Phần mềm quản lý công việc – Tổ chức và sắp xếp thứ tự công việc ưu tiên (Phần 3)

Last updated on 23 October, 2024

Khi nói đến danh sách công việc của cá nhân và các hoạt động không phức tạp, việc đưa ra một nhiệm vụ và hoàn thành là một việc khá đơn giản và dễ dàng. Tuy nhiên quản lý công việc hay quản lý giao việc ở cấp độ dự án, nhóm, doanh nghiệp cần cách sắp xếp và quản lý phức tạp hơn khá nhiều. Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của các công việc, luôn có một số cách để bạn tổ chức tất cả các hoạt động trong một dự án rõ ràng và dễ dàng kiểm soát, quản lý khi ứng dụng phần mềm quản lý công việc.

1. Sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc

Có lẽ một trong những phần quan trọng nhất của quản lý công việc là biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc của bạn. Với hàng tá danh sách công việc và các dự án trong tay, bạn ít có khả năng thực hiện công việc ngay nếu bạn không biết cách sắp xếp danh sách công việc một cách hợp lý và chính xác.Dưới đây là một số phương pháp đơn giản mà bạn có thể ứng dụng cho việc sắp xếp thứ tự công việc cần được ưu tiên khi sử dụng phần mềm quản lý công việc.

Về cơ bản, có hai yếu tố ưu tiên chính bạn cần cân nhắc khi sắp xếp các nhiệm vụ của mình:

• Ưu tiên dựa trên thời gian: Thứ tự được sắp xếp dựa theo deadlines của công việc. Các loại nhãn ưu tiên được cài đặt trong phần mềm quản lý công việc dựa trên thời gian phổ biến là Ngày quá hạn, Hôm nay, Ngày mai, Sắp tới, Tuần này, Tháng này, Năm nay, Sau này, v.v.
• Ưu tiên dựa trên mức độ khẩn cấp: Đây là những nhiệm vụ phải hoàn thành để đạt được mục tiêu, nhưng thứ tự chúng được giải quyết tùy thuộc vào việc chúng sẽ tác động đến kết quả cuối cùng như thế nào. Trong phần mềm quản lý công việc, các công việc này thường được dán nhãn là quan trọng (khẩn cấp), cao, trung bình (bình thường) hoặc thấp. Ví dụ, một sự cố máy chủ web đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức và cần được khắc phục càng sớm càng tốt. Trong khi đó, các nhiệm vụ ưu tiên thấp như dọn dẹp hộp thư email của bạn có thể bị trì hoãn trong một thời gian miễn là chúng được giải quyết trước khi kết thúc dự án hoặc không làm ảnh hưởng đến kết quả của công việc đó.

(NOTE: Thứ tự ưu tiên có thể thay đổi. Nếu bạn đã hoãn một nhiệm vụ ưu tiên ở mức độ thấp quá lâu và thời hạn của bạn đang đến gần, thì nhiệm vụ đó cũng sẽ trở thành một nhiệm vụ quan trọng hoặc ưu tiên cao.)

2. Một số công cụ việc giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc một cách dễ dàng khi ứng dụng phần mềm quản lý công việc.

Đối với To-do lists đơn giản, quyết định mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ của bạn là khá dễ dàng. Chỉ cần viết công việc ra theo thứ tự bạn muốn hoàn thành. Nhưng khi bạn có một số nhiệm vụ, dự án, khách hàng và thành viên nhóm khác nhau để xử lý, bạn cũng sẽ cần phải xem xét các yếu tố bên ngoài khác. Dưới đây là một vài phương pháp sẽ giúp bạn ưu tiên thứ tự bạn dễ dàng quản lý công việc và quản lý giao việc một cách khoa học và dễ dàng khi sử dụng phần mềm quản lý công việc với cấp độ cá nhân hay phần mềm quản lý giao việc với cấp độ nhóm, dự án hay cả doanh nghệp:

2.1. Ma trận Eisenhower (Ma trận quan trọng khẩn cấp)

Dwight D. Eisenhower, ông được cho là đã phát minh và sử dụng phương pháp này, Ma trận Eisenhower được sử dụng như một cách hiệu quả để ưu tiên các hoạt động hoặc quyết định. Ma trận Eisenhowr giúp bạn hoàn thành tất cả khối lượng công việc của mình một cách khoa học hơn, ma trận này có thể giúp bạn tạo ra sự khác biệt giữa những gì khẩn cấp và những gì quan trọng.

Nhiệm vụ khẩn cấp (urgent tasks) là các hoạt động cần được hoàn thành càng sớm càng tốt vì chúng khắc phục được sự cố đã xảy ra hoặc do các nhiệm vụ khác phụ thuộc vào chúng.

Nhiệm vụ quan trọng (important tasks) phải được hoàn thành bất cứ lúc nào cho đến khi kết thúc một dự án để đạt được mục tiêu cuối cùng. Tuy nhiên, những nhiệm vụ này không đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức và có thể bị hoãn lại (nhưng chỉ trong một khoảng thời gian ngắn).

Tất cả những gì bạn phải làm sau đó là phân loại các nhiệm vụ vào phần mềm quản lý công việc của bạn dựa trên các tiêu chí sau:

• Quan trọng và khẩn cấp (Important and urgent): Bạn cần hoàn thành các nhiệm vụ này ngay lập tức hoặc càng sớm càng tốt. Chúng là những vấn đề hoặc công việc với deadlines, bằng mọi cách, phải được hoàn thành nếu không chúng có thể hoãn hoặc hủy bỏ một dự án hoàn toàn. Ví dụ: thời hạn dự án, thời hạn thuế, một nhóm khách hàng giận dữ, v.v.
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp (Important but not urgent): Các hoạt động này có thể được lên lịch vào một ngày nào đó miễn là trong thời hạn deadlines của công việc. Vì vậy, mặc dù bạn không cần phải thực hiện chúng ngay lập tức, nhưng bạn vẫn phải chăm sóc chúng cho đến khi kết thúc dự án hoặc đạt được mục tiêu của bạn. Ví dụ: lập kế hoạch chạy nước rút hàng tuần, cơ hội kinh doanh mới, xây dựng mối quan hệ nhóm, v.v.
• Không quan trọng nhưng cấp bách (Not important but urgent): Đây là những nhiệm vụ cần được đáp ứng ngay lập tức nhưng không góp phần vào kết quả dự án của bạn. Thông thường, đây là những gián đoạn, cuộc họp hoặc hoạt động nhằm giúp đỡ người khác và các mục tiêu không liên quan đến dự án mà bạn đang thực hiện. Điều tốt nhất là chỉ giao chúng cho những người khác có thời gian rảnh hoặc chuyên môn cho họ. Ví dụ: lên lịch phỏng vấn, đặt chuyến bay, gửi sân cho người khác sản phẩm khác, v.v.
• Không quan trọng hay cấp bách (Not important or urgent): Đây là danh sách những công việc gây xao nhãng đến công việc. Bạn có thể xóa hoặc để các hoạt động phi sản xuất này sang một bên trong thời gian bận rộn này. Ví dụ: tin đồn đồng nghiệp, lướt Facebook, thay đổi hình nền máy tính để bàn của bạn, v.v.

2.2. Nguyên tắc Pareto (quy tắc 80/20)

Quy luật Pareto hay quy luật 80/20  (quy luật thiểu số quan trọng và phân bố nhân tố) nói rằng trong nhiều sự kiện, khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra. Trong trường hợp cụ thể này 20% công việc trong một dự án mang lại 80% kết quả cuối cùng.

Nguyên tắc Pareto không chỉ dành cho các nhiệm vụ hay dự án của bạn. Bạn có thể sử dụng nó để tăng mức năng suất chung của bạn, có thể là ở nhà, trong văn phòng, ở trường đại học, ngay cả khi bạn chỉ đang vẽ kiệt tác tiếp theo của mình. Bắt đầu bằng cách tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn.

Chú ý hơn đến mục tiêu lớn nhất của bạn là gì, bạn có thể đã hoãn các mục tiêu mà bạn thực sự muốn đạt được chỉ vì bạn sợ rằng có nhiều công việc khó mà thực hiện được. Đối với tất cả chúng ta, thời gian là quý giá. Bản thân tôi nhận ra mình đã lãng phí quá nhiều thời gian tập trung vào các nhiệm vụ vô bổ vì tôi không thể hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng ngay khi tôi muốn. Sau đó, tôi đã quá kiệt sức để tập trung vào các mục tiêu thực sự của mình. Để khắc phục điều này, tôi đã chuyển hướng toàn bộ sự chú ý và tập trung của mình vào những công việc quan trọng và ưu tiên chúng đầu tiên, highlight chúng trên phần mềm quản lý công việc và tiết kiệm công sức và thời gian hoặc bỏ qua các hoạt động nhỏ hơn và không quan trọng.

Nguồn: https://www.paymoapp.com/

Lược dịch bởi Công ty Giải pháp Công nghệ OOC.

Phần mềm Quản lý công việc (Phần mềm Giao việc) digiiTASK của OOC là phần mềm hỗ trợ quản lý công việc thông qua việc lập danh sách công việc cần thực hiện, giao việc cho nhân viên, theo dõi quá trình thực hiện và đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên.

Để tìm hiểu thêm và được tư vấn Phần mềm Quản lý doanh nghiệp digiiMS, vui lòng liên hệ:

Công ty CP Giải pháp Công nghệ OOC

Điện thoại: 0963636066

Email: ooc@ooc.vn

Đăng kí dùng thử Phần mềm Quản lý doanh nghiệp OOC – digiiMS tại đây