanh toán: Đặt tên là Đã thanh toán, dùng công thức:

SUM([Related Thanh toans][Số tiền thanh toán])

3. Tính số tiền còn lại: Đặt tên là Còn lại, công thức:

[Giá trị hợp đồng] – [Đã thanh toán]

Bước 5: Thiết kế Giao diện (UX) và Tiện ích

1. Views: Tạo 3 View chính tương ứng 3 bảng.
   • View Khách hàng: Chọn kiểu Deck để thấy danh sách kèm số điện thoại.
   • View Hợp đồng: Chọn kiểu Table để dễ so sánh giá trị.
   • View Thanh toán: Chọn kiểu Gallery nếu bạn có chụp ảnh chứng từ.
2. Dashboard: Tạo một View mới kiểu Dashboard, chọn hiển thị cả 3 bảng trên cùng một màn hình (rất tiện khi dùng trên máy tính).
3. Format Rules: Vào App > Format Rules để tô màu đỏ cho những Hợp đồng có số tiền [Còn lại] > 0.

Bước 6: Tự động hóa (Automation)

Bạn có thể cài đặt để AppSheet gửi thông báo:

• Gửi Email/Zalo: Tự động gửi email cảm ơn cho khách hàng ngay khi bạn nhấn “Lưu” ở bảng Thanh toán.
• Nhắc nợ: Tự động gửi danh sách các hợp đồng còn nợ vào email quản lý vào mỗi sáng thứ Hai hàng tuần.

Kết quả bạn sẽ đạt được:

• Bấm vào 1 Khách hàng -> Xem được danh sách các Hợp đồng của họ.
• Bấm vào 1 Hợp đồng -> Xem được lịch sử các đợt Thanh toán và số dư còn lại.
• Tất cả dữ liệu đồng bộ thời gian thực về Google Sheets.

Viết bot tự động gửi email cám ơn khách hàng sau khi nhận thanh toán

Để tự động gửi email cảm ơn ngay khi nhấn “Lưu” (Save), chúng ta sẽ sử dụng tính năng Automation của AppSheet. Đây là một quy trình cực kỳ chuyên nghiệp vì nó giúp khách hàng nhận được phản hồi tức thì.

Dưới đây là các bước thiết lập chi tiết và các công thức (Expressions) cần thiết:

Bước 1: Tạo Automation Bot

1. Vào tab Automation > Bots > Create a new bot.
2. Đặt tên: Bot Gửi Email Cảm Ơn.
3. Chọn Configure Event (Sự kiện kích hoạt):
   • Event Name: Thanh toán mới.
   • Event Type: Data Change (Chỉ tích chọn Adds only – tức là chỉ gửi khi thêm mới phiếu thanh toán, không gửi khi sửa).
   • Table: Chọn bảng Thanh toán.

Bước 2: Thiết lập Task gửi Email (Send Email)

Tại phần Run a task, chọn loại task là Send an email. Bạn cần điền các thông số sau:

Công thức lấy Email khách hàng (To)

Vì bảng Thanh toán chỉ kết nối với bảng Hợp đồng, nên chúng ta phải dùng công thức “truy xuất ngược” (Dereference) để lấy email từ bảng Khách hàng.

Công thức điền vào ô “To”: [ID Hợp đồng].[ID Khách hàng].[Email]

Giải thích: AppSheet sẽ nhìn vào ID Hợp đồng trong phiếu thanh toán -> tìm đến bảng Hợp đồng -> nhìn vào ID Khách hàng của hợp đồng đó -> lấy cột Email tương ứng.

Tiêu đề Email (Email Subject)

Bạn có thể kết hợp văn bản và dữ liệu động để email thân thiện hơn.

Công thức: “Cảm ơn quý khách ” & [ID Hợp đồng].[ID Khách hàng].[Tên khách hàng] & ” đã thanh toán đợt ngày ” & [Ngày thanh toán]

Nội dung Email (Email Body)

Bạn có thể dùng định dạng văn bản thuần túy hoặc thiết kế mẫu (Template). Nếu dùng văn bản, hãy nhập như sau:

Kính gửi: <<[ID Hợp đồng].[ID Khách hàng].[Tên khách hàng]>>

Chúng tôi đã nhận được khoản thanh toán cho hợp đồng: <<[ID Hợp đồng].[Tên hợp đồng]>>

• Số tiền: <<[Số tiền thanh toán]>> VNĐ
• Hình thức: <<[Hình thức]>>
• Ngày giao dịch: <<[Ngày thanh toán]>>

Cảm ơn quý khách đã tin tưởng dịch vụ tư vấn của chúng tôi!

Bước 3: Điều kiện gửi (Condition – Tùy chọn)

Nếu bạn chỉ muốn gửi email khi số tiền thanh toán lớn hơn 0 hoặc khi có ảnh chứng từ, bạn có thể thêm công thức vào mục Condition của Event:

AND([Số tiền thanh toán] > 0, ISNOTBLANK([Chứng từ]))

Bước 4: Kiểm tra và Triển khai (Lưu ý quan trọng)

1. Chế độ thử nghiệm: Khi ứng dụng chưa được “Deploy” (Triển khai), AppSheet sẽ chỉ gửi email cho chính bạn (người chủ app) để tránh spam. Bạn phải Deploy app thì khách hàng mới nhận được email thực tế.
2. Định dạng tiền tệ: Nếu số tiền hiện ra bị thô (ví dụ: 5000000), hãy dùng hàm TEXT() để định dạng lại trong nội dung email: TEXT([Số tiền thanh toán], “#,##0″) & ” VNĐ”

Một tính năng “xịn” khác bạn có thể làm:

Ngoài gửi Email, AppSheet còn có thể tự động tạo file PDF (Hóa đơn/Biên nhận) và đính kèm luôn vào email này.

Tham khảo khác

Google Appsheet là gì? Ứng dụng trong doanh nghiệp

Lộ trình chuyển đổi số nhà máy sản xuất cơ khí

Siemens triển khai nhà máy thông minh