Phần mềm Quản lý Công việc – Quản lý công việc hiệu quả, khoa học có lợi ích gì? (phần 1)

Last updated on 23 October, 2024

Ngay bây giờ, bạn đang phải giải quyết hơn 20 nhiệm vụ và không thực sự biết bắt đầu từ đâu? Bạn có thể đã tìm kiếm những cách hiệu quả hơn để tổ chức quy trình công việc của mình và có lẽ bạn đã thử một số phần mềm quản lý công việc. Dưới đây là cách xây dựng và quản lý công việc để giúp bạn cân bằng công việc một cách dễ dàng hơn thông qua ứng dụng.

Quản lý công việc là gì?

Quản lý công việc về cơ bản là xử lý các nhiệm vụ từ khi bạn tạo chúng cho đến khi hoàn thành nhiệm vụ đó.

Các bước khi quản lý công việc và giao việc là:

• Tạo nhiệm vụ, công việc: Đặt mục tiêu dự án của bạn, biến chúng thành các nhiệm vụ có thể thực hiện và thêm các chi tiết có liên quan như thời gian thực hiện nhiệm vụ, ước tính thời gian, các yếu tố phụ thuộc, trạng thái thực hiện nhiệm vụ, v.v.
• Sắp xếp và ưu tiên: Xem xét tất cả các yếu tố có thể ảnh hưởng đến công việc và deadlines của bạn. Sau đó thiết lập thứ tự mà bạn sẽ làm việc và hoàn thành từng công việc.
• Giám sát và update quá trình thực hiện các công việc: Quá trình này thực sự bắt đầu sau khi bạn tạo ra một tác vụ. Bất kỳ hoạt động nào cũng cần được kiểm soát để đảm bảo rằng nhiệm vụ đã được theo dõi và ghi lại chính xác cho đến khi hoàn thành.

(Note: Bạn không chỉ cần sử dụng phần mềm quản lý công việc tại văn phòng, công ty mà còn quản lý nhiều nhiệm vụ bên ngoài môi trường nơi làm việc như: chuyến đi nghỉ, những thứ bạn cần mua sắm,…)

Tại sao phần mềm quản lý công việc lại quan trọng?

Phần mềm quản lý công việc cung cấp sự rõ ràng và ổn định khi nói đến mọi nhiệm vụ bạn đã, đang và sẽ thực hiện.

Bạn luôn luôn biết chính xác những gì cần phải làm và theo thứ tự. Quản lý công việc tốt sẽ giảm mức độ căng thẳng và lo lắng mỗi khi phải đối mặt với deadline và giảm khả năng trì hoãn công việc.

Dưới đây là các lợi ích khi sử dụng phần mềm này:

Đảm bảo các hoạt động hàng ngày của bạn được tổ chức và sắp xếp hợp lý

Với phần mềm quản lý công việc, bạn kiểm soát tất cả công việc ở một nơi. Bạn có thể sắp xếp các nhiệm vụ của mình theo cách bạn muốn, thông qua một danh sách việc cần làm (to-do list) đơn giản, danh sách nhiệm vụ (task lists) nâng cao, hay áp dụng những phương pháp trực quan như: bảng Kanban, Biểu đồ Gantt, v..v.

Bạn không còn phải tìm kiếm các nhiệm vụ thông qua email hoặc trong đống giấy tờ, văn bản. Bằng cách sử dụng phần mềm quản lý công việc một cách hiệu quả, bạn chắc chắn rằng không lỡ bất kỳ nhiệm vụ nào.

(Note: Trước đây chúng tôi đã thực hiện khảo sát thông qua hơn 200 danh sách công việc từ một webite việc hoạt động tại hơn 50 quốc gia. Quản lý công việc hiệu quả là một trong những kỹ năng hàng đầu mà các nhà tuyển dụng đang mong đợi từ các nhà quản lý dự án của họ. Điều này cho thấy quản lý công việc và quản lý giao việc quan trọng như thế nào đối với nhà tuyển dụng để doanh nghiệp có thể đạt được kết quả kỳ vọng và năng suất hiệu quả)

Hoàn thành deadlines công việc

Không ai muốn lãng phí thời gian cho các nhiệm vụ quản trị như kiểm tra email hoặc gửi hóa đơn. Đó là lý do tại sao bạn cần đặt thời gian giới hạn cho các nhiệm vụ của mình. Những ranh giới này giúp bạn tập trung vào những gì quan trọng nhất.

Để tránh tình trạng lãng phí thời gian và bị công việc cuốn đi, bạn cần theo dõi bạn đã dành bao nhiêu thời gian cho từng nhiệm vụ bạn làm trong ngay. Bằng cách hạn chế số giờ dành cho các hoạt động không quan trọng hoặc những hoạt động lãng phí thời gian, bạn sẽ có thể tập trung nhiều thời gian hơn vào các công việc quan trọng và sắp đến hạn deadlines, từ đó công việc hiệu quả hơn và hoàn thành công việc trong khoảng thời gian đã dự tính.

Kiểm soát ngân sách

Hầu hết các nhiệm vụ đều được liên kết với một ngân sách theo cách này hay cách khác. Cho dù bạn cần tiền để mua phần mềm mới hoặc đồ dùng văn phòng, thuê chuyên gia tư vấn hoặc nhân viên mới, tải hình ảnh từ stock hoặc tạo video quảng cáo cho khách hàng của bạn, công việc của bạn luôn được gắn với ngân sách đã dự trù.

Để đảm bảo bạn không vượt quá số tiền đó, bạn có thể chia toàn bộ ngân sách của mình theo từng nhiệm vụ và một phần thuộc tính của nó cho các hoạt động riêng lẻ dựa trên ước tính của bạn.

Sắp xếp rõ ràng những công việc cần ưu tiên

Sắp xếp các công việc ưu tiên của bạn là rất quan trọng để cân bằng khối lượng công việc trong khi vẫn hoàn thành đúng thời hạn. Đó là lý do tại sao việc sắp xếp các công việc theo các nhóm khác nhau như nhóm việc khẩn cấp (urgency) hay nhóm việc quan trọng (importantce) giúp bạn dễ dàng sắp xếp các công việc ưu tiên.

Rất nhiều lúc bạn cảm thấy hứng thú khi bắt đầu vào làm việc vào buổi sáng và sau đó mất động lực vì bạn không biết bắt đầu từ đâu vì bạn luôn cảm thấy tất cả mọi công việc đều cần ưu tiên. Vì vậy, hãy tìm hiểu những phương pháp bạn có thể sử dụng để dễ dàng sắp xếp và ưu tiên các công việc của mình.

Các Tips để quản lý công việc hiệu quả khi ứng dụng phần mềm

Khi nói đến việc quản lý các công việc ở cấp độ nhóm sẽ có nhiều điểm khác biệt so với quản lý công việc cá nhân.

Bạn cần trao đổi với các thành viên trong nhóm về việc phân công công việc, mỗi người sẽ chịu trách nhiệm về một nhiệm vụ nhất định và sau đó báo cáo về tiến độ công việc, deadline, ngân sách tối thiểu, các nguồn lực cần thiết, thứ tự công việc ưu tiền và các yếu tố ảnh hưởng khác.

Với tư cách cá nhân, các nhiệm vụ của bạn có thể chỉ phụ thuộc vào khách hàng của bạn, ngân sách được đặt và thời hạn, còn khi làm việc với nhóm, công ty, việc quản lý sẽ phức tạp và liên quan đến nhiều yếu tố hơn: đồng nghiệp trong công ty, team members trong một nhóm. Ở cấp độ quản lý giao việc này, bạn cần giao tiếp nhiều hơn với các thành viên trong nhóm để cùng hoàn thành mục tiêu công việc. Điều này đảm bảo rằng tài nguyên nhóm được sử dụng chính xác ( thời gian, ngân sách, …) và sẽ giúp trong dự án thành công, đúng tiến độ.

Nguồn: paymoapp.com

Lược dịch bởi Công ty Tư vấn Quản lý OCD.

Phần mềm Quản lý Công việc và Cộng tác digiiTeamW

Quản lý Công việc hiệu quả là một cách hoàn hảo để bắt đầu tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và hiệu suất lao động của doanh nghiệp. Nếu đó là điều mới mẻ đối doanh nghiệp, mẹo nhỏ là có thể bắt đầu với thử với một đầu công việc đơn giản và giao việc ở cấp độ nhóm và cá nhân trên Phần mềm Quản lý Công việc digiiTeamW. Để đảm bảo việc ủy thác công việc tốt và không đưa tất cả các nhiệm vụ vào một người, digiiTeamW sẽ giúp những người có trách nhiệm theo dõi các công việc đang được thực hiện dễ một cách dễ dàng hơn.

Tính năng của Phần mềm digiiTeamW

digiiTeamW có thể sử dụng cho nhóm làm việc hoặc doanh nghiệp. Dưới đây là một số tính năng chính của digiiTeamW:

• Tạo/đăng ký công việc dễ dàng (chi tiết công việc, tình trạng công việc, người/bộ phận chịu trách nhiệm, người liên quan, kết quả đầu ra, deadline….) và giao việc cho các thành viên trong nhóm/bộ phận.
• Quản lý công việc của cá nhân, nhóm, bộ phận, công ty dưới dạng danh sách, lịch ma trận ưu tiên (Priority Matrix).
• Giao diện dashboard sinh động, tổng hợp các thông tin quan trọng giúp người dùng dễ dàng theo dõi tình trạng, độ ưu tiên.
• Hệ thống báo cáo giúp người quản lý đánh giá nhanh việc thực hiện công việc của nhân sự thuộc nhóm/bộ phận, công ty.

Điều kiện áp dụng Phần mềm digiiTeamW

Phần mềm digiiTeamW sẽ là phương pháp tuyệt vời cho bạn và doanh nghiệp của bạn nếu:

• Doanh nghiệp của bạn yêu cầu nhân viên tuân thủ các quy tắc và quy định của chính doanh nghiệp đặt ra.
• Có một lực lượng lao động chuyển giao với số lượng lớn nhân viên bán thời gian nhưng lại muốn giữ chất lượng dịch vụ tốt và đồng đều.
• Cần lưu giữ hồ sơ về những công việc đã được hoàn thành ngay khi chúng được hoàn thành và nhân viên nào đã hoàn thành chúng.
• Muốn làm cho nhân viên dễ dàng thực hiện các công việc thường xuyên.
• Muốn cải thiện hiệu suất kinh doanh của mình và đưa ra quyết định thông minh hơn.

Để tìm hiểu thêm và được tư vấn Phần mềm Quản lý doanh nghiệp digiiMS của Công ty Giải pháp Công nghệ OOC, vui lòng liên hệ:

Công ty CP Giải pháp Công nghệ OOC

Điện thoại/Zalo: 0886595688

Email: ooc@ooc.vn