Kế hoạch sản xuất là gì? Cách lập kế hoạch sản xuất tối ưu

Last updated on 17 January, 2025

Đối với một công ty sản xuất, kế hoạch sản xuất là điều không thể thiếu. Nó chính là “bản đồ” dẫn đường, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, đảm bảo chất lượng sản phẩm và đáp ứng nhu cầu thị trường một cách hiệu quả. Trong bài viết dưới đây, OCD sẽ cùng bạn đi sâu vào khái niệm, tầm quan trọng và quy trình lập kế hoạch sản xuất.

Kế hoạch sản xuất là gì?

Khái niệm kế hoạch sản xuất

Kế hoạch sản xuất (Production Plan) là một tài liệu chi tiết, phác thảo toàn bộ quy trình sản xuất sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp. Việc lập kế hoạch trước giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn bằng cách phân bổ nguồn lực, thời gian và nhiệm vụ để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Kế hoạch này cũng hướng đến việc dự đoán nhu cầu thị trường và tối ưu hóa việc sử dụng nguyên vật liệu, nhân công và máy móc nhằm đạt mức sản xuất tối ưu.

Mục tiêu chính của kế hoạch sản xuất bao gồm:

• Tối đa hóa hiệu quả: Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực nhằm giảm thiểu lãng phí và chi phí.
• Đảm bảo chất lượng: Duy trì các tiêu chuẩn chất lượng của sản phẩm cuối cùng để đáp ứng kỳ vọng của khách hàng.
• Đảm bảo thời hạn giao hàng: Đảm bảo sản phẩm được sản xuất và giao đúng thời hạn để đáp ứng nhu cầu thị trường.
• Khả năng thích ứng: Duy trì sự linh hoạt để điều chỉnh kế hoạch khi có thay đổi về nhu cầu thị trường hoặc nguồn lực sẵn có.

Lập kế hoạch sản xuất là gì?

Lập kế hoạch sản xuất là một chiến lược trong lĩnh vực quản lý sản xuất, vạch ra quy trình chi tiết từng bước để tạo ra sản phẩm, từ giai đoạn hình thành ý tưởng đến khi hoàn thiện. Điều này cung cấp cho nhà sản xuất thông tin về số lượng sản phẩm cần sản xuất và thời hạn hoàn thành. Chiến lược này cũng giúp xác định các nguyên vật liệu cần thiết và phân bổ nguồn lực một cách hợp lý. Lập kế hoạch sản xuất tạo ra một sơ đồ quy trình, hỗ trợ các nhà quản lý trong việc xây dựng lịch trình sản xuất.

Tầm quan trọng của kế hoạch sản xuất

Khi doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô sản xuất, việc lập kế hoạch và lịch trình sản xuất một cách cẩn thận là vô cùng cần thiết. Do vậy, cần có người chịu trách nhiệm quản lý và phân bổ nguồn lực. Đây là một phần quan trọng của việc hoạch định năng lực sản xuất — xác định khả năng sản xuất trong một khoảng thời gian nhất định với nguồn lực hiện có.

Nếu thiếu kế hoạch sản xuất, doanh nghiệp dễ gặp phải tình trạng phân bổ nguồn lực không hợp lý, chẳng hạn như sử dụng quá nhiều nguồn lực cho một sản phẩm trong khi không đủ cho sản phẩm khác. Hoặc lập lịch trình không hiệu quả dẫn đến chậm trễ và ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình quản lý sản xuất. Tình trạng lãng phí nguồn lực cũng rất dễ xảy ra. Những vấn đề này cho thấy sự thiếu hiệu quả trong công tác lên kế hoạch sản xuất.

Kế hoạch sản xuất là giải pháp tối ưu để đảm bảo nguồn lực được sử dụng hiệu quả, chất lượng sản phẩm và dịch vụ được đảm bảo và chi phí không vượt quá ngân sách. Trong hầu hết các tổ chức, Giám đốc Sản xuất là người chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý quá trình lập kế hoạch này.

Lợi ích của kế hoạch sản xuất

Những lợi ích chính mà một kế hoạch sản xuất chặt chẽ mang lại bao gồm:

• Cái nhìn tổng quan về toàn bộ hoạt động: Kế hoạch sản xuất phác thảo toàn bộ quy trình sản xuất và các nguyên vật liệu cần thiết, bao gồm cả những gì cần mua và những gì đã có. Nhờ đó, doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính và năng lực sản xuất hiện tại.
• Quy trình sản xuất hiệu quả hơn: Hoạch định sản xuất giúp phát hiện những điểm bất cập, tắc nghẽn và các vấn đề tiềm ẩn trong hệ thống sản xuất hiện tại, ngay cả trước khi quá trình sản xuất bắt đầu.
• Giảm chi phí sản xuất: Dựa trên dự báo chính xác và đánh giá kỹ lưỡng nhu cầu sản xuất, kế hoạch sản xuất sẽ giúp doanh nghiệp tìm ra nhiều cơ hội để giảm chi phí thông qua việc tối ưu quy trình và đưa ra các quyết định mua hàng thông minh.
• Giảm thiểu lãng phí: Tối ưu hóa quy trình và quản trị hàng tồn kho giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu thực tế. Khi xác định được các hoạt động lãng phí và nguồn lực dư thừa, doanh nghiệp có thể loại bỏ chúng, từ đó hoạt động hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn.
• Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Lập kế hoạch sản xuất hiệu quả giúp rút ngắn thời gian sản xuất, từ đó khách hàng nhận hàng nhanh hơn. Đồng thời, nó cũng giúp ngăn ngừa tình trạng hết hàng, đảm bảo nguồn lực và hàng tồn kho sẵn sàng đáp ứng nhu cầu thị trường, tránh mất mát doanh số.

Các loại kế hoạch sản xuất

Có 5 loại phương pháp lập kế hoạch sản xuất phổ biến mà các nhà sản xuất có thể thấy hữu ích:

• Kế hoạch sản xuất theo lô (Batch production plan): Sản xuất nhiều sản phẩm giống nhau theo từng lô. Tập trung vào tối ưu nguồn lực và giảm thiểu thời gian chết giữa các lô. Phù hợp với sản xuất số lượng vừa phải, đa dạng mẫu mã.
• Kế hoạch sản xuất đơn hàng (Job production plan): Sản xuất từng sản phẩm riêng lẻ theo yêu cầu. Chú trọng tùy chỉnh theo yêu cầu khách hàng và dự báo chính xác nguồn lực. Thường được dùng cho sản xuất hàng thủ công, đồ đặt riêng.
• Kế hoạch sản xuất dòng chảy (Flow production plan): Sản xuất liên tục các sản phẩm có nhu cầu ổn định trên dây chuyền lắp ráp. Ưu tiên tiêu chuẩn hóa và tối thiểu hóa hàng tồn kho. Thích hợp cho sản xuất số lượng lớn các sản phẩm ít thay đổi.
• Kế hoạch sản xuất hàng loạt (Mass production plan): Sản xuất số lượng cực lớn các sản phẩm giống hệt nhau trong thời gian ngắn. Tối ưu tự động hóa và dây chuyền lắp ráp, giảm thời gian chuyển đổi. Áp dụng cho các sản phẩm tiêu dùng hàng ngày, số lượng tiêu thụ cực lớn.
• Kế hoạch sản xuất theo quy trình (Process manufacturing plan): Sản xuất các sản phẩm theo công thức hoặc quy trình định sẵn (ví dụ: hóa chất, thực phẩm lỏng). Chú trọng kiểm soát chất lượng, giảm thiểu lãng phí và quản lý thời gian chuyển đổi. Dành cho các sản phẩm dạng lỏng, khí, bột, yêu cầu công thức chế biến.

Các bước lập kế hoạch sản xuất tối ưu

Quy trình lập kế hoạch sản xuất bao gồm 5 bước chính, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả quá trình sản xuất từ khâu dự đoán nhu cầu đến khi hoàn thiện sản phẩm:

5 bước lập kế hoạch sản xuất

Bước 1: Dự báo nhu cầu

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Mục tiêu là xác định số lượng sản phẩm cần sản xuất trong tương lai dựa trên nhu cầu thị trường.

• Cách thực hiện: Sử dụng dữ liệu bán hàng trong quá khứ, phân tích xu hướng thị trường, nghiên cứu đối thủ cạnh tranh và xem xét các yếu tố bên ngoài (ví dụ: mùa vụ, sự kiện, biến động kinh tế).
• Kết quả: Xác định mục tiêu sản xuất (số lượng sản phẩm cần sản xuất) và dự kiến nhu cầu về hàng tồn kho và nhân công.
• Công cụ hỗ trợ: Phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm phân tích dữ liệu, các phương pháp nghiên cứu thị trường.

Bước 2: Xác định nhu cầu hàng tồn kho và năng lực sản xuất

Sau khi đã dự báo được nhu cầu, bước tiếp theo là xác định các nguồn lực cần thiết để đáp ứng nhu cầu đó.

• Cách thực hiện:
  • Tính toán số lượng nguyên vật liệu, linh kiện cần thiết dựa trên số lượng sản phẩm dự kiến.
  • Xác định số lượng máy móc, thiết bị và nhân công cần để sản xuất.
  • Đánh giá năng lực sản xuất hiện tại của doanh nghiệp (khả năng sản xuất tối đa trong một khoảng thời gian nhất định).
  • Lập kế hoạch quản lý hàng tồn kho để đảm bảo nguyên vật liệu luôn sẵn sàng và tránh tồn kho quá mức.
• Kết quả: Danh sách các nguồn lực cần thiết (nguyên vật liệu, nhân công, máy móc), đánh giá năng lực sản xuất và kế hoạch quản lý hàng tồn kho.
• Lưu ý: Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp giảm thiểu lãng phí và tối ưu chi phí. Nếu năng lực sản xuất không đáp ứng được nhu cầu, cần xem xét thuê thêm nhân công, máy móc.

Bước 3: Lập sơ đồ các bước sản xuất

Trong bước này, doanh nghiệp tập trung vào việc chi tiết hóa quy trình sản xuất.

• Cách thực hiện: Lập sơ đồ các bước cần thiết để biến nguyên vật liệu thành thành phẩm, bao gồm:
  • Xác định từng công đoạn sản xuất.
  • Xác định thiết bị, công cụ và dịch vụ cần thiết cho mỗi công đoạn.
  • Phân tích mối quan hệ giữa các công đoạn (công đoạn nào cần thực hiện trước, công đoạn nào có thể thực hiện song song).
  • Xác định các công đoạn cần thuê ngoài (nếu có).
  • Xây dựng phương án dự phòng cho các tình huống bất ngờ (ví dụ: máy móc hỏng hóc).
• Kết quả: Sơ đồ chi tiết quy trình sản xuất, danh sách thiết bị, công cụ, dịch vụ cần thiết và phương án dự phòng.

Bước 4: Lập lịch trình sản xuất

Dựa trên sơ đồ các bước sản xuất, bước này sẽ lập lịch trình chi tiết cho từng công đoạn.

• Cách thực hiện:
  • Phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận, máy móc và nhân viên.
  • Xác định thời gian bắt đầu và kết thúc cho từng công đoạn.
  • Xác định địa điểm thực hiện từng công đoạn.
  • Thông báo kế hoạch sản xuất cho các bên liên quan.
• Kết quả: Lịch trình sản xuất chi tiết, bao gồm thời gian, địa điểm và người chịu trách nhiệm cho từng công đoạn.
• Công cụ hỗ trợ: Phần mềm quản lý sản xuất (MES), bảng tính.

Bước 5: Kiểm soát và cải tiến liên tục

Sau khi bắt đầu sản xuất, việc theo dõi và đánh giá hiệu suất là rất quan trọng.

• Cách thực hiện:
  • Theo dõi tiến độ sản xuất so với kế hoạch.
  • Thu thập dữ liệu về hiệu suất sản xuất (ví dụ: năng suất, chất lượng, thời gian).
  • Phân tích dữ liệu để tìm ra các điểm cần cải thiện.
  • Thực hiện các biện pháp cải tiến quy trình sản xuất.
  • Đánh giá hiệu quả của các biện pháp cải tiến.
• Kết quả: Dữ liệu về hiệu suất sản xuất, các biện pháp cải tiến và đánh giá hiệu quả.
• Mục tiêu: Liên tục tối ưu hóa quy trình sản xuất để nâng cao hiệu quả và giảm thiểu chi phí.

Bằng cách tuân theo 5 bước này, doanh nghiệp có thể xây dựng một kế hoạch sản xuất hiệu quả, giúp đạt được các mục tiêu kinh doanh và nâng cao năng lực cạnh tranh.

KPIs (Chỉ số hiệu suất chính) trong kế hoạch sản xuất

Các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) là những thước đo quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của quy trình sản xuất. Bằng cách theo dõi và so sánh các KPIs với mục tiêu đã đề ra trong kế hoạch sản xuất, doanh nghiệp có thể biết được tiến độ sản xuất và xác định các vấn đề cần khắc phục. Một số KPIs phổ biến trong sản xuất bao gồm:

Thời gian chết (Downtime)

Đây là tỷ lệ phần trăm thời gian mà quá trình sản xuất bị ngừng hoạt động trong giờ làm việc theo kế hoạch. Nguyên nhân có thể do hỏng hóc máy móc, điều chỉnh thiết bị, tai nạn,… Một số thời gian chết là cần thiết cho việc bảo trì máy móc, nhưng nhìn chung, tỷ lệ thời gian chết càng ít càng tốt.

Thời gian thiết lập/chuyển đổi (Setup/Changeover Time)

Đây là thời gian cần thiết để chuyển đổi giữa các công việc sản xuất khác nhau. Thời gian này ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất vì quá trình sản xuất bị gián đoạn. Kế hoạch sản xuất cần tính toán thời gian và công sức cần thiết để thiết lập lại dây chuyền cho mỗi công việc, bao gồm thay đổi thiết bị, nguyên vật liệu và nhân công. Giảm thiểu thời gian chuyển đổi sẽ giúp tăng hiệu quả sản xuất.

Đọc thêm: SMED là gì? Quy trình triển khai SMED đơn giản và hiệu quả

Tỷ lệ sản xuất (Production Rate)

Chỉ số này tập trung vào số lượng sản phẩm được sản xuất trong một khoảng thời gian nhất định. So sánh tỷ lệ sản xuất thực tế với kế hoạch giúp doanh nghiệp nhận biết điểm mạnh, điểm yếu và giải quyết các vấn đề phát sinh.

Hiệu quả tổng thể của thiết bị (OEE – Overall Equipment Effectiveness)

Đánh giá hiệu quả tổng thể của thiết bị (OEE) bao gồm 3 yếu tố: Chất lượng (Quality), Hiệu suất (Performance) và Tính khả dụng (Availability).

Công thức tính OEE: OEE = Chất lượng x Hiệu suất x Tính khả dụng.

• Chất lượng được đo bằng tỷ lệ sản phẩm đạt tiêu chuẩn.
• Hiệu suất là tốc độ sản xuất so với tốc độ tối đa.
• Tính khả dụng là tỷ lệ thời gian thiết bị hoạt động trong giờ làm việc theo kế hoạch.

Doanh nghiệp có thể tăng OEE bằng cách giảm thời gian chết, giảm lãng phí và duy trì tỷ lệ sản xuất cao.

Tỷ lệ sản phẩm lỗi/hỏng (Rejection Rate)

Đây là tỷ lệ phần trăm sản phẩm không đạt kiểm tra chất lượng. Tùy thuộc vào từng loại sản phẩm và lỗi cụ thể, một số sản phẩm có thể được sửa chữa, số khác phải loại bỏ.

Tỷ lệ giao hàng đúng hạn (On-Time Orders)

Việc đảm bảo sản xuất và giao hàng đúng thời hạn giúp tránh các chi phí phát sinh do vận chuyển khẩn cấp và duy trì sự hài lòng của khách hàng, từ đó củng cố mối quan hệ kinh doanh lâu dài.

Tham khảo dịch vụ Tư vấn Quản trị sản xuất của OCD

• Phân tích và tối ưu hóa quy trình sản xuất: OCD hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá hiện trạng, nhận diện các điểm nghẽn và đề xuất giải pháp cải tiến quy trình, từ đó giảm thiểu lãng phí và nâng cao năng suất.
• Thiết kế hệ thống quản lý sản xuất hiện đại: Xây dựng các hệ thống quản lý sản xuất thông minh dựa trên công nghệ tiên tiến, phù hợp với đặc thù từng ngành nghề.
• Áp dụng công cụ quản lý tiên tiến: OCD triển khai các công cụ quản lý như Lean, Six Sigma, và TPM, giúp tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu sai sót trong sản xuất.
• Đào tạo và nâng cao năng lực quản lý: Trong dịch vụ tư vấn quản trị sản xuất, OCD cung cấp các chương trình đào tạo thực tiễn cho đội ngũ quản lý và nhân viên, giúp họ áp dụng thành công các phương pháp cải tiến sản xuất.

Tìm hiểu ngay tại:

Dịch vụ Tư vấn Quản trị Sản xuất

——————————-