Project charter là gì? Các thành tố chính trong Project charter

Last updated on 26 September, 2024

Project charter là một thuật ngữ thường xuất hiện trong quản lý dự án. Nó là một bản tài liệu tóm tắt một dự án tiềm năng. Tuy nhiên, nếu bạn là người mới trong lĩnh vực quản lý dự án, mục đích và hình thức của tài liệu này có thể gây nhầm lẫn.

Để giúp bạn hiểu và sử dụng hiệu quả, OCD sẽ đề cập đến tất cả các vấn đề cơ bản liên quan. Vì vậy, hãy tiếp tục đọc bài viết dưới đây để tìm hiểu Project charter là gì và cách viết một bản tài liệu như vậy.

Project charter là gì?

Khái niệm về Project charter

Project Charter (Bản điều lệ dự án) là một tuyên bố về phạm vi, mục tiêu và những người tham gia vào một dự án. Nó bắt đầu quá trình xác định vai trò và trách nhiệm của những người tham gia đó và phác thảo các mục tiêu cuối cùng của dự án. Project charter cũng xác định các bên liên quan chính (key stakeholders) và xác định quyền hạn của người quản lý dự án khi bắt đầu triển khai kế hoạch dự án.

Trong quản lý dự án, Project charter là nền tảng của một dự án thành công, mang lại sự rõ ràng và định hướng cho nhóm và đảm bảo mọi người đều ngồi trên chung một con thuyền đi đến đích cuối cùng. Khi bắt đầu một dự án mới, tài liệu này đảm bảo một kế hoạch rõ ràng để đạt được thành công trong dự án.

Là một tài liệu tham chiếu về timeline chính của dự án, Bản điều lệ dự án giúp bạn giải quyết các vấn đề phát sinh một cách chủ động. Theo một khía cạnh nào đó, nó có vai trò với người quản lý dự án giống như vai trò của bản vẽ đối với kiến ​​trúc sư. Nó cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về toàn bộ dự án.

Các thành tố chính trong Project charter

Project charter thường được tạo ra trước khi một dự án bắt đầu và đóng vai trò như một kim chỉ nam cho nhóm dự án tuân theo. Dưới đây là các yếu tố chính cần được bao gồm trong Project charter:

Tên dự án: Tên của dự án nên được nêu rõ ở đầu tài liệu.

Lý do thực hiện dự án: Phần này nên giải thích lý do tại sao dự án là cần thiết và nó sẽ mang lại lợi ích cho tổ chức như thế nào.

Phạm vi dự án: xác định rõ phạm vi của dự án, liệt kê những gì được bao gồm và không được bao gồm trong dự án.

Mục tiêu dự án: Các mục tiêu nên cụ thể, có thể đo lường được, khả thi, phù hợp và có thời hạn (SMART).

Timeline dự án: bao gồm ngày bắt đầu và kết thúc của dự án cũng như bất kỳ cột mốc quan trọng nào.

Ngân sách dự án: phác thảo chi phí dự kiến của dự án, bao gồm cả mọi nguồn lực cần thiết.

Các bên liên quan: xác định tất cả các bên liên quan, bao gồm nhà tài trợ, thành viên nhóm dự án và các đối tác bên ngoài.

Rủi ro: Project charter xác định bất kỳ rủi ro và giả định khả thi nào liên quan đến dự án.

Phương pháp quản lý dự án: bao gồm phương pháp luận và quy trình được sử dụng để quản lý dự án.

Sản phẩm bàn giao: nên được xác định rõ ràng, bao gồm bất kỳ báo cáo, sản phẩm hoặc dịch vụ nào sẽ được tạo ra như kết quả của dự án.

Ví dụ đơn giản về một Project charter

Tạo Project charter cho dự án: Phát triển ứng dụng đặt thức ăn trực tuyến

Lợi ích khi sử dụng Project charter

Project charter mang lại nhiều lợi ích khi được thiết lập trước khi nhóm của bạn bắt tay vào thực hiện dự án.

Lợi ích của Project charter

Tạo ra lộ trình dự án rõ ràng

Một trong những mục đích chính của Project charter là thiết lập kỳ vọng và tầm nhìn cho dự án. Bất cứ khi nào nhóm có nghi ngờ, mơ hồ về hướng đi của dự án, họ có thể tham khảo bản tài liệu này để có cái nhìn rõ ràng hơn.

Marketing dự án cho các bên liên quan

Một Project charter được soạn thảo tốt đóng vai trò là tài liệu marketing nội bộ chính của dự án. Bạn có thể trình bày tài liệu cho các bên liên quan, các nhà quản lý, giám đốc điều hành và khách hàng để giúp họ hiểu được tại sao dự án có chi phí như vậy, giúp họ sẵn sàng đảm bảo nguồn lực hoặc thu hút sự ủng hộ.

Ngăn chặn việc mở rộng phạm vi

Project charter đã xác định rõ ràng phạm vi của một dự án. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro cần phải di chuyển các ranh giới, phạm vi làm việc ở bất kỳ giai đoạn nào. Nếu không, ngược lại, nó có thể dẫn đến mở rộng phạm vi, lãng phí nguồn lực, thời gian không cần thiết và thậm chí là dẫn đến rủi ro thất bại của dự án.

Đảm bảo tiến độ của dự án

Giống như một bản đồ chỉ đường, Bản điều lệ dự án giúp mọi người, dù là người cũ hay người mới được tuyển dụng, đều biết rõ mình đang ở đâu, cần đi đâu và làm gì trong dự án. Nhờ vậy, dù có người thay đổi công việc, dự án vẫn diễn ra suôn sẻ mà không bị lạc hướng và điều chỉnh quá nhiều.

Cách tạo lập một Project charter hoàn chỉnh

Dưới đây là các bước để tạo một Bản điều lệ dự án:

Xác định mục tiêu của dự án

Đây là bước đầu tiên trong việc tạo ra Project charter. Xác định rõ các mục tiêu của dự án và chỉ ra từng mục tiêu gắn kết như thế nào với chiến lược tổng thể của doanh nghiệp

Xác định các bên liên quan

Hãy xác định tất cả các bên liên quan sẽ bị ảnh hưởng bởi dự án, bao gồm nhà tài trợ dự án, thành viên nhóm và các đối tác bên ngoài. Thường xuyên tương tác với họ để hiểu kỳ vọng, mục tiêu và yêu cầu của họ.

Xác định phạm vi dự án

Xác định phạm vi của dự án, bao gồm ranh giới và sản phẩm của dự án. Bạn cần liệt kê những gì được bao gồm và không được bao gồm trong dự án và đảm bảo phạm vi phù hợp với các mục tiêu của dự án.

Xác định rủi ro của dự án

Xác định bất kỳ rủi ro tiềm năng nào có thể ảnh hưởng tiêu cực đến dự án và phát triển một kế hoạch quản lý rủi ro để giảm thiểu chúng. Điều này có thể bao gồm lên các kế hoạch dự phòng hoặc thực hiện các hành động thay thế.

Tạo timeline dự án

Tạo một thời gian biểu bao gồm các cột mốc quan trọng, sản phẩm và hạn chót (deadline). Đảm bảo rằng thời gian biểu có tính thực tế và có thể thực hiện được.

Dự trù ngân sách dự án

Ước tính chi phí của dự án, bao gồm tất cả các nguồn lực và vật liệu cần thiết. Thiết lập một ngân sách phù hợp với các mục tiêu của dự án và được các bên liên quan chấp nhận.

Phát triển kế hoạch truyền thông

Lên kế hoạch về cách thức thống báo cho các bên liên quan về tiến độ dự án, cũng như hình thức tương tác, trao đổi trong suốt quá trình thực hiện dự án.

Tài liệu hóa Project charter

Để đảm bảo sự thống nhất và minh bạch, bạn cần soạn thảo một tài liệu tổng hợp bao gồm toàn bộ thông tin chi tiết về dự án. Tài liệu này sẽ được chia sẻ với tất cả các bên liên quan để tham khảo và đóng góp ý kiến.

3 mẹo để tạo lập Project charter hiệu quả

Khi thực hiện các bước trên, bạn cũng nên tận dụng một số mẹo sau:

Tin tưởng vào hiểu biết của nhóm của bạn

Thật khó để tự mình tìm ra tất cả thông tin phức tạp của dự án. Thay vào đó, hãy tập hợp các thành viên nhóm dự án của bạn để khai thác ý kiến của họ về các mục tiêu, cột mốc và các vấn đề còn tồn đọng. Thu thập hiểu biết của họ sẽ giúp bạn tạo ra một Project charter chính xác hơn nhờ vào những quan điểm đa dạng.

Tin tưởng đội nhóm là yếu tố quan trọng khi tạo lập Project charter

Giữ cho Project charter ngắn gọn và đơn giản

Thật dễ bị lạc trong khối lượng thông tin có sẵn. Nhưng hãy nhớ rằng Project charter được cho là một tài liệu tổng quan cấp cao về dự án của bạn và không phải đi sâu vào từng chi tiết. Mỗi phần trong tài liệu này chỉ nên nằm gọn trong một hoặc hai câu. Ngoài ra, vẽ biểu đồ và đánh dấu gạch đầu dòng với danh sách sẽ giúp bạn trình bày thông tin theo cách có tổ chức và dễ hiểu hơn.

Tạo một mẫu (template) Project charter

Sau khi nhận ra Project charter hữu ích như thế nào, bạn sẽ muốn có một bản mẫu (template) cho tất cả các dự án cho nhóm mình. Điều này sẽ không làm bạn lãng phí thời gian khi phải phát minh lại cái bánh xe. Thay vào đó, bạn chỉ tạo một mẫu đơn giản mà ai cũng có thể sao chép, chỉnh sửa và sử dụng cho tất các dự án liên quan. Nó không chỉ giúp bạn tiết kiệm nhiều nỗ lực thủ công mà còn đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ yếu tố chính cần thiết nào.

Kết luận

Project charter là một công cụ quan trọng trong việc giúp xác định mục đích, phạm vi và các bên liên quan của dự án. Bằng cách tuân theo các thông lệ tốt nhất và thu hút sự tham gia của tất cả các bên liên quan trong việc tạo ra nó, Project charter có thể đặt nền tảng vững chắc cho việc lập kế hoạch và thực hiện dự án thành công.

——————————-