Quản lý tài liệu lưu trữ là gì và vai trò trong doanh nghiệp, tổ chức

Last updated on 18 July, 2024

Quản lý tài liệu lưu trữ là gì?

Quản lý tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức, bảo quản và lưu giữ các loại tài liệu từ khi tiếp nhận đến khi được xử lý và lưu vào hồ sơ nơi lưu trữ. Đây là hoạt động quan trọng để đảm bảo tính nguyên vẹn và đầy đủ của tài liệu trong doanh nghiệp. Các bước quản lý tài liệu thường bao gồm gồm:

Thu thập tài liệu

Tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu để quản lý.

Phân loại và sắp xếp tài liệu

Xác định danh mục, phân loại và sắp xếp tài liệu để dễ dàng quản lý.

Xác định thời hạn bảo quản tài liệu

Đặt thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu. Điều này giúp làm sạch kho tài liệu khi có tài liệu hết hạn.

Lưu trữ tài liệu vào kho

Quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu trong kho lưu trữ, là kho vật lý hoặc điện tử

Sử dụng tài liệu

Sử dụng hồ sơ tài liệu khi cần thiết.

Theo dõi và cập nhật

Theo dõi, cập nhật và quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ.

Hủy bỏ tài liệu không cần thiết

Loại bỏ hồ sơ, tài liệu không còn sử dụng

Doanh nghiệp thường gặp phải vấn đề gì trong quản lý tài liệu lưu trữ

Phân loại và sắp xếp

Doanh nghiệp thường phải đối mặt với việc phân loại và sắp xếp tài liệu. Điều này đòi hỏi sự tỉ mỉ và hệ thống để đảm bảo tài liệu được lưu trữ theo cách hiệu quả và dễ dàng tìm kiếm.

Bảo quản và thời hạn lưu trữ

Xác định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu là một thách thức. Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định pháp luật và xác định cách lưu trữ tài liệu sao cho an toàn và tiết kiệm không gian.

Bảo mật thông tin

Bảo vệ tài liệu khỏi truy cập trái phép, đánh cắp hoặc thất lạc là một vấn đề quan trọng. Doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp bảo mật, phân quyền truy cập và mã hóa tài liệu.

Chuyển đổi số và tài liệu điện tử

Việc chuyển từ tài liệu giấy sang tài liệu điện tử đòi hỏi sự đầu tư về công nghệ và quản lý. Doanh nghiệp cần xác định chiến lược chuyển đổi và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.

Quản lý tài liệu tư nhân

Quản lý tài liệu lưu trữ tư nhân đòi hỏi sự cân nhắc về quy định pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ. Cần hoàn thiện hệ thống pháp luật để đảm bảo quản lý hiệu quả.

Rủi ro trong quản lý tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp?

Rủi ro trong quản lý tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp là một vấn đề quan trọng cần được xem xét và giải quyết. Dưới đây là một số khía cạnh liên quan:

Rủi ro dữ liệu

Rủi ro dữ liệu liên quan đến lỗi trong quá trình thu thập, xử lý, lưu trữ, sử dụng, bảo mật, chuyển giao và hủy bỏ dữ liệu. Để giảm rủi ro này, doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp bảo mật, phân quyền truy cập và mã hóa tài liệu.

Phân loại và sắp xếp:

Việc phân loại và sắp xếp tài liệu đòi hỏi sự tỉ mỉ để đảm bảo lưu trữ hiệu quả và dễ dàng tìm kiếm.

Bảo quản và thời hạn lưu trữ

Xác định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu là một thách thức. Doanh nghiệp cần tuân thủ quy định pháp luật và lưu trữ an toàn.

Bảo mật thông tin

Đảm bảo bảo mật tuyệt đối cho dữ liệu khách hàng và tránh truy cập trái phép, đánh cắp hoặc thất lạc.

Chuyển đổi số và tài liệu điện tử

Việc chuyển từ tài liệu giấy sang tài liệu điện tử đòi hỏi đầu tư về công nghệ và quản lý.

Làm thế nào để quản lý tài liệu lưu trữ hiệu quả và an toàn?

Quản lý tài liệu lưu trữ là một phần quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Dưới đây là một số cách để quản lý tài liệu lưu trữ hiệu quả và an toàn:

Xác định nhu cầu và mục đích của dữ liệu

Đầu tiên, xác định rõ nhu cầu và mục đích sử dụng của dữ liệu. Điều này giúp tập trung vào việc lưu trữ những tài liệu thực sự cần thiết.

Phân loại và sắp xếp tài liệu

Phân chia tài liệu theo dự án, chủ đề hoặc thời kỳ để dễ dàng quản lý và tìm kiếm.

Sử dụng các vật dụng như kẹp file, bìa còng, tủ treo tường, giấy ghi chú để bảo vệ và đánh dấu tài liệu.

Xác định thời hạn bảo quản tài liệu

Để đảm bảo tính an toàn và pháp lý, xác định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu.

Sao lưu dữ liệu định kỳ

Thực hiện sao lưu dữ liệu thường xuyên để tránh mất mát thông tin quan trọng.

Lựa chọn hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu phù hợp

Sử dụng các công cụ như NAS Synology, ổ cứng rời hoặc lưu trữ đám mây để bảo vệ dữ liệu.

Nhớ rằng, việc quản lý tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa tương tác với khách hàng và tạo ra hiệu suất kinh doanh tốt hơn.

Làm thế nào để tự động hóa việc quản lý tài liệu?

Hệ thống quản lý tài liệu (Document Management System – DMS) là một giải pháp phần mềm kinh doanh tự động được sử dụng để tổ chức, bảo mật, lưu trữ, nắm bắt, số hóa và gắn thẻ các tệp doanh nghiệp. Dưới đây là một số cách để tự động hóa việc quản lý tài liệu:

Phân loại và sắp xếp tài liệu

Hệ thống DMS cho phép lập chỉ mục và phân loại tài liệu để dễ dàng tìm kiếm. Bạn có thể tự định nghĩa các loại tài liệu và từ khóa để tìm kiếm tiện lợi.

Quy trình làm việc tự động

Tạo ra các quy trình logic, phân công nhiệm vụ và chỉ định người thay thế trong trường hợp không có nhân viên. Điều này giúp loại bỏ các động tác thủ công lặp đi lặp lại và tạo ra quy trình làm việc bền vững không phụ thuộc vào giấy tờ.

Khả năng tích hợp

Hệ thống DMS có thể tích hợp với các hệ thống khác như quản lý nguồn nhân lực và bảng lương, tạo sự liên kết giữa các quy trình và tài liệu.

Nhớ rằng, việc tự động hóa quản lý tài liệu giúp tối ưu hóa hiệu suất và an ninh trong doanh nghiệp.

Đâu là những phần mềm quản lý tài liệu tiêu biểu

Dưới đây là một số phần mềm quản lý tài liệu tiêu biểu mà bạn có thể xem xét:

Zoho WorkDrive

Nền tảng Zoho WorkDrive là một nền tảng cộng tác nội dung và lưu trữ tệp trực tuyến dành cho các nhóm hiện đại, doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp lớn. Nó cung cấp tìm kiếm thông minh để truy xuất tệp tức thì và lịch sử phiên bản không giới hạn để khôi phục tài liệu.

Phần mềm Quản lý Tài liệu lưu trữ OOC digiiDoc

digiiDoc là một phần mềm quản lý tài liệu mới và thú vị. digiiDoc giúp doanh nghiệp tổ chức hồ sơ tài liệu một cách bài bản, tăng hiệu suất và cộng tác trong việc chia sẻ tri thức.

digiiDoc hỗ trợ mạnh mẽ việc tổ chức, quản lý, chia sẻ và bảo mật tài liệu trong tổ chức, doanh nghiệp.

Phần mềm Quản lý Tài liệu lưu trữ Smartsheet

Smartsheet là một công cụ quản lý công việc và dự án, nhưng cũng hỗ trợ quản lý tài liệu. Nó cho phép bạn tạo, chia sẻ và theo dõi tài liệu trong môi trường làm việc cộng tác.

Nền tảng Quản lý Tài liệu lưu trữ bit.ai:

bit.ai là một nền tảng quản lý tài liệu trực quan, cho phép bạn tạo, chia sẻ và theo dõi tài liệu một cách dễ dàng. Nó cung cấp tích hợp với hơn 5000 ứng dụng và hỗ trợ sync tệp đám mây trực tiếp vào máy tính của bạn.

Phần mềm Quản lý Tài liệu IncoDocs:

IncoDocs là một phần mềm quản lý tài liệu tập trung vào tài liệu xuất nhập khẩu và giao dịch thương mại quốc tế. Nó giúp theo dõi và quản lý các tài liệu liên quan đến xuất nhập khẩu.

Nếu bạn cần chia sẻ tài liệu một cách công khai, bạn có thể sử dụng các dịch vụ như Google Drive, Dropbox hoặc Microsoft OneDrive1.

Việc lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và tính linh hoạt của công cụ. Công cụ quản lý tài liệu cho doanh nghiệp cần lưu ý những yêu cầu cụ thể như quản lý truy cập, phân quyền theo cơ cấu tổ chức, yêu cầu chạy trên mạng nội bộ nếu cần thiết.

Phần mềm Quản lý Tài liệu digiiDOC

Phần mềm Quản lý Tài liệu digiiDoc của OOC là một giải pháp quản lý tài liệu đáng chú ý. Nó giúp tổ chức, lưu trữ, quản lý và cấp phát tài liệu với hệ thống phân quyền chặt chẽ. Đặc biệt, digiiDoc là phần mềm quản lý tài liệu duy nhất cho phép phân quyền theo vị trí công việc của nhân sự.

Tính năng trao đổi trực tuyến (chat) trên phần mềm digiiDOC

Các tính năng chính của digiiDoc bao gồm:

Quản lý truy cập tài liệu

Đảm bảo người dùng chỉ có quyền truy cập vào tài liệu phù hợp với vai trò của họ.

Phân quyền theo tài khoản và cơ cấu tổ chức

Tùy chỉnh quyền truy cập dựa trên vị trí và nhóm tài khoản.

Quản lý phiên bản tài liệu

Theo dõi và so sánh các phiên bản tài liệu

Tích hợp với các giải pháp khác

Kết hợp với các hệ thống quản lý nghiệp vụ khác như quản lý nhân sự, quản lý KPI, quản lý bán hàng, quản lý sản xuất

Tìm kiếm và truy xuất thông minh

Dễ dàng tìm kiếm và sử dụng tài liệu dựa vào các thuộc tính được mô tả

Bảo mật và an toàn tài liệu

Tuân thủ các chuẩn mực về an toàn thông tin và mã hóa tài liệu. digiiDoc giúp doanh nghiệp tổ chức hồ sơ tài liệu một cách bài bản, tăng hiệu suất và cộng tác trong việc chia sẻ tri thức.

Phương thức sử dụng linh hoạt

digiiDoc có thể sử dụng linh hoạt dưới các hình thức Cloud, Private Cloud hoặc On-premise. Khách hàng cũng có thể sử dụng đồng thời cả phiên bản web, app mobile hoặc đồng bộ về máy tính. Khách hàng có thể sử dụng phần mềm cài trên cloud của mình hoặc thuê cả cloud của OOC và đối tác.

Dùng thử Phần mềm Quản lý Tài liệu digiiDoc

Liên hệ với OOC để nhận được ưu đãi sử dụng digiiDoc hoặc gói Cloud đi kèm digiiDoc.

Tel/Zalo: 0886595688

Email: ooc@ooc.vn

Web: https://ooc.vn