Tái cơ cấu công nghệ và quy trình

Last updated on 12 February, 2025

Tái cơ cấu công nghệ và quy trình không chỉ là xu hướng mà còn là yêu cầu tất yếu để doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh. Từ việc ứng dụng hệ thống ERP, AI trong quản lý nhân sự đến tự động hóa quy trình làm việc, doanh nghiệp có thể chuyển đổi mạnh mẽ để thích nghi với thời đại số.

Tái cơ cấu công nghệ và quy trình là gì?

Tái cơ cấu công nghệ và quy trình là quá trình thay đổi, nâng cấp hoặc sắp xếp lại hệ thống công nghệ và cách vận hành trong doanh nghiệp để cải thiện hiệu suất, giảm chi phí và nâng cao khả năng cạnh tranh.

Mục tiêu của tái cơ cấu công nghệ và quy trình

• Tối ưu hóa năng suất
  Doanh nghiệp có thể sử dụng công nghệ mới để cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên, giảm thiểu thời gian xử lý công việc và loại bỏ các bước không cần thiết trong quy trình. Ví dụ, việc triển khai phần mềm quản lý dự án giúp theo dõi tiến độ công việc dễ dàng hơn, giảm thiểu sự chồng chéo và tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận.
• Tự động hóa quy trình
  Việc áp dụng các công nghệ như trí tuệ nhân tạo (AI), RPA (Robotic Process Automation) hay các hệ thống ERP giúp tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, giảm sự phụ thuộc vào lao động thủ công. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành. Ví dụ, một công ty tài chính có thể sử dụng AI để tự động phê duyệt hồ sơ vay dựa trên dữ liệu khách hàng thay vì phải kiểm tra thủ công.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng
  Tái cơ cấu công nghệ giúp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ nhanh hơn, chính xác hơn và mang tính cá nhân hóa cao hơn. Việc triển khai chatbot AI trên website hoặc tích hợp CRM (Customer Relationship Management) giúp doanh nghiệp hiểu rõ nhu cầu của khách hàng và chăm sóc họ tốt hơn. Ví dụ, các nền tảng thương mại điện tử có thể sử dụng AI để gợi ý sản phẩm phù hợp dựa trên lịch sử mua sắm của từng khách hàng.
• Tăng cường bảo mật dữ liệu
  Khi lượng dữ liệu doanh nghiệp ngày càng lớn, rủi ro bị tấn công mạng hoặc rò rỉ thông tin cũng tăng cao. Việc tái cơ cấu công nghệ giúp doanh nghiệp triển khai các giải pháp bảo mật như mã hóa dữ liệu, xác thực hai lớp, hoặc sử dụng hệ thống lưu trữ trên đám mây với các cơ chế bảo vệ tiên tiến. Điều này không chỉ bảo vệ thông tin nội bộ mà còn đảm bảo tính an toàn cho dữ liệu khách hàng.
• Thích nghi với các xu hướng công nghệ mới
  Trong thời đại chuyển đổi số, các công nghệ mới liên tục xuất hiện, đòi hỏi doanh nghiệp phải nhanh chóng cập nhật để duy trì lợi thế cạnh tranh. Việc ứng dụng các giải pháp như điện toán đám mây, dữ liệu lớn (Big Data), blockchain hay IoT (Internet of Things) giúp doanh nghiệp không bị tụt hậu và khai thác tối đa tiềm năng của công nghệ. Ví dụ, một công ty logistics có thể sử dụng IoT để theo dõi tình trạng vận chuyển hàng hóa theo thời gian thực, giúp tối ưu hóa lộ trình giao hàng.

Các yếu tố chính trong tái cơ cấu quy trình và công nghệ

• Phần mềm
  Việc sử dụng các phần mềm hiện đại giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc, tối ưu hóa quy trình vận hành và quản lý thông tin hiệu quả hơn. Các phần mềm phổ biến trong tái cơ cấu công nghệ bao gồm hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) để quản lý tổng thể doanh nghiệp, CRM (Customer Relationship Management) để quản lý quan hệ khách hàng, và các phần mềm quản lý tài liệu (DMS – Document Management System) giúp lưu trữ, tìm kiếm và kiểm soát quyền truy cập tài liệu một cách linh hoạt.
• Phần cứng
  Hạ tầng công nghệ như máy chủ, thiết bị mạng, hệ thống lưu trữ dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. Việc nâng cấp phần cứng, chẳng hạn như sử dụng máy chủ mạnh mẽ hơn hoặc đầu tư vào thiết bị IoT, có thể giúp cải thiện tốc độ xử lý dữ liệu và đảm bảo hệ thống vận hành ổn định hơn.
• Hệ thống quản lý dữ liệu
  Dữ liệu là tài sản quan trọng của doanh nghiệp, và tái cơ cấu công nghệ thường đi kèm với việc xây dựng một hệ thống quản lý dữ liệu tối ưu hơn. Các doanh nghiệp có thể triển khai kho dữ liệu (Data Warehouse) để tập trung và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, hoặc sử dụng nền tảng Big Data để xử lý và khai thác thông tin theo thời gian thực.
• Trí tuệ nhân tạo (AI)
  AI đang trở thành một công cụ quan trọng trong quá trình tái cơ cấu công nghệ, giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, phân tích dữ liệu, dự đoán xu hướng và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Ví dụ, AI có thể được sử dụng để xây dựng chatbot hỗ trợ khách hàng 24/7, hệ thống chấm điểm tín dụng tự động trong ngành tài chính, hoặc phân tích hành vi người dùng để tối ưu chiến lược marketing.
• Điện toán đám mây (Cloud Computing)
  Việc chuyển đổi từ mô hình lưu trữ truyền thống sang các nền tảng điện toán đám mây giúp doanh nghiệp giảm chi phí hạ tầng, tăng khả năng mở rộng hệ thống và làm việc linh hoạt hơn. Các giải pháp phổ biến như Google Cloud, AWS (Amazon Web Services) hay Microsoft Azure cho phép doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu, triển khai ứng dụng và phân phối tài nguyên theo nhu cầu một cách hiệu quả.
• Quy trình làm việc
  Tái cơ cấu công nghệ không chỉ liên quan đến nâng cấp hệ thống mà còn đòi hỏi thay đổi cách thức làm việc để tận dụng tối đa các công cụ mới. Điều này có thể bao gồm việc áp dụng quy trình làm việc số hóa (Digital Workflow), sử dụng phần mềm quản lý công việc để phân công và theo dõi nhiệm vụ, hoặc xây dựng hệ thống quản lý hiệu suất giúp đánh giá và cải thiện năng suất của nhân viên.
• Mô hình tổ chức
  Việc ứng dụng công nghệ mới có thể ảnh hưởng đến cách tổ chức doanh nghiệp, đòi hỏi sự thay đổi về cơ cấu nhân sự, phân bổ nguồn lực và trách nhiệm giữa các phòng ban. Một số công ty có thể chuyển từ mô hình tổ chức truyền thống sang mô hình linh hoạt hơn, chẳng hạn như tổ chức theo nhóm Agile hoặc áp dụng phương pháp làm việc từ xa để tận dụng tối đa sự kết nối qua nền tảng công nghệ.
• Phương pháp quản trị
  Tái cơ cấu công nghệ và quy trình cũng kéo theo những thay đổi về cách lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp. Các nhà quản lý cần cập nhật phương pháp quản trị hiện đại như quản trị theo dữ liệu (Data-Driven Management), quản lý linh hoạt (Agile Management) hoặc quản trị theo mục tiêu và kết quả chính (OKR – Objectives and Key Results) để đảm bảo doanh nghiệp vận hành hiệu quả trong môi trường số hóa.

Lợi ích của tái cơ cấu công nghệ và quy trình

• Giảm chi phí vận hành
  Việc áp dụng công nghệ mới giúp doanh nghiệp tự động hóa nhiều quy trình, giảm thiểu sự phụ thuộc vào nhân sự và tiết kiệm đáng kể chi phí hoạt động. Chẳng hạn, sử dụng phần mềm ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc quản lý tài nguyên, giảm lãng phí trong sản xuất, còn việc triển khai chatbot AI có thể thay thế một phần đội ngũ chăm sóc khách hàng, giảm chi phí nhân sự mà vẫn đảm bảo dịch vụ liên tục 24/7. Ngoài ra, việc chuyển từ hệ thống máy chủ vật lý sang điện toán đám mây giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư hạ tầng, bảo trì và nâng cấp hệ thống.
• Nâng cao hiệu quả làm việc
  Khi quy trình được tối ưu hóa, nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng thay vì mất thời gian cho các công việc thủ công, lặp đi lặp lại. Ví dụ, hệ thống quản lý tài liệu (DMS) giúp giảm thời gian tìm kiếm và xử lý thông tin, trong khi phần mềm quản lý công việc giúp nhân viên theo dõi nhiệm vụ một cách trực quan và phối hợp với đồng nghiệp hiệu quả hơn. Ngoài ra, các công cụ phân tích dữ liệu có thể hỗ trợ nhân viên nhanh chóng đưa ra quyết định dựa trên thông tin chính xác, thay vì dựa vào cảm tính.
• Tăng tính linh hoạt trong hoạt động
  Doanh nghiệp có thể nhanh chóng thích nghi với sự thay đổi của thị trường và nhu cầu của khách hàng nhờ vào hệ thống công nghệ linh hoạt. Ví dụ, việc triển khai mô hình làm việc từ xa thông qua các nền tảng làm việc trực tuyến như Microsoft Teams, Slack hay Zoom giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định ngay cả trong tình huống khẩn cấp như đại dịch. Tương tự, việc sử dụng các phần mềm quản lý kho hàng thông minh giúp doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh lượng hàng tồn kho theo nhu cầu thực tế, tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa.
• Cải thiện khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu
  Một trong những lợi ích lớn nhất của tái cơ cấu công nghệ là giúp doanh nghiệp khai thác tối đa sức mạnh của dữ liệu để đưa ra quyết định chính xác hơn. Các hệ thống phân tích dữ liệu lớn (Big Data), trí tuệ nhân tạo (AI) và báo cáo thông minh (BI – Business Intelligence) giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về hiệu suất hoạt động, hành vi khách hàng và xu hướng thị trường. Ví dụ, một công ty bán lẻ có thể sử dụng dữ liệu từ các giao dịch mua sắm để dự đoán nhu cầu tiêu dùng, từ đó điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp. Tương tự, doanh nghiệp có thể theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên thông qua các chỉ số KPI, giúp quản lý dễ dàng đánh giá và điều chỉnh kế hoạch đào tạo, phân bổ nguồn lực hợp lý hơn.

Thách thức trong quá trình tái cơ cấu quy trình và công nghệ

• Chi phí đầu tư ban đầu cao
  Việc tái cơ cấu công nghệ và quy trình thường đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư một khoản tiền lớn vào phần mềm, phần cứng, hạ tầng CNTT, cũng như chi phí thuê chuyên gia tư vấn và triển khai. Đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, đây có thể là một trở ngại lớn, đặc biệt nếu họ chưa có nguồn lực tài chính dồi dào. Ngoài chi phí mua sắm thiết bị và phần mềm, doanh nghiệp còn phải tính đến các chi phí phát sinh như nâng cấp hệ thống bảo mật, tích hợp các giải pháp công nghệ mới với hệ thống cũ, và duy trì hoạt động liên tục trong giai đoạn chuyển đổi. Nếu không có kế hoạch tài chính rõ ràng, quá trình tái cơ cấu có thể gây áp lực lên ngân sách và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
• Sự kháng cự từ nhân viên
  Một trong những rào cản lớn nhất trong quá trình tái cơ cấu là sự phản đối hoặc thiếu hợp tác từ phía nhân viên. Khi doanh nghiệp thay đổi công nghệ và quy trình làm việc, nhân viên có thể cảm thấy lo lắng về việc mất việc làm, thay đổi vai trò hoặc phải học cách sử dụng các hệ thống mới. Đặc biệt, những nhân viên đã quen với phương pháp làm việc truyền thống có thể cảm thấy bị áp lực khi phải thích nghi với công nghệ hiện đại. Nếu không có sự truyền thông rõ ràng và lộ trình hỗ trợ phù hợp, sự kháng cự này có thể làm chậm tiến độ triển khai và giảm hiệu quả của quá trình tái cơ cấu.
• Rủi ro gián đoạn hoạt động
  Việc chuyển đổi công nghệ và quy trình không thể diễn ra ngay lập tức mà cần có thời gian thử nghiệm, tinh chỉnh và triển khai từng bước. Trong quá trình này, doanh nghiệp có thể gặp phải các vấn đề như lỗi hệ thống, mất dữ liệu, gián đoạn dịch vụ hoặc giảm hiệu suất làm việc do nhân viên chưa quen với cách làm việc mới. Ví dụ, khi một công ty chuyển từ hệ thống lưu trữ cục bộ sang điện toán đám mây, có thể xảy ra tình trạng chậm truy cập dữ liệu hoặc lỗi đồng bộ gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh. Nếu không có kế hoạch dự phòng, doanh nghiệp có thể đối mặt với những tổn thất đáng kể về doanh thu và uy tín.
• Yêu cầu đào tạo lại nhân sự
  Để nhân viên có thể làm việc hiệu quả với hệ thống mới, doanh nghiệp cần tổ chức các chương trình đào tạo và hướng dẫn chi tiết. Tuy nhiên, việc đào tạo này không chỉ tốn kém mà còn đòi hỏi thời gian, có thể ảnh hưởng đến năng suất làm việc trong ngắn hạn. Một số nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc tiếp thu kiến thức mới, đặc biệt là khi công nghệ thay đổi quá nhanh hoặc khi họ chưa từng tiếp xúc với các nền tảng số hóa trước đó. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp không có kế hoạch đào tạo liên tục và hỗ trợ nhân viên sau khi triển khai, quá trình thích nghi có thể kéo dài, dẫn đến tình trạng sử dụng công nghệ không đúng cách hoặc không khai thác hết tiềm năng của hệ thống mới.

Ví dụ thực tế về tái cơ cấu công nghệ và quy trình

Việc tái cơ cấu công nghệ và quy trình thông qua chuyển đổi số đã mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp. Dưới đây là một số ví dụ thực tế về việc áp dụng hệ thống ERP, trí tuệ nhân tạo (AI) trong quản lý nhân sự và triển khai quy trình làm việc tự động nhằm giảm sự phụ thuộc vào lao động thủ công:

Áp dụng hệ thống ERP:

• Vinamilk: Là một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong ngành công nghiệp sữa tại Việt Nam, Vinamilk đã triển khai hệ thống ERP SAP để quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng từ sản xuất đến phân phối. Việc này giúp đồng bộ hóa thông tin giữa các phòng ban, tối ưu hóa quy trình sản xuất và phân phối, đồng thời cải thiện hiệu quả quản lý tồn kho. Nguồn: lacviet.vn
• Thế Giới Di Động: Nhà bán lẻ điện thoại và thiết bị điện tử lớn tại Việt Nam đã triển khai hệ thống ERP Oracle để quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng và bán hàng. Hệ thống này giúp Thế Giới Di Động quản lý hàng triệu sản phẩm trên toàn hệ thống cửa hàng, tối ưu hóa quy trình bán lẻ và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Nguồn: lacviet.vn

Ứng dụng AI trong quản lý nhân sự:

• IBM: Công ty này đã sử dụng AI để phân tích dữ liệu nhân viên và dự đoán khả năng nghỉ việc của họ. Hệ thống này giúp các nhà quản lý đưa ra các biện pháp giữ chân nhân viên tiềm năng trước khi họ quyết định rời đi, giảm thiểu chi phí tuyển dụng và thay thế nhân sự. Nguồn: ocd.vn
• Deel: Công ty này đã ứng dụng AI để loại bỏ đến 94% khối lượng công việc sàng lọc CV thủ công từ 120.000 đơn ứng tuyển mỗi tháng. Nhờ AI, họ có thể sàng lọc và lên danh sách các ứng viên vào vòng trong dựa trên tiêu chí mà người quản lý tuyển dụng đưa ra, giúp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng. Nguồn: vietcetera.com

Triển khai quy trình làm việc tự động:

• Lạc Việt: Công ty này đã tích hợp trợ lý ảo LV ChatBot AI vào hệ thống tài liệu nội bộ, giúp nhân viên truy cập thông tin nhanh chóng, từ đó tăng hiệu suất làm việc và giảm thiểu thời gian lãng phí. Việc này nâng cao hiệu quả quản lý vận hành, đảm bảo các hoạt động diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn. Nguồn: lacviet.vn

Những ví dụ trên cho thấy việc áp dụng các giải pháp công nghệ hiện đại không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình hoạt động mà còn nâng cao hiệu quả quản lý và cạnh tranh trên thị trường.

Tham khảo: Dịch vụ Tư vấn Tái cơ cấu