Tại sao bạn nên sử dụng công cụ AI cho dự án của mình?

Last updated on 26 November, 2024

Trí tuệ nhân tạo đang thay đổi cách chúng ta quản lý mọi thứ trong quá khứ. Đã qua rồi cái thời bạn phải dành thời gian, công sức và nguồn lực để hoàn thành các dự án trước thời hạn đã định. 

Ngày nay, nếu bạn muốn quản lý và hoàn thành các dự án một cách chuyên nghiệp, bạn có thể dễ dàng nhận được sự trợ giúp từ các công cụ được AI hỗ trợ.

Nói rằng AI hữu ích với chúng ta thì vẫn còn là nói giảm nói tránh. Cho đến năm 2020, trí tuệ nhân tạo chỉ được các công ty công nghệ lớn và các doanh nghiệp lớn sử dụng, nhưng ngày nay, tất cả chúng ta đều đang tận dụng AI theo cách này hay cách khác, ngay cả khi chúng ta không nhận ra điều đó.

Trong hai năm qua, AI đã trở thành xu hướng, và điều này là chính vì sự ra mắt của các giải pháp tạo ra như ChatGPT, Gemini, Bard và nhiều giải pháp khác. 

Bạn sẽ ngạc nhiên khi biết rằng ChatGPT đã có hơn một triệu người dùng trong năm ngày đầu tiên. Instagram đã mất hơn hai tháng để đạt được con số này, và gã khổng lồ phát trực tuyến Netflix đã đạt được con số tương tự trong hơn ba năm.

Trong khi phần lớn mọi người khen ngợi việc sử dụng các công cụ AI, thì có nhiều người chỉ trích thực tế là nó làm mất đi khía cạnh cá nhân và độ chính xác trong những gì chúng ta làm. 

Vâng, nếu bạn có bất kỳ sự nhầm lẫn nào, bạn nên đọc bài đăng này, vì chúng tôi đã thảo luận chi tiết về lý do tại sao bạn nên sử dụng các công cụ AI cho dự án của mình trong hướng dẫn này.

Công cụ AI có thể tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại

Một trong những lợi ích lớn nhất của việc sử dụng các công cụ AI là chúng có thể giúp các nhà quản lý dự án tự động hóa mọi lúc thực hiện các nhiệm vụ hành chính. 

Điều này có thể bao gồm cập nhật tiến độ của dự án, lập kế hoạch nhiệm vụ, nhận thông tin cập nhật từ nhóm và nhiều nhiệm vụ khác có thể được xử lý mà không cần sự tham gia của con người.

Có nhiều nền tảng quản lý dự án hỗ trợ AI, chẳng hạn như Trello, có thể tự động hóa các nhiệm vụ nhỏ một cách chính xác và hiệu quả. Bạn không cần phải dành thời gian quý báu của mình vào công việc vặt vãnh; thay vào đó, bạn có thể đầu tư vào các nhiệm vụ quan trọng.

Công cụ AI có thể giúp đưa ra quyết định

Ngày nay, bạn có thể truy cập vào nhiều công cụ hỗ trợ AI có thể phân tích lượng dữ liệu khổng lồ chỉ trong vài giây. Sau khi phân tích, các công cụ cũng có thể cung cấp thông tin chi tiết có giá trị giúp bạn đưa ra quyết định quan trọng để hoàn thành dự án đúng thời hạn.

Ngoài ra, hãy lưu ý rằng nhờ các thuật toán học máy tiên tiến, phân tích dự đoán và các công nghệ AI khác, các công cụ này cũng có thể xác định xu hướng, dự đoán kết quả và đề xuất các hành động cần thiết dựa trên dữ liệu trong quá khứ.

Ví dụ, nếu bạn đang quản lý một dự án tài chính, các công cụ AI có thể đánh giá tình hình thị trường và đưa ra dự đoán về tỷ giá cổ phiếu. Điều này có thể giúp các nhà đầu tư đưa ra quyết định thông minh về việc họ có nên đầu tư tiền hay không.

AI có thể cải thiện khả năng sáng tạo và đổi mới

Bạn sẽ ngạc nhiên khi biết rằng ngày nay, các công cụ AI cũng có thể giúp người dùng sáng tạo hơn khi quản lý dự án của mình.

Ví dụ, nếu bạn đang làm bài thuyết trình và đang tìm kiếm các khái niệm trực quan độc đáo, bạn có thể tạo các chủ đề độc đáo và khám phá những khả năng mới với AI.

Có nhiều công cụ tạo hình ảnh/nghệ thuật AI có thể hỗ trợ bạn cung cấp ý tưởng trực quan cho bài đăng trên mạng xã hội, gợi ý bố cục thiết kế và tạo ra nội dung hấp dẫn.

Bạn sẽ không phải phụ thuộc vào các nhà thiết kế đắt tiền miễn là bạn sử dụng các công cụ AI.

AI có thể đảm bảo tính nguyên bản và chất lượng nội dung

Nội dung là một phần quan trọng của bất kỳ dự án nào. Cho dù bạn đang tạo bài thuyết trình, viết báo cáo, làm bài nghiên cứu hay biên soạn bài viết blog; bạn luôn phải tập trung vào chất lượng nội dung. 

Không phải ai cũng là chuyên gia về viết nội dung, nhưng để đảm bảo độ tin cậy của một dự án, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng văn bản là bản gốc và được viết bằng ngôn ngữ chuyên nghiệp nhưng đơn giản.

Ngày nay, bạn có thể truy cập vào nhiều công cụ tạo nội dung trực tuyến có thể giúp bạn tạo văn bản từ đầu chỉ trong vài giây, nhưng điều quan trọng là phải đảm bảo rằng văn bản này là duy nhất và nghe tự nhiên.

Để đảm bảo nội dung của bạn vượt qua được các trình kiểm tra đạo văn và chương trình phát hiện AI, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng viết lại văn bản dụng cụ. 

Các công cụ này sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên và thuật toán học máy tiên tiến, cho phép chúng hiểu ngữ cảnh của một phần nội dung và sửa đổi thành những từ ngữ khác nhưng hay hơn.

Nhờ có công cụ AI, bạn không phải lo lắng về việc dự án viết nội dung của mình bị từ chối vì đạo văn hoặc chất lượng kém.

AI có thể tăng cường sự hợp tác của nhóm

Các công cụ AI có thể tạo điều kiện cho sự cộng tác tốt hơn giữa các thành viên trong nhóm, bất kể vị trí vật lý của họ. Có nhiều nền tảng do AI điều khiển cung cấp các tính năng như chỉnh sửa thời gian thực, quản lý dự án và các công cụ giao tiếp giúp các nhóm duy trì sự thống nhất và năng suất.

Bạn không cần phải căng thẳng vì không làm việc cùng một địa điểm với các thành viên trong nhóm nữa. Slack, Teams và nhiều nền tảng khác có sẵn để giúp mọi người cải thiện khả năng cộng tác trong các dự án dài hạn.

AI có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều chi phí và tài nguyên

Không còn nghi ngờ gì nữa, khoản đầu tư ban đầu vào các công cụ AI có vẻ đáng sợ đối với một số cá nhân và doanh nghiệp nhỏ, nhưng khoản tiết kiệm dài hạn mà chúng mang lại có thể rất đáng kể. 

Bằng cách tự động hóa các tác vụ, cải thiện hiệu quả và tăng cường ra quyết định, AI có thể giúp giảm chi phí hoạt động.

Bạn cũng phải biết rằng các công cụ AI hiện đại có thể giảm thiểu lỗi của con người trong quản lý dự án, đó là lý do tại sao chúng có thể giúp người dùng tiết kiệm rất nhiều chi phí, sau này bị lãng phí vào việc chỉnh sửa và cải tiến. 

Bạn cũng có thể tìm thấy các công cụ AI miễn phí có thể giúp bạn cắt giảm hoàn toàn chi phí cho một số nhiệm vụ nhất định như đọc và sửa lỗi, biên tập, tóm tắt, v.v.

Vì vậy, những người có ngân sách eo hẹp có thể dễ dàng quản lý công việc của mình bằng AI.

Ghi chú cuối

AI không còn là một thuật ngữ thông dụng nữa; thay vào đó, nó đã trở thành một công cụ mạnh mẽ mang lại nhiều lợi ích về mặt quản lý dự án. 

Nếu bạn vẫn chưa sử dụng các công cụ AI, bạn đang bỏ lỡ rất nhiều thứ và chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu kết hợp các công cụ AI có thể giúp bạn hợp lý hóa cả các nhiệm vụ lớn và nhỏ.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi đã thảo luận chi tiết về các lý do khác nhau tại sao việc người dùng đưa các công cụ AI vào nhiệm vụ quản lý dự án của họ lại quan trọng. 

Từ việc tiết kiệm thời gian, tiền bạc và công sức đến cải thiện sự hợp tác và năng suất của nhóm, bạn có thể tận hưởng rất nhiều lợi ích.

Chúng tôi hy vọng rằng sau khi đọc hướng dẫn này, giờ đây bạn đã hiểu được tầm quan trọng của các công cụ AI và sẽ bắt đầu tận dụng chúng trong công việc hàng ngày của mình. 

Bạn không cần phải bắt đầu bằng việc đầu tư vào các chương trình cao cấp; thay vào đó, bạn có thể sử dụng các tiện ích miễn phí và đầu tư số tiền bạn tiết kiệm được vào các tùy chọn cao cấp.