Nguyên tắc căn bản để chuẩn hóa cơ cấu tổ chức và hệ thống chức danh

Last updated on 23 October, 2024

Đối với các doanh nghiệp khởi nghiệp hay kể cả các doanh nghiệp đã phát triển qua nhiều năm, việc xây dựng/chuẩn hóa cơ cấu tổ chức và hệ thống chức danh luôn là một trong những vấn đề khiến nhà quản lý cân nhắc rất nhiều song song với những quyết định sản xuất kinh doanh. Với 16 năm kinh nghiệm, trên 300 dự án tư vấn quản lý cho các doanh nghiệp, Công ty Tư vấn Quản lý OCD xin chia sẻ một số nguyên tắc căn bản để chuẩn hóa cơ cấu tổ chức và hệ thống chức năng, chức danh.

Có thể nói, việc Chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, chuẩn hóa hệ thống chức danh là tiền đề cho các hoạt động tiếp theo của doanh nghiệp, khâu ban đầu tưởng dễ dàng này sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ các hoạt động sau này của doanh nghiệp như bố trí, sắp xếp nhân sự, quy trình xử lý công việc, Đánh giá kết quả thực hiện công việc, Đánh giá năng lực nhân sự, đánh giá giá trị công việc…và đương nhiên nó sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của công việc, năng suất lao động, kể cả động lực của nhân sự, phân chia quỹ lương, cơ chế trả lương…

Tại sao cần chuẩn hóa cơ cấu tổ chức và chuẩn hóa hệ thống chức danh

Đối với các công ty khởi nghiệp, việc xây dựng, chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, chuẩn hóa hệ thống chức danh vừa đảm bảo tinh gọn, vừa đảm bảo hiệu quả, phù hợp với tình hình hiện tại thường gặp nhiều khó khăn do thường có xu hướng giảm thiểu tối đa chi phí nhân sự, các nhân sự kiêm nhiệm nhiều. Tuyến báo cáo cũng như giao việc cũng theo đó nhiều khi không theo nguyên tắc quản trị. Khi doanh nghiệp ở quy mô nhỏ (10 – 15  người), cách quản lý, kiêm nhiệm nhiều, thuận tay chỉ việc…vẫn chưa quá ảnh hưởng đến hoạt động doanh nghiệp, vì chung quy lại lúc đó các doanh nghiệp đang tập trung tạo doanh thu, lợi nhuận, doanh nghiệp cần phải “tồn tại” đã.

Tuy nhiên, đến khi quy mô công ty đông nhân sự hơn, các hoạt động và cần quy trình kiểm soát phức tạp hơn, sẽ là vấn đề đặt ra khi công việc bắt đầu chồng chéo, rủi ro nhiều, cần các nút kiểm soát, cần có các bộ phận hoặc vị trí chuyên môn, dẫn theo cần quy trình để các bộ phận phối hợp nhịp nhàng, rồi một loạt các vấn đề khác khiến nhà quản lý đau đầu như trả lương thế nào là công bằng là khoa học, Đánh giá kết quả thực hiện công việc thế nào là hiệu quả, Đánh giá năng lực nhân sự thế nào là chính xác nếu như công việc phân chia không rõ ràng, cơ cấu chồng chéo, nguy cơ của việc kiêm nhiệm nhiều nên có nhiều vị trí vừa đá bóng vừa thổi còi hoặc đá bóng mà không có người thổi còi…?

Đối với các doanh nghiệp trải qua nhiều năm phát triển, khi nhìn vào hệ thống cơ cấu tổ chức, chức danh cũng có thể gặp phải nhiều vấn đề nhức nhối. Cơ cấu cứ thế phình to cùng sự phát triển của doanh nghiệp, tuy nhiên phình to lại mất cân đối, chỗ cần phình thì không phình, chỗ không cần phình thì lại phình: vị trí/nhân sự phát triển không đúng với định hướng phát triển nhóm nhân sự chiến lược, số lượng gián tiếp nhiều hơn trực tiếp, bộ máy quản lý nhiều hơn so với tương quan của vị trí nhân viên, thiết kế vị trí không rõ ràng về yêu cầu và kết quả và yêu cầu năng lực, chồng chéo dẫn đến khó. Đánh giá kết quả thực hiện công việc và Đánh giá năng lực nhân sự…

Bởi vậy, việc thiết kế, chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, chuẩn hóa hệ thống chức danh theo đúng mô hình kinh doanh làm xương sống cho việc hình thành hệ thống nhân sự và phân chia công việc cho doanh nghiệp là điều kiện quan trọng cần được quan tâm.

Các nguyên tắc xây dựng, chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, chuẩn hóa hệ thống chức danh:

1. Dựa vào Chuỗi giá trị hoạt động của doanh nghiệp để xác định đầy đủ các chức năng chính (trực tiếp tạo ra doanh thu) và chức năng hỗ trợ mà doanh nghiệp cần có theo định hướng chiến lược, nhằm xác định đủ các bước tạo ra giá trị cho doanh nghiệp.
2. Chuẩn hóa cơ cấu tổ chức doanh nghiệp:
   1. Phân chia chức năng các bộ phận rõ ràng, không chồng chéo theo nguyên tắc phân cấp chức năng, phân đoạn chức năng
   2. Không có bộ phận chỉ tham gia, không có siêu bộ phận phụ trách quá nhiều hoạt động của doanh nghiệp
   3. Đảm bảo ít nhất về rủi ro, một bộ phận thực hiện và một bộ phận khác kiểm tra
3. Chuẩn hóa hệ thống chức danh
   1. Thiết kế vị trí một cách khách quan, không phụ thuộc duy nhất vào khả năng của người hiện đang nắm giữ, xây dựng vị trí chuẩn, không nhìn vào người hiện tại.
   2. Gọi tên thống nhất với cùng một chức danh công việc có cùng yêu cầu kết quả đầu ra
   3. Vị trí được thiết kế đảm bảo rõ ràng về kết quả đầu ra và yêu cầu năng lực để dễ dàng Đánh giá kết quả thực hiện công việc và Đánh giá năng lực nhân sự sau này
   4. Một bộ phận phận đương nhiên có một cấp trưởng, nếu có thêm 1 vị trí quản lý (cấp phó, trưởng bộ phận) khi 1 hoặc nhiều điều kiện cùng xảy ra:
      • Đa dạng về lĩnh vực chuyên môn
      • Đa dạng về địa lý
      • Đông nhân sự
   5. Trưởng phòng quản lý chung đồng thời cần phụ trách trực tiếp một mảng chuyên môn của Phòng, phó phòng phụ trách mảng chuyên môn còn lại.

Khi việc xây dựng, chuẩn hóa cơ cấu tổ chức đáp ứng được các nguyên tắc quản trị thì việc nhân rộng mô hình cơ cấu, cũng như chuẩn hóa hệ thống chức danh, quy trình sẽ mang lại cho doanh nghiệp sự đồng bộ, khoa học và rõ ràng chức năng trong toàn hệ thống. Sẽ là tiền đề cho việc Đánh giá kết quả công việc, Đánh giá năng lực nhân sự, xây dựng hệ thống lương và các hệ thống khác trong doanh nghiệp. Việc bố trí nhân sự vào hệ thống cơ cấu tổ chức được chuẩn hóa có thể thực hiện theo lộ trình để đảm bảo tính phù hợp trong bố trí, sắp xếp, thuyên chuyển, bổ nhiệm nhân sự, đặc biệt với các công ty đã phát triển trong thời gian dài.

Cho dù là doanh nghiệp khởi nghiệp hay các doanh nghiệp lớn đã có bề dày phát triển, Phần mềm Cơ cấu tổ chức digiiOST của Công ty Giải pháp Công nghệ OOC được xây dựng theo đúng các nguyên tắc chuẩn hóa cơ cấu, chức năng đã được Công ty Tư vấn Quản lý OCD phát triển và triển khai trong nhiều năm, tại nhiều doanh nghiệp ở các quy mô khác nhau, sẽ là một công cụ cực kỳ hữu hiệu giúp doanh nghiệp chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, chức năng theo các nguyên tắc nói trên.