Phương pháp kê khai thường xuyên là gì?

Last updated on 11 March, 2025

Hàng tồn kho là huyết mạch của doanh nghiệp bạn. Bạn cần đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu khách hàng, nhưng không quá nhiều đến mức bạn phải trả quá nhiều chi phí lưu kho. Đó là lý do tại sao việc có một phương pháp quản trị hàng tồn kho hợp lý là rất quan trọng, nó giúp bạn bạn biết chính xác lượng hàng tồn kho bạn có vào bất kỳ thời điểm nào. Phương pháp kê khai thường xuyên là một cách đáng tin cậy để theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực.

Trong bài viết này, OCD sẽ cùng bạn tìm hiểu sâu hơn về hệ thống kê khai thường xuyên là gì và nó hoạt động như thế nào.

Phương pháp kê khai thường xuyên là gì?

Khái niệm phương pháp kê khai thường xuyên

Phương pháp kê khai thường xuyên (Perpetual Inventory Method) là một phương pháp theo dõi và cập nhật số lượng hàng tồn kho sau mỗi giao dịch mua hoặc bán hàng hóa. Những đặc điểm chính của hệ thống kiểm kê liên tục:

• Theo dõi liên tục: Hệ thống này ghi lại sự thay đổi trong kho ngay lập tức khi có giao dịch hàng hóa (nhập kho hoặc xuất kho).
• Sử dụng công nghệ hiện đại: Thường sử dụng phần mềm và hệ thống máy tính để tự động hóa việc cập nhật số liệu hàng tồn kho.
• Cập nhật theo thời gian thực: Thông tin về số lượng hàng tồn kho luôn được cập nhật và phản ánh chính xác tại mọi thời điểm.
• Tác động liên tục đến Giá vốn hàng bán (COGS): Khi bán một mặt hàng, hệ thống sẽ tự động tăng Giá vốn hàng bán (COGS) và đồng thời cập nhật số lượng hàng tồn kho trong sổ sách kế toán.
• Đảm bảo tính chính xác: Mục tiêu là luôn đảm bảo số lượng hàng hóa thực tế trong kho hoặc kho chứa hàng được phản ánh chính xác trong tài khoản hàng tồn kho.

So sánh phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp kê khai thường xuyên theo dõi doanh số bán hàng liên tục và tức thì bằng công nghệ điểm bán hàng (POS) trên máy tính. Trong khi đó, phương pháp kiểm kê định kỳ chỉ theo dõi doanh số bán hàng khi có lệnh kiểm kê vật lý và yêu cầu đếm hàng tại một thời điểm nhất định (Hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm).

Các công ty lớn hoặc những công ty có hàng tồn kho phức tạp rất phù hợp với hệ thống kê khai thường xuyên. Các công ty nhỏ hơn với hàng tồn kho hạn chế thường có thể hoạt động hiệu quả với hệ thống định kỳ. Ngoài ra, sai số sẽ thấp hơn với hệ thống kiểm kê liên tục. Tuy nhiên, nếu số lượng hàng tồn kho hạn chế, không phức tạp, hệ thống định kỳ sẽ trở nên hiệu quả hơn.

Giá vốn hàng bán (COGS) là một chỉ số kế toán quan trọng được tính bằng cách cộng số dư đầu kỳ của hàng tồn kho với chi phí mua hàng tồn kho và trừ đi hàng tồn kho cuối kỳ. Với phương pháp kê khai liên tục, COGS được cập nhật liên tục thay vì chỉ được tính toán định kỳ nếu sử dụng phương pháp kiểm kê vật lý.

Nhìn chung, một khi hệ thống kiểm kê liên tục và tự động đã được thiết lập, nó sẽ tốn ít công sức hơn so với hệ thống vật lý. Tuy nhiên, chi phí đầu tư ban đầu cho hệ thống kiểm kê liên tục sẽ cao hơn.

Bảng so sánh tóm tắt

6 lợi ích hàng đầu của phương pháp kê khai thường xuyên

Phương pháp kê khai thường xuyên mang lại một loạt lợi ích có thể thay đổi cách các doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho và hoạt động kinh doanh của họ. Dưới đây là lý do tại sao nó là một yếu tố có thể thay đổi hoàn toàn cuộc chơi:

Lợi ích của phương pháp kê khai thường xuyên

Độ chính xác cao hơn

Hệ thống liên tục không bị ảnh hưởng bởi lỗi do con người, do đó việc kiểm đếm hàng tồn kho sẽ đạt độ chính xác cao hơn. Cải thiện độ chính xác giúp các nhà bán lẻ phát hiện sớm các sai lệch và hao hụt hàng tồn kho, để họ có thể xác định nguyên nhân gốc rễ, hành động nhanh chóng để khắc phục và bảo vệ lợi nhuận cuối cùng của mình.

Khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực

Với tính năng cập nhật trực tiếp, doanh nghiệp có thể theo dõi mức tồn kho bất cứ lúc nào, từ bất cứ đâu. Khả năng hiển thị này giúp đưa ra quyết định tốt hơn, cung cấp cho các nhà bán lẻ các công cụ cần thiết để đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhanh chóng, hiệu quả và giúp duy trì đúng lượng hàng tồn kho vào đúng thời điểm.

Một nghiên cứu gần đây của IHL Group cho thấy các nhà bán lẻ đang bỏ lỡ gần 1 nghìn tỷ đô la doanh số bán hàng vì tình trạng hết hàng. Và có tới 25% doanh thu của Amazon biến mất do tình trạng hết hàng bán lẻ. Nếu khách hàng phải đến đối thủ cạnh tranh để có được thứ họ muốn, họ có thể không bao giờ quay lại với thương hiệu của bạn.

Dự báo nhu cầu tốt hơn

Dữ liệu theo thời gian thực giúp các nhà bán lẻ phát hiện tình trạng hết hàng và mức độ tồn kho thấp nhanh hơn, để họ có thể hành động nhanh chóng và đưa thêm sản phẩm lên kệ.

Ví dụ về “Cơn sốt Stanley Cup” cũng tương tự. Stanley Cup là một loại cốc giữ nhiệt nổi tiếng ở Mỹ. Khi một trào lưu trên TikTok khiến chiếc cốc này trở nên cực kỳ hot, các nhà bán lẻ sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên có thể nhanh chóng nhận thấy nhu cầu tăng vọt và đảm bảo họ có đủ cốc Stanley để bán, tránh tình trạng hết hàng và mất doanh thu.

Với dữ liệu lịch sử và xu hướng bán hàng trong quá khứ, họ có thể dự đoán chính xác hơn lượng hàng cần đặt để đáp ứng nhu cầu, giảm nguy cơ đặt hàng thiếu hoặc thừa – và những hậu quả đi kèm. Điều này đặc biệt có giá trị trong mùa cao điểm hoặc các đợt khuyến mãi.

Hiệu quả và tiết kiệm thời gian

Việc tự động hóa các tác vụ hàng ngày như theo dõi, mua hàng và báo cáo giúp giải phóng thời gian của bạn, giúp bạn tập trung vào các chiến lược mở rộng quy mô và phát triển doanh nghiệp của mình. Nó cũng giúp nhân viên của bạn tập trung vào các công việc tạo ra giá trị cao hơn, chẳng hạn như thiết kế trải nghiệm khách hàng cá nhân hóa hơn và xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn giảm chi phí nhân công.

Tiết kiệm chi phí

Nhờ khả năng tối ưu hóa từ việc kiểm kê liên tục – giảm thiểu sai lệch tồn kho, tự động hóa quy trình, và điều chỉnh lượng hàng đặt – doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành đáng kể. Hơn nữa, phương pháp kê khai liên tục còn giúp quy trình làm việc hiệu quả hơn, mang lại trải nghiệm tốt cho khách hàng và tạo môi trường làm việc tích cực cho nhân viên.

Khả năng mở rộng

Khi doanh nghiệp mở rộng, việc quản lý hàng tồn kho trở nên phức tạp hơn. Một hệ thống kiểm kê liên tục, được tích hợp với hệ thống điểm bán hàng (POS) cao cấp, phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn, cho phép bạn xử lý lượng hàng tồn kho lớn hơn và nhiều địa điểm một cách dễ dàng. Khả năng mở rộng này làm cho phương pháp kê khai liên tục trở nên lý tưởng hơn cho các nhà bán lẻ có kế hoạch mở rộng hoạt động bằng cách mở thêm nhiều địa điểm hoặc kênh bán hàng.

Nhược điểm của phương pháp kê khai thường xuyên

Hệ thống quản lý hàng tồn kho liên tục thường tốn kém hơn khi thiết lập vì nó đòi hỏi phần mềm máy tính, mã vạch và máy quét. Các nhược điểm khác của phương pháp kê khai thường xuyên mà bạn có thể gặp phải bao gồm:

• Mất mát hàng hóa: Hệ thống liên tục không thể tự động phát hiện hoặc xác định các mặt hàng tồn kho bị mất. Khi một SKU đã được hạch toán trong hệ thống liên tục, hệ thống sẽ tiếp tục ghi nhận sai mặt hàng đó trong hệ thống theo dõi cho đến khi kỳ kiểm kê thực tế.
• Lỗi quét mã vạch: Phương pháp kê khai thường xuyên dựa vào việc quét mã vạch sản phẩm. Nếu có lỗi quét như quét một mặt hàng hai lần, bỏ sót mã vạch hoặc không quét đúng sản phẩm, các chi tiết cho mặt hàng hoặc SKU đó sẽ được hạch toán không chính xác trong hồ sơ hàng tồn kho của hệ thống liên tục.
• Trộm cắp và hư hỏng: Hệ thống kiểm kê liên tục không thể “nhìn thấy” những gì xảy ra với hàng hóa sau khi đã nhập kho. Hư hỏng, hao hụt, trộm cắp – hệ thống đều “bó tay”. Nếu muốn biết thực tế hàng tồn kho có khớp với số liệu trên hệ thống hay không, bạn bắt buộc phải kiểm kê kho bằng phương pháp thủ công.

Khi nào nên sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên?

Các công ty lớn với khối lượng hàng tồn kho vật lý luân chuyển liên tục và nhanh chóng nên cân nhắc triển khai phương pháp kê khai thường xuyên. Điều tương tự cũng áp dụng cho các doanh nghiệp có nhiều địa điểm kinh doanh. Các công ty hiện tại có thể chưa đáp ứng các tiêu chí trên, nhưng dự kiến sẽ tăng trưởng mạnh mẽ trong tương lai cũng nên xem xét phương pháp này.

Các yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến sự cần thiết của hệ thống kiểm kê liên tục bao gồm:

• Quy mô lợi nhuận của công ty và khả năng chi trả cho chi phí triển khai ban đầu cũng như chi phí vận hành liên tục.
• Quy mô của hàng tồn kho cần quản lý.
• Khả năng đáp ứng của nhà cung cấp đối với hệ thống, phần mềm quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp (Trong việc trao đổi và quản lý dữ liệu chung).

Ví dụ về phương pháp kê khai thường xuyên trong một siêu thị mini

Tình huống: Một siêu thị mini “Tiện Lợi Mart” bán đa dạng các loại hàng hóa như thực phẩm, đồ uống, hóa mỹ phẩm, đồ gia dụng. Siêu thị sử dụng hệ thống POS hiện đại với máy quét mã vạch tại quầy thu ngân và hệ thống quản lý kho phức tạp hơn.

Áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên:

• Nhập kho tự động: Khi xe tải chở hàng hóa đến siêu thị, hàng hóa sẽ được quét mã vạch khi nhập kho. Hệ thống tự động cập nhật số lượng hàng hóa vào kho, phân loại theo từng danh mục (ví dụ: đồ uống, thực phẩm tươi sống, …).
• Bán hàng nhanh chóng: Tại quầy thu ngân, nhân viên chỉ cần quét mã vạch sản phẩm, hệ thống tự động tính tiền và trừ số lượng sản phẩm đó khỏi kho.
• Quản lý tồn kho đa dạng: Hệ thống cho phép quản lý hàng ngàn mặt hàng khác nhau, theo dõi hạn sử dụng, lô sản xuất, vị trí lưu trữ trong kho.
• Đặt hàng tự động: Khi số lượng tồn kho của một mặt hàng xuống dưới mức quy định (ví dụ: sữa tươi không đường còn dưới 20 hộp), hệ thống có thể tự động gửi cảnh báo hoặc thậm chí tự động tạo đơn hàng gửi đến nhà cung cấp để bổ sung hàng.
• Ứng dụng thực tế: Vào các dịp lễ Tết, nhu cầu mua sắm tăng cao. Phương pháp kê khai thường xuyên giúp siêu thị dự báo nhu cầu dựa trên dữ liệu bán hàng lịch sử và điều chỉnh lượng hàng nhập cho phù hợp.

Kết luận

Phương pháp kê khai thường xuyên mang đến độ chính xác, hiệu quả và thông tin theo thời gian thực vượt trội, biến nó thành một công cụ thiết yếu cho các nhà bán lẻ đầy tham vọng ngày nay. Bằng cách tự động hóa các quy trình và tích hợp với các hệ thống khác, phương pháp kiểm kê liên tục đơn giản hóa hoạt động, giảm chi phí và trao quyền cho các nhà bán lẻ đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu và dự báo chính xác hơn.

Tham khảo dịch vụ Tư vấn Quản trị sản xuất của OCD

• Phân tích và tối ưu hóa quy trình sản xuất: OCD hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá hiện trạng, nhận diện các điểm nghẽn và đề xuất giải pháp cải tiến quy trình, từ đó giảm thiểu lãng phí và nâng cao năng suất.
• Thiết kế hệ thống quản lý sản xuất hiện đại: Xây dựng các hệ thống quản lý sản xuất thông minh dựa trên công nghệ tiên tiến, phù hợp với đặc thù từng ngành nghề.
• Áp dụng công cụ quản lý tiên tiến: OCD triển khai các công cụ quản lý như Lean, Six Sigma, và TPM, giúp tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu sai sót trong sản xuất.
• Đào tạo và nâng cao năng lực quản lý: Trong dịch vụ tư vấn quản trị sản xuất, OCD cung cấp các chương trình đào tạo thực tiễn cho đội ngũ quản lý và nhân viên, giúp họ áp dụng thành công các phương pháp cải tiến sản xuất.

Tìm hiểu ngay tại:

Dịch vụ Tư vấn Quản trị Sản xuất

——————————-