4 bước xây dựng chương trình đào tạo hiệu quả

Last updated on 24 May, 2024

Đào tạo và phát triển nhân sự là công việc cấp thiết của mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là giai đoạn chuyển giao giữa các thế hệ (VD: 8x và 9x). Thực tế, thế hệ trẻ có suy nghĩ thoáng hơn nhiều các thế hệ về trước trong vấn đề thay đổi công việc thường xuyên. Theo một thống kê của Forbes năm 2018, 43% các bạn trẻ 9x cho biết sẽ thay đổi công việc của mình trong 2 năm. Khi thị trường nhân tài ngày càng cạnh tranh, các doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ càng để khuyến khích phát triển và giữ chân lực lượng lao động. Một chương trình đào tạo hiệu quả sẽ giúp nhân viên cảm thấy tự tin về năng lực và giao tiếp trong tổ chức, đồng thời, thúc đẩy sự gắn kết và giữ chân nhân viên.

4 bước đơn giản sau sẽ giúp bạn xây dựng một chiến lược đào tạo hợp lý nhất để phát triển nhận sự hiệu quả:

Phân tích mức chênh lệch kỹ năng 

Mức chênh lệch kỹ năng (skills gap) là sự chênh lệch giữa kỳ vọng của nhà quản trị và kỹ năng thật sự mà nhân viên có trong công việc. Phân tích hay đánh giá mức chênh lệch kỹ năng ở đây có thể hiểu đơn giản là đánh giá về năng lực hiện tại của bạn so với mức độ chuẩn cần thiết. Mức độ này có thể liên quan đến một dự án nhất định hoặc rộng hơn – vị trí công việc tương ứng với khung năng lực của tổ chức.

Rõ ràng trước khi bắt đầu một chương trình đào tạo cho nhân viên của bạn, bạn cần xác định được thực sự họ đang thiếu kỹ năng hay kiến thức gì, từ đó lựa chọn chương trình, mục tiêu, phương pháp,… phù hợp. Bạn có thể tham khảo sử dụng bảng sau cho phân tích mức chênh lệch kỹ năng:

Nếu không có phân tích năng lực nhân viên trước khóa học một cách rõ ràng, chương trình đào tạo sẽ thất bại trong việc giải quyết nhu cầu của cả doanh nghiệp và người lao động. Bạn có thể thực hiện khảo sát nhân viên để tìm hiểu về các kỹ năng hiện có của họ, thứ học muốn học và xác định tiềm năng, giúp họ cải thiện hiệu quả làm việc, từ đó tự tin hơn trong vai trò của mình.

Đặt mục tiêu và lập chiến lược đào tạo

Mục tiêu rõ ràng và có thể đo lường là một trong các mấu chốt đảm bảo thành công cho chương trình. Ví dụ: nếu mục tiêu là cải thiện hiệu suất của nhân viên, bạn có thể đo lường hiệu quả của nhóm trước và sau khi học cách sử dụng một bộ công cụ mới.

Sau khi xác định được mức chênh lệch kỹ năng và mục tiêu đào tạo, bạn có thể xây dựng chiến lược cho chương trình đào tạo. Xem xét các câu hỏi sau đây sẽ giúp bạn xác định hướng đi chính xác:

• Doanh nghiệp bạn có đủ khả năng để tự tổ chức đào tạo hay sẽ outsourcing một đơn vị đào tạo chuyên nghiệp?
• Hình thức đào tạo nhân viên ưa thích – Kiểu lớp học hay workshop?
• Bạn sẽ đào tạo cho nhân viên theo hướng kỹ năng hay năng lực quản lý, hay cả hai

Đầu tư vào đúng nguồn lực

Khi bạn đã có kế hoạch, hãy xác định các nguồn lực cần thiết để tổ chức đào tạo hiệu quả. Tất nhiên bạn sẽ cần giảng viên đủ năng lực để đứng lớp nhưng trang bị cơ sở vật chất và công nghệ phù hợp vẫn là điều kiện cần. 

Để chắc chắn, hãy tạo một list các nguồn lực bạn hiện có và các nguồn lực bạn có thể sẽ cần cho chương trình đào tạo. Danh sách này có thể bao gồm:

• Công nghệ: ví dụ như các nền tảng phần mềm cần cho khóa học, các tài khoản người dùng cần thiết,…
• Giảng viên, trợ giảng, cố vấn,…
• Tài liệu đào tạo (sách bài tập, video, website,…)

Bản chất chiến lược của bạn đã đưa ra gợi ý và hướng lựa chọn nguồn lực. VD các khóa học public thì thường cung cấp tài liệu phổ thông, trong khi các khóa đào tạo riêng cho từng doanh nghiệp sẽ có yêu cầu về tùy chỉnh giáo trình.

Thử nghiệm và đo lường liên tục

Khi đã chắc chắn về chiến lược của mình cũng như các nguồn lực cần thiết, hãy chạy thử nghiệm. Đa số sẽ chọn một tập khách hàng nhỏ có hiệu suất cao để thí điểm chương trình mới và xem xét hoạt động thực tế. Qua đó, bạn có thể thu thập những thông tin phản hồi có giá trị ban đầu và sửa những sai sót còn tồn đọng trước khi triển khai toàn công ty. 

Đây cũng là lúc bạn sử dụng những mục tiêu đã đặt ra ở bước 2 để đo lường và dự đoán thành công của chương trình. VD: bạn có thể theo dõi sự cải tiến hiệu suất của nhân viên theo từng đợt dựa trên chỉ tiêu thời gian hoàn thành 1 dự án hay số lượng khách hàng mới. 

Sau quá trình test thành công, bạn đã sẵn sàng cho khóa học của mình. Tuy nhiên, hãy nhớ tiếp tục thu thập phản hồi của nhân viên và tối ưu lại chương trình liên tục để đảm bảo hiệu quả về sau.

Kết

Thực tế, mỗi doanh nghiệp đều khác nhau và luôn có nhiều cách để xây dựng một chương trình đào tạo. Tuy nhiên, hãy luôn nhớ chương trình đào tạo sinh ra để nâng cao năng lực của nhân viên. Do vậy, nhu cầu của họ luôn là yếu tố quan tâm hàng đầu. Đôi khi, lợi ích của đào tạo nhân viên không chỉ nằm ở việc nâng cao kỹ năng mà còn xây dựng lòng trung thành và sự gắn kết của nhân tài với tổ chức. Đầu tư vào con người sẽ vượt xa kỳ vọng của bạn nếu được làm đúng cách.

Nguồn: OCD tổng hợp

Đọc thêm: 6 câu hỏi thường gặp về các chương trình đào tạo quản lý