Sơ đồ chuỗi giá trị – Value Stream Mapping (VSM) là gì?

Last updated on 25 September, 2024

Sơ đồ chuỗi giá trị – Value Stream Mapping (VSM) là một công cụ trực quan hóa quy trình trong một dự án. Nó thể hiện bằng hình ảnh thông qua các sự kiện để cuối cùng cung cấp sản phẩm, dịch vụ đến tay khách hàng. Các sự kiện này có thể bao gồm: phát triển sản phẩm, chuỗi cung ứng, thiết kế, kiểm soát chất lượng, hỗ trợ khách hàng,… VSM giúp thiết lập sơ đồ đầu vào – đầu ra, từ đó xác định và giảm thiểu lãng phí.

Trong bài viết này, OCD sẽ cùng bạn tìm hiểu kỹ hơn về cách thức hoạt động của sơ đồ chuỗi giá trị VSM cùng với các ví dụ cụ thể. 

Sơ đồ chuỗi giá trị – Value Stream Mapping (VSM) là gì?

Khái niệm Sơ đồ chuỗi giá trị VSM

Sơ đồ chuỗi giá trị – Value Stream Mapping (VSM) là một công cụ được phát triển dựa trên nền tảng của hệ thống sản xuất tinh gọn (Lean manufacturing). Các doanh nghiệp sử dụng VSM để thiết lập sơ đồ trực quan về tất cả các yếu tố cần thiết khi cung cấp một sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng. Mục tiêu cuối cùng của VSM là phân tích và tối ưu hóa toàn bộ quy trình.

Quy trình tạo lập VSM bao gồm liệt kê tất cả yếu tố cần thiết như: con người, quy trình, thông tin, nguyên vật liệu,… Sau đó, bạn cần thể hiện những yếu tố này trên sơ đồ dòng chảy công việc. Bằng cách trực quan hóa tất cả các yếu tố quan trọng tham gia vào quá trình cung ứng sản phẩm, các doanh nghiệp có thể giảm thiểu lãng phí trong các khâu cụ thể dựa trên nguyên tắc tinh gọn.

Lịch sử của sơ đồ chuỗi giá trị VSM

Hiệu quả trong quy trình luôn là mối quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp từ rất lâu đời. Tuy nhiên, VSM chỉ mới ra đời như một phương pháp quản lý sản xuất vào năm 1918 với cuốn sách “Installing efficiency methods” của Knoeppel. Trong công trình quan trọng này, Knoeppel đề xuất việc sử dụng sơ đồ dòng chảy công việc và biểu đồ để trực quan hóa quy trình kinh doanh tốt hơn.

Sơ đồ chuỗi giá trị VSM không được công nhận rộng rãi cho đến những năm 1950 khi Toyota ra mắt Hệ thống Sản xuất Toyota (TPS). Hệ thống này sử dụng hai phương pháp Jidoka (tự động hóa với sự giám sát của con người) và mô hình Just in time (JIT), tức là sản xuất sản phẩm đúng lúc và đúng nhu cầu.

Trải qua nhiều năm, cụm từ “Sản xuất tinh gọn” (Lean manufacturing) trở nên phổ biến trong giới kinh doanh. Đến những năm 1990, VSM đã trở thành thuật ngữ được chấp nhận rộng rãi để chỉ việc vẽ sơ đồ dòng chảy nguyên vật liệu và được nhiều công ty trên thế giới sử dụng.

Mục tiêu của sơ đồ chuỗi giá trị VSM

Mục đích chính của việc tạo ra VSM là giúp doanh nghiệp xác định những điểm cần cải thiện trong quy trình. VSM thực hiện việc này bằng cách trực quan hóa các bước tạo ra giá trị và các bước không tạo ra giá trị.

Sơ đồ chuỗi giá trị bắt đầu bằng việc liệt kê tất cả các bước quan trọng, hoạt động và các tài nguyên liên quan đến quy trình. Sau đó, đánh giá xem mỗi yếu tố này mang lại giá trị thế nào cho khách hàng. Việc này giúp doanh nghiệp phân tích chuyên sâu toàn bộ quy trình và phát hiện chính xác những khâu cần cải thiện.

Ngoài ra, VSM còn giúp các doanh nghiệp đánh giá tác động của những thay đổi trong quy trình này. Từ đó, tìm ra nhiều phương án hơn để cải tiến liên tục quy trình.

Ví dụ về một sơ đồ chuỗi giá trị (Nguồn: Wikipedia)

Các biểu tượng trong sơ đồ chuỗi giá trị VSM

Sơ đồ chuỗi giá trị VSM là một hệ thống biểu đồ dòng chảy công việc. VSM sử dụng nhiều biểu tượng cho mỗi yếu tố. Dưới đây là mô tả nhanh về một số biểu tượng được sử dụng phổ biến nhất trong VSM.

Biểu tượng VSM liên quan đến quy trình

	Khách hàng/ Nhà cung cấp	Biểu tượng đại diện cho nhà cung cấp được đặt ở góc trên cùng bên trái của sơ đồ. Ngược lại, biểu tượng đại diện cho khách hàng được đặt ở bên phải.
	Dòng chảy quy trình chuyên biệt	Biểu tượng này đại diện cho dòng vật liệu nội bộ cố định và liên tục qua một bộ phận, quy trình, hoạt động hoặc máy móc.
	Dòng chảy quy trình chung	Không giống như biểu tượng dòng chảy quy trình chuyên biệt, biểu tượng này ám chỉ các quy trình được sử dụng bởi nhiều chuỗi giá trị khác nhau.
	Ô dữ liệu	Các ô dữ liệu này được sử dụng để lưu trữ thông tin về các quy trình khác, phục vụ mục đích lưu trữ hồ sơ thông tin hoặc phân tích.

Biểu tượng VSM liên quan đến nguyên vật liệu

	Hàng tồn kho	Biểu tượng này bao gồm cả hàng tồn kho đang được di chuyển giữa hai quy trình hoặc được lưu trữ để sử dụng sau.
	Vận chuyển bên trong	Biểu tượng này đại diện cho nguyên vật liệu đến hoặc sản phẩm được xuất xưởng.
	Điểm dự trữ tài nguyên	Biểu tượng này đại diện cho một điểm dự trữ nơi các khách hàng cuối cùng có thể lấy hàng tồn kho mà họ cần khi nó được bổ sung bởi nhà cung cấp.
	Vận chuyển bên ngoài	Vận chuyển nguyên vật liệu từ nhà cung cấp hoặc giao hàng sản phẩm đến khách hàng.

Biểu tượng VSM thông tin

	Kiểm soát sản xuất	Biểu trưng cho bộ phận/phòng kiểm soát và lập kế hoạch sản xuất
	Dòng chảy thông tin	Biểu thị dòng chảy thông tin thủ công thông qua giấy tờ hoặc trao đổi trực tiếp.
	Dòng chảy thông tin điện tử	Tượng trưng cho dòng chảy thông tin qua mạng hoặc các thiết bị điện tử.
	Sản xuất Kanban	Cho biết mức sản xuất cần thiết để cung cấp cho các khâu phía sau.

Biểu tượng VSM chung

	Kaizen đột phá	Phân tích các điểm yếu và cơ hội cải tiến
	Timeline (Dòng thời gian)	Được đặt ở phía dưới và hiển thị thời gian chờ và thời gian xử lý. Điều này có thể được sử dụng để tính toán Lead time (thời gian sản xuất) và Cycle time (thời gian chu kỳ).

Ví dụ về sơ đồ chuỗi giá trị VSM trong thực tế

Sơ đồ chuỗi giá trị VSM được ứng dụng trong hầu hết mọi lĩnh vực, được tùy chỉnh để phù hợp với quy trình được thực hiện trong lĩnh vực đó. Dưới đây là một số ví dụ trong thực tế giúp bạn hiểu rõ hơn vai trò và cách ứng dụng của sơ đồ này trong doanh nghiệp:

Trong ngành chăm sóc sức khỏe

Ngành chăm sóc sức khỏe là một trong những ngành công nghiệp đang phát triển mạnh mẽ trong thời đại hiện nay. Từ bệnh viện đến phòng khám và hiệu thuốc, luôn tồn tại vấn đề về thời gian chờ đợi của bệnh nhân, chi phí dịch vụ và các thủ tục phức tạp.

Trong chăm sóc sức khỏe, bất kỳ sự chậm trễ nào trong thời gian chờ đợi đều có khả năng dẫn đến tỷ lệ tử vong cao hơn của người bệnh. Điều này càng khẳng định tầm quan trọng của VSM. Các doanh nghiệp có thể sử dụng nó trong hệ thống chăm sóc sức khỏe của mình để tăng hiệu quả hoạt động và giảm chi phí vận hành.

Các bệnh viện có thể tạo ra một sơ đồ chuỗi giá trị VSM thấy tất cả các điểm mà bệnh nhân đi qua, từ khi họ bước vào tòa nhà đến khi họ rời khỏi bệnh viện. Những điểm này bao gồm phòng cấp cứu, trạm y tá, thời gian tư vấn, chuẩn bị phẫu thuật,… Nếu được thực hiện đúng cách, các phòng khám và bệnh viện có thể xác định các khâu có điểm tắc nghẽn, đầu tư nhiều nguồn lực hơn vào đó và cải thiện hiệu suất tổng thể.

Trong ngành tài chính

Một lĩnh vực khác đang dần dần sử dụng VSM trong chiến lược kinh doanh của mình là ngành tài chính. Mục tiêu vẫn là nhằm giảm thiểu lãng phí và gia tăng hiệu quả. Doanh nghiệp có thể tự động hóa một số quy trình cơ bản để tránh tình trạng xếp hàng dài chờ đợi tại ngân hàng.

Sử dụng sơ đồ chuỗi giá trị VSM, các nhà quản lý có thể xác định các bộ phận, phòng ban của doanh nghiệp hoạt động tốt hơn so với các bộ phận khác. Sau đó, tìm ra nguyên nhân cốt lõi và triển khai các chiến lược phù hợp để cải thiện bộ phận hoạt động kém hiệu quả.

Trong ngành sản xuất

VSM lần đầu tiên được sử dụng trong các ngành công nghiệp sản xuất. Nó trở nên phổ biến vào những năm 1950 sau khi Toyota phát triển hệ thống sản xuất của riêng mình. Kể từ đó, các công ty sản xuất đã áp dụng rộng rãi kỹ thuật này để cải thiện hiệu quả hoạt động của mình.

Trong các công ty sản xuất, quá trình tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh và đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng được nghiên cứu, đánh giá và trực quan hóa bằng việc sử dụng sơ đồ, biểu tượng. Các điểm có hiệu suất kém làm chậm toàn bộ hệ thống được ghi nhận và cải thiện. Ngoài ra, các khu vực sản xuất quá mức cũng được xác định để điều chỉnh lại.

Các bước triển khai sơ đồ chuỗi giá trị VSM trong doanh nghiệp

Mặc dù VSM phát triển khá nhanh chóng trong vài năm qua, cách thức triển khai nó vẫn phụ thuộc nhiều vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Không có hai tổ chức nào giống nhau hoàn toàn. Do đó, những khó khăn và cơ hội cải tiến cũng sẽ khác nhau. Tuy nhiên, khi triển khai VSM, mọi người đều có chung một nền tảng cơ bản. Dưới đây là các bước thiết lập sơ đồ chuỗi giá trị mà bạn có thể tham khảo:

Các bước triển khai Sơ đồ chuỗi giá trị VSM

Bước 1: Xác định phạm vi sơ đồ

Vì tất cả các sản phẩm và dịch vụ đều tồn tại để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, nên việc bắt đầu từ đây là điều thận trọng. Bạn có thể sử dụng sơ đồ chân dung khách hàng mục tiêu (buyer persona) để xây dựng chuỗi giá trị của mình tốt hơn. Mỗi nhóm đối tượng khách hàng và các dòng sản phẩm phục vụ cho họ có thể được coi là một chuỗi giá trị riêng biệt.

Hãy cân nhắc việc phân công cho mỗi nhóm lập sơ đồ cho dòng sản phẩm riêng của họ. Vì vậy, nếu doanh nghiệp đang có bốn dòng sản phẩm, thì bạn cũng nên có bốn sơ đồ chuỗi giá trị VSM. Mỗi sơ đồ lại có sản lượng, thời gian chờ và khối lượng bán hàng riêng.

Bước 2: Đánh giá sơ đồ hiện tại của doanh nghiệp

Sơ đồ hiện tại về cơ bản là sơ đồ mô tả cách thức hoạt động hiện tại của doanh nghiệp. Bạn có thể sử dụng dữ liệu từ quá trình xác định phạm vi sơ đồ để phác họa cách thức hoạt động của tổ chức.

Hãy bắt đầu với biểu tượng đại diện cho khách hàng. Biểu tượng này nên được đặt ở phía bên phải của VSM. Cân nhắc thêm takt time bên cạnh mỗi ô khách hàng trên sơ đồ chuỗi giá trị. 

* Takt time là khoảng thời gian một sản phẩm hoặc dịch vụ cần được sản xuất để có thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.

Tiếp theo, hãy lập bản đồ cho tất cả các quy trình giúp bạn đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Bắt đầu thêm các ô quy trình từ bên trái. Ô đầu tiên thường ghi lại đầu vào từ nhà cung cấp nguyên liệu. Ví dụ, nếu bạn sản xuất áo sơ mi, thì nguyên liệu đầu vào có thể là vải, nút áo, thuốc nhuộm,… Bên trong mỗi ô, hãy ghi lại:

• Thời gian chu kỳ (Cycle time – C/T): Thời gian để hoàn thành một sản phẩm.
• Thời gian đổi thiết bị (Changer over – C/O): Thời gian cần để chuyển sang sản xuất một loại sản phẩm khác.
• Thời gian hoạt động: Phần trăm thời gian máy móc cần thiết cho quy trình hoạt động.
• Tỷ lệ đạt chuẩn: Phần trăm sản phẩm vượt qua đợt kiểm soát chất lượng.
• Số nhân viên: Số nhân viên cần thiết để hoàn thành quy trình.

Bước 3: Tạo sơ đồ mong muốn trong tương lai

Sơ đồ chuỗi giá trị VSM chỉ có giá trị khi nó giúp bạn cải thiện quy trình hoạt động. VSM trong tương lai được xây dựng dựa trên VSM hiện tại bằng cách xác định các cơ hội cải tiến, bao gồm: 

• Giảm thời gian chu kỳ (Cycle Time – C/T)
• Cải thiện chất lượng sản phẩm
• Giao hàng nhanh hơn
• Ít lãng phí hơn

Bất kỳ cơ hội nào trong VSM tương lai đều được đánh dấu bằng biểu tượng Kaizen đột phá. Bước đầu tiên để tạo sơ đồ trong tương lai là tìm hiểu xem thời gian chu kỳ (C/T) của bạn có theo kịp takt time hay không. Tổng thời gian chu kỳ sản xuất ít nhất phải bằng takt time.

Tuy nhiên, ngay cả khi thời gian chu kỳ (C/T) của bạn bằng với takt time, thì vẫn có thể có những cơ hội để cải thiện thêm. Vì vậy, việc phân tích là điều cần thiết. Một trong những cách xác định điểm cần cải thiện là xem xét thời gian không tạo giá trị gia tăng của từng đơn vị sản xuất.

Lợi ích của sơ đồ chuỗi giá trị VSM

Dưới đây là một số lợi ích mà VSM mang lại cho doanh nghiệp:

• Xác định và loại bỏ lãng phí: VSM giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về những khâu gây ra lãng phí trong quy trình, bao gồm thời gian chờ đợi, sản xuất dư thừa và các xử lý không cần thiết.
• Trực quan hóa toàn bộ chuỗi giá trị: VSM trình bày tất cả các bước trong quy trình, bao gồm các hoạt động tạo ra giá trị và hoạt động không tạo ra giá trị. Sơ đồ này giúp mọi người trong doanh nghiệp có cái nhìn đồng bộ về tổng quan dòng chảy công việc.
• Thúc đẩy sự cải tiến liên tục: VSM giúp trực quan hóa quy trình hiện tại và định hướng cho những cải thiện trong tương lai.

Kết luận

Cách tốt nhất để nhìn nhận về sơ đồ chuỗi giá trị VSM là coi nó như một phương pháp có hệ thống để loại bỏ lãng phí trong quy trình sản xuất. VSM được áp dụng cho các ngành công nghiệp đang tìm cách cải thiện quy trình của họ trên tất cả các chức năng trong doanh nghiệp.

Việc trực quan hóa các khâu trong quy trình giúp tối ưu hóa dòng chảy công việc và tiết kiệm chi phí. Nếu không có công cụ trực quan hóa này, mỗi cuộc họp có thể sẽ kéo dài hơn và kết quả kinh doanh sẽ không rõ ràng.