Mô hình Lean là gì? Ứng dụng mô hình Lean trong quản lý dự án

Last updated on 25 July, 2024

Trong môi trường kinh doanh có nhịp độ nhanh và cạnh tranh ngày nay, các tổ chức không ngừng tìm cách tối ưu hóa quy trình quản lý và sản xuất, nâng cao hiệu quả và mang lại giá trị cho khách hàng. Đây là nơi mà khái niệm “Lean” phát huy tác dụng. Các nguyên tắc trong mô hình Lean đã được áp dụng thành công trong nhiều ngành nghề và lĩnh vực khác nhau, bao gồm cả quản lý dự án giúp đỡ tối ưu tài nguyên và nâng cao kết quả. Vậy hãy cùng nhau tìm hiểu thêm về mô hình Lean qua bài viết này nhé!!!

Mô hình Lean trong quản lý dự án

“Lean” là một thuật ngữ xuất phát từ các phương pháp sản xuất do Hệ thống Sản xuất Toyota (Toyota Production System – TPS) tiên phong vào giữa thế kỷ 20. Nó thể hiện một tập hợp nguyên tắc nhằm giảm thiểu lãng phí trong khi tối đa giá trị được tạo ra trong các quy trình.

Quản lý dự án bao gồm việc điều phối các nguồn lực, nhiệm vụ và thời gian để đạt được các mục tiêu cụ thể. Áp dụng các nguyên tắc Lean vào quản lý dự án có nghĩa là tập trung vào việc mang lại giá trị và tối ưu hóa, cải tiến liên tục các quy trình để đạt hiệu quả. Bằng cách tích hợp các phương pháp tinh gọn vào quản lý dự án, các nhóm có thể hoàn thành dự án nhanh hơn, cải thiện chất lượng dự án.

Vai trò của mô hình Lean trong quản lý dự án

Mô hình Lean cải thiện hiệu quả và năng suất

Bằng cách xác định và loại bỏ các hoạt động gây lãng phí, các nhóm dự án có thể tối ưu hóa quy trình, giảm thời gian và công sức cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Điều này giúp việc hoàn thành dự án nhanh hơn và cải thiện năng suất, cho phép các tổ chức đạt được nhiều giá trị hơn với cùng nguồn lực như cũ.

Nâng cao chất lượng của sản phẩm

Nguyên tắc Lean nhấn mạnh đến việc giảm thiểu các khiếm khuyết và sai lỗi. Với việc tập trung vào các quy trình được tiêu chuẩn hóa và cải tiến liên tục, các nhóm dự án có thể đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng đáp ứng hoặc vượt quá mong đợi của khách hàng, dẫn đến kết quả có chất lượng cao hơn.

Hoàn thành dự án nhanh hơn

Tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thời gian chờ đợi và loại bỏ tắc nghẽn dẫn đến chu kỳ dự án ngắn hơn. Các dự án được hoàn thành nhanh hơn, cho phép các tổ chức đáp ứng nhu cầu thị trường nhanh hơn và đạt được lợi thế cạnh tranh.

Tăng sự hài lòng của khách hàng nhờ mô hình Lean

Quản lý dự án tinh gọn (Lean) đặt nhu cầu và sở thích của khách hàng lên hàng đầu. Bằng cách mang lại giá trị và điều chỉnh kết quả dự án phù hợp với yêu cầu của khách hàng, tổ chức có thể nâng cao sự hài lòng của khách hàng và xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn.

Tối ưu trong việc sử dụng tài nguyên

Quy trình hiệu quả và giảm thiểu lãng phí có nghĩa là các nguồn lực được phân bổ rõ ràng và hiệu quả hơn. Các nhóm có thể tập trung vào các hoạt động để gia tăng giá trị thay vì giải quyết sự thiếu hiệu quả, tối đa hóa việc sử dụng các nguồn lực sẵn có.

Mô hình lean giúp nâng cao tinh thần đồng đội 

Trao quyền cho các thành viên trong nhóm và khuyến khích họ tham gia vào các giai đoạn của quá trình khi đưa ra quyết định sẽ thúc đẩy cảm giác sở hữu và niềm tự hào trong công việc của họ. Điều này dẫn đến tinh thần của nhân viên được cải thiện, tăng sự gắn kết và tạo ra văn hóa làm việc tích cực.

5 nguyên tắc chính của Lean trong quản lý dự án

Tập trung vào giá trị

Mục tiêu của mô hình Lean là cung cấp giá trị cho khách hàng hoặc người sử dụng nó. Vì vậy chúng ta phải xác định những gì thực sự quan trọng đối với khách hàng và điều chỉnh dự án theo những ưu tiên đó. Nhóm dự án có thể tránh công việc không cần thiết và đảm bảo mọi nỗ lực đóng góp vào mục tiêu cuối cùng bằng cách làm rõ đề xuất giá trị và tập trung vào việc cung cấp các tính năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Giá trị mà bạn mang tới cho khách hàng là thứ mà có thể giải quyết vấn đề hay điểm đau (pain point) của khách hàng.

Tạo sơ đồ chuỗi giá trị

Sơ đồ chuỗi giá trị hay còn gọi là Value stream mapping (VSM) chính là nguyên tắc thứ 2 trong một mô hình quản lý dự án Lean. Sơ đồ VSM bao gồm việc lập sơ đồ quy trình làm việc hiện tại và quy trình làm việc lý tưởng của bạn từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành dự án. Khi so sánh hai quy trình công việc này, bạn có thể xác định sự lãng phí trong từng giai đoạn quản lý dự án từ đó bạn có thể nhận thấy những sai sót trong vòng đời dự án và cải thiện chất lượng sản phẩm cho khách hàng và tối đa hóa hiệu quả của dự án.

Sơ đồ chuỗi giá trị/ Value stream mapping trong quản lý dự án tinh gọn (lean)

Giảm thiểu lãng phí

Lãng phí trong sản xuất là bất cứ điều gì không thêm giá trị vào sản phẩm cuối cùng. Bằng cách xác định và loại bỏ lãng phí, nhóm dự án có thể giảm thiểu sự không hiệu quả và tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên. Bảy loại lãng phí trong Lean, được biết đến với tên gọi “TIMWOOD,” bao gồm Vận chuyển, Tồn kho, Chuyển động, Thời gian chờ, Lãng phí quá trình, Sản xuất quá mức, Sai lỗi. Nhận biết những hình thức lãng phí này và làm việc tích cực để giảm thiểu chúng dẫn đến quy trình dự án mạnh mẽ và hiệu quả hơn.

7 loại lãng phí trong quy trình Lean

Sản xuất quá mức (Over-production)

Sản xuất thừa và các quy trình, sản phẩm không cần thiết có thể dẫn đến tăng thêm nhiều loại chi phí do tăng không gian lưu trữ, lãng phí nguyên vật liệu và tồn kho hàng không dùng đến.

Hàng tồn kho (Inventory)

Hàng tồn kho xuất hiện là do quản lý chưa hiệu quả, công việc không hoàn thành đúng hạn và tồn đọng khiến phát sinh các chi phí không cần thiết để lưu trữ hàng tồn kho, chi phí vận chuyển và chi phí bổ sung để hoàn thành công việc.

Chuyển động (Motion)

Lãng phí chuyển động là chi phí không cần thiết cho di chuyển bên trong của con người hoặc máy móc. Vì trong thời gian di chuyển này, con người lẫn máy móc đều không tạo ra giá trị sản xuất.

Sai lỗi (Defects)

Sai lỗi có thể dẫn đến việc sửa chữa tốn kém và mất vật liệu. Sản phẩm lỗi không được dùng đến được coi là lãng phí vì không tạo ra giá trị. Ví dụ của sản phẩm lỗi trong quản lý dự án sẽ là việc thu thập dữ liệu không chính xác.

Lãng phí quá trình (Over-processing)

Thường biểu hiện là công việc gấp đôi hoặc công việc vượt quá yêu cầu của khách hàng. Trong quản lý dự án, ta thường thấy việc xử lý quá mức thường là do có nhiều cấp phê duyệt cho các nhiệm vụ nhỏ, đánh giá quá mức hoặc lặp lại quá nhiều lần.

Thời gian chờ (Waiting)

Bất cứ khi nào một nhiệm vụ bị hoãn, tình trạng lãng phí thời gian sẽ xảy ra, làm gián đoạn quy trình làm việc liên tục. Điển hình trong quản lý dự án là chờ phê duyệt từ cấp trên.

Vận chuyển (Transportation)

Lãng phí vận chuyển và các hình thức liên quan đến chuyển động bên ngoài, giống như sự vận chuyển sản phẩm và nguyên liệu từ vị trí này sang vị trí khác trong một thời gian dài đều gây ra khoảng trống giữa các quy trình sản xuất khiến làm giảm hiệu suất của dự án.

Tạo dòng chảy

Tiếp theo, trọng tâm là đảm bảo dự án có thể diễn ra suôn sẻ, không bị gián đoạn, tắc nghẽn hoặc mất thời gian chờ đợi trong hệ thống của bạn. “Dòng chảy” đề cập đến sự chuyển động trơn tru và không bị gián đoạn của công việc trong suốt vòng đời dự án. Bằng cách tối ưu hóa các lãng phí, thời gian chờ trong giai đoạn sản xuất, các nhóm dự án có thể giảm tắc nghẽn, giảm thiểu sự chậm trễ và đảm bảo rằng công việc tiến triển ổn định, nâng cao hiệu quả tổng thể.

Cải tiến liên tục (Kaizen)

“Kaizen” có nghĩa là “sự cải thiện vì tốt hơn” trong tiếng Nhật. Nó thể hiện ý tưởng rằng việc cải tiến là một quá trình liên tục. Khuyến khích tất cả các thành viên tham gia tích cực trong việc đề xuất và thực hiện những cải tiến nhỏ, tạo nên một văn hóa học hỏi và phát triển liên tục. Kaizen không phải là việc thực hiện những thay đổi lớn mà là về việc thực hiện nhiều thay đổi nhỏ mà theo thời gian, dẫn đến sự phát triển đáng kể. Trong Lean, phấn đấu để đạt đến sự hoàn hảo là một nỗ lực không ngừng. Bạn có thể đảm bảo chất lượng dự án nhờ sự cải thiện liên tục trong quá trình, điều này đã khiến sự liện kết, giao thoa giữa các quy trình ngày càng được cải thiện và mượt mà hơn.

Tham khảo thêm:

Bảng Kanban là gì?

——————————-