Ứng dụng của QR Code trong quản lý

Last updated on 17 November, 2025

Mã QR Code (Quick Response Code) là một loại mã vạch hai chiều, được phát minh tại Nhật Bản, có khả năng lưu trữ lượng thông tin lớn hơn nhiều so với mã vạch truyền thống. Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, QR Code đã trở thành một công cụ không thể thiếu, giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả quản lý.

Việc áp dụng QR Code trong quản lý không chỉ tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công mà còn mang lại trải nghiệm tiện lợi cho cả nhân viên và khách hàng.

Ứng dụng của QR Code trong Quản lý Tài sản

Đây là một trong những lĩnh vực được hưởng lợi nhiều nhất từ công nghệ QR Code.

Quản lý Hàng tồn kho (Inventory Management)

• Kiểm kê nhanh chóng: Mỗi sản phẩm/thùng hàng được dán một mã QR duy nhất. Thay vì quét mã vạch từng cái một, nhân viên chỉ cần dùng smartphone hoặc máy quét để đọc mã, tự động cập nhật số lượng và vị trí hàng hóa vào hệ thống quản lý kho.
• Truy xuất thông tin tức thì: Quét mã QR để xem ngay các thông tin quan trọng như: tên sản phẩm, lô sản xuất, ngày nhập/xuất kho, và hạn sử dụng.
• Giảm thiểu thất thoát: Dễ dàng theo dõi lịch sử di chuyển của từng mặt hàng, từ đó xác định nguyên nhân gây ra thất thoát.

Quản lý Tài sản cố định

• Theo dõi vòng đời tài sản: Dán mã QR lên máy móc, thiết bị, hoặc công cụ. Quét mã để biết: ai đang sử dụng, vị trí hiện tại, lịch sử bảo trì, và ngày cần bảo dưỡng tiếp theo.
• Tối ưu hóa bảo trì: Hệ thống có thể tự động gửi nhắc nhở bảo trì khi một tài sản được quét hoặc khi gần đến kỳ hạn, đảm bảo thiết bị luôn hoạt động hiệu quả.

Ứng dụng của QR Code trong Quản lý Nhân sự

QR Code giúp tự động hóa và tối ưu hóa nhiều quy trình liên quan đến nhân viên.

Chấm công và Kiểm soát Ra vào

• Chấm công tiện lợi: Nhân viên chỉ cần quét mã QR đặt tại văn phòng bằng ứng dụng trên điện thoại cá nhân. Dữ liệu thời gian sẽ được ghi nhận chính xác, giảm thiểu tình trạng gian lận.
• Kiểm soát truy cập: Sử dụng mã QR trên thẻ nhân viên để cấp quyền truy cập vào các khu vực giới hạn (phòng máy chủ, kho chứa tài liệu mật…).

Quản lý Hồ sơ và Đào tạo

• Truy cập hồ sơ nhanh: Mã QR có thể được liên kết với hồ sơ điện tử của nhân viên, giúp bộ phận HR truy cập thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, hoặc chứng chỉ đào tạo một cách tức thì.
• Tài liệu đào tạo: Dán mã QR tại các khu vực làm việc để liên kết đến video hướng dẫn vận hành máy móc hoặc quy trình an toàn lao động (SOP).

Ứng dụng của QR Code trong Quản lý Khách hàng và Marketing

QR Code là cầu nối hiệu quả giữa thế giới thực và không gian số.

Thanh toán và Giao dịch

• Thanh toán không tiền mặt: Đây là ứng dụng phổ biến nhất, cho phép khách hàng quét mã QR để chuyển khoản hoặc thanh toán hóa đơn một cách nhanh chóng và an toàn.
• Quản lý Khuyến mãi/Voucher: Mã QR có thể chứa thông tin về các chương trình khuyến mãi, voucher điện tử, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và quản lý hiệu quả chiến dịch marketing.

Quản lý Chất lượng và Phản hồi

• Thu thập phản hồi (Feedback): Đặt mã QR tại quầy dịch vụ hoặc trên hóa đơn, liên kết đến một biểu mẫu khảo sát trực tuyến. Khách hàng dễ dàng đánh giá chất lượng dịch vụ ngay lập tức.
• Truy xuất nguồn gốc (Traceability): Trong ngành thực phẩm, dược phẩm, mã QR giúp khách hàng quét để xem nguồn gốc sản phẩm, quy trình sản xuất, các chứng nhận chất lượng, từ đó tăng cường niềm tin vào thương hiệu.

Ứng dụng QR Code trong Quản lý Sản xuất

QR Code đóng vai trò trung tâm trong việc theo dõi luồng công việc, quản lý chất lượng và hiệu suất sản xuất.

Theo dõi Quy trình Sản xuất (Work-in-Process – WIP)

• Mã hóa Bán thành phẩm: Gán một mã QR duy nhất cho từng lô, từng bán thành phẩm, hoặc từng pallet vật liệu. Mã này chứa thông tin về đơn hàng, giai đoạn sản xuất, và ngày bắt đầu.
• Kiểm soát Luồng Công việc: Khi sản phẩm di chuyển qua các công đoạn (cắt, gia công, lắp ráp, kiểm tra chất lượng), công nhân sẽ quét mã QR. Hệ thống MES (Manufacturing Execution System) hoặc ERP sẽ tự động ghi nhận:
  • Thời gian hoàn thành: Bắt đầu và kết thúc của mỗi bước.
  • Người thực hiện: Công nhân hoặc máy móc chịu trách nhiệm.
  • Hiệu suất: Tính toán thời gian thực tế so với thời gian tiêu chuẩn.

Quản lý Chất lượng và Kiểm soát Lỗi

• Ghi nhận Lỗi: Khi phát hiện lỗi trong quá trình QC (Quality Control), nhân viên quét mã QR của sản phẩm bị lỗi đó và nhập thông tin chi tiết về lỗi (ví dụ: vết xước, sai kích thước).
• Truy vết Nguyên nhân: Mã QR cho phép truy ngược lại lịch sử sản xuất của sản phẩm lỗi (ví dụ: được gia công trên máy nào, sử dụng nguyên liệu từ lô nào, bởi công nhân nào). Điều này giúp các kỹ sư nhanh chóng tìm ra và khắc phục tận gốc nguyên nhân gây ra lỗi.

Quản lý Vật liệu và Công cụ

• Cấp phát Vật tư: Dán mã QR lên các kệ chứa nguyên vật liệu. Công nhân quét mã để xác nhận nguyên liệu đã được lấy ra phục vụ cho đơn hàng cụ thể, đảm bảo nguyên tắc FIFO (First-In, First-Out) và tránh nhầm lẫn vật tư.
• Quản lý Công cụ: Dán mã QR lên các công cụ, dụng cụ (Jigs, Fixtures). Quét mã khi mượn/trả để theo dõi vị trí, người sử dụng và lịch sử bảo dưỡng công cụ.

Ứng dụng QR Code trong Quản lý Kho

QR Code là chìa khóa để số hóa và tối ưu hóa các nghiệp vụ cơ bản trong kho bãi.

Nhập Hàng và Định vị Vị trí

• Nhận hàng (Receiving): Quét mã QR trên phiếu giao hàng hoặc pallet ngay khi hàng nhập kho. Hệ thống tự động đối chiếu với đơn đặt hàng (PO) để kiểm tra số lượng và tính hợp lệ.
• Quản lý Vị trí (Location Management): Dán mã QR tại các vị trí kệ, khu vực lưu trữ. Khi nhập kho, nhân viên quét mã của sản phẩm và mã của vị trí kệ, từ đó cập nhật chính xác tọa độ lưu trữ của hàng hóa. Điều này giúp loại bỏ hoàn toàn việc tìm kiếm thủ công.

Lấy hàng và Xuất hàng (Picking & Shipping)

• Quy trình Lấy hàng Thông minh: Khi có lệnh xuất, nhân viên được hướng dẫn lấy hàng theo tuyến đường tối ưu trên thiết bị di động.
  1. Quét mã QR của lệnh lấy hàng.
  2. Đi đến vị trí lưu trữ (quét mã QR vị trí kệ để xác nhận).
  3. Quét mã QR của sản phẩm (để xác nhận đã lấy đúng sản phẩm, đúng số lượng).
• Xác nhận Xuất hàng: Trước khi đóng gói, quét mã QR lần cuối cùng để xác nhận sản phẩm đã được đóng gói chính xác theo đơn hàng, đảm bảo giao đúng hàng cho khách.

Kiểm kê Kho (Inventory Counting)

• Kiểm kê Chu kỳ và Định kỳ: Thay vì dùng sổ sách, nhân viên dùng máy quét hoặc điện thoại thông minh để liên tục quét mã QR của hàng hóa trong khu vực chỉ định.
• Tính chính xác Tức thời: Dữ liệu kiểm kê được truyền trực tiếp và đối chiếu với số liệu trong hệ thống WMS (Warehouse Management System) theo thời gian thực, giúp phát hiện chênh lệch và điều chỉnh ngay lập tức.

Lợi ích tổng thể khi Ứng dụng của QR Code trong Quản lý doanh nghiệp

Kết luận

QR Code không chỉ là một công cụ tiện ích mà còn là một chiến lược then chốt trong quản lý số của mọi tổ chức. Từ quản lý kho bãi, theo dõi tài sản, đến tối ưu hóa quy trình nhân sự và tương tác với khách hàng, việc tích hợp công nghệ QR Code đang mở ra kỷ nguyên hoạt động hiệu quả, chính xác, và linh hoạt hơn bao giờ hết.

Tham khảo:

Quản lý sản xuất là gì? Các chức năng của quản lý sản xuất

Phần mềm Quản lý Sản xuất

Ứng dụng QR Code để nhập dữ liệu sản xuất nhanh và chính xác