6 yếu tố cho thấy một phần mềm quản lý nhân sự chất lượng

Last updated on 14 April, 2020

Phần mềm quản lý nhân sự trong doanh nghiệp là giải pháp giúp doanh nghiệp có những bước tiến dễ dàng và hiệu quả hơn trong việc quản lý nhân sự. Đáp ứng được nhu cầu của những doanh nghiệp nhỏ với số nhân sự dưới 200 người đến doanh nghiệp vừa và cả những tập đoàn lớn. Giải pháp này sẽ là công cụ giúp nhà quản lý tối đa hóa được khả năng phát triển của doanh nghiệp ở hiện tại và tương lai.

Phần mềm quản lý nhân sự là công cụ hỗ trợ đắc lực cho quá trình quản lý nhân sự

Bất kể doanh nghiệp của bạn làm gì thì đều phụ thuộc vào một thành phần chính để hoạt động đúng: nguồn nhân lực. Sự thành công của một tổ chức phụ thuộc rất lớn vào lực lượng lao động của nó.

Đối với những doanh nghiệp lớn, nhân viên nhân sự không thể đạt được quản lý lực lượng lao động tuyệt vời mà không cần một số hỗ trợ. Một khoản đầu tư tốt nhất đó chính là phần mềm quản lý nhân sự. Trên thực tế, phần mềm nhân sự hiệu quả đóng vai trò không thể thiếu trong việc giúp nhân viên nhân sự làm việc hiệu quả và hiệu quả hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, trong môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng, các nhà lãnh đạo nhân sự cần nhiều thời gian để xác định phần mềm nhân sự hoàn hảo.

Để xác định phần mềm nhân sự tiềm năng và phù hợp, các nhà lãnh đạo nhân sự cần xác minh định những tính năng mong muốn phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp của mình.

Phần mềm quản lý nhân sự là công cụ hỗ trợ đắc lực cho quá trình quản lý nhân sự

Những yếu tố cần có cho thấy một phần mềm quản lý nhân sự chất lượng

Quản lý nhân viên

Quản lý nhân viên là chức năng cốt lõi của mọi phần mềm quản lý nhân sự bắt buộc phải có. Chức năng này thể hiện qua các mặt như lập kế hoạch, theo dõi thông tin nhân sự, lịch sử việc làm, chi tiết lương thưởng, quản lý và phân tích nguồn nhân lực trên nhiều phòng ban khác nhau.

Một phần mềm nhân sự cao cấp sẽ cho phép các tổ chức lên kế hoạch cho lực lượng lao động theo yêu cầu của khối lượng công việc. Họ có thể quản lý số lượng nhân viên, số lượng hoàn thành công việc cũng như thời gian để hoàn thành, từ đó thiết lập chiến lược nhân sự trong ngân sách được phân bổ.

Thiết kế lấy người dùng làm trung tâm

Thiết kế của một phần mềm quản lý nhân sự lý tưởng sẽ lấy người dùng làm trung tâm. Đó chính là giao diện thân thiện với người dùng với các công cụ kéo và thả để tùy chỉnh biểu mẫu, trường người dùng, báo cáo và các kía cạnh khác.

Không một ai muốn sử dụng phần mềm với cấu hình phức tạp, khó hiểu và khó sử dụng. Điều này sẽ gây nên rất nhiều khó khăn chồng chéo lên nhau.

Thiết kế của một phần mềm quản lý nhân sự lý tưởng sẽ lấy người dùng làm trung tâm

Dựa trên nền tảng đám mây

Thời đại mới đã thay đổi cho một loạt sự phát triển của công nghệ. Đặc biệt là kỷ nguyên 4.0. Do đó, phần mềm nhân sự kêu gọi một giải pháp đa kênh, luôn có thể truy cập để thực hiện các hoạt động nhân sự khi đang di chuyển.

Phần mềm quản lý nhân sự dựa trên nền tảng đám mây cho phép các tổ chức tạo, quản lý và duy trì cơ sở dữ liệu tập trung có thể được truy cập bất cứ lúc nào từ bất cứ đâu. Các giải pháp đám mây có thể mở rộng, tiết kiệm chi phí và không phải cập nhật phần mềm và cài đặt phức tạp.

Tuy nhiên, hiện nay, việc nên sử dụng nền tảng đám mây hay không vẫn là câu hỏi nhiều người đắn đo và hoài nghi. Vì về cơ bản, họ còn lo ngại về tính bảo mật. Liệu những thông tin về doanh nghiệp, về nhân sự có thực sự được bảo toàn? Nếu nhìn rộng ra thì rõ ràng tất cả chúng ta đều đang phụ thuộc vào nền tảng đám mây như một công cụ hỗ trợ đắc lực. Có thể kể đến mạng xã hội như Facebook, Google, thậm chí là Microsoft. Và việc doanh nghiệp sử dụng nền tảng này không còn xa lạ trên thế giới, bởi họ nhận ra những giá trị thực sự và lợi ích nền tảng đám mây mang lại. Chính vì thế, không có lý do gì mà các doanh nghiệp tại Việt Nam lại e dè trước một công nghệ đang được đón nhận như vậy.

Đối chiếu dữ liệu liền mạch

Phần mềm quản lý nhân sự tốt phải có sự liên kết đến các công cụ quản lý nhân sự khác và cho phép nhân viên nhân sự nhập và xuất dữ liệu trực tiếp từ bảng tính hoặc các hệ thống bên thứ ba khác. Chẳng hạn như doanh nghiệp kiểm soát nhân viên qua hệ thống chấm công thường ngày. Hệ thống này sẽ liên kết với phần mềm quản lý nhân sự để cung cấp các thông tin cần thiết như giờ giấc ra vào, số ngày làm việc,… Từ đó là điều kiện để tiến hành đánh giá nhân viên hiệu quả và trung thực.

Khả năng tương tác

Tích hợp liền mạch một phần mềm quản lý nhân sự với các mô-đun quan trọng khác sẽ cải thiện hiệu quả của toàn bộ doanh nghiệp. Có thể là phần mềm quản lý KPI, phần mềm quản lý công việc…

Phần mềm quản lý nhân sự không chỉ cung cấp và thu hồi thông tin nhân sự, thông tin cá nhân và vị trí mà còn là kết quả KPI hàng tháng hay đánh giá năng lực định kỳ. Liên kết với phần mềm khác  để cung cấp thông tin cần thiết (điểm KPI, điểm năng lực) xác định khung bậc và mức lương cá nhân,…Do vậy, có thể khẳng định rằng: tính liền mạch không chỉ là tính liên kết đơn thuần, không chỉ là liên kết API mà còn là sự đồng nhất về mặt số liệu. Đây cũng là quy tắc khi xây dựng phần mềm cũng cần phải để ý

Một phần mềm quản lý nhân sự mạnh hoàn toàn có thể sử dụng dữ liệu từ các phần mềm khác. Đây là lý do tại sao các tổ chức cần xác minh khả năng tích hợp công cụ nhân sự trước khi đưa ra quyết định mua hàng.

Khả năng bảo mật dữ liệu

Phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả phải hạn chế khả năng hiển thị thông tin bí mật. Để đảm bảo bảo mật dữ liệu là điều cần thiết để đảm bảo rằng thông tin của nhân viên chỉ có sẵn cho các bên liên quan, cụ thể là trong phạm vi doanh nghiệp hoạt động và những người có liên quan tới nhân sự đó.

Người sử dụng phần mềm cần được cấp phép dựa trên sự cho phép các tổ chức quản lý ủy quyền và kiểm soát các hành động được phép trên phần mềm.

Những yếu tố này cung cấp những giá trị cơ bản và thiết yếu cho doanh nghiệp

• Thảm thiểu số lượng giấy từ nhờ việc tự động hóa công
• Thu thập dữ liệu nhanh hơn với ít lỗi hơn và độ tin cậy cao hơn
• Giảm chi phí nhân sự cho phòng nhân sự
• Tổ chức thu thập dữ liệu chính xác
• Môi trường làm việc tốt hơn cho cả nhân viên nhân sự cũng như tất cả nhân viên bao gồm cả quản lý

Lựa chọn một phần mềm nhân sự phù hợp cho doanh nghiệp nên dựa vào những yếu tố cơ bản và cần thiết. Những yếu tố này vừa tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp trong quá trình lựa chọn, vừa mang lại hiệu quả tích cực trong quá trình làm việc.

Đọc thêm:

Phần mềm quản lý nhân sự digiiHR

Sai lầm thường gặp khi lựa chọn phần mềm nhân sự

Nguồn: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC