Phương pháp Prosci là gì?

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, hầu hết các doanh nghiệp đều đối mặt với một thách thức chung: quản lý sự thay đổi. Một hệ thống ERP mới, một mô hình vận hành mới, hay một chiến lược kinh doanh mới đều có thể thất bại nếu con người trong tổ chức chưa sẵn sàng thay đổi. Đây chính là lúc phương pháp Prosci trở thành công cụ chiến lược giúp nhà lãnh đạo điều hướng quá trình này hiệu quả hơn. Prosci không chỉ là một mô hình, mà là một hệ thống phương pháp khoa học, được xây dựng dựa trên hơn hai thập kỷ nghiên cứu về hành vi con người và tổ chức. 

Phương pháp Prosci là gì?

Prosci là một phương pháp quản lý thay đổi (Change Management) được xây dựng dựa trên nền tảng khoa học và nghiên cứu hành vi tổ chức. Phương pháp này được phát triển bởi Prosci Inc., một tổ chức hàng đầu thế giới trong lĩnh vực nghiên cứu và đào tạo về quản lý thay đổi, được sáng lập vào năm 1994 bởi Jeff Hiatt. Từ “Prosci” là viết tắt của “Professional + Science” – phản ánh triết lý cốt lõi: kết hợp khoa học nghiên cứu với thực tiễn quản trị để giúp doanh nghiệp quản lý sự thay đổi hiệu quả hơn.

Khác với những mô hình thay đổi truyền thống, phương pháp Prosci tập trung vào con người – yếu tố quyết định thành công hay thất bại của mọi dự án thay đổi. Prosci cho rằng: “Thay đổi chỉ thành công khi mỗi cá nhân thay đổi.” Do đó, trọng tâm của phương pháp này là hướng dẫn từng cá nhân đi qua các giai đoạn của thay đổi, từ nhận thức đến hành động và duy trì kết quả.

Cốt lõi của phương pháp Prosci là mô hình ADKAR, gồm 5 giai đoạn:

• A – Awareness: Nhận thức được sự cần thiết của thay đổi.
• D – Desire: Hình thành mong muốn ủng hộ và tham gia vào thay đổi.
• K – Knowledge: Trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết.
• A – Ability: Biến kiến thức thành năng lực thực thi.
• R – Reinforcement: Củng cố để duy trì thay đổi lâu dài.

Nhờ cách tiếp cận có hệ thống, Prosci giúp doanh nghiệp giảm kháng cự, tăng tỷ lệ thành công của dự án, và xây dựng văn hóa thích ứng linh hoạt trong tổ chức 

Nguồn gốc và triết lý của phương pháp Prosci

Phương pháp Prosci ra đời vào năm 1994, được sáng lập bởi Jeff Hiatt, một chuyên gia nghiên cứu về sự thay đổi hành vi con người trong môi trường doanh nghiệp. Ông nhận thấy rằng phần lớn các dự án thay đổi thất bại không phải do kỹ thuật hay quy trình yếu, mà do yếu tố con người – nhân viên không sẵn sàng, lãnh đạo thiếu định hướng, và tổ chức không có chiến lược quản lý thay đổi bài bản. Từ đó, ông sáng lập Prosci (Professional + Science) – tổ chức tiên phong nghiên cứu khoa học về thay đổi trong tổ chức và phát triển các phương pháp quản lý thay đổi dựa trên dữ liệu thực nghiệm.

Trải qua hơn 20 năm nghiên cứu và khảo sát trên hàng nghìn doanh nghiệp toàn cầu, Prosci đã đúc kết các yếu tố cốt lõi giúp thay đổi thành công. Kết quả là sự ra đời của mô hình ADKAR, nay được xem như “xương sống” của phương pháp Prosci. Triết lý trung tâm của Prosci rất rõ ràng: “Thay đổi chỉ thực sự thành công khi con người thay đổi.” Điều này nghĩa là mọi chuyển đổi trong tổ chức – từ công nghệ, quy trình cho đến văn hóa – chỉ có thể bền vững nếu từng cá nhân hiểu, chấp nhận và sẵn sàng hành động.

Khác với các phương pháp thuần túy kỹ thuật, Prosci coi quản lý thay đổi là một khoa học ứng dụng của hành vi con người. Nó không chỉ giúp tổ chức lập kế hoạch thay đổi, mà còn giúp nhà lãnh đạo dự đoán phản ứng của nhân viên, giảm kháng cự và thúc đẩy sự gắn kết. 

Mô hình ADKAR – Trọng tâm của phương pháp Prosci

ADKAR là trọng tâm của phương pháp Prosci, được xem như “bản đồ hành trình thay đổi” của mỗi cá nhân trong tổ chức. Mô hình này được Jeff Hiatt, nhà sáng lập Prosci, phát triển dựa trên nghiên cứu hàng nghìn trường hợp thay đổi thực tế trên toàn cầu. Mục tiêu của ADKAR là giúp các doanh nghiệp quản lý thay đổi từ cấp độ con người, đảm bảo mỗi nhân viên đều đi qua quá trình chuyển đổi một cách tự nhiên và bền vững.

Cụ thể, giai đoạn Awareness giúp cá nhân nhận ra lý do và sự cấp thiết của thay đổi — đây là nền tảng để giảm kháng cự. Tiếp đến, Desire hình thành động lực nội tại để họ mong muốn tham gia, thay vì bị ép buộc. Ở Knowledge, nhân viên được trang bị kiến thức, kỹ năng và thông tin cần thiết để hiểu mình phải làm gì. Sang Ability, họ bắt đầu áp dụng những gì đã học, biến lý thuyết thành hành động thực tế. Cuối cùng, Reinforcement giúp củng cố kết quả, đảm bảo thay đổi không bị “quay ngược” sau một thời gian.

Điều làm ADKAR khác biệt nằm ở chỗ: nó đặt con người ở trung tâm của mọi dự án thay đổi. Thay vì chỉ quản lý kế hoạch tổng thể, doanh nghiệp phải hiểu rằng thay đổi tổ chức chỉ thành công khi từng cá nhân thay đổi. Do vậy, ADKAR không chỉ là một mô hình, mà là một công cụ quản trị con người hiệu quả, giúp nhà lãnh đạo theo dõi tiến trình thay đổi, xác định điểm nghẽn, và can thiệp đúng lúc. 

Lợi ích của việc áp dung phương pháp Prosci 

Việc áp dụng phương pháp Prosci mang lại cho doanh nghiệp một loạt lợi ích rõ rệt, không chỉ về hiệu quả dự án mà còn về năng lực tổ chức lâu dài. Trước hết, Prosci giúp tăng đáng kể tỷ lệ thành công của các dự án thay đổi. Theo khảo sát của Prosci toàn cầu, những tổ chức áp dụng mô hình ADKAR có khả năng đạt mục tiêu dự án cao hơn gấp 6 lần so với những tổ chức không áp dụng phương pháp quản lý thay đổi có hệ thống. Lý do rất đơn giản: Prosci tập trung vào yếu tố con người, đảm bảo nhân viên hiểu “vì sao phải thay đổi”, “thay đổi mang lại điều gì” và “họ cần làm gì để thích ứng”. Khi con người sẵn sàng, thay đổi diễn ra tự nhiên và hiệu quả hơn.

Thứ hai, phương pháp Prosci giúp giảm kháng cự và mâu thuẫn nội bộ trong quá trình chuyển đổi. Các nhà quản lý có thể dự đoán phản ứng của nhân viên, từ đó chuẩn bị truyền thông, đào tạo và hỗ trợ phù hợp. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn giúp giữ vững tinh thần đội ngũ trong giai đoạn chuyển tiếp.

Ngoài ra, Prosci còn giúp doanh nghiệp xây dựng văn hóa thay đổi bền vững. Khi mô hình ADKAR được áp dụng lặp lại trong nhiều dự án, nó hình thành tư duy thích ứng – một “DNA tổ chức” giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trước biến động. Các tổ chức sử dụng Prosci lâu dài thường có năng lực phản ứng nhanh với thị trường, duy trì năng suất trong thay đổi và tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững.

Quy trình triển khai phương pháp Prosci

Theo Prosci, để một thay đổi thành công, nhà lãnh đạo phải điều phối cả ba cấp độ song song: cá nhân, dự án và tổ chức. Cốt lõi của quy trình này là giúp doanh nghiệp không chỉ “triển khai thay đổi” mà còn “làm chủ sự thay đổi”.

Trước hết, ở cấp độ cá nhân, quy trình tập trung vào mô hình ADKAR – hướng dẫn từng nhân viên đi qua năm giai đoạn: Awareness, Desire, Knowledge, Ability và Reinforcement. Nhà quản lý cần đo lường mức độ sẵn sàng của mỗi người, xác định điểm nghẽn (ví dụ: thiếu kiến thức hay thiếu động lực), sau đó đưa ra giải pháp hỗ trợ phù hợp.

Tiếp theo, ở cấp độ dự án, Prosci đưa ra 3 giai đoạn triển khai chuẩn:

• Chuẩn bị cho sự thay đổi (Prepare for Change): Xác định mục tiêu, mức độ tác động, đối tượng bị ảnh hưởng và xây dựng chiến lược quản lý thay đổi.
• Quản lý sự thay đổi (Manage Change): Thực hiện truyền thông, đào tạo, hỗ trợ và đánh giá mức độ tham gia của các bên liên quan.
• Củng cố thay đổi (Reinforce Change): Theo dõi, đo lường kết quả, ghi nhận đóng góp và đảm bảo thay đổi được duy trì lâu dài.

Cuối cùng, ở cấp độ tổ chức, Prosci nhấn mạnh vai trò của văn hóa và năng lực lãnh đạo thay đổi. Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống hỗ trợ nội bộ, phát triển năng lực quản lý thay đổi cho các cấp quản lý, và duy trì “thói quen thay đổi” như một phần trong văn hóa tổ chức. 

Kết luận

Trong hành trình phát triển, thay đổi là điều tất yếu nhưng cũng đầy thách thức. Phần lớn các dự án thất bại không phải vì công nghệ hay chiến lược sai, mà vì con người chưa sẵn sàng thay đổi. Phương pháp Prosci ra đời để lấp đầy khoảng trống đó — mang đến cho doanh nghiệp một cách tiếp cận có hệ thống, bài bản và nhân văn trong quản lý thay đổi. Khi doanh nghiệp coi thay đổi là một phần trong văn hóa, chứ không chỉ là một dự án tạm thời, thì phương pháp Prosci sẽ phát huy tối đa sức mạnh của nó: giúp tổ chức phát triển linh hoạt, thích ứng nhanh và tạo ra giá trị lâu dài trong thời đại chuyển đổi số. Đây chính là nền tảng giúp doanh nghiệp không chỉ tồn tại, mà còn dẫn đầu trong tương lai.