Lean là gì? Áp dụng triết lý Lean trong hoạt động tuyển dụng nhân sự

Last updated on 17 November, 2025

Tuyển dụng là một trong những quy trình có mức độ lãng phí cao nhất trong quản trị nhân sự: thời gian phê duyệt kéo dài, xử lý hồ sơ thủ công, phỏng vấn chồng chéo, thời gian chờ phản hồi lâu và thiếu chuẩn hóa trong đánh giá ứng viên. Mô hình Lean Recruitment giúp doanh nghiệp thiết kế lại toàn bộ quy trình trong tuyển dụng theo hướng tinh gọn, giảm chậm trễ và nâng cao chất lượng tuyển dụng.

See also: Mô hình Lean Six Sigma là gì? Lợi ích và ứng dụng

Lean là gì? Nguồn gốc ra đời

Lean là một mô hình quản trị dựa trên triết lý vận hành tinh gọn, khởi nguồn từ lĩnh vực sản xuất và sau đó lan rộng sang nhiều ngành nghề khác nhờ tính hiệu quả cao. Cốt lõi của mô hình này là nâng cao năng suất bằng cách loại bỏ những hoạt động không tạo giá trị trong quá trình sản xuất.

Vào đầu thập niên 1980, các doanh nghiệp sản xuất tại phương Tây bắt đầu nhận thấy sự sụt giảm thị phần trước sự trỗi dậy mạnh mẽ của các nhà sản xuất Nhật Bản. Điều này thúc đẩy một nghiên cứu chuyên sâu nhằm tìm hiểu sự khác biệt giữa Toyota – hãng xe được xem là biểu tượng của sản xuất Nhật Bản – và các nhà sản xuất Mỹ, châu Âu. Kết quả cho thấy Toyota tập trung mạnh mẽ vào việc “loại bỏ lãng phí và rút ngắn thời gian sản xuất” thay vì mở rộng sản xuất hàng loạt. Chính triết lý này đã hình thành nên Lean Manufacturing, hay Toyota Production System – hệ thống sản xuất tinh gọn nổi tiếng toàn cầu.

5 bước áp dụng mô hình Lean trong hoạt động tuyển dụng nhân sự

Lean tập trung vào hai nguyên tắc cốt lõi: tạo giá trị và loại bỏ lãng phí. Đối với tuyển dụng, điều này đồng nghĩa với việc rà soát và tối ưu từng bước trong quy trình, loại bỏ các công đoạn không thực sự cần thiết như các bước xét duyệt lặp lại, thủ tục hành chính rườm rà, hoặc các khâu không mang lại giá trị thực cho doanh nghiệp và ứng viên.

Xây dựng mô tả công việc và tiêu chuẩn tuyển dụng rõ ràng

Thống nhất ngay từ đầu, tập trung vào năng lực cần thiết cho vị trí cũng như các tố chất Lean như tư duy cải tiến, hợp tác nhóm, chủ động học hỏi.

Chuẩn hóa và số hóa quy trình tuyển dụng

Áp dụng hệ thống sàng lọc tự động, bài đánh giá trực tuyến và các công nghệ tự động hóa giúp giảm tải các thao tác lặp lại và xử lý số lượng lớn hồ sơ nhanh hơn mà vẫn đảm bảo chất lượng.

Phân quyền hợp lý trong các khâu phê duyệt

Thay vì phải qua nhiều cấp, có thể rút gọn thành các bước ngắn hơn, linh hoạt hơn hoặc ứng dụng các nguyên tắc làm việc nhóm để tăng tốc thời gian xử lý.

Đo lường và phân tích hiệu quả tuyển dụng

Theo dõi các chỉ số như thời gian tuyển, tỷ lệ ứng viên phù hợp, chi phí tuyển dụng để phát hiện điểm nghẽn, từ đó liên tục cải tiến và điều chỉnh quy trình.

Đào tạo và xây dựng năng lực Lean cho đội ngũ nhân sự

Chuyển trọng tâm từ làm việc hành chính sang phát hiện, giải quyết vấn đề và phát triển nhân tài “phù hợp Lean”.

See also: Mô hình Lean là gì? Ứng dụng mô hình Lean trong quản lý dự án

5 bước tuyển dụng

Case study: Áp dụng triết lý Lean trong hoạt động tuyển dụng

Spectrum Health là một hệ thống chăm sóc sức khỏe tích hợp quy mô vùng, đặt tại Tây Michigan. Hệ thống này gồm 12 bệnh viện, hơn 170 phòng khám bác sĩ, các trung tâm dịch vụ ngoại trú và một công ty bảo hiểm y tế, với khoảng 23.000 nhân viên. Spectrum Health là nhà tuyển dụng lớn nhất khu vực và nằm trong số những doanh nghiệp lớn nhất toàn bang Michigan.

Với nhu cầu tuyển dụng khoảng 6.000 vị trí mỗi năm, đội ngũ Tuyển dụng nhân tài (Talent Acquisition Department) luôn trong tình trạng bận rộn. Vào cuối năm 2012, nhóm này hoạt động ở mức “tốt”, nhưng chỉ tập trung vào số lượng hơn là chất lượng. Các chỉ số đánh giá hiệu quả trở nên lạc hậu, thiếu liên kết với mục tiêu kinh doanh và không tạo ra lợi thế cạnh tranh.

Sau khi áp dụng triết lý Lean thông qua việc thiết kế các quy trình tuyển dụng tập trung vào giá trị và sự đơn giản, sự kiện cải tiến nhanh (Rapid Improvement Event)… kết quả thu về là:

• Thời gian lấp đầy đã giảm 10%. Điều này mang lại thêm 21.000 ngày sản xuất công việc cho Spectrum Health trong năm tài khóa 2014.
• Sự hài lòng của khách hàng và ứng viên được duy trì trên 90%.
• Tỷ lệ chấp nhận lời mời làm việc đã tăng từ khoảng 96% (trung bình hơn 250 lời từ chối mỗi năm) lên 99,6% (ít hơn 25 trường hợp từ chối hàng năm).

Kết luận

Nói tóm lại, điều quan trọng nhất trong hành trình Lean là sự thay đổi tư duy – chuyển từ tiếp cận theo quy trình, chức năng sang mục tiêu tối ưu toàn diện. Khi doanh nghiệp cam kết loại bỏ các yếu tố lãng phí, chuẩn hóa và vận dụng công nghệ tiên tiến, tuyển dụng sẽ góp phần tăng hiệu suất tổ chức, đáp ứng mục tiêu chiến lược và nâng cao giá trị cho nhân sự cùng ứng viên.

Nam Phạm.