Xây dựng hệ thống KPI cho doanh nghiệp

Last updated on 9 November, 2024

Xây dựng Hệ thống KPI (Key Performance Indicators) là quá trình thiết lập các chỉ số hiệu suất chính để đo lường, theo dõi và đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu của các cá nhân, phòng ban và tổ chức. KPI giúp doanh nghiệp hiểu rõ tiến độ và hiệu quả hoạt động, từ đó cải thiện năng suất và đạt được các mục tiêu chiến lược.

Các bước xây dựng hệ thống KPI hiệu quả

• Xác định mục tiêu chiến lược: Bước đầu tiên là xác định rõ các mục tiêu lớn của công ty. KPI phải phản ánh đúng các ưu tiên chiến lược, hướng đến mục tiêu dài hạn và ngắn hạn.
• Sử dụng Bản đồ chiến lược: Bản đồ chiến lược (Strategy Map) là công cụ giúp xác định mối liên kết giữa các yếu tố tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học hỏi phát triển. Bằng cách này, KPI sẽ được xây dựng theo các khía cạnh phù hợp với BSC (Balanced Scorecard).
• Xây dựng KPI theo cấp: KPI cần được phân cấp theo các cấp độ: công ty, phòng ban, cá nhân. Điều này giúp các mục tiêu được cụ thể hóa ở từng bộ phận và từng cá nhân, giúp dễ dàng theo dõi tiến độ.
• Thiết kế chỉ tiêu KPI: Mỗi chỉ tiêu KPI cần đảm bảo yếu tố SMART (Cụ thể, Đo lường được, Khả thi, Liên quan, Có thời hạn). Ví dụ, chỉ tiêu doanh thu phòng kinh doanh có thể là “Tăng trưởng doanh thu 20% trong 6 tháng đầu năm”.
• Phân loại chỉ tiêu KPI theo BSC:
  • Tài chính: Đo lường khả năng tạo ra lợi nhuận, tăng trưởng doanh thu, quản lý chi phí, v.v.
  • Khách hàng: Đo lường mức độ hài lòng, khả năng giữ chân khách hàng, sự gia tăng khách hàng mới.
  • Quy trình nội bộ: Đo lường hiệu quả quy trình, tốc độ sản xuất, kiểm soát chất lượng.
  • Học hỏi và phát triển: Đo lường khả năng đào tạo, phát triển kỹ năng, duy trì văn hóa đổi mới.
• Xác định và lập kế hoạch đo lường: Cần thiết lập phương pháp và lịch trình đo lường rõ ràng. Việc này bao gồm chọn công cụ và phần mềm hỗ trợ, để đảm bảo kết quả KPI được cập nhật thường xuyên.
• Đánh giá và điều chỉnh KPI: KPI không phải cố định mà cần được xem xét và điều chỉnh để phù hợp với tình hình thực tế. Đánh giá định kỳ giúp nhận ra các bất cập và điều chỉnh kịp thời.

KPI đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo mọi hoạt động trong doanh nghiệp đều hướng đến các mục tiêu chiến lược, tạo ra động lực cho nhân viên và cải thiện hiệu quả hoạt động.

Những lưu ý khi xây dựng hệ thống KPI

Khi xây dựng hệ thống KPI, có một số lưu ý quan trọng cần phải xem xét để đảm bảo tính hiệu quả và khả thi của hệ thống. Dưới đây là những điểm cần lưu ý:

• Đảm bảo sự liên kết với chiến lược công ty: KPI phải phản ánh trực tiếp các mục tiêu chiến lược của công ty. Nếu KPI không gắn kết với chiến lược, nó có thể không hỗ trợ đúng hướng phát triển của doanh nghiệp.
• Lựa chọn KPI phù hợp với từng cấp độ: KPI nên được phân chia rõ ràng giữa các cấp công ty, phòng ban và cá nhân. Điều này giúp tạo ra sự cụ thể hóa và minh bạch trong việc theo dõi và đánh giá.
• Đảm bảo tính SMART của KPI: Chỉ tiêu KPI cần phải cụ thể, đo lường được, khả thi, liên quan đến mục tiêu chiến lược và có thời hạn rõ ràng. Điều này giúp dễ dàng theo dõi và đánh giá kết quả đạt được.
• Tính khả thi: KPI cần phải có tính khả thi trong thực tế. Nếu chỉ tiêu quá cao hoặc không thực tế, nó sẽ tạo ra áp lực không cần thiết và giảm động lực cho nhân viên.
• Theo dõi và điều chỉnh thường xuyên: KPI không phải là một thứ cố định. Cần có kế hoạch theo dõi và điều chỉnh định kỳ để đáp ứng thay đổi trong môi trường kinh doanh hoặc chiến lược công ty.
• Phân bổ công bằng: Cần đảm bảo rằng KPI được phân bổ một cách công bằng giữa các bộ phận và cá nhân. Không nên có sự phân biệt quá lớn giữa các bộ phận hoặc quá khó để đạt được ở một số bộ phận.
• Đánh giá toàn diện: KPI không chỉ tập trung vào kết quả tài chính mà cần phải bao quát cả các yếu tố khác như khách hàng, quy trình nội bộ và phát triển nhân sự. Điều này giúp đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
• Cung cấp phản hồi kịp thời: Cung cấp phản hồi về kết quả KPI giúp nhân viên biết được họ đang làm tốt ở đâu và cần cải thiện ở đâu, tạo động lực cho việc phát triển liên tục.
• Tránh sử dụng quá nhiều KPI: Sử dụng quá nhiều chỉ tiêu KPI có thể làm giảm sự tập trung và hiệu quả trong công việc. Hãy chọn lọc những KPI quan trọng và có tác động lớn đến mục tiêu chung của doanh nghiệp.
• Đảm bảo sự công bằng và minh bạch: Các KPI cần được công khai và giải thích rõ ràng cho tất cả nhân viên để tạo sự minh bạch, tránh gây hiểu lầm hoặc tranh cãi.

Vai trò của cấu trúc chỉ tiêu KPI trong xây dựng hệ thống KPI

Cấu trúc chỉ tiêu KPI là bộ khung dữ liệu chi tiết giúp quản lý và theo dõi các yếu tố liên quan đến mỗi chỉ tiêu KPI trong hệ thống. Nó giúp các tổ chức xác định và đo lường hiệu suất một cách rõ ràng và chính xác, từ đó đưa ra các quyết định quản lý và cải tiến phù hợp. Cấu trúc này rất quan trọng trong việc xây dựng và duy trì một hệ thống KPI hiệu quả, với các yếu tố cơ bản như tên chỉ tiêu, số kế hoạch, số thực hiện, tỷ lệ hoàn thành, công thức tính % hoàn thành, và nguồn dữ liệu.

Vai trò của cấu trúc chỉ tiêu KPI trong xây dựng hệ thống KPI bao gồm:

• Đảm bảo sự rõ ràng và minh bạch: Cấu trúc chỉ tiêu KPI giúp xác định một cách rõ ràng các yếu tố quan trọng cần theo dõi, như mục tiêu, kết quả thực hiện, và cách thức tính toán, từ đó giúp tổ chức hiểu rõ được hiệu suất hoạt động của mình.
• Quản lý và kiểm soát hiệu quả: Cấu trúc chỉ tiêu KPI cho phép các nhà quản lý và nhân viên có cái nhìn tổng thể về các mục tiêu đã đề ra và mức độ hoàn thành của các chỉ tiêu KPI. Điều này giúp họ theo dõi tiến độ, phát hiện các vấn đề và điều chỉnh kế hoạch nếu cần.
• Tạo tính nhất quán và đồng bộ: Cấu trúc KPI giúp đảm bảo rằng các chỉ tiêu được thiết lập và đo lường đồng nhất trên toàn bộ tổ chức, giúp tạo ra sự thống nhất trong việc theo dõi và đánh giá hiệu suất tại mọi cấp độ. Mỗi chỉ tiêu đều có một công thức tính toán rõ ràng và các nguồn dữ liệu được xác định cụ thể.
• Hỗ trợ ra quyết định: Với cấu trúc chỉ tiêu KPI rõ ràng, các nhà lãnh đạo có thể đưa ra quyết định kịp thời và chính xác. Việc theo dõi % hoàn thành và các yếu tố liên quan giúp điều chỉnh các chiến lược, phân bổ nguồn lực, và tối ưu hóa quy trình kinh doanh.
• Đánh giá hiệu suất chính xác: Cấu trúc này không chỉ giúp theo dõi tiến độ, mà còn tạo cơ sở để đánh giá chính xác hiệu suất của từng cá nhân, phòng ban, và toàn bộ tổ chức. Các số liệu từ cấu trúc chỉ tiêu KPI là cơ sở để đánh giá mức độ hoàn thành và xác định các điểm cần cải thiện.
• Dễ dàng phân tích và báo cáo: Các chỉ tiêu KPI được cấu trúc một cách rõ ràng giúp việc phân tích và báo cáo dữ liệu trở nên dễ dàng hơn. Điều này đặc biệt hữu ích khi cần trình bày kết quả cho các bên liên quan hoặc khi đánh giá hiệu quả chiến lược trong các cuộc họp.
• Thúc đẩy sự cải tiến liên tục: Khi các chỉ tiêu được theo dõi và đánh giá theo cấu trúc nhất quán, tổ chức có thể dễ dàng nhận ra những cơ hội để cải tiến quy trình và đạt được kết quả tốt hơn trong tương lai. Cấu trúc KPI đóng vai trò là công cụ thúc đẩy hiệu suất và sự phát triển bền vững.

Các thành phần trong cấu trúc chỉ tiêu KPI thường bao gồm:

• Tên chỉ tiêu: Mô tả ngắn gọn về chỉ tiêu cần theo dõi.
• Đơn vị tính: Đơn vị sử dụng để đo lường chỉ tiêu (ví dụ: VND, %).
• Số kế hoạch: Mục tiêu đã được đặt ra cho chỉ tiêu đó.
• Số thực hiện: Kết quả thực tế đạt được.
• % Hoàn thành: Tỷ lệ phần trăm giữa số thực hiện và số kế hoạch.
• Công thức tính % Hoàn thành: Cách tính % hoàn thành dựa trên số liệu đầu vào.
• Nguồn dữ liệu: Nơi lấy dữ liệu để theo dõi và tính toán các chỉ tiêu KPI.

Với cấu trúc này, các tổ chức có thể đảm bảo hệ thống KPI vận hành hiệu quả, đồng thời dễ dàng nhận diện các vấn đề và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

Dưới đây là bảng chỉ tiêu KPI mẫu cho công ty kinh doanh thiết bị điện

Giải thích công thức tính % Hoàn thành cho các chỉ tiêu nghịch:

• Với các chỉ tiêu nghịch, như tỷ lệ hàng hóa bị hỏng, tỷ lệ phiếu bảo hành, tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên, v.v., công thức tính % hoàn thành sẽ là (Số kế hoạch / Số thực hiện) * 100%. Mục tiêu là giảm số thực hiện (ví dụ, giảm tỷ lệ hàng hóa hỏng hoặc giảm số lượng nghỉ việc), do đó tỷ lệ hoàn thành càng cao càng tốt khi số thực hiện càng thấp so với số kế hoạch.

Tham khảo: Dịch vụ Tư vấn Xây dựng Hệ thống KPI

Sử dụng phần mềm KPI để xây dựng và đánh giá KPI

Sử dụng phần mềm KPI để xây dựng hệ thống KPI mang lại nhiều lợi ích trong việc quản lý và theo dõi hiệu quả công việc của tổ chức. Dưới đây là những điểm quan trọng khi sử dụng phần mềm KPI để xây dựng hệ thống KPI:

• Tạo, quản lý và theo dõi KPI dễ dàng: Phần mềm KPI giúp tạo và quản lý các chỉ tiêu KPI một cách hiệu quả. Các bộ chỉ tiêu được thiết lập và cập nhật dễ dàng, đồng thời có thể theo dõi tiến độ thực hiện theo thời gian thực.
• Tính linh hoạt trong thiết kế KPI: Các phần mềm KPI cho phép thiết kế và tùy chỉnh chỉ tiêu KPI theo nhu cầu của từng phòng ban hoặc cá nhân, đảm bảo hệ thống KPI phù hợp với mục tiêu và chiến lược của công ty.
• Cung cấp báo cáo và phân tích chi tiết: Phần mềm KPI thường đi kèm với tính năng tạo báo cáo tự động và phân tích chi tiết về kết quả thực hiện các chỉ tiêu KPI. Điều này giúp các nhà quản lý dễ dàng đánh giá hiệu quả công việc và đưa ra các quyết định cải tiến.
• Tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau: Phần mềm KPI có thể tích hợp với các hệ thống quản lý khác của công ty (như CRM, ERP) để thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn và tự động cập nhật kết quả KPI.
• Giám sát và báo cáo tiến độ trực quan: Các công cụ phần mềm KPI cung cấp các biểu đồ và bảng điều khiển trực quan, giúp các nhà quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ và hiệu quả của từng chỉ tiêu KPI theo thời gian thực.
• Tự động hóa quá trình đánh giá và duyệt chỉ tiêu: Phần mềm KPI cho phép tự động hóa quá trình đánh giá và duyệt các chỉ tiêu KPI, giảm thiểu công sức thủ công và tăng cường tính chính xác.
• Tăng cường sự minh bạch và giao tiếp trong công ty: Với phần mềm KPI, các chỉ tiêu được công khai và dễ dàng chia sẻ giữa các bộ phận, tạo sự minh bạch và giúp mọi người hiểu rõ mục tiêu chung của công ty.
• Cập nhật và điều chỉnh KPI nhanh chóng: Phần mềm KPI giúp việc điều chỉnh các chỉ tiêu khi có sự thay đổi về chiến lược hoặc mục tiêu kinh doanh trở nên dễ dàng và nhanh chóng.
• Quản lý KPI cho nhiều cấp độ: Phần mềm KPI hỗ trợ quản lý KPI ở nhiều cấp độ khác nhau trong tổ chức, từ cấp công ty, phòng ban đến cá nhân, giúp đảm bảo mỗi bộ phận và nhân viên đều có những mục tiêu rõ ràng và đo lường hiệu quả công việc.
• Theo dõi kết quả theo mục tiêu dài hạn và ngắn hạn: Phần mềm giúp theo dõi và báo cáo KPI theo cả hai khía cạnh mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, đảm bảo rằng công ty luôn tiến gần hơn đến chiến lược dài hạn mà vẫn đạt được các kết quả ngắn hạn quan trọng.
• Cải thiện hiệu suất và động lực làm việc: Việc theo dõi KPI dễ dàng và công khai trong phần mềm giúp nhân viên nhận thấy rõ kết quả công việc của mình, tạo động lực làm việc và cải thiện hiệu suất.
• Tiết kiệm thời gian và giảm sai sót: Phần mềm KPI tự động hóa việc thu thập và xử lý dữ liệu, giúp tiết kiệm thời gian cho các nhân viên quản lý, đồng thời giảm thiểu sai sót trong việc tính toán và báo cáo.
• Xây dựng hệ thống KPI tích hợp với chiến lược công ty: Phần mềm KPI giúp các công ty xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI đồng bộ với chiến lược dài hạn, giúp mọi hoạt động đều hướng tới mục tiêu chung của công ty.
• Tính bảo mật và phân quyền truy cập: Phần mềm KPI thường cung cấp tính năng phân quyền truy cập, giúp chỉ những người có quyền mới có thể xem và chỉnh sửa các chỉ tiêu KPI, bảo vệ tính bảo mật của dữ liệu trong hệ thống.
• Hỗ trợ phân tích xu hướng và dự báo: Các phần mềm KPI có khả năng phân tích xu hướng và dự báo kết quả trong tương lai, giúp các nhà quản lý có thể đưa ra kế hoạch và điều chỉnh chiến lược phù hợp.
• Hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu: Việc sử dụng phần mềm KPI giúp các nhà lãnh đạo có thể ra quyết định chính xác và kịp thời, dựa trên các dữ liệu và báo cáo có sẵn trong hệ thống.
• Tích hợp với các công cụ khác: Phần mềm KPI có thể tích hợp với các công cụ khác như phần mềm quản lý dự án, hệ thống tài chính, giúp tạo ra một hệ sinh thái công nghệ hỗ trợ cho việc xây dựng và quản lý KPI một cách tổng thể và hiệu quả hơn.
• Dễ dàng kiểm tra, giám sát và đánh giá: Phần mềm KPI cho phép dễ dàng kiểm tra kết quả thực hiện của các chỉ tiêu KPI, giúp việc đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, bộ phận hay công ty trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.
• Linh hoạt trong việc thiết lập các mục tiêu mới: Phần mềm KPI giúp dễ dàng thiết lập các mục tiêu KPI mới khi có sự thay đổi về chiến lược hoặc nhu cầu kinh doanh, giúp công ty không bị gián đoạn trong việc đánh giá và theo dõi hiệu quả công việc.
• Cải thiện hiệu quả giao tiếp giữa các bộ phận: Việc sử dụng phần mềm KPI giúp cải thiện sự giao tiếp giữa các bộ phận, vì các chỉ tiêu KPI sẽ được chia sẻ và theo dõi một cách minh bạch và dễ dàng.

Tham khảo: Phần mềm KPI digiiTeamW của OOC.