Quản lý WIP trong sản xuất

Last updated on 15 December, 2025

Quản lý Work in Progress (WIP) – hay Công việc dở dang – không chỉ là một thuật ngữ kế toán mà là chìa khóa vàng quyết định hiệu quả và lợi nhuận của một dây chuyền sản xuất. Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh, việc hàng tồn kho dở dang bị tích tụ quá mức chính là lúc vốn bị “đóng băng”, quy trình bị tắc nghẽn và chi phí vận hành bị đẩy lên cao. Bài viết này sẽ đi sâu vào tầm quan trọng của việc kiểm soát WIP, giải thích cách thức nó ảnh hưởng đến dòng tiền và chất lượng sản phẩm, đồng thời giới thiệu các phương pháp quản lý WIP tiên tiến như Kanban và JIT để giúp doanh nghiệp của bạn đạt được hiệu suất sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing) tối ưu.

Work in Progress – Sản phẩm dở dang (WIP) là gì?

WIP là viết tắt của Work in Progress (hoặc đôi khi là Work in Process), dịch sang tiếng Việt là Công việc đang tiến hành hoặc Sản phẩm/Hàng tồn kho dở dang.

Trong bối cảnh sản xuất, WIP là:

• Tất cả các sản phẩm, bán thành phẩm hoặc bộ phận đã được đưa vào quy trình sản xuất nhưng chưa hoàn thành để trở thành thành phẩm cuối cùng.
• WIP nằm ở vị trí trung gian trong chuỗi giá trị: Nguyên liệu thô $\rightarrow$ WIP $\rightarrow$ Thành phẩm.
• WIP đại diện cho tổng giá trị của nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp, và chi phí sản xuất chung đã được đầu tư vào sản phẩm dở dang đó cho đến thời điểm hiện tại.

Ví dụ: Trong nhà máy lắp ráp ô tô, một chiếc xe đã được lắp khung và sơn nhưng chưa gắn động

Ý nghĩa của Quản lý WIP

Quản lý Work in Progress (WIP), hay Hàng tồn kho dở dang trong sản xuất, có tầm quan trọng cực kỳ lớn vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành, chi phí, chất lượng sản phẩm và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Dưới đây là các khía cạnh chính thể hiện tầm quan trọng của việc quản lý WIP hiệu quả:

Tối ưu hóa Hiệu suất và Dòng chảy Sản xuất

• Phát hiện và Xử lý Nút thắt cổ chai (Bottlenecks): Lượng WIP tích tụ ở một công đoạn nào đó cho thấy công đoạn đó đang bị quá tải hoặc chậm hơn các công đoạn khác. Quản lý WIP giúp nhà quản lý nhận diện kịp thời các điểm tắc nghẽn này để điều chỉnh nguồn lực hoặc quy trình.
• Tăng tốc độ Thông lượng (Throughput): Việc giới hạn và duy trì WIP ở mức tối ưu (đặc biệt trong các phương pháp như Kanban/Sản xuất Tinh gọn – Lean) giúp duy trì một dòng chảy liên tục, ổn định của sản phẩm qua các công đoạn, từ đó tăng tốc độ hoàn thành sản phẩm cuối cùng.
• Giảm Thời gian Chờ đợi (Lead Time): Lượng WIP thấp và cân đối giúp giảm thiểu thời gian sản phẩm phải chờ giữa các công đoạn, từ đó rút ngắn tổng thời gian sản xuất và giao hàng.

Kiểm soát Chi phí và Quản lý Tài chính

• Giảm Chi phí Tồn kho: WIP đại diện cho nguồn vốn đã được đầu tư (nguyên vật liệu, nhân công, chi phí chung) nhưng chưa thu hồi được. Quản lý WIP hiệu quả giúp giảm lượng hàng tồn kho dở dang không cần thiết, từ đó giảm chi phí lưu kho, bảo quản và rủi ro lỗi thời.
• Cải thiện Dòng tiền (Cash Flow): Vốn bị “đóng băng” trong WIP sẽ được giải phóng nhanh hơn khi sản phẩm được hoàn thành và bán ra. Tối ưu WIP giúp doanh nghiệp cải thiện tính thanh khoản và dòng tiền.
• Tính giá thành chính xác: WIP là một tài khoản quan trọng trong kế toán. Theo dõi chính xác giá trị WIP giúp doanh nghiệp tính toán chính xác giá thành sản phẩm và giá vốn hàng bán, từ đó đưa ra quyết định về giá bán và lợi nhuận hợp lý.

Nâng cao Chất lượng và Giảm Thiệt hại

• Phát hiện lỗi sớm: Khi lượng WIP được giữ ở mức thấp và dòng chảy nhanh, bất kỳ lỗi nào phát sinh ở một công đoạn sẽ được phát hiện và khắc phục ngay lập tức trước khi lỗi đó được chuyển sang các công đoạn sau và gây lãng phí vật liệu lớn hơn.
• Tăng khả năng giám sát: Việc giảm lượng sản phẩm dở dang giúp nhân viên và quản lý tập trung hơn vào chất lượng của từng đơn vị sản phẩm đang được xử lý, giảm tỷ lệ sản phẩm lỗi (Defect Rate).

Quản lý Nguồn lực và Lập kế hoạch

• Phân bổ Tài nguyên hiệu quả: Dữ liệu WIP cung cấp cái nhìn thực tế về khả năng làm việc của từng máy móc, nhân công và công đoạn. Điều này giúp nhà quản lý phân bổ lại nguồn lực (nhân lực, máy móc, vật liệu) một cách chính xác, tránh tình trạng quá tải ở nơi này và dư thừa ở nơi khác.
• Dự đoán Tiến độ: Bằng cách theo dõi tiến độ của WIP, doanh nghiệp có thể dự đoán chính xác hơn thời gian hoàn thành đơn hàng và ngày giao hàng cho khách hàng, từ đó nâng cao độ tin cậy.

Tóm lại, quản lý WIP không chỉ là quản lý tồn kho mà là quản lý dòng chảy của giá trị trong toàn bộ quy trình sản xuất. Việc kiểm soát WIP giúp doanh nghiệp chuyển từ sản xuất lãng phí sang Sản xuất Tinh gọn (Lean Manufacturing), tăng hiệu quả hoạt động và củng cố vị thế cạnh tranh trên thị trường.

Quản lý Work in Progress (WIP) là một phần quan trọng của quản lý sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing) và quản lý chuỗi cung ứng. Mục tiêu là giảm thiểu WIP không cần thiết để giải phóng vốn và đảm bảo một dòng chảy sản xuất liên tục, hiệu quả.

Phương pháp và công cụ quản lý WIP

Dưới đây là các phương pháp và công cụ phổ biến để quản lý WIP:

Phương pháp Sản xuất Tinh gọn (Lean Manufacturing)

Các nguyên tắc của Lean tập trung vào việc loại bỏ lãng phí (Muda), và WIP quá mức là một trong những hình thức lãng phí lớn nhất.

Sản xuất Just-in-Time (JIT)

• Nguyên tắc: Sản xuất đúng số lượng sản phẩm đúng thời điểm cần thiết, không dư thừa, không thiếu hụt.
• Quản lý WIP: JIT yêu cầu WIP phải được giữ ở mức cực kỳ thấp. Các vật liệu chỉ được cung cấp cho công đoạn tiếp theo khi công đoạn đó đã sẵn sàng xử lý, loại bỏ việc tích trữ hàng dở dang không cần thiết.

Hệ thống Kéo (Pull System)

• Nguyên tắc: Các công đoạn sau “kéo” công việc từ các công đoạn trước, thay vì các công đoạn trước “đẩy” sản phẩm sang khi hoàn thành (Push System).
• Quản lý WIP: Hệ thống kéo (ví dụ: Kanban) tự động giới hạn lượng WIP vì công đoạn trước chỉ sản xuất khi có tín hiệu (thẻ Kanban) từ công đoạn sau, ngăn chặn việc sản xuất quá mức.

Công cụ Giới hạn và Trực quan hóa

Đây là các kỹ thuật nhằm giới hạn số lượng công việc đang tiến hành và làm cho dòng chảy công việc trở nên rõ ràng.

Giới hạn WIP (WIP Limit)

• Nguyên tắc cốt lõi: Đặt ra số lượng tối đa công việc (hoặc sản phẩm) được phép ở một công đoạn hoặc trong toàn bộ hệ thống tại bất kỳ thời điểm nào.
• Lợi ích: Khi giới hạn WIP đạt đến mức tối đa, mọi người phải tập trung hoàn thành công việc hiện tại trước khi bắt đầu công việc mới. Điều này giúp:
  • Tăng tốc độ hoàn thành công việc (Throughput).
  • Buộc đội ngũ phải giải quyết các nút thắt cổ chai (bottleneck) ngay lập tức.
  • Giảm tình trạng đa nhiệm (multi-tasking) gây lãng phí.

Bảng Kanban

• Ứng dụng: Trực quan hóa quy trình làm việc (To Do – In Progress – Done) và trạng thái của WIP.
• Quản lý WIP: Kanban thực thi nghiêm ngặt nguyên tắc Giới hạn WIP (WIP Limit). Mỗi cột (công đoạn) trên bảng đều có một giới hạn số lượng công việc được phép chứa.

Quản lý Quy trình và Chất lượng

Việc quản lý chất lượng kém hoặc quy trình không ổn định là nguyên nhân chính gây ra sự tích tụ WIP.

Chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act)

• Ứng dụng: Cải tiến liên tục quy trình sản xuất.
• Quản lý WIP: Sử dụng chu trình PDCA để phân tích nơi WIP tích tụ, tìm ra nguyên nhân gốc rễ (ví dụ: máy móc bị hỏng, thiếu kỹ năng, quy trình không rõ ràng) và thực hiện hành động khắc phục để tối ưu hóa quy trình.

Bảo trì Năng suất Toàn diện (Total Productive Maintenance – TPM)

• Ứng dụng: Duy trì thiết bị trong tình trạng hoạt động tốt nhất.
• Quản lý WIP: Đảm bảo máy móc không bị hỏng hóc giữa chừng. Máy móc hỏng là nguyên nhân lớn nhất gây tắc nghẽn và tăng WIP ở các công đoạn trước đó. TPM giúp giảm thiểu sự gián đoạn này.

Công cụ Công nghệ

Hệ thống Thực thi Sản xuất (MES – Manufacturing Execution System)

• Ứng dụng: Giám sát và theo dõi WIP theo thời gian thực.
• Quản lý WIP: MES cung cấp dữ liệu chính xác về vị trí, trạng thái, thời gian bắt đầu/kết thúc và chi phí của từng đơn vị WIP trên dây chuyền, giúp nhà quản lý nhanh chóng nhận diện nơi WIP vượt quá giới hạn hoặc bị chậm trễ.

Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP)

• Ứng dụng: Tích hợp quản lý WIP với các chức năng kế toán và quản lý kho tổng thể.
• Quản lý WIP: ERP giúp tính toán chính xác giá trị WIP cho mục đích kế toán và đồng bộ hóa nhu cầu nguyên vật liệu với tiến độ sản xuất thực tế.

Tóm tắt các bước quản lý WIP hiệu quả:

1. Trực quan hóa Dòng chảy: Vẽ sơ đồ hoặc sử dụng Bảng Kanban để thấy rõ từng bước sản xuất.
2. Thiết lập WIP Limit: Đặt giới hạn cho mỗi công đoạn để buộc đội ngũ tập trung hoàn thành trước khi bắt đầu công việc mới.
3. Phân tích Nút thắt: Theo dõi nơi WIP tích tụ để xác định nút thắt cổ chai và nguyên nhân gây ra nó.
4. Cải tiến Quy trình: Áp dụng các phương pháp Lean (JIT, Pull) và PDCA để loại bỏ các nguyên nhân gây ra lãng phí và tăng WIP.

Kết luận

Tóm lại, Quản lý WIP hiệu quả là một yêu cầu bắt buộc chứ không phải là một lựa chọn đối với bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào muốn duy trì tính cạnh tranh. Bằng cách áp dụng các nguyên tắc sản xuất tinh gọn và các công cụ trực quan hóa như Kanban, doanh nghiệp có thể giới hạn lượng công việc dở dang, loại bỏ các nút thắt cổ chai và đảm bảo một dòng chảy giá trị (value stream) liên tục. Việc kiểm soát chặt chẽ WIP không chỉ giúp giảm chi phí lưu kho và cải thiện dòng tiền, mà còn là nền tảng vững chắc để nâng cao chất lượng sản phẩm. Hãy biến WIP từ một gánh nặng tài chính thành một chỉ số hiệu suất quan trọng để thúc đẩy sự tăng trưởng bền vững cho doanh nghiệp bạn.

Tham khảo

Value Stream Mapping (Sơ đồ Chuỗi giá trị) là gì

Các dòng chảy chính trong Value Stream Mapping