Thách thức của làm việc từ xa với quản trị nhân sự và thiết kế tổ chức

Last updated on 6 October, 2025

Trong kỷ nguyên số, làm việc từ xa (Remote Work) đã trở thành một xu thế tất yếu, mang lại sự linh hoạt và mở rộng nguồn nhân lực chưa từng có. Tuy nhiên, đằng sau những lợi ích rõ ràng là hàng loạt thách thức căn bản đối với quản trị nhân sự và thiết kế tổ chức các doanh nghiệp. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết những thách thức của làm việc từ xa với quản trị nhân sự và thiết kế tổ chức, và giải pháp để để quản trị nhân sự hiệu quả, đảm bảo năng suất, gắn kết và văn hóa công ty và chuyển đổi thành công từ mô hình giám sát trực tiếp sang mô hình dựa trên kết quả và sự tin cậy.

Thách thức của làm việc từ xa với quản trị nhân sự

Làm việc từ xa (Remote Work) mang lại sự linh hoạt, tiết kiệm chi phí và mở rộng nguồn nhân lực, nhưng đồng thời cũng đặt ra nhiều thách thức đáng kể cho bộ phận Quản trị Nhân sự (HR).

Dưới đây là tổng hợp về những thách thức chính và vai trò của HR trong bối cảnh này:

Giám sát hiệu suất và Đảm bảo năng suất

• Thiếu sự giám sát trực tiếp: Khó khăn trong việc theo dõi giờ giấc, mức độ tập trung và thời gian làm việc thực tế. Nhà quản lý có xu hướng tập trung vào hoạt động hơn là kết quả.
• Đánh giá hiệu suất: Cần chuyển đổi từ việc đánh giá dựa trên thời gian ở văn phòng sang đánh giá dựa trên kết quả đầu ra (KPIs) rõ ràng và cụ thể.
• Kỷ luật tự giác: Phụ thuộc nhiều vào tính tự giác của nhân viên, dễ dẫn đến tình trạng trì hoãn, chậm trễ công việc hoặc bị phân tâm.

Giao tiếp, Tương tác và Gắn kết

• Giảm tương tác trực tiếp: Thiếu các cuộc trò chuyện ngẫu nhiên, thân mật giúp xây dựng mối quan hệ. Điều này có thể dẫn đến cảm giác cô lập và thiếu sự liên kết giữa các thành viên, đặc biệt với nhân viên mới.
• Rào cản giao tiếp: Phụ thuộc vào công cụ trực tuyến (email, chat, họp video) có thể gây hiểu lầm, chậm trễ hoặc thiếu thông tin kịp thời.
• Duy trì Văn hóa doanh nghiệp: Khó khăn trong việc truyền tải và duy trì văn hóa, giá trị cốt lõi của công ty khi nhân viên không cùng ở một không gian làm việc.

Đào tạo, Phát triển và Tuyển dụng

• Onboarding (Hội nhập) và Đào tạo: Việc đào tạo nhân viên mới từ xa trở nên phức tạp hơn do thiếu sự hướng dẫn trực tiếp và khó khăn trong việc truyền đạt kiến thức, quy trình một cách toàn diện.
• Phát triển kỹ năng: Khó tổ chức các buổi đào tạo nội bộ, mentoring (cố vấn) hay coaching (huấn luyện) trực tiếp.
• Tuyển dụng: Phải xây dựng quy trình tuyển dụng và phỏng vấn hoàn toàn trực tuyến, đảm bảo chất lượng ứng viên và trải nghiệm tích cực cho họ.

An ninh thông tin và Bảo mật dữ liệu

• Rủi ro bảo mật: Nhân viên sử dụng mạng Wi-Fi và thiết bị cá nhân không đảm bảo an toàn, làm tăng nguy cơ rò rỉ dữ liệu, tấn công mạng (phishing, malware).
• Quản lý tài sản: Khó kiểm soát việc sử dụng và bảo trì các thiết bị công ty được giao cho nhân viên làm việc tại nhà.

Khó khăn về Pháp lý và Chính sách

• Chính sách làm việc từ xa: Cần xây dựng và cập nhật các quy định, chính sách làm việc từ xa rõ ràng (về giờ giấc, công cụ, chi phí hỗ trợ, v.v.) để đảm bảo tính minh bạch và công bằng.
• Luật Lao động: Đảm bảo các quy định về hợp đồng lao động, bảo hiểm, an toàn lao động vẫn được tuân thủ khi nhân viên làm việc ở địa điểm khác.

Giải pháp Quản trị Nhân sự (HR) cần tập trung

Để giải quyết các thách thức trên, bộ phận HR cần phải chuyển đổi vai trò và tập trung vào các giải pháp sau:

• Chuyển đổi văn hóa quản lý: Thúc đẩy phong cách quản lý dựa trên niềm tin và kết quả (Output-based), thay vì quản lý vi mô (micromanagement) dựa trên thời gian.
• Đầu tư vào Công nghệ: Trang bị các công cụ quản lý dự án (ví dụ: Trello, Asana), công cụ giao tiếp (ví dụ: Slack, Teams), phần mềm quản lý nhân sự (HRIS) và giải pháp bảo mật (VPN, phần mềm diệt virus).
• Thiết lập Giao tiếp có chủ đích: Tổ chức các cuộc họp trực tuyến thường xuyên (hàng ngày/hàng tuần) để cập nhật công việc và cả những buổi trò chuyện không liên quan đến công việc (virtual happy hour, coffee chat) để duy trì kết nối xã hội.
• Nâng cao sự Gắn kết: Xây dựng các hoạt động nội bộ số hóa (online team building, thử thách trực tuyến, chương trình công nhận thành tích) để giúp nhân viên cảm thấy mình là một phần quan trọng của tổ chức.
• Đào tạo Kỹ năng làm việc từ xa: Tổ chức các buổi huấn luyện về kỹ năng quản lý thời gian, kỷ luật tự giác, giao tiếp qua công cụ số, và kỹ năng lãnh đạo từ xa cho quản lý.
• Xây dựng Chính sách rõ ràng: Thiết lập các quy tắc rõ ràng về bảo mật dữ liệu, giờ làm việc linh hoạt, và các chính sách hỗ trợ chi phí làm việc tại nhà.

Việc quản lý nhân viên làm việc từ xa đòi hỏi sự linh hoạt, sáng tạo và thay đổi tư duy đáng kể từ phía cả nhà quản lý và HR.

Thách thức của làm việc từ xa với thiết kế và vận hành tổ chức

Hình thức làm việc từ xa (Remote Work) buộc doanh nghiệp phải xem xét lại tận gốc cách thức tổ chức, tạo ra những thách thức lớn đối với việc thiết kế và vận hành tổ chức.

Những thách thức này không chỉ là về quản lý con người mà còn liên quan đến cấu trúc, quy trình, và văn hóa cốt lõi của công ty.

Thách thức của làm việc từ xa với Cấu trúc và Quy trình Tổ chức

Phân quyền và Tái cấu trúc Quyền lực

• Chuyển đổi từ mô hình giám sát sang mô hình tin cậy: Thiết kế tổ chức truyền thống thường dựa trên sự giám sát trực tiếp và mô hình quản lý vi mô (micromanagement). Khi chuyển sang làm việc từ xa, tổ chức phải trao quyền (empower) nhiều hơn cho nhân viên và các đội nhóm tự quản.
• Đơn giản hóa quy trình: Các quy trình phê duyệt, trao đổi thông tin vốn phức tạp khi làm việc trực tiếp sẽ càng gây tắc nghẽn hơn trong môi trường từ xa. Thách thức là phải số hóa và tinh gọn các quy trình này (ví dụ: áp dụng chữ ký điện tử, quy trình làm việc tự động).

Thiết kế Đơn vị Công việc và Nhóm

• Rào cản địa lý và múi giờ: Với đội ngũ phân tán, việc tổ chức các nhóm làm việc (team) phải tính đến sự khác biệt về địa điểm, ảnh hưởng đến khả năng hợp tác đồng bộ (synchronous) theo thời gian thực.
• Tăng tính độc lập và tự chủ: Các nhóm cần được thiết kế để có tính tự chủ cao (tự quyết định cách thức thực hiện công việc), nhưng vẫn phải đảm bảo sự đồng bộ hóa mục tiêu với toàn bộ tổ chức.
• Cân bằng giữa văn phòng và từ xa (Mô hình Hybrid): Việc quản lý hai nhóm nhân viên (tại văn phòng và từ xa) với các quy tắc và trải nghiệm khác nhau đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng để tránh tạo ra cảm giác thiếu công bằng hoặc “nhị nguyên” (two-tier) văn hóa.

Thách thức của làm việc từ xa về Văn hóa và Sự Gắn kết

Duy trì Văn hóa Doanh nghiệp

• Truyền tải và củng cố giá trị: Văn hóa thường được hình thành qua các tương tác ngẫu nhiên và không chính thức tại nơi làm việc. Thách thức là phải thiết kế lại các hoạt động và kênh giao tiếp để tái tạo các trải nghiệm văn hóa đó trong môi trường số.
• Duy trì động lực và tinh thần: Cảm giác cô lập và kiệt sức dễ xảy ra. Tổ chức cần chủ động thiết kế các cơ chế để lắng nghe, hỗ trợ sức khỏe tinh thần và khen thưởng/ghi nhận thành tích từ xa.

Quản lý Kiến thức và Cộng đồng Thực hành

• Chia sẻ thông tin không chính thức: Kiến thức thường được chia sẻ nhanh chóng qua trò chuyện trực tiếp. Tổ chức phải thiết kế các kho lưu trữ kiến thức tập trung (knowledge base) và các kênh chia sẻ thông tin rõ ràng để đảm bảo mọi người đều được cập nhật.
• Hợp tác liên phòng ban: Việc phối hợp giữa các phòng ban trở nên khó khăn hơn do thiếu sự tiếp xúc vật lý. Cần thiết kế các giao thức giao tiếp và công cụ cộng tác chung, minh bạch để đảm bảo luồng công việc liền mạch.

Chuyển đổi trọng tâm quản lý

Việc thiết kế tổ chức cho làm việc từ xa đòi hỏi phải thay đổi trọng tâm từ việc quản lý đầu vào (Input: thời gian, sự hiện diện) sang quản lý đầu ra (Output: kết quả, mục tiêu):

Kết luận

Làm việc từ xa không chỉ là một thay đổi về địa điểm, mà là một sự chuyển đổi mô hình kinh doanh và quản trị. Để thành công, các tổ chức phải vượt qua tư duy quản lý vi mô và thay thế bằng văn hóa trao quyền và minh bạch. Điều này đòi hỏi sự tái cấu trúc toàn diện: Quản lý Nhân sự cần ưu tiên thiết lập các chỉ số đánh giá kết quả (KPIs/OKRs) rõ ràng và củng cố sự gắn kết ảo; trong khi đó, Thiết kế Tổ chức phải chuyển đổi thành một cấu trúc linh hoạt, phi tập trung, lấy công nghệ và quy trình số hóa làm nền tảng. Chỉ khi chấp nhận thay đổi này, doanh nghiệp mới có thể tận dụng tối đa tiềm năng của đội ngũ làm việc từ xa.

Tham khảo

Đánh giá trải nghiệm nhân viên là gì? Bộ câu hỏi đánh giá trải nghiệm nhân viên

Chiến lược nhân sự số

Doanh nghiệp số là gì? Các loại doanh nghiệp số

Ứng dụng IoT cá nhân hoá trải nghiệm khách hàng

Hướng dẫn tối ưu hóa website cho AI

Phần mềm đánh giá KPI digiiTeamW