Ứng dụng KPI – tại sao doanh nghiệp nên triển khai

Last updated on 7 August, 2024

Ứng dụng KPI (Key Performance Indicator) là một công cụ hỗ trợ các doanh nghiệp và tổ chức trong việc theo dõi, đo lường và quản lý hiệu suất công việc của nhân viên và các quy trình hoạt động. Triển khai ứng dụng KPI giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, quản lý và đánh giá KPI dù với quy mô nhỏ hay lớn.

Ứng dụng KPI là gì?

Ứng dụng KPI (Key Performance Indicator) là một công cụ hỗ trợ các doanh nghiệp và tổ chức trong việc theo dõi, đo lường và quản lý hiệu suất công việc của nhân viên và các quy trình hoạt động. KPI là những chỉ số quan trọng giúp đánh giá mức độ thành công của một tổ chức trong việc đạt được các mục tiêu chiến lược và hoạt động.

Chức năng chính của ứng dụng KPI:

1. Xác định và thiết lập KPI: Giúp người dùng xác định các chỉ số hiệu suất chính phù hợp với mục tiêu kinh doanh.
2. Theo dõi và ghi nhận dữ liệu: Thu thập và ghi nhận dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau để đánh giá hiệu suất.
3. Báo cáo và phân tích: Tạo ra các báo cáo chi tiết và phân tích số liệu để đưa ra cái nhìn tổng quan về hiệu suất.
4. Cảnh báo và thông báo: Gửi cảnh báo và thông báo khi các chỉ số KPI vượt ngưỡng cho phép hoặc có dấu hiệu bất thường.
5. Tương tác và phối hợp: Hỗ trợ sự tương tác và phối hợp giữa các phòng ban và nhân viên trong việc đạt được mục tiêu chung.

Lợi ích của việc sử dụng ứng dụng KPI:

• Nâng cao hiệu suất làm việc: Giúp nhân viên và các phòng ban biết được mình cần cải thiện ở đâu và như thế nào.
• Đưa ra quyết định thông minh hơn: Cung cấp dữ liệu chính xác và kịp thời để hỗ trợ việc ra quyết định.
• Tăng tính minh bạch và trách nhiệm: Minh bạch hóa quá trình đánh giá và nâng cao trách nhiệm của mỗi cá nhân.
• Tối ưu hóa quy trình hoạt động: Phát hiện và loại bỏ những điểm yếu trong quy trình làm việc.

Phần mềm KPI có thể được tích hợp với các hệ thống quản lý doanh nghiệp khác như ERP, CRM, và HRM để tạo ra một hệ thống quản lý toàn diện và hiệu quả.

Tại sao doanh nghiệp nên triển khai ứng dụng KPI?

Doanh nghiệp nên triển khai phần mềm KPI vì nhiều lý do quan trọng sau đây:

1. Đo lường và đánh giá hiệu suất

• Xác định mục tiêu rõ ràng: Phần mềm KPI giúp doanh nghiệp xác định và theo dõi các mục tiêu chiến lược và hoạt động cụ thể.
• Đánh giá hiệu suất chính xác: Giúp đánh giá chính xác hiệu suất của từng cá nhân, phòng ban và toàn bộ tổ chức dựa trên các chỉ số đo lường cụ thể.

2. Cải thiện hiệu suất làm việc

• Phát hiện vấn đề kịp thời: Phần mềm KPI cung cấp thông tin về hiệu suất kịp thời, giúp phát hiện các vấn đề và điều chỉnh nhanh chóng.
• Động lực cho nhân viên: Khi nhân viên biết rõ mục tiêu và được theo dõi hiệu suất, họ có xu hướng làm việc hiệu quả hơn.

3. Ra quyết định dựa trên dữ liệu

• Thông tin chính xác và kịp thời: Phần mềm KPI cung cấp dữ liệu chính xác và kịp thời, giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định dựa trên thông tin thay vì cảm tính.
• Phân tích sâu: Cho phép phân tích sâu về hiệu suất, xu hướng và nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp.

4. Tăng tính minh bạch và trách nhiệm

• Minh bạch hóa quy trình: Mọi hoạt động và hiệu suất đều được ghi nhận và báo cáo, tạo ra sự minh bạch trong tổ chức.
• Nâng cao trách nhiệm: Nhân viên và các phòng ban sẽ có trách nhiệm hơn khi biết rằng hiệu suất của họ đang được theo dõi và đánh giá.

5. Tối ưu hóa quy trình và nguồn lực

• Phát hiện điểm yếu: Giúp doanh nghiệp phát hiện ra những điểm yếu trong quy trình làm việc và đưa ra biện pháp cải thiện.
• Tối ưu hóa nguồn lực: Sử dụng dữ liệu để tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, đảm bảo rằng các nguồn lực được phân bổ hiệu quả.

6. Tăng cường sự phối hợp và giao tiếp

• Cải thiện giao tiếp nội bộ: Phần mềm KPI tạo ra một nền tảng chung để các bộ phận và nhân viên giao tiếp và phối hợp hiệu quả hơn.
• Đồng bộ hóa mục tiêu: Giúp đồng bộ hóa mục tiêu của các bộ phận khác nhau, hướng đến mục tiêu chung của tổ chức.

7. Hỗ trợ phát triển chiến lược dài hạn

• Phân tích xu hướng: Phân tích dữ liệu hiệu suất theo thời gian để phát hiện xu hướng và dự báo tương lai.
• Điều chỉnh chiến lược: Dựa vào kết quả phân tích để điều chỉnh và phát triển các chiến lược kinh doanh dài hạn.

Việc triển khai phần mềm KPI không chỉ giúp cải thiện hiệu suất hiện tại mà còn hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bền vững và cạnh tranh hiệu quả hơn trong thị trường.

Những tính năng mà ứng dụng KPI phải có

Phần mềm KPI cần phải có những tính năng sau đây để hỗ trợ hiệu quả cho việc theo dõi, đo lường và quản lý hiệu suất của doanh nghiệp:

1. Xác định và thiết lập KPI

• Thư viện KPI chuẩn: Cung cấp các mẫu KPI chuẩn theo từng ngành nghề và lĩnh vực để người dùng dễ dàng lựa chọn.
• Tùy chỉnh KPI: Cho phép người dùng tạo và tùy chỉnh các chỉ số KPI riêng biệt phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp.

2. Thu thập và ghi nhận dữ liệu

• Tích hợp dữ liệu: Kết nối với các hệ thống khác như ERP, CRM, HRM để tự động thu thập dữ liệu.
• Nhập liệu thủ công: Cho phép nhập dữ liệu thủ công từ các nguồn khác nhau.

3. Phân tích và báo cáo

• Báo cáo đa dạng: Tạo các loại báo cáo khác nhau như biểu đồ, bảng tổng hợp, và đồ thị để dễ dàng theo dõi.
• Phân tích xu hướng: Cung cấp công cụ phân tích xu hướng và dự báo dựa trên dữ liệu lịch sử.
• Tùy chỉnh báo cáo: Cho phép người dùng tùy chỉnh các báo cáo theo nhu cầu cụ thể.

4. Cảnh báo và thông báo

• Thiết lập cảnh báo: Gửi cảnh báo qua email, SMS hoặc thông báo trực tiếp trên phần mềm khi các chỉ số KPI vượt ngưỡng cho phép.
• Nhắc nhở công việc: Gửi nhắc nhở về các công việc cần hoàn thành để đạt được mục tiêu KPI.

5. Tương tác và phối hợp

• Chia sẻ và cộng tác: Cho phép chia sẻ báo cáo và dữ liệu KPI với các thành viên trong nhóm và các phòng ban khác.
• Bình luận và phản hồi: Hỗ trợ chức năng bình luận và phản hồi trực tiếp trên phần mềm để tăng cường sự tương tác và phối hợp.

6. Bảo mật và quản lý quyền truy cập

• Quản lý quyền truy cập: Cung cấp chức năng phân quyền chi tiết để đảm bảo chỉ những người có quyền mới được truy cập vào dữ liệu quan trọng.
• Bảo mật dữ liệu: Đảm bảo an toàn và bảo mật cho dữ liệu thông qua các biện pháp bảo mật như mã hóa và xác thực hai yếu tố.

7. Tính năng di động

• Ứng dụng di động: Cung cấp ứng dụng di động để người dùng có thể theo dõi và quản lý KPI mọi lúc, mọi nơi.
• Thông báo di động: Gửi thông báo và cảnh báo trực tiếp trên thiết bị di động.

8. Tính năng tự động hóa

• Tự động hóa quy trình: Tự động hóa các quy trình thu thập và báo cáo dữ liệu để giảm thiểu công việc thủ công.
• Tự động cập nhật: Tự động cập nhật dữ liệu từ các nguồn khác nhau để đảm bảo thông tin luôn chính xác và kịp thời.

9. Giao diện thân thiện và dễ sử dụng

• Giao diện trực quan: Cung cấp giao diện dễ hiểu và trực quan để người dùng dễ dàng thao tác.
• Hướng dẫn sử dụng: Cung cấp tài liệu và hướng dẫn sử dụng chi tiết để hỗ trợ người dùng.

Phần mềm KPI với các tính năng trên sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu suất hiệu quả, đưa ra các quyết định chính xác dựa trên dữ liệu, và đạt được các mục tiêu kinh doanh một cách bền vững.

Tại Việt nam có những ứng dụng KPI nào nên cân nhắc?

Tại Việt Nam, có nhiều phần mềm KPI được sử dụng và đánh giá cao bởi các doanh nghiệp. Dưới đây là một số phần mềm KPI phổ biến và nên cân nhắc:

FPT IS KPI

• Mô tả: FPT IS cung cấp phần mềm KPI tích hợp với hệ thống ERP của FPT, giúp theo dõi và phân tích hiệu suất.
• Tính năng: Theo dõi KPI, báo cáo tùy chỉnh, phân tích dữ liệu, tích hợp ERP.

OOC digiiTeamW

• Mô tả: OOC cung cấp phần mềm KPI digiiTeamW chuyên dụng, tập trung vào việc thiết lập, theo dõi, đánh giá KPI cho doanh nghiệp, bộ phận và cá nhân.
• Tính năng: Thiết lập hệ thống KPI theo chuẩn, theo dõi KPI, đánh giá KPI, xếp hạng KPI và tích hợp với các phần mềm quản lý khác; có phiên bản mobile app miễn phí

Viettel Business Solutions

• Mô tả: Viettel Business Solutions cung cấp các giải pháp KPI tích hợp với các hệ thống quản lý khác của doanh nghiệp.
• Tính năng: Theo dõi KPI, báo cáo hiệu suất, phân tích dữ liệu, cảnh báo và thông báo.

KPI Dashboard (Cung cấp bởi Gimasys)

• Mô tả: Gimasys cung cấp phần mềm KPI Dashboard giúp doanh nghiệp theo dõi và phân tích hiệu suất một cách trực quan.
• Tính năng: Tùy chỉnh KPI, báo cáo động, phân tích xu hướng, tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn.

SAP BusinessObjects

• Mô tả: SAP BusinessObjects là một giải pháp phần mềm toàn diện cho việc theo dõi và phân tích KPI, mặc dù không hoàn toàn là sản phẩm địa phương, nhưng rất phổ biến tại Việt Nam.
• Tính năng: Báo cáo và phân tích nâng cao, tích hợp dữ liệu, giao diện trực quan, tùy chỉnh KPI.

Microsoft Power BI

• Mô tả: Microsoft Power BI là một công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ và được sử dụng rộng rãi tại Việt Nam.
• Tính năng: Tạo bảng điều khiển KPI, phân tích dữ liệu, báo cáo động, tích hợp với nhiều nguồn dữ liệu.

Zoho Analytics

• Mô tả: Zoho Analytics cung cấp một nền tảng phân tích và báo cáo toàn diện, bao gồm các công cụ để theo dõi KPI.
• Tính năng: Tạo báo cáo và bảng điều khiển, phân tích dữ liệu, tùy chỉnh KPI, tích hợp với nhiều ứng dụng.

Sage X3

• Mô tả: Sage X3 là một giải pháp ERP toàn diện với các công cụ KPI tích hợp.
• Tính năng: Theo dõi hiệu suất, báo cáo và phân tích KPI, tích hợp với hệ thống ERP.

Qlik Sense

• Mô tả: Qlik Sense là một công cụ phân tích dữ liệu và báo cáo mạnh mẽ được sử dụng để theo dõi và phân tích KPI.
• Tính năng: Tạo báo cáo và bảng điều khiển, phân tích dữ liệu, tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn.

Các phần mềm này đều có các tính năng và khả năng khác nhau, vì vậy việc chọn lựa ứng dụng KPI phù hợp sẽ phụ thuộc vào nhu cầu và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp bạn, cũng như khả năng tích hợp với các hệ thống hiện tại.

Việc sử dụng ứng dụng KPI có thể kết hợp với dịch vụ tư vấn KPI hoặc các khóa đào tạo KPI để chuẩn hóa kiến thức và phương pháp triển khai KPI.