Lựa chọn Phần mềm Thông tin nhân sự HRIS phù hợp (Phần 2)

Last updated on 23 October, 2024

Hệ thống thông tin nhân sự HRIS ( Human Resources Informantion System) là phần mềm vô cùng quan trọng cho mọi doanh nghiệp trên tất cả các lĩnh vực, hệ thống thông tin nhân sự HRIS giúp các nhà lãnh đạo quản lý các kế hoạch và thông tin cá nhân của từng nhân viên dù với nguồn lực hạn chế và nguồn dữ liệu liên tục thay đổi từng ngày.

Nhưng làm thế nào để các nhà quản lý nhân sự và các giám đốc điều hành biết rằng họ đang lựa chọn phần mềm thông tin nhân sự tốt nhất để quản lý tất cả các vấn đề về thông tin nhân sự, và liệu rằng giải pháp đó vẫn còn hiểu quả dài hạn trong tương lai? Sau đây là những câu hỏi giúp các nhà quản lý nhân sự làm rõ nhu cầu của doanh nghiệp trong quá trình lựa chọn phần mềm Thông tin Nhân sự.

9. Phần mềm Thông tin nhân sự sẽ có khả năng cấp quyền truy cập theo mức độ tùy theo từng vị trí nhân sự hay không ?

Cùng với việc cung cấp quyền truy cập cho nhân viên, phần mềm Thông tin nhân sự sẽ là công cụ đắc lực giúp các nhà quản lý nhân sự phê duyệt và kiểm soát tất cả dữ liệu trong hệ thống và phân quyền truy cập cho từng nhân sự theo mức độ liên quan của nhân sự đó và dữ liệu trên toàn hệ thống Thông tin nhân sự HRIS.

10. Phần mềm Thông tin nhân sự HRIS có khả năng tự động xuất nhiều dạng báo cáo dựa trên nguồn dữ liệu đã có hay không?

Sẽ thật tiện lợi khi phần mềm Thông tin nhân sự bạn lựa chọn có thể xuất báo cáo ở nhiều chế độ xem và định dạng (bảng tính exel, biều đồ, PDF, HTML), giúp các nhà quản lý nhân sự đánh giá được toàn cảnh bức tranh nhân sự của doanh nghiệp, từ đó tăng cường năng suất và rút ngắn thời gian quá trình ra quyết định. Với phần mềm Thông tin nhân sự, các nhà quản lý nhân sự có thể đánh giá tình hình nhân sự bất cứ lúc nào, hoạch định các kế hoạch cụ thể, thay đổi thông tin nhân khẩu học của nhân viên liên quan đến lợi ích, đãi ngộ và các dữ liệu nhân sự khác.

11. Phần mềm Thông tin nhân sự có cung cấp các tính năng giúp các nhà quản lý nhân sự tiết kiệm thời gian không?

Tùy thuộc vào nhu cầu của từng bộ phận, khả năng xử lý thông tin của phần mềm Thông tin nhân sự theo từng đợt, quản lý thông báo và thanh toán theo từng dự án hay lập hóa đơn và báo cáo cụ thể các công tác phí của cá nhân sẽ giúp các nhà quản lý nhân sự rút ngắn nhiều quy trình và thủ tục, từ đó tiết kiệm thời gian và tăng năng suất.

12. Phần mềm Thông tin nhân sự có cung cấp các tính năng cụ thể để giúp các nhà quản trị nhân sự  giao tiếp tốt hơn trong công việc?

Một số hệ thống Thông tin nhân sự HRIS cung cấp một số tinh năng cho phép các nhà quản trị nhân sự linh hoạt trong việc trao đổi với nhân viên ở các cấp độ: qua email hàng loạt, bảng tin điện tử và theo các tiêu chí lọc cụ thể (như địa điểm, bộ phận, kế hoạch bảo hiểm, tình trạng đăng ký, tình trạng nghỉ hưu và các cấp độ khác) thông qua Hệ thống thông tin nhân sự. Những tính năng giao tiếp này có thể tự động hóa hơn nữa các quy trình và giúp các nhà quản trị nhân sự giao tiếp hiệu quả hơn.

13. Phần mềm Thông tin nhân sự giúp các nhân viên trong doanh nghiệp kết nối tốt hơn?

Ngoài việc cho phép nhà quản trị nhân sự phê duyệt các giao dịch, nhiều hệ thống công nghệ thông tin nhân sự cũng cung cấp khả năng cho các nhà quản trị nhân sự đóng vai trò là người gác cổng trong việc kiểm soát hóa đơn vận chuyển để đảm bảo mọi dữ liệu trong hệ thống đều chính xác. Điều này có thể:

Đảm bảo tính chính xác của hóa đơn vận chuyển,

Tiết kiệm thời gian và tiền bạc,

Hỗ trợ kịp thời trong việc tuyển dụng nhân sự

14. Kiểm soát các chi phí phát sinh khi sử dụng phần mềm Thông tin nhân sự ?

Các nhà quản trị nhân sự cần xác định các yếu tố hỗ trợ dịch vụ khách hàng trực tuyến đi kèm cùng phần mềm Thông tin nhân sự qua cơ sở dữ liệu, hỗ trợ qua email, kết nối trực tuyến, v..v. Các nhà quản trị nhân sự nên yêu cầu sự hỗ trợ nhanh chóng trong vòng 24h từ các nhà cung cấp phần mềm Thông tin nhân sự để đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp mình và sự bảo mật của dữ liệu Thông tin nhân sự.

15. Chi phí sử dụng và duy trì hệ thống thông tin nhân sự có vượt quá lợi ích doanh nghiệp nhận được?

Nhà quản lý nhân sự cần đánh giá toàn bộ chi phí của hệ thống thông tin nhân sự bên cạnh các lợi ích nhận được, bao gồm tất cả các khoản phí hàng năm, hàng tháng và chi phí khởi tạo ban đầu, v..v. Hãy cần nhắc giữa một hệ thống Thông tin nhân sự có chi phí lớn hơn so với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường nhưng đi kèm với nhiều tính năng vượt trội hơn, vd: cho phép nhân viên duy trì hồ sơ của riêng họ và mang lại sự tiện lợi, tiết kiệm thời gian và độ chính xác cao hơn. Những yếu tố này cần được xem xét và cân nhắc trong quá trình lựa chọn.

Kết

Nhu cầu về hệ thống thông tin nhân sự ngày càng tăng, việc các nhà quản trị nhân sự phân tích, cân nhắc tất cả các lựa chọn trên thị trường phần mềm sẽ rất quan trọng để chọn ra được một giải pháp Thông tin nhân sự phù hợp nhất với doanh nghiệp mình. Việc lựa chọn chính xác phần mềm thông tin nhân sự phù hợp với doanh nghiệp được xem là một khoản đầu tư dài hạn có hiệu quả lâu dài cho tất cả các doanh nghiệp.

Nguồn: thebalancecareers.com

OOC digiiMS Solutions