Time Blocking là gì? Phương pháp quản lý thời gian tránh gây xao lãng

Last updated on 15 August, 2024

Bạn có bao giờ cảm thấy mình không có đủ thời gian trong một ngày để hoàn thành mọi công việc? Thời gian của bạn đột nhiên bị rút ngắn vì những công việc nhỏ nhặt như gọi điện thoại hay sắp xếp lịch trên Google Calendar. Time Blocking là một phương pháp quản lý thời gian giúp bạn tăng cường năng suất và biết sắp xếp ưu tiên thứ tự nhiệm vụ của mình. Nó được sử dụng bởi một số doanh nhân nổi tiếng như Elon Musk hay Bill Gates. Trong bài viết này, hãy cùng OCD tìm hiểu về cách làm việc theo kỹ thuật Time Blocking này có gì đặc biệt nhé!

Time Blocking là gì?

Khái niệm Time Blocking

Time Blocking là một chiến lược quản lý thời gian để giúp tăng năng suất làm việc bằng cách chia một ngày thành các khối thời gian cụ thể.

Mỗi khối đại diện cho một khoảng thời gian được dành ra để hoàn thiện một công việc hoặc nhiệm vụ cụ thể. Điều này khá tương đồng với phương pháp Pomodoro. Nó thường chú trọng vào sự rõ ràng, mục tiêu cụ thể và phân chia ranh giới giữa các công việc trong một ngày làm việc.

Thay vì xử lý các nhiệm vụ khác nhau đơn lẻ và dàn trải suốt một ngày, Time Blocking khuyến khích bạn tập trung vào chỉ một nhiệm vụ trong một khoảng thời gian nhất định và tránh bị xao lãng bởi các yếu tố bên ngoài. Nó giúp bạn hoạch định được mình cần làm gì và khi nào làm.

Lợi ích của Time Blocking

Phương pháp quản lý thời gian này giúp đảm bảo bạn lên kế hoạch tốt cho một ngày, chuyển đổi mượt mà từ nhiệm vụ này qua nhiệm vụ khác. Những lợi ích Time Blocking mang lại gồm:

Lợi ích của Time Blocking

Thúc đẩy bạn hành động ngay lập tức

Những nhiệm vụ phức tạp có thể khiến bạn nản chí. Một “To-do-list” (Danh sách việc cần làm) dài vô tận có thể gây ức chế và căng thẳng, làm giảm khả năng tập trung của bạn. Time Blocking giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên và khối lượng công việc để dễ quản lý hơn. Khi bạn giảm được áp lực và không bị chìm trong mớ hỗn độn, bạn sẽ dễ dàng hoàn thành deadline đúng hạn hơn.

Giúp bạn trở nên thực tế hơn

Time Blocking yêu cầu bạn phải ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ và điều chỉnh lại sao cho phù hợp khi thực sự bắt tay vào làm. Theo thời gian, việc lập kế hoạch và phân chia thời gian của bạn sẽ càng chính xác và sát với thực tế hơn.

Time Blocking cho phép bạn ưu tiên thứ tự công việc

Chìa khóa để tăng năng suất là làm đúng việc vào đúng thời điểm. Time Blocking giúp bạn phân bổ đủ thời gian cho công việc có mức độ ưu tiên cao nhất. Khi ấy, bạn không phải vội vàng hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng hoặc lãng phí thời gian cho các nhiệm vụ ít cỏn con. Mức độ ưu tiên sẽ được thay đổi theo thời gian và kinh nghiệm cá nhân của bạn.

Kiểm soát tốt khối lượng công việc

Time Blocking giúp bạn tránh việc khối lượng công việc mình nhận vượt quá tầm kiểm soát. Do các nhóm công việc được lên kế hoạch hợp lý, bạn sẽ dễ dàng theo dõi tiến độ của từng công việc và điều chỉnh khi deadline không thực tế. Nó cũng giúp các thành viên trong đội nhóm xác định các vấn đề từ sớm và giải quyết kịp thời trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.

Tránh trì hoãn

Bạn có phải là một người thường xuyên trì hoãn? Một nghiên cứu của MIT cho thấy việc tự đặt ra các mốc thời hạn hoàn thành một nhiệm vụ (thay vì nước đến chân mới nhảy) có thể có tác động tích cực đến hiệu suất làm việc.

Hãy tưởng tượng bạn có 1 ngày để viết một bài báo cáo mà chỉ cần 2 giờ để hoàn thiện. Bạn sẽ trì hoãn cho đến khi chỉ còn 2 tiếng cuối cùng trong ngày hoặc thậm chí sẽ để nhiệm vụ đó sang ngày tiếp theo (nếu nó không quan trọng). Thay vào đó, nếu bạn tự giới hạn thời gian hoàn thành bài báo cáo trong 2 giờ, bạn sẽ tập trung và dễ dàng làm xong việc đó hơn.

Time Blocking không cho phép bạn làm nhiều việc cùng lúc

Thường xuyên chuyển đổi từ nhiệm này sang nhiệm vụ khác làm tăng sự căng thẳng và tiêu tốn đáng kể thời gian làm việc hiệu quả. Time blocking ngăn chặn sự chú ý của bạn với những nhiệm vụ trong tương lai. Khi bạn quyết định rằng “Trong 1 giờ tới, tôi sẽ chỉ làm việc về phát triển chiến lược kinh doanh”, bạn phải cam kết bỏ qua những nhiệm vụ khác và tập trung 100% vào nhiệm vụ đang thực hiện. Điều này dẫn đến công việc chất lượng tốt hơn và tinh thần bạn cũng thoải mái hơn.

Liệu Time Blocking có phù hợp với bạn?

Nếu bạn gặp bất cứ vấn đề hay tình trạng nào dưới đây, phương pháp Time Blocking có thể là một chiến lược tuyệt vời để sắp xếp lịch làm việc của bạn:

• Công việc hàng ngày của bạn rất bận rộn đến nỗi bạn không thể có thời gian để tập trung vào các mục lớn hay mục tiêu dài hạn của mình.
• Bạn bị chi phối bởi các cuộc họp và không thể tập trung vào những gì quan trọng cần giải quyết
• Bạn cảm thấy như mình liên tục trả lời email trong suốt cả ngày.
• Bạn gặp khó khăn trong việc phân chia và lên kế hoạch cho các nhiệm vụ lớn và phức tạp.
• Công việc của bạn yêu cầu bạn phải đảm nhiệm nhiều trách nhiệm, nhiệm vụ và dự án.
• Bạn đang gặp khó khăn trong việc cân bằng công việc và cuộc sống và hiếm khi dành thời gian cho sở thích cá nhân.

Phương pháp quản lý thời gian này sẽ phù hợp nếu bạn có một số nhu cầu như:

• Bạn muốn thử một phong cách làm việc mới để thúc đẩy năng suất làm việc của mình.
• Bạn muốn đạt được nhiều mục tiêu mình đề ra hơn.
• Bạn đang tìm cách để làm việc sâu hơn. Làm việc sâu tức là tập trung vào một nhiệm vụ trong một thời gian dài để tạo ra kết quả tốt nhất, thay vì lan man với nhiều công việc không hiệu quả.

5 bước bắt đầu với Time Blocking

Dưới đây là các bước bạn có thể làm theo khi muốn sử dụng Time Blocking:

Quy trình thực hành phương pháp Time Blocking

Bước 1: Quyết định sử dụng công cụ nào để lên kế hoạch

Nếu bạn là người mới tiếp xúc với phương pháp Time Blocking, bước đầu tiên là lựa chọn công cụ lập kế hoạch. Bạn cần quyết định xem mình sẽ sử dụng giấy note hay các công cụ kỹ thuật số? Bạn có thể sử dụng Google Calendar để lên lịch làm việc hay cuộc họp. Với vô số các công cụ số hiện nay như Trello hay Asana, bạn có thể dễ dàng thiết lập và điều chỉnh các khối thời gian với các thao tác kéo thả đơn giản.

Bước 2: Viết ra danh sách việc cần làm và sắp xếp lịch trình cụ thể

Bước tiếp theo là viết ra danh sách những việc cần làm hàng ngày của bạn. Hãy viết cả những công việc ở nơi làm việc và việc cá nhân của bạn. Đưa các mục công việc như “cuộc họp”, “email” hay “thời gian cho gia đình” vào từng khối thời gian cụ thể.

Bắt đầu với các nhiệm vụ bắt buộc và quan trọng vào lịch của bạn trước tiên. Các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao như: thiết kế slide thuyết trình với khách hàng, hoàn thiện bảng lương,… phải đứng đầu danh sách việc cần làm. Sau đó, hãy điền những nhiệm vụ ít quan trọng hơn như check email hoặc thời gian giải lao. Ngoài ra, các chiến lược quản lý thời gian như mô hình Eisenhower hoặc Eat that frog có thể giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ hiệu quả hơn.

Bước 3: Xác định khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất

Một trong những lợi ích chính của Time Blocking là nó cho phép bạn xác định khoảng thời gian mình làm việc năng suất nhất. Một số người làm việc tốt nhất vào buổi sáng, trong khi những người khác hoạt động tốt hơn vào buổi chiều hoặc buổi đêm.

Chìa khóa để tăng năng suất là làm việc phù hợp với đồng hồ sinh học của bạn. Nếu bạn là người nhiều năng lượng vào buổi sáng, hãy lên lịch tập trung sâu vào những giờ làm việc đầu ngày. Mặt khác, nếu bạn là một cú đêm, hãy điều chỉnh giờ làm việc sao cho phù hợp nhất.

Với Time Blocking, bạn có thể sắp xếp lịch của mình để cho phép tập trung nhiều hơn vào các dự án/ nhiệm vụ quan trọng trong những khoảng thời gian năng suất nhất. Vào những khoảng thời gian kém hiệu quả trong ngày, bạn chọn chúng để làm các nhiệm vụ lặp đi lặp lại hoặc đơn điệu hơn, ví dụ như check email hay sắp xếp dữ liệu trong laptop.

Bước 4: Dự đoán những yêu cầu không được lường trước

Ngay cả lịch trình tốt nhất cũng có thể vô dụng nếu bạn phải đối mặt với những yêu cầu khẩn cấp. Các sự kiện bất ngờ và nhiệm vụ không lường trước là một thực tế diễn ra hàng ngày. Điều quan trọng là việc ta chuẩn bị cho sự phản ứng trước khi chúng xảy ra.

Một trong những nhược điểm lớn nhất của Time Blocking là sự cứng nhắc của nó. Mặc dù bạn có thể phân bổ các công việc cho toàn bộ một ngày nhưng điều đó là không nên. Bạn nên cân nhắc để trống một vài khoảng thời gian trong ngày cho những nhiệm vụ khẩn cấp.

Hãy tạo một khối thời gian vào cuối ngày cho các nhiệm vụ khẩn cấp như giải quyết các email, cuộc gọi không mong muốn hoặc các đầu mục công việc phát sinh khác. Nếu bạn không có bất kỳ trường hợp khẩn cấp nào vào phút cuối, hãy sử dụng thời gian này để thực hiện các nhiệm vụ trong ngày mai hoặc đơn giản là thư giãn sau một ngày làm việc căng thẳng.

Bước 5: Đừng quên dành thời gian cho cuộc sống cá nhân

Tối ưu hóa lịch làm việc bằng Time Blocking là một kỹ thuật tuyệt vời để hoàn thành mọi công việc được giao. Tuy nhiên, bạn cũng cần dành riêng một chút khoảng thời gian cho bản thân. Nó có thể có nghĩa là một giờ để ăn trưa hoặc nghỉ giải lao hàng ngày vào buổi chiều.

Với các công việc nhà, Time Blocking cũng là một chiến lược hiệu quả giúp bạn hoàn thành các công việc vặt vãnh. Giả sử bạn có một đống quần áo lớn cần gấp. Hãy tạo ra một khối thời gian khoảng 20 phút vào lịch của bạn để gấp gọn và cất sạch đống quần áo vào tủ.

Các công việc đơn giản như gấp quần áo cũng nên được áp dụng Time Blocking

Đừng chỉ sử dụng việc phân chia thời gian cho các nhiệm vụ khó khăn. Suy cho cùng, kỹ thuật Time Blocking được thiết kế để giúp bạn quản lý thời gian biểu của mình. Nó không cần phải được giới hạn trong công việc chuyên môn, việc nhà và các việc cá nhân khác trong cuộc sống của bạn.

Ngoài ra, bạn nên dành thời gian cho các sở thích giúp bạn thư giãn. Bạn có thể tạo ra một khối thời gian cho việc tập thể dục hoặc chơi thể thao. Bạn thậm chí có thể dành một khối thời gian để nghỉ ngơi. Thời gian nghỉ ngơi và phục hồi thể trạng là quan trọng để duy trì sức khỏe và tinh thần tốt nhất. Vì vậy, khi bạn ngồi xuống làm việc, bạn sẽ mất ít thời gian hơn tập trung và hoàn thành các nhiệm vụ được giao.

Phân biệt Time Blocking và Task Batching

Task Batching là một kỹ thuật nhỏ trong phương pháp Time Blocking. Nó liên quan đến việc nhóm các nhiệm vụ tương tự nhau vào làm việc theo từng “nhóm” như vậy. Điều này tránh việc bạn phải chuyển đổi giữa các nhiệm vụ lẻ tẻ trong suốt một ngày.

Tạm kết

Time Blocking giúp bạn kiểm soát toàn bộ ngày làm việc của mình, thay thế mớ hỗn độn bằng cách tổ chức công việc hiệu quả hơn để bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn. Bằng cách dành thời gian riêng cho từng nhiệm vụ của bạn và ưu tiên thứ tự tương ứng, bạn dành cho công việc của mình sự chú ý và năng lượng cần thiết để đạt chất lượng tốt nhất. Điều này không chỉ giúp bạn cảm thấy hài lòng hơn mà còn giúp bạn đạt được kết quả tốt hơn.

——————————-