Phần mềm BI – nền tảng của giải pháp KPI

Last updated on 23 October, 2024

KPI hay Hệ thống chỉ tiêu kết quả trọng yếu, cũng như phần mềm BI là một xu hướng được nhiều doanh nghiệp theo đuổi trong thời gian gần đây.

KPI là hệ thống các chỉ tiêu kết quả mang tính trọng yếu (xuất phát từ chiến lược doanh nghiệp), được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu chiến lược, đồng thời cũng sử dụng để đánh giá kết quả công việc của nhân viên.

Các phần mềm KPI cho giúp doanh nghiệp (1) thiết kế hệ thống chỉ tiêu KPI và (2) cập nhật kết quả thực hiện các chỉ tiêu và (2) theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện.

Có một thực tế là trong khi rất nhiều doanh nghiệp triển khai hệ thống chỉ tiêu KPI, rất ít doanh nghiệp có thể triển khai KPI thành công ngay trong năm đầu tiên. Có nhiều lý do cho việc này, nhưng về mặt hệ thống, chúng tôi cho rằng thách thức lớn nhất chính là việc không có phần mềm KPI hoặc phần mềm KPI không có có chế thu thập dữ liệu tốt, vì các lý do:

1. Phần mềm KPI, phần nào giống như Tableau của ô tô, không phải là phần mềm ghi nhận kết quả trực tiếp từ hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, mà cần thông tin từ các hệ thống/phần mềm khác. Vì vậy, phần mềm KPI cần được kết nối/tích hợp với các phần mềm khác để có thể mang lại cho nhà điều hành báo cáo/dashboard cập nhật.

2. Các chỉ tiêu KPI có thể không ổn định theo thời gian, khi mà trọng tâm chiến lược của doanh nghiệp thay đổi, hoặc đơn giản là họ phải khắc phục những điểu yếu quan trọng mới phát sinh. Điều này có nghĩa là một chỉ tiêu KPI có thể xuất hiện ở năm thứ nhất, biến mất ở năm thứ 2, rồi lại xuất hiện ở năm thứ 3. Điều này gây khó khăn cho việc theo dõi, cập nhật và đảm bảo tính liên tục của dữ liệu.

3. Thực tế cho thấy, hầu hết bộ chỉ tiêu KPI lượng hóa vẫn bao gồm những chỉ tiêu phản ảnh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, cùng với một số chỉ tiêu khác như “Chỉ số hài lòng khách hàng” có thể không có sẵn. Vì vậy, nhu cầu thu thập, lưu trữ, và kể cả phân tích một cách thường xuyên các chỉ tiêu kinh doanh thông dụng vẫn cần thiết, cho dù doanh nghiệp áp dụng KPI.

Đên đây, ta có thể thấy, để hệ thống KPI chạy tốt, doanh nghiệp vẫn cần có một công cụ giúp giúp thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu đối với những chỉ tiêu sản xuất kinh doanh thông dụng. Công cụ đó thường được biết đến với cái tên Giải pháp BI hoặc Phần mềm BI.

Vậy Phần mềm BI là gì?

Thuật ngữ “Business Intelligence” bắt đầu được hãng tư vấn Gartner sử dụng từ năm 1989 và đã trở nên rất thông dụng kể từ đó. Business Intelligence (BI) chỉ những công nghệ, quy trình, và kỹ năng cần thiết để thu thập, phân tích, và biến dữ liệu thô thành những thông tin hữu ích.

Các chức năng của phần mềm BI

Phần mềm BI gồm 3 chức năng chính: Kho dữ liệu (data warehouse), Bảng thông tin tổng hợp (dashboard) và Phân tích.

Phần mềm BI có nhiệm vụ thu thập và phân tích dữ liệu từ các phần mềm quản lý doanh nghiệp khác như ERP, CRM, hay phần mềm kế toán. Quá trình đưa dữ liệu từ hệ thống nguồn vào trong kho dữ liệu của hệ thống BI được gọi là ETL (Extract – Transform – Load).

Bước Extract (trích xuất) sao chép dữ liệu từ các hệ thống nguồn. Nhờ đó mà hiệu năng của các hệ thống nguồn sẽ không bị ảnh hưởng bởi các hoạt động phân tích sau này. Mỗi hệ thống có thể được cấu trúc và định dạng dữ liệu rất khác nhau. Bước này cũng đảm bảo rằng chỉ những dữ liệu cần thiết được trích xuất.

Trong bước Transform (Biến đổi), những dữ liệu đã được trích xuất sẽ được “làm sạch”, ví dụ như chuyển N/A thành 0, “N” thành “Nam”. Quá trình biến đổi cũng có thể bao gồm việc áp dụng các công thức hay quy tắc khác như chọn / bỏ chọn một số cột, chia / gộp các cột, chuyển cộng thành dòng v.v…

Bước Load (Nhập) sẽ đưa những dữ liệu đã được biến đổi vào kho dữ liệu (data warehouse) của giải pháp BI và chờ các bước phân tích tiếp theo.

Phần mềm Đánh giá Kết quả OOC – digiiKPI

Phần mềm digiiKPI V02 của OOC, được ra mắt vào tháng 4 tới, được thiết kế theo hướng tích hợp giữa KPI và BI, hướng tới việc giúp các doanh nghiệp có một nền tảng phần mềm BI để thu thập, lưu trữ các thông tin quản lý từ các phần mềm quản lý vận hành khác như CRM, DMS, PM, Quản lý sản xuất hay Quản lý dự án, đồng thời vẫn thiết kế/theo dõi được KPI để quản lý các hệ thống chỉ tiêu kết quả trọng yếu. Chi tiết về phần mềm KPI V02 của OOC sẽ được cập nhật tại trang chủ https://ooc.vn.

Tham khảo: https://blog.trginternational.com/