Văn hóa “chạy KPI” dẫn đến gian lận số liệu

KPI vốn là công cụ quản trị hiệu quả quan trọng, nhưng khi trở thành áp lực cứng nhắc, nó lại sinh ra một thực trạng đáng báo động: văn hóa “chạy KPI”. Không còn là thước đo trung thực, KPI bị biến tướng thành cuộc đua con số bằng mọi giá, khiến gian lận số liệu trở thành hệ quả không thể tránh khỏi. Hiện tượng này không chỉ làm méo mó kết quả công việc mà còn đe dọa nền tảng niềm tin và sự phát triển bền vững của tổ chức.

Chạy KPI là gì?

“Chạy KPI” là một khái niệm phản ánh sự lệch lạc trong cách thực hiện và đánh giá hiệu suất công việc. Về mặt lý thuyết, KPI là chỉ số đo lường hiệu quả then chốt, được xây dựng để đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu công việc một cách minh bạch và khách quan. Tuy nhiên, khi cụm từ “chạy KPI” xuất hiện trong môi trường làm việc, nó thường mang hàm ý tiêu cực: thay vì tập trung vào chất lượng công việc thực sự, cá nhân hoặc tổ chức lại tìm cách đạt được chỉ tiêu bằng mọi giá, kể cả những thủ thuật gian dối, lách luật hoặc báo cáo sai lệch dữ liệu.

Trong thực tế, “chạy KPI” có thể biểu hiện qua việc bóp méo số liệu, chọn lọc thông tin để làm đẹp báo cáo, hoặc thậm chí tạo ra kết quả giả nhằm tránh bị đánh giá kém hoặc để được thưởng. Tâm lý phổ biến là: chỉ cần số đẹp, còn làm thế nào không quan trọng. Điều này không chỉ phản ánh sự thất bại trong việc thiết kế hệ thống KPI, mà còn cho thấy văn hóa tổ chức đang đề cao hình thức hơn thực chất.

Tóm lại, “chạy KPI” là biểu hiện của một hệ thống quản trị hiệu suất thiếu nhân văn, thiếu minh bạch, nơi mà chỉ số trở thành mục tiêu thay vì là công cụ phục vụ cho phát triển bền vững. Khi KPI bị “chạy”, giá trị thật sự của công việc bị bóp méo, và tổ chức dần mất phương hướng trong việc tạo ra giá trị thực tế.

Vì sao KPI lại vô tình trở thành nguyên nhân của gian lận số liệu? 

KPI – vốn dĩ được thiết kế như một công cụ đo lường hiệu quả – lại có thể vô tình trở thành nguyên nhân của gian lận số liệu khi hệ thống quản trị đặt trọng tâm vào kết quả hơn là quá trình, và khi các chỉ số được gắn chặt với lương, thưởng hoặc sự sống còn của cá nhân trong tổ chức. Khi KPI bị tuyệt đối hóa như “chuẩn mực sống còn”, người thực thi không còn xem nó như thước đo hiệu quả mà là rào cản cần vượt qua bằng mọi giá, kể cả gian lận.

Một trong những nguyên nhân cốt lõi là việc thiết lập KPI thiếu thực tiễn – quá cao, quá cứng nhắc, hoặc không tính đến bối cảnh vận hành. Điều này khiến nhân viên không thể đạt được bằng nỗ lực thật, buộc họ phải lách luật để hoàn thành chỉ tiêu. Mặt khác, văn hóa quản trị thành tích ngắn hạn cũng tiếp tay cho điều này: lãnh đạo chỉ nhìn vào con số, không quan tâm đến cách mà con số đó được tạo ra. Khi thành tích đẹp được tưởng thưởng, còn sự thật bị lãng quên, gian lận số liệu trở thành “chiến lược sinh tồn”.

Thêm vào đó, KPI thường được thiết lập một chiều từ trên xuống, thiếu sự tham gia và đồng thuận của người thực hiện. Điều này dẫn đến tâm lý phản kháng ngầm, nơi người làm không còn tin vào ý nghĩa của chỉ số, mà chỉ chăm chăm “chạy cho xong”. Trong môi trường như vậy, sự trung thực bị hy sinh để đổi lấy sự yên thân hoặc được khen thưởng.

Nguyên nhân diễn ra văn hóa “chạy KPI” là gì?

Văn hóa “chạy KPI” không tự nhiên hình thành, mà là kết quả tích tụ từ nhiều nguyên nhân sâu xa trong cách thiết kế hệ thống, điều hành tổ chức và tư duy lãnh đạo. 

Trước hết, nguyên nhân phổ biến nhất là thiết lập KPI một cách áp đặt, thiếu thực tế và không có sự tham gia của người thực thi. Khi chỉ tiêu được vạch ra trên giấy bởi người không trực tiếp làm việc, chúng dễ trở nên xa rời năng lực, nguồn lực và bối cảnh thực tế, tạo ra cảm giác “bất khả thi” cho đội ngũ bên dưới.

Thứ hai, KPI thường bị gắn chặt với tiền thưởng, đánh giá năng lực, thăng tiến hay thậm chí là sự sống còn trong công việc, khiến áp lực tâm lý bị đẩy lên cực độ. Khi “sống còn” phụ thuộc vào con số, thì con số – chứ không phải chất lượng hay giá trị – sẽ được ưu tiên hàng đầu. 

Nguyên nhân thứ ba là lãnh đạo bị ám ảnh bởi thành tích ngắn hạn. Trong nhiều tổ chức, đặc biệt là doanh nghiệp cổ phần hóa hoặc đơn vị công lập chịu áp lực thi đua, KPI trở thành “tấm huy chương hình thức” hơn là công cụ quản lý hiệu quả. Khi cấp trên chỉ quan tâm đến kết quả đẹp, họ vô tình tạo điều kiện cho cấp dưới tìm cách “làm đẹp mọi giá”.

Ngoài ra, thiếu hệ thống giám sát độc lập và minh bạch cũng là nguyên nhân quan trọng. Nếu dữ liệu không được kiểm chứng chéo, không có phản biện từ nhiều chiều, thì gian lận sẽ dễ dàng bị hợp thức hóa.

Biểu hiện phổ biến của hành vi gian lận số liệu khi “chạy KPI” là gì? 

Biểu hiện của hành vi gian lận số liệu khi “chạy KPI” thường rất tinh vi, có hệ thống và được hợp thức hóa dưới lớp vỏ “đạt chỉ tiêu”. Điểm chung là tất cả đều nhằm một mục tiêu: làm đẹp con số bất chấp thực tế, để thỏa mãn kỳ vọng từ cấp trên hoặc né tránh hậu quả tiêu cực. Dưới đây là những biểu hiện phổ biến và dễ nhận diện nhất:

• Thứ nhất, thổi phồng thành tích. Đây là hình thức gian lận phổ biến nhất, đặc biệt trong các chỉ tiêu định lượng như doanh số, số lượng khách hàng, lượng truy cập, số hợp đồng ký kết. Nhân viên có thể khai khống số lượng, “bơm số” vào báo cáo, hoặc tính cả các số liệu chưa đủ điều kiện vào thành tích.
• Thứ hai, làm giả hoặc bóp méo dữ liệu. Ở cấp độ cao hơn, có những trường hợp chủ động tạo lập dữ liệu ảo, sửa đổi thông tin trên hệ thống, hoặc dùng thủ thuật kỹ thuật số để hợp thức hóa những con số không có thật. 
• Thứ ba, che giấu sai lệch hoặc chọn lọc dữ liệu. Thay vì làm giả, một số bộ phận chỉ đơn giản là bỏ qua các dữ liệu tiêu cực, chỉ báo cáo phần “đẹp”. Đây là biểu hiện ngụy tạo thành công bằng cách “giấu đi sự thật”.
• Thứ tư, chia nhỏ KPI hoặc thao túng thời điểm báo cáo. Để đạt KPI theo kỳ, nhiều cá nhân cố tình đẩy thành tích sang kỳ khác, hoặc chia nhỏ mục tiêu để dễ vượt qua. Cách làm này khiến tổ chức đánh giá sai tiến độ thực sự của công việc.

Hệ quả của việc “chạy KPI” là gì?

Việc “chạy KPI” – khi chỉ tiêu bị đạt được bằng gian dối thay vì nỗ lực thực chất – gây ra những hệ quả nghiêm trọng, không chỉ làm suy yếu hiệu suất tổ chức mà còn làm tổn hại đến văn hóa nội bộ, chiến lược dài hạn và uy tín lãnh đạo. Đây không đơn thuần là vấn đề kỹ thuật, mà là khủng hoảng niềm tin và giá trị.

Sai lệch trong hoạch định chiến lược và ra quyết định. Khi dữ liệu đầu vào bị bóp méo, thì mọi phân tích, dự báo và chính sách đi kèm cũng trở thành sai lầm có hệ thống. Lãnh đạo dựa vào những con số ảo để đưa ra lựa chọn đầu tư, phân bổ nguồn lực hoặc tái cấu trúc tổ chức – mà không hề biết rằng họ đang điều hành một thực tế bị tráo đổi.

Việc chạy KPI giết chết văn hóa trung thực và tinh thần cải tiến. Trong một môi trường mà gian lận được dung dưỡng – thậm chí được tưởng thưởng – thì người trung thực lại trở thành kẻ yếu thế. Nhân viên sẽ học cách “làm đẹp số” thay vì “làm thật tốt”, dẫn đến hiệu ứng dây chuyền: giả dối lan rộng, hiệu quả thực giảm sút.

Người lao động không còn niềm tin vào hệ thống đánh giá, vì biết rằng năng lực thật không quyết định kết quả. Họ hoặc học cách “chạy KPI”, hoặc rút lui khỏi nỗ lực thật, dẫn đến tình trạng mệt mỏi, buông xuôi hoặc nghỉ việc.

Có giải pháp nào để khắc phục việc “chạy KPI”? 

Khắc phục tình trạng “chạy KPI” không chỉ là việc sửa lại một vài con số, mà là một quá trình tái kiến tạo hệ thống quản trị hiệu suất một cách toàn diện, từ tư duy lãnh đạo đến cách thiết kế, thực thi và đánh giá KPI. Dưới đây là những giải pháp then chốt – mang tính hệ thống, bền vững và nhân văn – để triệt tiêu gốc rễ của văn hóa “chạy KPI”:

1. Thiết lập KPI một cách minh bạch, đồng kiến tạo

KPI không thể được áp đặt từ trên xuống. Chúng cần được xây dựng với sự tham gia của người thực thi, dựa trên dữ liệu lịch sử, năng lực thực tế và bối cảnh kinh doanh cụ thể. Khi người làm được góp tiếng nói vào chỉ tiêu, họ sẽ có trách nhiệm và cam kết thực hiện, thay vì tìm cách lách luật.

2. Đa dạng hóa công cụ đánh giá, không chỉ dựa vào số liệu cứng

Thay vì chỉ dùng chỉ số định lượng, tổ chức cần bổ sung các chỉ số định tính, đo lường theo quá trình, thái độ, sự cộng tác và cải tiến liên tục. KPI không nên là “vạch đích chết”, mà là la bàn chỉ hướng cho sự phát triển.

3. Tách biệt rõ ràng giữa “đánh giá hiệu quả” và “khen thưởng hình thức”

Khen thưởng nên dựa trên hiệu quả thực chất, hành vi tích cực, và giá trị mang lại lâu dài, chứ không chỉ gắn với con số. Điều này sẽ giảm động cơ gian lận và khuyến khích sự nỗ lực thật.

4. Tăng cường cơ chế kiểm soát, đối chiếu và giám sát độc lập

Cần xây dựng hệ thống kiểm chứng dữ liệu đa chiều, tránh để một bộ phận “vừa đá bóng vừa thổi còi”. Các công cụ như dashboard tự động, audit độc lập, phản hồi 360 độ sẽ giúp phát hiện sớm sai lệch.

5. Phát triển văn hóa trung thực và học hỏi thay vì trừng phạt sai sót

Nếu nhân viên sợ thất bại vì bị phạt nặng, họ sẽ chọn “chạy KPI” để sống sót. Nhưng nếu tổ chức xây dựng môi trường an toàn tâm lý, khuyến khích chia sẻ khó khăn, thừa nhận sai lầm và học hỏi, thì KPI sẽ trở thành công cụ cải tiến thực sự.

Kết bài:

Chấm dứt văn hóa “chạy KPI” không phải chuyện dễ dàng, nhưng là nhiệm vụ cấp thiết. Thay đổi tư duy quản trị, thiết kế KPI linh hoạt và minh bạch, cùng xây dựng văn hóa trung thực sẽ giúp tổ chức phục hồi giá trị thật, nâng cao hiệu quả và giữ vững niềm tin lâu dài. Khi KPI được tôn trọng đúng cách, nó sẽ trở thành động lực phát triển chứ không còn là con dao hai lưỡi của gian lận.