5 lý do sử dụng phần mềm nhân sự

Last updated on 4 June, 2023

Sự phát triển về Trí tuệ nhân tạo, Phân tích dữ liệu lớn, Học máy, IoT, Thực tế tăng cường và các ngành Công nghệ khác được xem như là những yếu tố thúc đẩy chính trong giới kinh doanh ngày nay. Bên cạnh đó, số hóa và tự động hóa các quy trình cũng góp phần quan trọng trong công tác quản lý nhân sự. Đâu là lý do khiến doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm nhân sự?

Phần mềm quản lý nhân sự ra đời như là một bước thay đổi lớn trong cách quản lý nguồn nhân lực thông thường từ việc tuyển dụng đến kết nối các nhóm, quản lý tài nguyên và giải quyết khiếu nại . Phần mềm quản lý nhân sự này còn có thể phân loại các báo cáo như số lượng nhân viên, nhiệm kỳ trung bình, nghỉ phép, tiền lương, tổng chi phí, sự đào tạo trung bình, sử dụng tài nguyên trung bình, tổng chi phí đi lại, v.v. Quản lý nhân sự thông minh đã trở thành một nền tảng thiết yếu cho các nhà lãnh đạo để đảm bảo sự thành công và phát triển của họ.

Bên cạnh đó, các nhà lãnh đạo cũng đang cân nhắc về tầm quan trọng của phần mềm quản lý nhân sự cùng với những lợi ích cần thiết mà phần mềm mang lại cho họ để duy trì và xây dựng đội ngũ lao động hiệu quả.Trong thời đại kỹ thuật số, khi cơ hội việc làm tăng cao, tỷ lệ thất nghiệp và tỷ lệ bỏ việc giảm đã trở thành trong những yếu tố quyết định nên sự thành công của doanh nghiệp. Ngoài ra, những chuyển đổi trong doanh nghiệp cũng sẽ được xét duyệt thông qua phần mềm quản lý nhân sự.

Dưới đây là một trong số lý do mà doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý nhân sự:

Hợp lý hóa và tự động hóa hoạt động quản lý nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự hiện đại và trực quan không chỉ đơn giản và có khả năng mở rộng mà còn có thể phân tích, giám sát và đánh giá các báo cáo. Đối với các nhà lãnh đạo, việc tận dụng phần mềm quản lý là điều cần thiết để tránh lãng phí thời gian tìm kiếm thông tin từ một khối lượng báo cáo và giấy tờ lớn.

Việc tự động hóa tất cả các quy trình của phần mềm quản lý nhân sự như đăng tin về công việc nội bộ, thông tin tuyển dụng, quá trình đào tạo nhập môn cho nhân viên mới, tài liệu giải quyết khiếu nại, quản lý tiền lương và thông tin liên lạc nội bộ khác sẽ giúp ích cho doanh nghiệp ở tất cả các cấp quản lý nội bộ. Các nhà lãnh đạo có thể phê duyệt các yêu cầu hiệu quả và đưa ra các đánh giá công bằng, không thiên vị để duy trì kỷ luật và niềm tin giữa các nhân viên sử dụng khi dùng các công nghệ tiên tiến.

Phân tích dữ liệu và các dữ liệu lớn mở rộng sự hiểu biết sâu hơn về dữ liệu cho chuyên gia nhân sự và giúp họ tận dụng các lợi thế từ dữ liệu trong việc xử lý các nhiệm vụ khác nhau để đưa ra các quyết định quan trọng. Hợp lý hóa các hoạt động nhân sự với phần mềm quản lý nhân sự được hỗ trợ bởi AI để tạo nên sự gắn kết của nhân viên cao hơn và cải thiện lại phúc lợi của nhân viên.

Tuân thủ các quy chế và quy định.

Một trong những lý do sử dụng phần mềm nhân sự là sự tuân thủ các quy chế và quy định. Cho dù doanh nghiệp đang ở giai đoạn non trẻ hay đã thành lập được một thời gian, các nhà lãnh đạo cũng cần tuân thủ quy định đối với nhân viên của mình. Phần mềm quản lý nhân sự không chỉ giúp nhà lãnh đạo thực hiện trách nhiệm về nhân sự mà còn hiểu được các hoạt động trong việc tuân thủ khuôn khổ pháp lý theo luật quốc gia và các cơ quan quản lý quốc tế.

Các quy trình kỹ thuật số tiên tiến có thể giúp nhà quản lý nhân sự khai thác phân tích tâm lý của nhân viên và phản ánh sự thiên vị. Qua đó, phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp tăng tính minh bạch. Bên cạnh đó, các phần mềm quản lý nhân sự dựa trên AI được nhân bản hóa tạo điều kiện cho các doanh nghiệp quản lý tốt hơn và tạo ra mối quan hệ khăng khít hơn với nhân viên. Ngoài ra, phần mềm quản lý nhân sự còn giúp doanh nghiệp xử lý bảng lương nhanh chóng, phòng tránh các sai sót để giúp các nhà lãnh đạo giảm chi phí và cân bằng chi tiêu và tỷ lệ ROI.

Theo dõi và giám sát quản lý khiếu nại

Một nghiên cứu năm 2015 của SMF cho biết rằng những nhân viên cảm thấy thoả mãn và hạnh phúc với công việc thì sẽ tạo ra năng suất cao hơn tới 20% so với những nhân viên không cảm thấy vui vẻ. Phần mềm quản lý nhân sự giúp các nhà quản lý và nhà lãnh đạo thoát khỏi sự nắm bắt của các định hướng từ EQ (Cảm xúc Quotient). Từ đó, dẫn đến số lượng tham gia của nhân viên thông qua các chương trình đào tạo thiết thực khác nhau và hỗ trợ chat-bot được gia tăng nhanh chóng.

Ngoài ra, sự căng thẳng trong quản lý nhân sự cũng là một trong những vấn đề nổi trội trong các doanh nghiệp, vậy nên phần mềm quản lý nhân sự đóng một vai trò hiệu quả trong việc tiếp nhận khiếu nại và giải quyết khiếu nại. Một số nghiên cứu đã chỉ ra rằng nếu trong doanh nghiệp có một hệ thống quản lý khiếu nại chuyên nghiệp sẽ góp phần gia tăng chỉ số hạnh phúc tổng thể trong doanh nghiệp và tạo nên một đội ngũ lao động tận tâm và năng suất.

Cải thiện hiệu suất làm việc với một mục tiêu rõ ràng

Tận dụng phần mềm quản lý nhân sự có chất lượng sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện đáng kể năng suất chung. Phần lớn các doanh nghiệp lớn đều phụ thuộc vào phần mềm quản lý nhân sự để đánh giá hoạt động của doanh nghiệp thông qua phân tích các báo cáo từ các nhân viên. Trong bối cảnh mà khả năng cạnh tranh thị trường và kế hoạch tăng trưởng ​​đóng vai trò quan đối sự tồn tại của doanh nghiệp, thì các phần mềm nhân sự có khả năng giúp bộ phận nhân sự phân tích dữ liệu dựa trên AI và đem lại kết quả tốt hơn. Ngay từ bộ phận trợ giúp đến quản lý dự án, phần mềm quản lý nhân sự tự động giúp các nhà lãnh đạo quản lý thời gian một cách thành thạo.

Tiếp nhận thông tin theo thời gian thực

Bảng điều khiển hệ thống trong phần mềm quản lý nhân sự có thể phân loại các báo cáo,  nhiệm kỳ trung bình, số lượng nghỉ phép, sử dụng tài nguyên trung bình, tổng chi phí đi lại, v.v. Phần mềm quản lý nhân sự sẽ tiến hành và phân tích dữ liệu để có thể hiểu rõ về hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài ra, các công cụ quản lý nhân sự còn có nhiệm vụ cung cấp cái nhìn chi tiết từng mọi khía cạnh của doanh nghiệp thông qua các báo cáo. Từ đó, nhà quản lý có thể dễ dàng cải thiện năng suất và tạo ra mối quan hệ chặt chẽ bền lâu với nhân viên.

Lược dịch bởi Công ty Giải pháp Công nghệ OOC

Nguồn: www.entrepreneur.com

Tham khảo thêm các bài viết liên quan: Top 8 phần mềm quản lý nhân sự đơn giản dễ sử dụng

Phần mềm Nhân sự digiiHR