Mô tả công việc: Kinh nghiệm triển khai giao việc theo mô tả công việc

Last updated on 27 June, 2024

Rào cản trong thực tiễn triển khai giao việc theo mô tả công việc (MTCV) sau tái cấu trúc

Thiết kế một cơ cấu tổ chức phù hợp với mô hình kinh doanh đã khó, việc triển khai giao việc theo mô tả công việc đã thiết kế như thế nào để tối ưu hiệu suất lao động cũng khiến không ít doanh nghiệp lúng túng khi đưa ra các quyết định về phương án sử dụng lao động và tỏ ra nghi ngại khi kết quả mong đợi không đạt được.

Có nhiều rào cản khiến quá trình chuyển đổi không đạt hiệu quả và tiến độ như kỳ vọng của doanh nghiệp.

Các rào cản trọng yếu

• Truyền thông thiếu rõ ràng. Nhân viên mù mờ về mục tiêu, lộ trình chuyển đổi và có phản ứng tiêu cực hoặc thiếu động lực thay đổi.
• Các chính sách đãi ngộ không song hành để thúc đẩy việc hoàn thiện bộ máy. Ở giai đoạn chuyển đổi, các quyết định nhân sự cần được truyền thông rõ ràng kèm theo kỳ vọng và tưởng thưởng xứng đáng.
• Các hướng dẫn, quy trình tác nghiệp chưa đầy đủ/ hoặc không đồng bộ với MTCV. Rào cản này khiến nhân viên không hiểu rõ nhiệm vụ được giao hoặc cho là một số nhiệm vụ đang làm nằm ngoài MTCV.
• Thói quen giao việc theo con người. Đây cũng là tâm lý tập trung vào hiệu quả công việc tức thời thay vì tìm các giải pháp phát triển nhân sự lâu dài của CBQL cấp cao, cấp trung để nâng cap mức độ đáp ứng năng lực cho vị trí.
• Giao đúng chức năng nhiệm vụ trong MTCV song khối lượng gia tăng theo dự án hoặc thời điểm khiến nhân sự quá tải khi không điều chỉnh định biên kịp thời.
• Một số nhiệm vụ thuộc các chức năng như quản trị rủi ro, quản lý hệ thống nhà cung cấp, quản trị chiến lược, pháp chế, quản trị nhân lực … “chưa phát sinh” hoặc mờ nhạt do nhân sự không rõ cách làm hoặc doanh nghiệp chưa đánh giá hiệu quả hoạt động để đưa ra phương án thực thi; hoặc do một số yếu tố khách quan về tần suất thực hiện (Ví dụ: chức năng giải quyết các khiếu nại, khủng hoảng; chức năng đánh giá năng lực nhà cung cấp…).

Khuyến nghị giúp doanh nghiệp triển khai giao việc theo mô tả công việc thành công

Kiểm định giao việc cá nhân sau khi quyết định chuyển đổi

Mục tiêu: đánh giá mức độ tuân thủ giao việc theo MTCV và tính tương thích với công việc.

• • Nhân viên cần được giao việc theo đúng MTCV đã xây dựng.
  • Các CBQL cấp cao và cấp trung xem xét rõ ràng chi tiết khối lượng công việc của từng nhân sự để xác định rõ công việc phát sinh ngoài MTCV thuộc:
    • Kiêm nhiệm vị trí khác/ dự án.
    • Hay khối lượng công việc gia tăng do bối cảnh.
  • Truyền thông minh bạch khi giao việc:
    • Giải thích rõ những nhiệm vụ gia tăng hoặc khối lượng công việc gia tăng bất thường trong giới hạn thời gian dự kiến
    • Giải thích vai trò phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau của các nhân viên

Xây dựng các phương án đãi ngộ & truyền thông phù hợp

• • Nếu khối lượng công việc được giao không thường xuyên chiếm < 20% thời gian làm việc thì cần quy về hạng mục công việc khác do cấp trên giao trong MTCV.
  • Nếu khối lượng công việc ngoài MTCV vượt > 20% thời gian làm việc & có tính chất thường xuyên, doanh nghiệp cần xem xét bổ sung phụ cấp kiêm nhiệm/ hoặc điều chỉnh định biên/ hoặc xem xét bổ sung chỉ tiêu đánh giá thực hiện công việc (KPI-OKR).
  • Nếu khối lượng công việc ngoài MTCV vượt > 20% thời gian làm việc, & có tính chất thời điểm, doanh nghiệp có thể xem xét phương án ghi nhận phù hợp (như thưởng nóng, thưởng dự án…).

Duy trì mục tiêu nhất quán

Việc phải làm khi tái cấu trúc là xây dựng, củng cố tầm nhìn chiến lược, xác định lộ trình với từng mục tiêu cải cách và đặt ưu tiên cho một mô hình quản lý tiên tiến bao hàm tính kỷ luật cao, tính nổi bật trong văn hóa doanh nghiệp, phù hợp thông lệ quốc tế. Do vậy đòi hỏi duy trì mục tiêu nhất quán ở đội ngũ lãnh đạo cấp cao & cấp trung, xuyên suốt giai đoạn trước, trong và sau chuyển đổi.

Triển khai đồng bộ và nhanh chóng

Cơ cấu mới tinh gọn cần triển khai đồng bộ giữa “Mục tiêu – định việc – định biên” với lực lượng lao động đạt chuẩn phù hợp. Bài toán tuyển dụng & đào tạo, phát triển nguồn lực trong giới hạn ngân sách đôi khi khiến doanh nghiệp khó đạt được tính chuẩn một cách nhanh chóng, song sự trì hoãn khiến kế hoạch triển khai cơ cấu mới giảm tính thức thời và phù hợp bối cảnh.

Xây dựng kế hoạch quản trị thay đổi hiệu quả

Việc tái cấu trúc các bộ phận trong doanh nghiệp dẫn đến làm thay đổi cơ cấu quản lý, quy trình làm việc liên quan và thay đổi thói quen làm việc. Các doanh nghiệp thường không đánh giá tác động hoặc đánh giá không đầy đủ, không xây dựng kế hoạch quản trị thay đổi hiệu quả trước khi thực thi thì sẽ luôn ở thế bị động và khả năng thất bại lớn. Nhận thức của nhân sự đồng đều & triển khai đồng bộ ở các bộ phận sẽ gia tăng tính thích ứng của doanh nghiệp.

Lắng nghe phản hồi

Bất kỳ sự thay đổi nào cũng luôn nhận được những phản hồi hai chiều. Việc lắng nghe & hồi đáp nhằm khuyến khích các phản hồi tích cực trước sự thay đổi là việc doanh nghiệp cần duy trì theo dõi & truyền thông thường xuyên, kịp thời.

Về tác giả

ThS. Bùi Kim Liên

Nhiều năm kinh nghiệm thực tế trong quản trị nhân sự, từng hoạt động với cương vị Quản lý nhân sự cho Công ty Ernst & Young Vietnam + EY Consulting Vietnam, chuyên viên nhân sự cho Công ty Tài chính Công nghiệp Tàu thủy (Vinashin Finance).

Kinh nghiệm tham gia tư vấn hệ thống quản lý nhân sự, KPI của OCD triển khai cho các khách hàng như Tổng công ty Viglacera, Tập đoàn Hòa Bình Minh, Trường phổ thông liên cấp Olympia,…

Thạc sỹ Quản trị Kinh doanh, Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội.