Task Batching là gì? Phương pháp quản lý thời gian và làm việc năng suất

Last updated on 15 August, 2024

Nếu bạn đang tìm kiếm một phương pháp làm việc năng suất hơn tại công sở, Task Batching có thể là một lựa chọn hợp lý. Chiến lược làm việc này bao gồm việc tổng hợp các đầu mục công việc tương tự nhau và hoàn thành trong một lần thay vì trải dài suốt cả ngày. Xử lý công việc theo nhóm (Task Batching) giúp bạn sắp xếp tổ chức công việc khoa học hơn, tạo ra kết quả chất lượng và hoàn thiện dự án đúng thời hạn.

Trong bài viết này, OCD sẽ cùng bạn tìm hiểu phương pháp Task Batching là gì, những lợi ích, các bước thực hiện và mẹo triển khai chiến lược này tốt nhất tại nơi làm việc nhé!

Phương pháp Task Batching là gì?

Khái niệm phương pháp Task Batching

Task Batching là một phương pháp tổ chức công việc bằng cách phân nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau để giải quyết một thể. Cách làm việc này giúp tăng đáng kể năng suất làm việc, giảm thời gian xao nhãng khi phải chuyển đổi từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác trong suốt cả ngày.

Một ví dụ đơn giản là nhiệm vụ trả lời các email không khẩn cấp. Thay vì liên tục mở, đọc và phản hồi email lẻ tẻ trong cả một ngày, bạn có thể dành một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành nhiệm vụ này với mức độ tập trung 100%.

Phân biệt phương pháp Task Batching và Time Blocking

Task Batching và Time Blocking là hai phương pháp thông dụng nhất để cải thiện năng suất làm việc. Tuy nhiên, mục tiêu của từng phương pháp là khác nhau:

• Task Batching: Kỹ thuật này đòi hỏi các nhiệm vụ có liên quan phải được phân cùng một nhóm và hoàn thành cùng lúc. Mục đích là giảm thiểu sự phân tâm và duy trì một luồng suy nghĩ duy nhất để tăng chất lượng đầu ra công việc.
• Time Blocking: Phương pháp này phân bổ các khoảng thời gian cụ thể trong ngày dành cho các nhiệm vụ hoặc đầu mục công việc nhất định. Mục đích là đảm bảo tiến độ công việc được hoàn thiện theo mức độ ưu tiên.

Cả hai phương pháp có thể được sử dụng cùng nhau để lập kế hoạch làm việc khoa học nhất. Bạn có thể nhóm các nhiệm vụ tương tự trước với Task Batching, sau đó phân bổ thời gian bằng Time Blocking để giải quyết từng nhóm nhiệm vụ. Bằng cách này, bạn có thể nâng cao mức độ tập trung và đảm bảo không bỏ qua các nhiệm vụ quan trọng.

Lợi ích của phương pháp Task Batching

Phương pháp Task Batching mang lại một số lợi ích phổ biến sau đây:

Lợi ích của phương pháp Task Batching

Tăng khả năng tập trung

Phương pháp Task Batching cho phép bạn tăng sự tập trung bằng việc giảm số lượng nhiệm vụ cần hoàn thành. Bạn sẽ hạn chế việc suy nghĩ về mớ hỗn độn những nhiệm vụ mà mình phải hoàn thành. Điều này cho phép não bạn tập trung hoàn toàn vào từng nhóm nhiệm vụ được phân chia rõ ràng.

Giảm stress

Sử dụng phương pháp Task Batching là một cách giúp bạn giảm tải stress trong công việc. Do các nhiệm vụ được sắp xếp với bố cục rõ ràng, thời gian cụ thể, bạn hoàn toàn có khả năng kiểm soát từ tổng quan cho đến chi tiết những đầu mục công việc của mình. Điều này đặc biệt có lợi trong những dự án có tính phức tạp cao.

Ngoài ra, việc giảm stress có thể đạt được gián tiếp thông qua chất lượng công việc tốt hơn và nhận được sự công nhận từ cấp trên. Từ đó, sức khỏe tinh thần của toàn bộ cán bộ nhân viên sẽ tốt hơn, văn hóa doanh nghiệp được cải thiện và kết quả kinh doanh cũng sẽ tốt lên.

Cải thiện năng suất

Bạn có thể nâng cao năng suất làm việc nhờ có quy trình được cải thiện và dành ít thời gian hơn cho các nhiệm vụ tạo ra ít giá trị. Phương pháp Task Batching đòi hỏi bạn phải hoàn thiện các công việc có mức độ ưu tiên cao trước. Điều này là hợp lý bởi đầu ngày sẽ là thời điểm bạn cảm thấy năng động, tỉnh táo và hiệu quả nhất. Khi ấy, đầu ra kết quả công việc sẽ chất lượng hơn.

Phương pháp Task Batching cũng yêu cầu một lịch trình làm việc cụ thể giúp bạn không bỏ lỡ các deadline quan trọng. Kỹ thuật làm việc này cung cấp cho bạn một lượng công việc dễ quản lý, các mốc thời gian quan trọng để hoàn thành một nhiệm vụ hay dự án. Từ đó, năng suất làm việc cũng sẽ tăng lên.

Các bước sử dụng phương pháp Task Batching hiệu quả

Nếu bạn muốn sử dụng Task Batching để cải thiện năng suất làm việc, bạn có thể thực hành theo các bước sau:

Các bước sử dụng phương pháp Task Batching

Lập “To-do-list”

Nhìn chung, phương pháp Task Batching sẽ bắt đầu với việc liệt kê danh sách và ưu tiên thứ tự đầu mục công việc cần hoàn thiện. Một vài người sẽ quen với việc lên kế hoạch cho từng nhiệm vụ hàng ngày, trong khi đó một số lại thích việc lập kế hoạch hàng tuần hay hàng tháng. Điều này phụ thuộc vào thói quen và bối cảnh làm việc của bạn.

Chia nhỏ nhiệm vụ

Với phương pháp này, bạn cần chia nhỏ các dự án, công việc lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn. Việc này không chỉ giúp bạn dễ quản lý khối lượng công việc khổng lồ mà còn cho phép bạn phân nhóm nhiệm vụ hiệu quả hơn ở bước sau. Ví dụ, bạn có một số nhiệm vụ liên quan đến giao tiếp, trao đổi với khách hàng qua email, điện thoại, bạn có thể hoàn thành các nhiệm vụ này cùng một lúc.

Bằng cách này, bạn có thể hiểu được cục diện toàn cảnh cũng như đánh giá lại định hướng của dự án. Khi ấy, bạn biết nên ưu tiên hoàn thành những nhiệm vụ nào trước.

Phân nhóm nhiệm vụ

Phân loại các nhiệm vụ theo nhóm chức năng sẽ giúp tăng năng suất và giảm tải đáng kể lượng công việc. Bạn có thể sử dụng phương pháp Task Batching để mã hóa màu các nhiệm vụ của mình tùy thuộc vào mức độ ưu tiên hoặc nhóm chức năng của chúng. Ví dụ, bạn có thể sử dụng màu hồng cho các nhiệm vụ yêu cầu giao tiếp và màu xanh lá cho các nhiệm vụ yêu cầu nhiều thời gian nghiên cứu, nghiền ngẫm.

Sắp xếp lịch làm việc

Khi bạn đã liệt kê, chia nhỏ và phân loại các nhiệm vụ của mình, hãy sắp xếp lịch làm việc một cách hợp lý. Tức là, bạn cần lên lịch một khoảng thời gian nhất định cho từng đầu mục công việc riêng. Ví dụ, bạn có thể xếp các nhiệm vụ liên quan đến email vào cuối ngày. Nếu bạn kết thúc ngày làm việc lúc 5:00 chiều, hãy chọn khoảng thời gian từ 4:30 đến 5:00 để dành cho “Trả lời email”. Có rất nhiều công cụ hỗ trợ hiện nay để bạn thực hiện bước này một cách tốt nhất như: Google Calendar hay Notion.

Một số mẹo khi áp dụng phương pháp Task Batching

Dưới đây là một số mẹo bổ sung giúp bạn tận dụng tối đa kỹ thuật làm việc này:

Biết đâu là những nhiệm vụ nên hay không nên xử lý theo nhóm

Dưới đây là một số ví dụ phổ biến về các nhiệm vụ phù hợp để xử lý theo nhóm:

• Giao tiếp: Đọc và trả lời email, tin nhắn, kiểm tra các thông báo trên mạng xã hội.
• Sáng tạo nội dung: Viết bài đăng blog, chỉnh sửa video, thiết kế đồ họa hoặc lên nội dung cho các kênh truyền thông mạng xã hội.
• Cuộc gọi và cuộc họp: Lên lịch các cuộc họp, cuộc gọi khách hàng định kỳ vào một thời gian cố định trong ngày, trong tuần hoặc trong tháng.
• Công việc hành chính: Nhóm các nhiệm vụ liên quan đến xử lý giấy tờ, kiểm kê chi phí và quản lý hóa đơn.
• Lập kế hoạch và chiến lược: Dành thời gian cho việc lập kế hoạch chiến lược, quản lý dự án và xem xét tiến độ hoàn thành của từng dự án.

Tuy nhiên, một số nhiệm vụ có thể không phù hợp với phương pháp Task Batching:

• Nhiệm vụ khẩn cấp hoặc tức thời: Các nhiệm vụ cần được giải quyết ngay lập tức, chẳng hạn như yêu cầu hỗ trợ khách hàng khẩn cấp hoặc lỗi hệ thống nghiêm trọng. Những công việc không thể chờ đợi để được xử lý theo nhóm mà phải giải quyết ngay lập tức.
• Giám sát và phản hồi trong thời gian thực: Các nhiệm vụ như quản lý mạng xã hội hoặc bảo mật mạng, có thể không phù hợp để xử lý theo nhóm vì chúng yêu cầu sự cảnh giác và phản ứng liên tục.

Tránh phân tâm với phương pháp Pomodoro

Kẻ thù lớn nhất của việc xử lý công việc theo nhóm là sự phân tâm. Có thể bạn sẽ có phản ứng tự nhiên khi cầm điện thoại lên và bắt đầu lướt Tiktok, hoặc bạn không thể cưỡng lại việc trả lời email ngay khi có một email mới xuất hiện trong hộp thư đến. Dù là gì đi nữa, bạn cần tìm một giải pháp để hạn chế sự phân tâm và duy trì khả năng tập trung.

Phương pháp Pomodoro

Một trong những kỹ thuật tốt nhất bạn nên sử dụng chung với Task Batching là một phương pháp quản lý thời gian khác – phương pháp Pomodoro. Phương pháp này được phát triển bởi Francesco Cirillo vào cuối những năm 1980. Nó sử dụng một bộ hẹn giờ để phân chia công việc vào các khối thời gian, thường là 25 phút một khối, và mỗi khối được phân cách bởi những khoảng nghỉ ngắn.

Những khoảng nghỉ ngắn kích hoạt hệ thống phần thưởng của não bộ và đóng vai trò như sự hài lòng xuất hiện ngay lập tức sau khi tập trung làm việc được một khoảng thời gian cố định. Phần thưởng này làm tăng mức độ dopamine, kích thích não bộ có hứng thú tham gia vào việc hoàn thành những nhiệm vụ kế tiếp.

Sử dụng phương pháp Task Batching cho các khoảng thời gian kém năng suất trong ngày

Khi nhân viên đang có năng suất hoặc động lực thấp trong ca làm việc, việc được giao các nhiệm vụ ít giá trị và tốn ít công sức sẽ có lợi cho họ, đặc biệt khi họ đang có năng lượng thấp. Ví dụ, một số nhân viên thường mất năng lượng sau giờ nghỉ trưa. Hãy cân nhắc xử lý các công việc ít giá trị trong khoảng thời gian này để tiết kiệm năng lượng. Điều này đảm bảo bạn tận dụng thời gian kém năng suất cho những nhiệm vụ lặt vặt để giành nhiều năng lượng cho các công việc phức tạp và đòi hỏi nhiều tư duy hơn. Đây là một cách phân bổ công việc vô cùng tối ưu để đạt kết quả đầu ra tốt nhất.

Tạm kết

Phương pháp Task Batching giúp nâng cao hiệu quả làm việc của cả cá nhân hoặc một đội nhóm. Với phương pháp này, bạn có thể ước tính và phân bổ thời gian sao cho phù hợp với độ phức tạp của từng nhiệm vụ. Nó tránh được việc trễ deadline hoặc dành quá nhiều thời gian cho một nhiệm vụ đơn giản. Phương pháp này cho phép bạn tập trung cao độ hơn vào công việc và sử dụng thời gian hiệu quả hơn. Từ đó, bạn hay đội nhóm có thể hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng hơn với kết quả đạt được chất lượng cao hơn.

——————————-