Ví dụ về môi trường làm việc số: Cách công nghệ tối ưu quy trình làm việc

Last updated on 23 October, 2024

Môi trường làm việc số (Digital Workplace) đang dần trở thành xu hướng tất yếu trong thời đại công nghệ bùng nổ. Nhờ sự hỗ trợ của các công nghệ tiên tiến, quy trình làm việc được tối ưu hóa, giúp nâng cao hiệu quả và năng suất cho doanh nghiệp. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một số ví dụ về môi trường làm việc số, đồng thời phân tích cách thức mà công nghệ góp phần tối ưu hóa quy trình làm việc.

Làm việc nhóm trực tuyến

Một trong những yếu tố quan trọng của Digital Workplace là khả năng cho phép nhân viên làm việc nhóm trực tuyến. Thông qua các công cụ soạn thảo văn bản trực tuyến như Google Docs hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây như Nextcloud, các đồng nghiệp có thể cùng nhau thực hiện các dự án bất kể họ ở đâu.

Ví dụ về môi trường làm việc số, một agency cần làm việc với nhiều bên liên quan khác nhau để hoàn thành dự án thiết kế website bao gồm: nhân viên, nhà thầu và khách hàng. Nhờ phương thức hợp tác làm việc từ xa trên cùng một dự án, giám đốc sáng tạo của agency có thể giám sát công việc, người viết nội dung freelancer được thuê có thể chia sẻ bản copy website mới nhất và khách hàng có thể xem lại các tài liệu và cung cấp phản hồi. Điều này được thực hiện ngay cả khi cả ba bên đều ở các địa điểm riêng biệt.

Theo dõi hiệu suất làm việc

Nhân viên có thể có các mục tiêu cụ thể cần đạt được theo định kỳ. Điều này áp dụng cho nhân viên bán hàng hoặc nhân viên telesales theo hoa hồng. Những nhân viên này có thể thường xuyên đi công tác hoặc làm việc tại các địa điểm các cách xa trụ sở chính.

Một môi trường làm việc trực tuyến sẽ theo dõi các chỉ số KPI của từng cá nhân để thể hiện hiệu quả và tiến độ làm việc của họ. Ngoài ra, khi nhìn vào chúng nhà quản lý có thể biết được cần đưa ra quyết định, chiến lược thay đổi nào. Ví dụ, nếu nhân viên telesales đem lại tỷ lệ khách hàng chốt đơn thấp, điều này nhà quản lý cần đưa ra chính sách đào tạo nâng cao kỹ năng của nhân viên hơn. 

Phần mềm quản lý KPI/OKR digiiTeamW

digiiTeamW là phần mềm đa năng – quản lý KPI, OKR, công việc, dự án và cộng tác. Với thiết kế linh hoạt giúp digiiTeamW phù hợp với nhiều hình thức quản lý mục tiêu và công việc khác nhau của doanh nghiệp. 

Tạo chỉ tiêu/đầu việc

• Tạo mục tiêu/chỉ tiêu/đầu việc
• Thiết lập trọng số mục tiêu, chỉ tiêu hay đầu việc
• Thiết lập công thức tính toán và quy đổi kết quả

Giao và phân bổ chỉ tiêu

• Phân công mục tiêu, chỉ tiêu hay đầu việc cho bộ phận hay nhân sự tương ứng
• Cơ chế tạo chỉ tiêu/giao chỉ tiêu hàng loạt với những bộ phận nhiều nhân sự.
• Tự động hóa phân bổ chỉ tiêu theo khung thời gian (từ năm xuống tháng)

Cập nhật kết quả và theo dõi, đánh giá

• Theo dõi quá trình thực hiện
• Cập nhật trạng thái thực hiện
• Cập nhật kết quả chỉ tiêu hay công việc
• Đánh giá
• Duyệt kết quả đánh giá
• Xếp hạng bộ phận/nhân sự theo kết quả thực hiện

Báo cáo kết quả

• Báo cáo kết quả
• Dashboard thông minh

Các tính năng khác

• Hỗ trợ tương tác trong bộ phận hoặc team dự án cùng thực hiện một mục tiêu
• Hỗ trợ cơ chế nhiều chức danh/nhân sự hoặc kiêm nhiệm
• Cơ chế nhập liệu linh hoạt – nhập tay, import Excel hoặc tích hợp
• Kết xuất dữ liệu và báo cáo đa định dạng

Trao đổi qua tin nhắn

Các nền tảng nhắn tin trực tuyến sử dụng giao tiếp thời gian thực, giúp nhân viên nhanh chóng và thuận tiện hỏi nhau các câu hỏi từ máy tính của họ. Điều này hữu ích khi nhân viên đang nói chuyện điện thoại và cần sự trợ giúp từ người khác, hoặc khi họ đang bận với một nhiệm vụ khác và không thể rời khỏi bàn làm việc.

Nhắn tin trực tuyến là một tính năng quan trọng của môi trường làm việc số, giúp nhân viên giao tiếp nhanh chóng và tiện lợi với nhau ngay từ máy tính của họ. Nó hữu ích trong hai trường hợp:

• Khi nhân viên đang bận rộn với một nhiệm vụ khác và không thể rời khỏi bàn làm việc. Ví dụ, một nhân viên bán hàng có thể đang tư vấn cho khách hàng qua điện thoại và cần hỏi ý kiến ​​từ đồng nghiệp về giá cả của một sản phẩm cụ thể. Thay vì phải kết thúc cuộc gọi và tìm kiếm đồng nghiệp, họ có thể sử dụng nền tảng nhắn tin trực tuyến để gửi tin nhắn nhanh cho đồng nghiệp và nhận phản hồi ngay lập tức.
• Khi nhân viên đang nói chuyện điện thoại và cần sự trợ giúp từ người khác. Ví dụ, một nhân viên lễ tân tại quầy tiếp tân của một công ty luật có thể nhận được cuộc gọi yêu cầu nói chuyện với một luật sư cụ thể. Thay vì phải chuyển cuộc gọi đến hộp thư thoại của luật sư hoặc yêu cầu khách hàng gọi lại sau, nhân viên lễ tân có thể sử dụng nền tảng nhắn tin trực tuyến để hỏi thư ký của luật sư xem luật sư đó có sẵn sàng nghe điện thoại hay không.

Nhắn tin trực tuyến giúp cải thiện hiệu quả giao tiếp trong môi trường làm việc, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và hoàn thành công việc nhanh chóng hơn. Nó cũng giúp tăng cường sự hợp tác và cộng tác giữa các thành viên trong nhóm, từ đó nâng cao năng suất làm việc chung.

Ngoài ra, nhắn tin trực tuyến còn có một số lợi ích khác như:

• Lưu trữ lịch sử trò chuyện: Các nền tảng nhắn tin trực tuyến thường lưu trữ lịch sử trò chuyện, giúp nhân viên có thể tham khảo lại các thông tin đã trao đổi trước đây.
• Chia sẻ tệp tin: Một số nền tảng nhắn tin trực tuyến cho phép người dùng chia sẻ tệp tin với nhau, giúp việc cộng tác trên các dự án trở nên dễ dàng hơn.
• Tạo nhóm trò chuyện: Các nền tảng nhắn tin trực tuyến cho phép người dùng tạo nhóm trò chuyện để giao tiếp với nhiều người cùng lúc.

Nhìn chung, nhắn tin trực tuyến là một công cụ hữu ích giúp cải thiện hiệu quả giao tiếp và cộng tác trong môi trường làm việc số.

Tạo lịch làm việc đơn giản

Trong nhiều môi trường làm việc truyền thống, đặc biệt là đối với các nhân viên trực tiếp, việc kiểm tra lịch làm việc mới nhất thường đòi hỏi phải có mặt tại công ty để xem bản in giấy.

Tuy nhiên, trong một môi trường làm việc số, mọi thứ trở nên đơn giản hơn. Ví dụ, một nhà máy thép có thể sử dụng một ứng dụng di động an toàn để tập trung hóa lịch làm việc, giúp chúng dễ dàng truy cập và cho phép nhân viên trao đổi ca làm việc ngay cả khi họ không có mặt tại nhà máy.

Bằng cách này, nhân viên có thể:

• Xem lịch làm việc của mình bất cứ lúc nào và bất cứ nơi đâu: Không cần phải có mặt tại công ty để kiểm tra lịch làm việc.
• Yêu cầu đổi ca: Nhân viên có thể dễ dàng gửi yêu cầu đổi ca cho đồng nghiệp thông qua ứng dụng.
• Xem ai có sẵn để đổi ca: Ứng dụng có thể hiển thị danh sách nhân viên có thể đổi ca và giúp nhân viên tìm người phù hợp.

Việc đơn giản hóa việc lập lịch làm việc thông qua môi trường làm việc số mang lại nhiều lợi ích:

• Tiết kiệm thời gian: Nhân viên không cần phải tốn thời gian đi lại để kiểm tra lịch làm việc.
• Cải thiện sự linh hoạt: Nhân viên có thể dễ dàng đổi ca và điều chỉnh lịch làm việc của mình.
• Tăng cường giao tiếp: Ứng dụng giúp nhân viên dễ dàng liên lạc với nhau về việc đổi ca.
• Giảm thiểu lỗi: Việc sử dụng ứng dụng giúp giảm thiểu lỗi trong việc lập lịch làm việc.

Nhìn chung, việc lập lịch làm việc đơn giản hơn là một ví dụ điển hình về cách môi trường làm việc số có thể giúp cải thiện hiệu quả và sự linh hoạt trong công việc.

Đào tạo nhân viên

Nhân viên có thể truy cập các nền tảng đào tạo trực tuyến được tạo bởi công ty hoặc do bên thứ ba có chuyên môn và kiến thức chuyên sâu cung cấp. Điều này giúp ích cho các nhân viên công ty đang làm việc ở nhiều địa điểm và múi giờ khác nhau. Ngoài ra, nhân viên có thể hoàn thành khóa đào tạo theo từng khả năng, nhịp độ riêng của mình hoặc bất cứ nơi nào họ có thể truy cập internet.

Các nền tảng đào tạo trực tuyến có thể đi kèm với các bảo mật số số ngăn chặn quyền truy cập trái phép và tự động tính điểm hoặc kết quả. Điều này đảm bảo kết quả được công bằng, đánh giá đúng năng lực của từng cá nhân và giúp nhân viên nhận được chứng nhận hoàn thành.

Quản lý nhân sự 

Khi một doanh nghiệp phải quản lý hàng trăm nhân viên, mỗi người đều cần có một hồ sơ riêng chứa các tài liệu liên quan và thông tin về việc làm khác cho mục đích nhân sự và pháp lý. Việc lưu trữ tất cả thông tin này trên một nền tảng trực tuyến tập trung giúp bộ phận nhân sự có thể truy cập nhanh chóng và chính xác vào lịch sử làm việc của bất kỳ nhân viên nào, từ bất kỳ địa điểm nào mà không cần phải quản lý nhiều bản cứng. Nó cũng cho phép nhân viên gửi các yêu cầu như nghỉ phép hoặc xin nghỉ ốm từ xa, đồng thời giúp họ truy cập thông tin thuế liên quan đến việc làm khi cần.

Đọc thêm: Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự: Cách thúc đẩy sự thay đổi nhân sự (2024)

Quản lý quan hệ khách hàng

Trong một môi trường làm việc số, việc theo dõi thông tin khách hàng, lịch sử mua hàng và sở thích của họ. Giúp tiết kiệm thời gian và nhân viên có thể giao tiếp tốt với khách hàng. Điều này cũng giúp duy trì lòng trung thành của khách hàng qua việc cung cấp trải nghiệm khách hàng liền mạch, bất kể họ nói chuyện với nhân viên nào để được trợ giúp.

Các nền tảng quản lý quan hệ khách hàng (CRM) lưu trữ thông tin như lịch sử mua hàng, chi tiết ngân hàng và địa chỉ. Nó cũng đảm bảo rằng khi khách hàng cập nhật thông tin của họ, đại diện dịch vụ khách hàng sẽ ngay lập tức thêm các thay đổi vào nền tảng để các nhân viên khác quản lý tài khoản có thể truy cập thông tin mà không cần liên hệ với khách hàng.

Quản lý tài liệu, kiến thức và nội dung

Trong môi trường làm việc truyền thống, việc cộng tác trên các dự án thường gặp nhiều khó khăn do các tài liệu được lưu trữ ở nhiều nơi khác nhau và không có một nền tảng tập trung để quản lý.

Tuy nhiên, với sự hỗ trợ của nền tảng quản lý nội dung (CMS) trong môi trường làm việc số, mọi thứ trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. CMS cho phép các nhóm hoặc cá nhân khác nhau cùng làm việc trên một dự án. Điều này mang lại nhiều lợi ích:

• Cộng tác dễ dàng: Mọi người có thể truy cập, chỉnh sửa và xem nội dung dự án cùng một lúc, bất kể họ ở đâu.
• Kiểm soát phiên bản: CMS giúp theo dõi các thay đổi được thực hiện đối với nội dung, đảm bảo mọi người luôn làm việc với phiên bản mới nhất.
• Cập nhật nhanh chóng: Thay đổi nội dung có thể được thực hiện và cập nhật ngay lập tức, giúp mọi người luôn được thông báo về các chỉnh sửa mới nhất.
• Quản lý dự án hiệu quả: Người quản lý dự án có thể dễ dàng xem tiến độ của dự án và xác định xem có thiếu sót nào không.

Ví dụ:

• Nhân viên designer có thể thiết kế và tải lên một brochure cuộc thi lên nền tảng CMS.
• Người viết nội dung có thể thêm văn bản vào brochure.
• Chuyên gia pháp lý có thể kiểm tra xem các điều khoản và điều kiện của brochure có chính xác không.

Nhìn chung, việc sử dụng nền tảng quản lý nội dung là một ví dụ điển hình về cách môi trường làm việc số có thể cải thiện hiệu quả cộng tác và quản lý dự án.

Kết luận

Có thể khẳng định rằng, môi trường làm việc số mang đến nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, góp phần thúc đẩy sự phát triển và thành công trong thời đại công nghệ số. Việc ứng dụng công nghệ một cách hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động, đồng thời tạo dựng lợi thế cạnh tranh trên thị trường.