Sales Forecast là gì? 6 cách để dự báo bán hàng hiệu quả năm 2024

Last updated on 21 May, 2024

Trong kinh doanh, bán hàng là hoạt động diễn ra liên tục. Ngay cả khi công ty của bạn không trực tiếp bán sản phẩm qua cửa hàng vật lý – chẳng hạn như công ty tư vấn tính phí theo giờ – thì bạn vẫn đang thực hiện bán hàng mỗi khi kiếm được tiền thông qua việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ. Do đó, việc dự báo trước khả năng bán hàng đủ để trang trải chi phí là vô cùng cần thiết. Đây chính là lý do ra đời của dự báo bán hàng – sales forecast.

Vậy rốt cuộc sales forecast là gì? Làm sao để dự báo bán hàng hiệu quả? Hãy cùng OCD tìm hiểu qua bài viết sau!

Sales Forecast là gì?

Sales Forecast hay dự báo bán hàng là việc tận dụng dữ liệu bán hàng hiện tại và quá khứ để dự đoán hoạt động bán hàng của nhóm bạn trong một khoảng thời gian sắp tới, có thể là theo tháng, quý, nửa năm hoặc cả năm. Dự báo bán hàng giúp bạn xác định các vấn đề nội bộ hoặc bên ngoài ảnh hưởng đến doanh số và chủ động giải quyết chúng trước khi thời gian đạt mục tiêu kết thúc.

Sales forecast là gi?

Bản chất của dự báo là ước tính dựa trên những thông tin có sẵn để dự đoán những thay đổi sắp diễn ra. Do đó, một số yếu tố sau đây sẽ ảnh hưởng đến dự báo bán hàng:

• Tốc độ tăng trưởng hoặc suy giảm gần đây của ngành hàng bạn đang hoạt động
• Tình hình kinh tế nói chung
• Doanh số bán hàng của các đối thủ cạnh tranh với sản phẩm tương tự
• Việc ra mắt sản phẩm hoặc dịch vụ mới
• Biến động về chi phí hoạt động hoặc giá bán thông thường
• Các quy định mới hạn chế hoạt động kinh doanh thông thường
• Hoạt động marketing của công ty bạn

Mặc dù dự báo bán hàng dựa trên dữ liệu hiện tại, nhưng mục đích chính là dự đoán tình hình tương lai. Do đó, dự báo đóng vai trò thiết yếu trong kế hoạch bán hàng tổng thể của công ty và cần được cân nhắc cùng với các mục tiêu khác cho quý hoặc năm.

Cách xây dựng Sales Forecast

Các bước xây dựng sales forecast

Cách làm sales forecast bao gồm 6 bước sau:

Bước 1: Lựa chọn phương pháp dự báo

Hãy thử áp dụng một hoặc nhiều trong ba phương pháp dự báo nổi bật sau:

• Dự báo theo giai đoạn cơ hội: Dựa trên phễu bán hàng của doanh nghiệp. Ví dụ, nếu 80% khách hàng tiềm năng ở giai đoạn “quyết định” chuyển đổi thành khách hàng thực tế, và hiện tại bạn có 1 khách hàng tiềm năng ở giai đoạn này với giá trị hợp đồng dự kiến 50 triệu, dự báo doanh thu từ khách hàng này là 50 x 80% = 40 triệu
• Dự báo theo lịch sử: Dựa trên dữ liệu gần đây hoặc theo mùa. Ví dụ, doanh số tháng trước của một sản phẩm là 100 triệu, bạn có thể dự báo con số tương tự cho tháng tới. Nếu hoạt động theo mùa, hãy so sánh với cùng tháng năm ngoái thay vì tháng trước. 
• Dự báo theo chu kỳ bán hàng: Dựa trên thời gian hoàn thành một chu kỳ bán hàng. Ví dụ, chu kỳ bán hàng thường là 1 tháng và hiện tại bạn có khách hàng tiềm năng đang đàm phán được 3 tuần, khả năng thành công là 3/4 tuần = 75%. Nếu hợp đồng trị giá 100 triệu, dự báo doanh thu là 100 x 75% = 75 triệu.

Lưu ý: Mỗi phương pháp đều có ưu nhược điểm về độ chính xác dữ liệu, các yếu tố bên ngoài. Tuy nhiên, chúng đơn giản, đáng tin cậy hơn các phương pháp phức tạp khác.

Bước 2: Xác định những gì bạn đang bán

Bước này nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng một dự báo bán hàng chi tiết đòi hỏi bạn phải xác định mọi mặt hàng đang bán. Loại trừ một mặt hàng bạn đang bán hoặc bao gồm một mặt hàng bạn không còn sản xuất nữa có thể dẫn đến sales forecast không chính xác.

Bước 3: Xác định giá bán và số lượng

Biết được sản phẩm/dịch vụ đang bán, hãy tính toán giá bán và dự đoán số lượng bán ra. Các phương pháp dự báo được giải thích ở bước 1 có thể được sử dụng để định lượng doanh số của bạn.

Bước 4: Nhân giá bán với số lượng

Tương tự, phép tính 100 triệu x 75% trong ví dụ về độ dài chu kỳ ở trên cho thấy cách nhân giá bán với số lượng. Bước này trông hơi khác nếu bạn đang sử dụng dự báo theo lịch sử; trong trường hợp đó, hãy nhân số lượng bán hàng của kỳ trước với số sản phẩm được bán.

Bước 5: Tính toán chi phí

Nếu không tính đến chi phí bán hàng, bạn không thể có được bức tranh chính xác về biên lợi nhuận. Do đó, bạn cũng nên nhân chi phí sản xuất mỗi đơn vị bán ra với số lượng bán ra.

Ví dụ, giả sử bạn sử dụng phương pháp dự báo theo lịch sử và dự đoán doanh số trong một tháng là 500 triệu dựa trên doanh số tháng trước là 500 đơn vị với giá 1 triệu. Sau đó, nếu chi phí bán mỗi đơn vị là 100.000, chi phí bán hàng của bạn là 500 x 100.0000 = 50 triệu. Điều này có nghĩa là dự báo lợi nhuận của bạn là 500 triệu – 50 triệu = 450 triệu.

Bước 6:  Xem xét tồn kho

Sau khi đã biết kiến thức toán học cơ bản về sales forecast, bạn có thể cảm thấy choáng ngợp.  Liệu mình có thực sự phải tính toán những con số này cho tất cả các mặt hàng của mình hay không? Câu trả lời thường là “có”, nhưng nếu kho hàng của bạn lớn và đa dạng, bạn sẽ cần gộp doanh thu và chi phí thành các nhóm lớn hơn.

Các mẫu sales forecast template bằng excel có thể là công cụ hữu ích giúp bạn rút ngắn thời gian thực hiện tất cả các công việc này!

Tại sao Sales Forecast lại quan trọng?

Dự báo Bán hàng là một công cụ thiết yếu cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Dự báo không chỉ cung cấp thông tin cần thiết để điều chỉnh chiến lược và ngân sách bán hàng sắp tới của công ty, mà còn mang lại nhiều lợi ích khác.

Sales Forecast chính xác có thể giúp bạn:

• Xác định những lỗ hổng trong phương pháp tiếp cận khách hàng của đội ngũ bán hàng.
• Nhận diện các khoản chi phí bán hàng có thể được cắt giảm.
• Dự đoán các đợt tăng, giảm và xu hướng chung trong doanh số bán hàng.

Quan trọng hơn, dự báo giúp bạn có thời gian chủ động để thực hiện các điều chỉnh cần thiết và đảm bảo đạt được mục tiêu bán hàng.

Ngoài ra, sales forecasting còn đóng vai trò như kim chỉ nam cho đội ngũ bán hàng. Giữ vững động lực là yếu tố then chốt trong lĩnh vực bán hàng. Khi có mục tiêu cụ thể từ dự báo, nhân viên bán hàng sẽ luôn hướng đến và nỗ lực đạt được mục tiêu đó. 

Thách thức trong dự báo bán hàng hiện nay

Thách thức trong dự báo bán hàng hiện nay

Lịch sử bán hàng hạn chế

Sales Forecast chính xác đòi hỏi dữ liệu toàn diện về hoạt động bán hàng của công ty. Đây có thể là rào cản lớn đối với các công ty mới thành lập, vốn chưa có hoặc có rất ít lịch sử bán hàng. Không có nhiều dữ liệu quá khứ, việc dự báo các yếu tố ảnh hưởng như chi phí hoạt động, giá bán hàng, hoạt động marketing sẽ trở nên khó khăn.

Nghiên cứu thị trường

Nếu công ty bạn không có lịch sử bán hàng dày dặn, bạn có thể lấp đầy khoảng trống thông tin bằng cách nghiên cứu kỹ lưỡng về đối thủ cạnh tranh, thị trường mục tiêu, ngành và các yếu tố khác. Ngay cả khi có lịch sử bán hàng phong phú, nghiên cứu vẫn đóng vai trò quan trọng, mặc dù mức độ có thể ít hơn. Trong cả hai trường hợp, thời gian và chi phí dành cho nghiên cứu đều có thể trở thành thách thức trong dự báo bán hàng.

Độ chính xác của dữ liệu

Dự báo bán hàng dựa trên giả định rằng dữ liệu là chính xác. Tuy nhiên, trên thực tế, sai sót của con người vẫn có thể xảy ra, ngay cả khi sử dụng các phần mềm dự báo bán hàng (thường là CRM). Khi nhân viên bán hàng nhập dữ liệu không chính xác vào hệ thống CRM, dự báo bán hàng sẽ bị sai lệch, dẫn đến kế hoạch kém hiệu quả.

Bề nổi của dữ liệu

Trong một số trường hợp, dữ liệu bán hàng chỉ hiển thị các con số mà không giải thích nguyên nhân đằng sau những biến động. Nếu thiếu những lời giải thích này, việc dự đoán hành vi khách hàng tương lai sẽ khó khăn hơn, ảnh hưởng đến độ chính xác của dự báo bán hàng. Hầu như ngành nào cũng có giai đoạn cao điểm và thấp điểm. Dự báo bán hàng cho giai đoạn cao điểm sẽ không chính xác nếu dựa trên dữ liệu của giai đoạn thấp điểm, và ngay cả những nhân viên bán hàng chăm chỉ nhất đôi khi cũng có thể bỏ qua sự khác biệt này.

Sự không nhất quán của phễu bán hàng

Không chỉ phễu bán hàng của hai công ty có thể hoàn toàn khác nhau, mà ngay cả phễu bán hàng của hai nhân viên bán hàng trong cùng một công ty cũng có thể không giống nhau. Chủ động ngăn ngừa sự khác biệt nội bộ này là điều cần thiết. Bởi vì những thuật ngữ không thống nhất hoặc quy trình bán hàng không chuẩn hóa có thể dẫn đến thông tin gây hiểu lầm và làm sai lệch dự báo bán hàng.

Công cụ hỗ trợ sales forecast hiệu quả

Xây dựng dự báo bán hàng chính xác là điều cần thiết để đạt được mục tiêu kinh doanh. Tuy nhiên, quá trình này đòi hỏi nhiều hơn là chỉ tính toán đơn thuần. May mắn thay, có nhiều công cụ hữu ích giúp bạn thực hiện dự báo bán hàng hiệu quả hơn. Cụ thể:

Phần mềm CRM (Customer Relationship Management)

Phần mềm CRM kết hợp sức mạnh lưu trữ và truy xuất dữ liệu của cơ sở dữ liệu với các công cụ bán hàng chuyên dụng hỗ trợ nhân viên bán hàng chốt đơn. Các tính năng này có thể bao gồm theo dõi khách hàng tiềm năng, phân tích phễu bán hàng, chuỗi cuộc gọi và báo cáo. Bạn cần lựa chọn CRM phù hợp dựa trên quy mô và bản chất hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài ra, có rất nhiều cách để tận dụng tối đa phần mềm CRM của bạn.

Excel hoặc Google Sheets

Nếu công ty bạn mới thành lập hoặc chỉ có một vài sản phẩm, các phần mềm bảng tính như Excel có thể đủ để xây dựng dự báo bán hàng. Ưu điểm của Excel là tính linh hoạt, có thể tạo các điều kiện và biểu đồ đẹp mắt. Tuy nhiên, việc sử dụng Excel tốn nhiều thời gian và dễ mắc lỗi, do đó không phù hợp với các doanh nghiệp lớn.

Phần mềm kế toán

Mặc dù phần mềm kế toán không trực tiếp hỗ trợ dự báo bán hàng, nhưng giá trị của một giao dịch phụ thuộc không chỉ vào quy mô hợp đồng mà còn cả chi phí phát sinh ở các khâu khác trong doanh nghiệp. Bằng cách kết hợp các công cụ này, bạn có thể xây dựng dự báo bán hàng chính xác, từ đó đưa ra chiến lược bán hàng hiệu quả và tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Tóm lại, Sales forecast là công cụ cực kỳ hữu ích giúp bạn bứt phá trong thị trường cạnh tranh khốc liệt. Hãy tận dụng sức mạnh của nó để chinh phục mọi mục tiêu bán hàng và gặt hái thành công vang dội. Hy vọng bài viết giúp bạn có cái nhìn tổng quan về sales forecast và các bước xây dựng. Đừng quên theo dõi OCD để cập nhật những kiến thức hữu ích về bán hàng bạn nhé!

——————————-