SIPOC là gì? 7 bước xây dựng sơ đồ SIPOC
Sơ đồ chuỗi giá trị – Value Stream Mapping (VSM) là gì?
4 July, 2024
TPM là gì? 8 trụ cột chính của bảo trì năng suất toàn diện TPM
9 July, 2024
Last updated on 10 August, 2024
Trước khi cải thiện quy trình kinh doanh, quy trình sản xuất hoặc phân tích chi tiết từng bước trong quy trình, bạn cần hiểu rõ quy trình đó. Cách hiệu quả nhất để làm điều này là minh họa nó một cách trực quan nhất. Sơ đồ SIPOC ra đời chính là vì mục đích này.
Mặc dù quy trình kinh doanh có thể phức tạp, nhưng sơ đồ SIPOC lại là một phương pháp đơn giản để trực quan hóa việc các thành phần trong quy trình phối hợp, tương tác với nhau. Trong bài viết này, OCD sẽ cùng bạn tìm hiểu sâu hơn về sơ đồ đặc biệt mang tên SIPOC.
SIPOC là gì?
Khái niệm sơ đồ SIPOC
SIPOC là viết từ của Suppliers (Nhà cung cấp), Inputs (Đầu vào), Process (Quy trình), Output (Đầu ra) và Customers (Khách hàng). Trên thực tế, SIPOC là một phương pháp sử dụng sơ đồ để tóm tắt các đầu vào, đầu ra của một hoặc nhiều quy trình. Từ đó, doanh nghiệp có thể dựa vào sơ đồ này để cải tiến quy trình.
Thuật ngữ SIPOC xuất hiện từ những năm 1980 và hiện đang được sử dụng như một phần của hệ thống Six Sigma, quản lý chất lượng toàn diện (TQM), Sản xuất tinh gọn (Lean manufacturing) và quản lý quy trình kinh doanh.
Các thành tố trong sơ đồ SIPOC
Sơ đồ SIPOC được sử dụng trong kinh doanh để cung cấp cái nhìn tổng quan về một quy trình với mục tiêu cải thiện hiệu quả hoạt động. Mỗi thành tố trong sơ đồ đại diện cho một khía cạnh quan trọng của doanh nghiệp.
Khi các thành tố phối hợp nhịp nhàng, chúng sẽ mang lại kết quả thành công chung. Bằng cách phân tách từng phần của quy trình, bạn có thể có được cái nhìn toàn diện về toàn bộ hoạt động trong doanh nghiệp. Điều này giúp bạn xác định những điểm kém hiệu quả, các khâu dư thừa hoặc những cơ hội tiềm năng để cải tiến.
Các thành tố trong sơ đồ SIPOC bao gồm:
- Nhà cung cấp (Suppliers): Là các bên cung cấp đầu vào cho quy trình kinh doanh. Nhà cung cấp có thể là nội bộ hoặc bên ngoài tổ chức.
- Đầu vào (Inputs): Là các nguồn lực, thông tin và nguyên vật liệu cần thiết để quy trình đi vào hoạt động. Đầu vào có thể là các đầu vào hữu hình như nguyên vật liệu hoặc các đầu vào vô hình như kiến thức, chuyên môn, kỹ năng.
- Quy trình (Process): Là chuỗi các hoạt động, bước hoặc nhiệm vụ cần thiết để chuyển đổi đầu vào thành đầu ra. Quy trình cần được định nghĩa rõ ràng và sử dụng nhiều công cụ, thiết bị hoặc công nghệ liên quan.
- Đầu ra (Outputs): Là các sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả của quy trình.
- Khách hàng (Customers): Là những cá nhân hoặc nhóm đối tượng nhận được đầu ra hoặc lợi ích từ kết quả của quy trình. Yêu cầu của khách hàng cần được xem xét, phân tích kỹ lưỡng trong quá trình thiết kế và thực hiện quy trình.
Ví dụ về sơ đồ SIPOC
Dưới đây là ví dụ về SIPOC cho các quy trình kinh doanh khác nhau:
| Tên quy trình | Nhà cung cấp | Đầu vào | Quy trình | Đầu ra | Khách hàng | |
| Ví dụ 1 | Quy trình tuyển dụng | Nhà tuyển dụng, Người giới thiệu, Công ty tuyển dụng nhân sự | Mô tả công việc, hồ sơ ứng viên, đánh giá ứng viên | Lọc hồ sơ, phỏng vấn, kiểm tra lý lịch, ra quyết định tuyển dụng | Đề nghị công việc, giấy tờ thủ tục nhận việc, hợp đồng lao động | Nhân viên mới, Trưởng phòng tuyển dụng, Phòng nhân sự |
| Ví dụ 2 | Quy trình vận chuyển sản phẩm | Nhà cung cấp nguyên vật liệu, nhà cung cấp bộ phận hoặc linh kiện, nhà cung cấp dịch vụ logistics | Đơn hàng của khách hàng, lịch giao hàng, lịch sản xuất | Quản trị hàng tồn kho, kiểm soát chất lượng, xử lý đơn hàng, sản xuất | Thành phẩm, xác nhận giao hàng, khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng | Khách hàng cuối, đội sales |
| Ví dụ 3 | Quy trình xuất viện | Phòng thủ tục nhập viện, nhân viên y tế, nhà thuốc | Lịch sử sức khỏe, kết quả khám, kế hoạch điều trị | Lên kế hoạch xuất viện, Kê đơn thuốc, Hướng dẫn bệnh nhân | Bản tóm tắt xuất viện, danh sách thuốc, lịch hẹn tái khám | Bệnh nhân, người chăm sóc, bệnh viện hoặc phòng khám |
| Ví dụ 4 | Quy trình phát triển phần mềm | Nhà cung cấp công cụ xây dựng phần mềm, nhà cung cấp phần cứng | Yêu cầu của người dùng, thông số kỹ thuật thiết kế, kế hoạch kiểm thử | Phát triển phần mềm, Lập trình, Kiểm thử, Gỡ lỗi | Phần mềm hoàn chỉnh, hướng dẫn sử dụng, ghi chú phát hành | Người dùng cuối, phòng IT |
| Ví dụ 5 | Quy trình dịch vụ trong nhà hàng | Nhà cung cấp thực phẩm, nhân viên nhà bếp, nhân viên phục vụ | Thực đơn, phiếu gọi đồ, thông tin đặt bàn | Chế biến món ăn, phục vụ bàn, thanh toán | Món ăn đã chế biến, hóa đơn đã thanh toán, feedback của khách hàng | Thực khách, Ban quản lý nhà hàng |
Sơ đồ SIPOC được sử dụng trong trường hợp nào?
SIPOC được sử dụng bởi các công ty trong nhiều lĩnh vực và môi trường kinh doanh khác nhau. Chẳng hạn như quản lý chuỗi cung ứng, sản xuất, chế tạo, dịch vụ, thương mại,…
Sơ đồ SIPOC có thể hữu ích trong một số tình huống như:
Phát triển sản phẩm
SIPOC có thể là cánh tay trái đắc lực trong việc phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ mới bằng cách xác định các đầu vào, quy trình và nhà cung cấp then chốt để sản xuất đầu ra cuối cùng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch và thực hiện quy trình phát triển sản phẩm một cách hiệu quả hơn.
Tăng sự hài lòng của khách hàng
Thấu hiểu nhu cầu khách hàng là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự hài lòng của họ. Sơ đồ SIPOC đóng vai trò như một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp xác định tất cả các quy trình liên quan đến việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp xác định các điểm yếu trong quy trình, rút ngắn thời gian giao hàng, cải thiện chất lượng để từ đó gia tăng sự hài lòng của khách hàng.
Cải thiện quy trình kinh doanh
Để tinh họn hóa quy trình kinh doanh, việc hiểu rõ cách thức hoạt động của quy trình là cần thiết. SIPOC có thể giúp doanh nghiệp tìm ra các điểm nghẽn tiềm ẩn, cho phép cải thiện quy trình một cách có mục tiêu.
Kiểm soát chất lượng
Việc hiểu rõ các đầu vào và quy trình cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ đóng góp đáng kể vào nỗ lực kiểm soát chất lượng. Nhờ việc sử dụng SIPOC để mô tả quy trình, doanh nghiệp có thể xác định các khâu có thể ảnh hưởng đến chất lượng và thực hiện các biện pháp để khắc phục những vấn đề đó.
Tối ưu dòng chảy công việc
Khi tối ưu hóa quy trình làm việc, việc xác định đầu vào, nhà cung cấp và quy trình mấu chốt để đạt được đầu ra mong muốn là điều tối quan trọng. SIPOC cung cấp cái nhìn tổng quan rõ ràng về cách thức mọi yếu tố phối hợp với nhau và có thể tồn tại những điểm kém hiệu quả ở đâu.
7 bước xây dựng sơ đồ SIPOC
Sơ đồ SIPOC rất đơn giản để sử dụng. Nhưng thực tế thì cách tốt nhất là không nên tuân theo thứ tự theo đúng từ viết tắt S-I-P-O-C. Chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu với phần Quy trình (Process) vì đây thường là điểm dễ bắt đầu nhất. Tuy nhiên, bạn cũng có thể triển khai ngược lại từ Khách hàng (Customer) đến Nhà cung cấp (Suppliers). Chính vì lý này, đôi khi nhiều công ty gọi công cụ này là sơ đồ COPIS.
Dưới đây là cách thức tạo lập sơ đồ SIPOC hoàn chỉnh:
7 bước xây dựng sơ đồ SIPOC
Bước 1: Lựa chọn quy trình
Đầu tiên, hãy lựa chọn quy trình bạn muốn minh hoạt bằng sơ đồ SIPOC. Đây có thể là một quy trình kinh doanh mới bạn muốn triển khai hoặc một quy trình hiện có bạn muốn tối ưu lại. Việc tạo sơ đồ giúp bạn hiểu quy trình, đưa ra các ý tưởng cải tiến và cung cấp cái nhìn tổng quan để hỗ trợ các bên liên quan trong việc ra quyết định.
Ví dụ, bạn muốn cải thiện khâu vận chuyển và giao hàng hàng đến tay khách hàng. Sơ đồ này có thể giúp bạn xác định những điểm kém hiệu quả, đảm bảo bạn đang quản lý nhà cung cấp một cách tốt nhất và xác định xem bạn có đang giao sản phẩm chất lượng cho khách hàng hay không.
Bước 2: Xác định Quy trình (Process): P
Thay vì triển sơ đồ SIPOC theo thứ tự chữ cái, thường thì sẽ dễ dàng hơn nếu bắt đầu với phần “P” – Quy trình. Hãy chia nhỏ quy trình thành 4 đến 5 bước chính, mỗi bước có hành động và chủ thể riêng. Bạn có thể biểu diễn các bước này thành một dòng chảy, trong đó từng bước sẽ nối tiếp nhau.
Tiếp nối ví dụ về vận chuyển sản phẩm ở phía trên, quy trình này có thể được chia nhỏ thành các bước sau:
- Khách hàng đặt hàng
- Thông tin đơn hàng được gửi đến kho
- Nhân viên kho chuẩn bị hàng để vận chuyển
- Công ty vận chuyển đến lấy hàng
- Công ty vận chuyển giao hàng đến tay khách hàng
Nếu quy trình dài và chứa nhiều bước khác nhau, hãy thử nhóm các bước nhỏ lại thành từng nhóm. Ví dụ, bạn có thể sử dụng bước rộng hơn là “Thông tin đơn hàng được gửi đến kho” để thay thế cho tất cả các bước chi tiết về việc thông tin được chuyển từ website đặt hàng đến kho là như thế nào. Hãy nhớ rằng mục đích của sơ đồ SIPOC là cung cấp cái nhìn tổng quan, không phải là chi tiết cụ thể.
Bước 3: Liệt kê Đầu ra (Output): O
Việc xác định đầu ra của quy trình giúp bạn nhận biết những gì bạn nhận được từ các nguồn lực bạn đầu tư vào quy trình và những gì khách hàng thực sự nhận được. Đầu ra có thể là vật liệu, sản phẩm, dịch vụ hoặc thông tin. Về bản chất, đầu ra là bất cứ thứ gì bạn, đội nhóm của bạn hoặc khách hàng nhận được từ quy trình. Kết quả thu về nên đáp ứng được yêu cầu từ khách hàng.
Trong ví dụ SIPOC về vận chuyển sản phẩm ở trên, các đầu ra sẽ là:
- Khách hàng nhận được sản phẩm trong khoảng thời gian cho phép
- Công ty nhận tiền từ việc bán sản phẩm
Bước 4: Xác định Khách hàng (Customers): C
Khách hàng là những người nhận được đầu ra hoặc hưởng lợi từ quy trình. Lưu ý rằng khách hàng không nhất thiết phải là bên ngoài. Họ có thể bao gồm nhân sự và các bên liên quan nội bộ doanh nghiệp.
Đối với ví dụ vận chuyển sản phẩm, bạn có thể liệt kê các khách hàng sau: người mua sắm trực tuyến (bên nhận sản phẩm) và công ty của bạn (bên nhận tiền cho việc bán sản phẩm).
Bước 5: Liệt kê Đầu vào (Inputs): I
Đầu vào là các nguồn lực cần thiết để quy trình hoạt động trơn tru. Tương tự như đầu ra, đầu vào có thể là vật liệu, sản phẩm, dịch vụ hoặc thông tin. Liệt kê các nhà cung cấp đầu vào giúp bạn hiểu các yêu cầu về nguồn lực cho quy trình và xác định xem bạn có đang nhận được chính xác nguyên vật liệu cần thiết từ các nhà cung cấp của mình hay không.
Đối với quy trình vận chuyển sản phẩm, đầu vào có thể bao gồm thông tin vận chuyển và thanh toán của khách hàng, dịch vụ thanh toán trực tuyến, dịch vụ đóng gói, vật tư đóng gói, kho bãi và xe giao hàng.
Bước 6: Xác định Nhà cung cấp (Suppliers): S
Nhà cung cấp ở đây không chỉ bó hẹp trong phạm vi cung cấp nguyên vật liệu để sản xuất ra sản phẩm. Họ là những bên cung cấp từng đầu vào trong quy trình. Bước này giúp bạn hiểu bạn đang hợp tác với bao nhiêu nhà cung cấp và liệu bạn có đang quản lý họ một cách hiệu quả hay chưa.
Trong ví dụ vận chuyển sản phẩm của chúng ta, các nhà cung cấp có thể bao gồm:
- Khách hàng: Cung cấp thông tin vận chuyển và thanh toán.
- Nhân viên kho: Thực hiện dịch vụ đóng gói.
- Nhà sản xuất bao bì: Cung cấp vật tư đóng gói.
- Công ty cho thuê kho bãi: Cung cấp kho bãi.
- Dịch vụ giao hàng: Cung cấp xe giao hàng.
Bước 7: Chia sẻ sơ đồ SIPOC
Sơ đồ SIPOC được tạo ra để chia sẻ thông tin. Nó được coi như một công cụ giúp bạn, đội nhóm của mình và các bên liên quan hiểu một cách đồng bộ về cách thức hoạt động của một quy trình kinh doanh.
Một trong những cách tốt nhất để chia sẻ thông tin là sử dụng công cụ quản lý dự án. Nó cho phép bạn tổ chức thông tin và nhiệm vụ trong dự án tại một công cụ duy nhất. Điều đó có nghĩa là thay vì gửi hàng tá email riêng biệt, bạn có thể chia sẻ một phiên bản duy nhất của sơ đồ SIPOC với từng bên liên quan. Sau đó, giao tiếp, trao đổi trực tiếp với nhau thông qua một công cụ quản lý dự án.
Kết luận
Sơ đồ SIPOC là công cụ cải tiến quy trình hữu ích. Đơn giản để tạo lập, dễ dàng chia sẻ và cung cấp thông tin chính yếu là những ưu điểm của sơ đồ này. Nó hỗ trợ người sử dụng hiểu được các quy trình kinh doanh ở cấp độ cao và ra quyết định chính xác hơn.
Thêm vào đó, việc tạo ra sơ đồ SIPOC cùng nhóm của bạn có thể giúp bạn làm rõ từng phần của quy trình ăn khớp với nhau như thế nào và làm thế nào để tinh gọn từng khâu trong quy trình kinh doanh của mình.
——————————-
