Phương pháp kiểm kê định kỳ trong quản lý hàng tồn kho là gì?

Last updated on 24 March, 2025

Quản lý hàng tồn kho có lẽ là một trong những “cơn đau đầu” quen thuộc với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những nơi chưa tìm được cách tối ưu. Chi phí duy trì kho tăng, theo dõi hàng hóa tốn thời gian, và nếu không cẩn thận, khách hàng dễ thất vọng vì giao hàng chậm hay thiếu sản phẩm. Vậy đâu là lối thoát? Phương pháp kiểm kê định kỳ có thể là câu trả lời bạn cần.

Theo một khảo sát trong thực tế, khoảng 40% doanh nghiệp nhỏ gặp khó khăn với quản lý kho, và phương pháp kiểm kê định kỳ giúp họ giảm 25-30% chi phí nếu làm đúng. Không cần công nghệ đắt đỏ, bạn chỉ cần kiểm tra định kỳ, ghi nhận số liệu, và điều chỉnh sao cho phù hợp nhất với điều kiện thực tế. Cùng OCD tìm hiểu thêm về phương pháp này trong bài viết dưới đây nhé!

Phương pháp kiểm kê định kỳ là gì?

Khái niệm phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ là một kỹ thuật giúp doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho bằng cách kiểm đếm vào các khoảng thời gian cụ thể, chẳng hạn như vào cuối tháng, quý hoặc năm, mà không ghi nhận liên tục mỗi ngày. Thay vì theo dõi mức tồn kho liên tục, doanh nghiệp chỉ cập nhật số liệu trong các đợt kiểm kê định kỳ.

Đây là một phương pháp quản trị hàng tồn kho đơn giản, phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc những đơn vị không cần theo dõi hàng tồn kho thường xuyên. Tuy nhiên, nhược điểm là doanh nghiệp sẽ không biết chính xác lượng hàng tồn kho hiện tại cho đến lần kiểm kê tiếp theo.

Nguyên lý hoạt động của phương pháp kiểm kê định kỳ

Vì việc kiểm kê thủ công toàn bộ hàng hóa và sản phẩm trong kho tốn rất nhiều thời gian, nên hầu hết các công ty thực hiện điều này một cách không thường xuyên, thường là một lần mỗi năm, hoặc nhiều nhất là ba đến bốn lần mỗi năm.

Với phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi giao dịch đều được ghi vào một tài khoản mua hàng của công ty. Tài khoản này theo dõi lượng hàng tồn kho bằng cách trừ đi giá vốn hàng bán (COGS). Tuy nhiên, nó không tính đến những món hàng bị hỏng, mất mát hay thất lạc, và thường cũng không cập nhật các sản phẩm bị khách trả lại. Vì vậy, việc kiểm kê thực tế bằng tay là cần thiết để biết chính xác số lượng hàng hóa còn lại trong cửa hàng hoặc kho hàng.

Sau khi kiểm kê định kỳ xong, các số liệu trong tài khoản mua hàng sẽ được chỉnh sửa để phản ánh đúng giá trị tiền tệ của hàng hóa, dựa trên số lượng hàng thực tế còn lại.

Trong phương pháp kiểm kê định kỳ, giá vốn hàng bán (COGS – Cost of Goods Sold) được tính theo công thức sau:

COGS = Hàng tồn đầu kỳ + Hàng mua trong kỳ – Hàng tồn cuối kỳ

COGS sau đó được dùng để tính lợi nhuận gộp trong kỳ. Điều này cũng cung cấp cái nhìn hữu ích về mức độ hiệu quả của việc quản lý hàng tồn kho và cho thấy doanh nghiệp có sinh lời tốt hay không.

Lợi nhuận gộp = Tổng doanh thu bán hàng – COGS

Ví dụ áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ trong thực tế

Một cửa hàng bán lẻ nhỏ có thể dùng hệ thống kiểm kê định kỳ để quản lý hàng tồn kho. Giả sử cửa hàng kiểm kê thực tế mỗi quý một lần. Đầu quý, cửa hàng có hàng tồn trị giá 200.000.000 VNĐ, và trong quý mua thêm hàng trị giá 100.000.000 VNĐ. Đến cuối quý, kiểm kê cho thấy còn lại 170.000.000 VNĐ hàng tồn. Sử dụng công thức kiểm kê định kỳ, ta tính COGS như sau:

COGS = Hàng tồn đầu kỳ + Hàng mua trong kỳ – Hàng tồn cuối kỳ

= 200.000.000 + 100.000.000 – 170.000.000 = 130.000.000 VNĐ

Nếu doanh thu bán hàng trong quý là 370.000.000 VNĐ, lợi nhuận gộp sẽ là:

Lợi nhuận gộp = Tổng doanh thu bán hàng – COGS

= 370.000.000 – 130.000.000 = 240.000.000 VNĐ

Phương pháp kiểm kê định kỳ dễ sử dụng hơn so với các hệ thống theo dõi thời gian thực, đặc biệt với các doanh nghiệp nhỏ có ít giao dịch, vì việc kiểm kê thủ công rẻ hơn so với đầu tư vào công nghệ đắt đỏ để quản lý hàng tồn kho.

Vậy, lợi ích của phương pháp kiểm kê định kỳ là gì?

Việc áp dụng phương pháp kiểm kê hàng tồn kho định kỳ để quản lý nguyên liệu thô, sản phẩm đang sản xuất và thành phẩm mang lại những lợi ích sau đây:

Lợi ích phương pháp kiểm kê định kỳ

Dễ áp dụng và chi phí thấp

Phương pháp kiểm kê định kỳ không đòi hỏi phần mềm kế toán hay nghiệp vụ quản lý hàng tồn kho quá phức tạp. Ngoài ra, chi phí triển khai thường cũng rẻ hơn. Bạn không cần phải chi quá nhiều tiền để thực hiện kiểm kê, đồng thời vẫn có thể theo dõi giá vốn hàng bán (COGS) theo từng cột mốc thời gian phù hợp nhất với doanh nghiệp mình.

Phần lớn doanh nghiệp báo cáo COGS ít nhất 1 lần/năm, nhưng doanh nghiệp lớn hoặc niêm yết trên sàn chứng khoán thường báo cáo hàng quý hoặc hàng tháng để phục vụ mục đích quản lý tài chính. Ngay cả với tần suất hàng tháng, hệ thống kiểm kê định kỳ vẫn tiết kiệm chi phí đáng kể so với phương pháp kê khai liên tục, vốn phức tạp và đắt đỏ hơn để triển khai.

Dễ dàng cho việc ghi chép

Vì việc cập nhật sổ sách hàng tồn kho chỉ diễn ra định kỳ, bạn không cần phải theo dõi mọi giao dịch theo thời gian thực tế. Tần suất càng ít thì càng giúp giảm bớt gánh nặng hành chính cho doanh nghiệp và đơn giản hóa quy trình kế toán.

Điều hành một doanh nghiệp nhỏ nghĩa là bạn phải đảm nhận nhiều vai trò và xử lý nhiều công việc cùng lúc. Để thành công, bạn cần loại bỏ những công việc trùng lặp. Phương pháp kiểm kê định kỳ giúp bạn quản lý hàng tồn kho chính xác mà không cần cập nhật liên tục, giảm bớt áp lực báo cáo thường xuyên.

Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ

Nếu bạn có lượng hàng tồn kho hạn chế hoặc kinh doanh các loại mặt hàng không dễ hỏng, phương pháp kiểm kê định kỳ có thể là lựa chọn lý tưởng nhờ tính đơn giản và tiết kiệm chi phí. Hệ thống này cũng cho phép mức độ tùy chỉnh nhất định.

Ví dụ, bạn có thể bắt đầu báo cáo hàng tồn kho hai lần một năm. Khi doanh nghiệp phát triển, bạn có thể điều chỉnh tần suất báo cáo dựa trên nhu cầu và quy mô công ty hiện tại, giúp hệ thống hoạt động hiệu quả hơn.

Không ảnh hưởng nhiều đến hoạt động thường ngày

Việc kiểm kê thường được thực hiện ngoài giờ làm việc hoặc vào những thời điểm vắng khách, giúp hạn chế ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Chẳng hạn, bạn có thể kiểm kê hàng quý vào sáng thứ Bảy, sau khi cửa hàng đóng cửa vào tối thứ Sáu, hoặc trong giai đoạn ít khách sau một dịp lễ lớn. Phương pháp kiểm kê định kỳ khá linh hoạt, cho phép bạn lựa chọn thời gian phù hợp nhất mà không làm gián đoạn các quy trình kinh doanh quan trọng.

Để hệ thống kiểm kê định kỳ hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho hiện đại. Các công cụ này giúp tự động theo dõi số lượng hàng hóa, cung cấp dữ liệu chính xác về doanh thu, chi phí và hiệu suất kinh doanh, giúp bạn quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn.

Nhược điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ

Hệ thống kiểm kê định kỳ không phải không có nhược điểm, và các doanh nghiệp nên cân nhắc những điều này khi lựa chọn hệ thống quản lý hàng tồn kho. Các nhược điểm bao gồm:

• Kiểm soát hàng tồn kho yếu: Vì hàng tồn kho không được theo dõi theo thời gian thực, có thể xảy ra tình trạng hết hàng, dư thừa hàng hoặc dự báo nhu cầu không chính xác. Việc đặt sai vị trí hoặc mất cắp cũng có thể xảy ra do ít kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên. Những điều này có thể ảnh hưởng đến độ chính xác, giảm sự hài lòng của khách hàng, tăng chi phí và làm giảm lợi  nhuận của doanh nghiệp.
• Chi phí sản xuất cao hơn: Chi phí sản xuất cao hơn có thể xuất phát từ việc mua hàng phản ứng, tức là doanh nghiệp chỉ đặt hàng khi lượng tồn kho cạn kiệt, thay vì lập kế hoạch và đặt hàng trước (Nếu đặt hàng trước thì sẽ mua được số lượng lớn với mức ưu đãi tốt hơn).

So sánh phương pháp kiểm kê định kỳ và kê khai thường xuyên

Dưới đây là bảng so sánh giữa phương pháp kê khai thường xuyên (kiểm kê liên tục) và phương pháp kiểm kê định kỳ:

Tóm lại, kê khai thường xuyên cung cấp dữ liệu chính xác, cập nhật liên tục, nhưng chi phí cao, phù hợp doanh nghiệp lớn. Phương pháp kiểm kê định kỳ đơn giản, tiết kiệm, thích hợp cho doanh nghiệp nhỏ, mặc dù thiếu tính tức thời và chi tiết.

Cách tính hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ giúp doanh nghiệp xác định giá trị hàng tồn kho và giá vốn hàng bán (COGS) bằng cách thực hiện kiểm kê thực tế vào cuối kỳ kế toán. Dưới đây là các bước tính toán cụ thể:

Cách tính hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Bước 1: Kiểm kê thực tế hàng tồn kho

Vào cuối kỳ kế toán (tháng, quý hoặc năm), doanh nghiệp thực hiện kiểm kê số lượng hàng hóa còn lại trong kho. Việc này giúp xác định hàng tồn kho cuối kỳ một cách chính xác.

Bước 2: Thu thập dữ liệu tồn kho

Dữ liệu cần thu thập bao gồm:

• Hàng tồn kho đầu kỳ: Là giá trị hàng tồn kho tại thời điểm bắt đầu kỳ kế toán, thường chính là hàng tồn kho cuối kỳ trước.
• Hàng mua trong kỳ: Tổng chi phí nhập hàng trong kỳ, bao gồm tất cả các đơn hàng đã mua.

Bước 3: Tính giá vốn hàng bán (COGS)

Công thức tính giá vốn hàng bán theo phương pháp kiểm kê định kỳ:

COGS = Hàng tồn đầu kỳ + Hàng mua trong kỳ – Hàng tồn cuối kỳ

Trong đó:

• Hàng tồn kho đầu kỳ: Giá trị hàng tồn kho tại thời điểm đầu kỳ.
• Hàng mua trong kỳ: Tổng chi phí để mua hàng hóa nhập trong kỳ.
• Hàng tồn kho cuối kỳ: Giá trị hàng hóa còn lại trong kho sau khi kiểm kê cuối kỳ.

Bước 4: Ghi nhận dữ liệu kế toán

Sau khi tính được giá vốn hàng bán (COGS), doanh nghiệp cần cập nhật dữ liệu vào hệ thống kế toán để xác định lợi nhuận gộp và đánh giá hiệu quả kinh doanh.

Bước 5: Cập nhật số liệu hàng tồn kho

Sau khi kiểm kê, số liệu hàng tồn kho cuối kỳ này sẽ được sử dụng làm hàng tồn kho đầu kỳ cho kỳ kế toán tiếp theo. Bằng cách thực hiện các bước trên, doanh nghiệp có thể quản lý hàng tồn kho một cách chính xác mà không cần theo dõi liên tục từng giao dịch nhập xuất!

Phương pháp kiểm kê định kỳ được sử dụng khi nào?

Hệ thống kiểm kê định kỳ thường được áp dụng trong các doanh nghiệp không cần theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực, hoặc ưu tiên sự đơn giản và tiết kiệm chi phí. Dưới đây là một số trường hợp phổ biến:

• Doanh nghiệp nhỏ hoặc ít giao dịch: Các công ty có doanh số thấp hoặc lượng hàng tồn kho không thay đổi nhiều, như cửa hàng bán lẻ nhỏ, sử dụng hệ thống này vì không cần giám sát liên tục.
• Doanh nghiệp có hàng hóa đơn giản: Nếu doanh nghiệp kinh doanh ít loại sản phẩm hoặc mặt hàng giá trị thấp (ví dụ: tiệm tạp hóa), việc kiểm kê định kỳ là đủ để quản lý tồn kho.
• Doanh nghiệp theo mùa: Các công ty hoạt động chủ yếu theo mùa, như cửa hàng bán đồ lễ hội, chọn hệ thống này vì không cần theo dõi thường xuyên trong thời gian thấp điểm.
• Doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí: Những doanh nghiệp có mục tiêu cắt giảm chi phí thường ưu tiên hệ thống kiểm kê định kỳ, do không cần đầu tư vào phần mềm hoặc thiết bị theo dõi theo thời gian thực.

Kết luận

Phương pháp kiểm kê định kỳ là một phương pháp đơn giản và tiết kiệm chi phí để quản lý hàng tồn kho, đặc biệt dành cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc những doanh nghiệp có doanh số bán hàng thấp. Mặc dù nó mang lại sự đơn giản và giảm bớt gánh nặng hành chính, nhưng nó cũng đi kèm với những thách thức như thiếu dữ liệu thời gian thực và việc kiểm đếm vật lý sẽ gây tốn thời gian.

Bằng cách hiểu rõ các đặc điểm chính, lợi ích và hạn chế của nó, các doanh nghiệp có thể xác định xem hệ thống này có phù hợp với nhu cầu của mình hay không.

Tham khảo dịch vụ Tư vấn Quản trị sản xuất của OCD

• Phân tích và tối ưu hóa quy trình sản xuất: OCD hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá hiện trạng, nhận diện các điểm nghẽn và đề xuất giải pháp cải tiến quy trình, từ đó giảm thiểu lãng phí và nâng cao năng suất.
• Thiết kế hệ thống quản lý sản xuất hiện đại: Xây dựng các hệ thống quản lý sản xuất thông minh dựa trên công nghệ tiên tiến, phù hợp với đặc thù từng ngành nghề.
• Áp dụng công cụ quản lý tiên tiến: OCD triển khai các công cụ quản lý như Lean, Six Sigma, và TPM, giúp tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu sai sót trong sản xuất.
• Đào tạo và nâng cao năng lực quản lý: Trong dịch vụ tư vấn quản trị sản xuất, OCD cung cấp các chương trình đào tạo thực tiễn cho đội ngũ quản lý và nhân viên, giúp họ áp dụng thành công các phương pháp cải tiến sản xuất.

Tìm hiểu ngay tại:

Dịch vụ Tư vấn Quản trị Sản xuất

——————————-